Tất cả mọi người lao động đều muốn biết họ làm việc như thế nào và được mọi người nhìn nhận ra sao. Vì vậy, mục đích của việc cung cấp thông tin phản hồi là đưa ra những nhận xét về ảnh hưởng của một hành vi hay hiệu quả làm việc của một cá nhân nhằm khuyến khích những hành vi tích cực và hạn chế những hành vi tiêu cực. Việc phản hồi này nên khuyến khích nhân viên thay đổi và phát triển. Điều này sẽ đem lại kết quả cao nhất khi mối quan hệ giữa người cung cấp và người nhận thông tin là cởi mở, chân thật à tôn trọng lẫn nhau.v
Có thể có trường hợp chúng ta chẳng nhận được phản hồi nào cả trong một thời gian dài và vì vậy chúng ta thật sự không hề biết được mình đang làm việc tốt hay không. Điều này chỉ có thể tạo ra cảm giác bị cô lập, nếu những khó khăn không được hiểu và đánh giá đúng thì người ta hầu như không thể tiến bộ được và thật khó để tìm thấy niềm vui trong công việc. Việc cung cấp thông tin phản hồi nên được thực hiện
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-113-
thường xuyên như một phần công việc hàng ngày của nhà quản lý. Chúng ta càng phản hồi về hiệu qủa làm việc của nhân viên sớm thì càng có nhiều khả năng tác động đến hiệu quả làm việc sắp tới của họ. Sự trao đổi thông tin về công việc như thế được gọi là phản hồi không chính thức. Việc phản hồi chỉ hữu ích khi nó đúng lúc, hợp lý, được hiểu đúng và được đưa ra nhằm nâng cao hoặc củng cố hiệu quả làm việc.
Nếu chúng ta ít khi cung cấp thông tin phản hồi, nhân viên có thể cảm thấy lo lắng không biết mình đang làm việc như thế nào. Ngược lại, nếu họ thường xuyên nhận được phản hồi, với điều kiện là có cả những phản hồi khen ngợi thì chắc họ sẽ cảm thấy lạc quan với công việc hơn. Vì vậy, dứng dưới góc độ nhà quản lý, cần cố gắng xây dựng thói quen thường xuyên cung cấp cho nhân viên những thông tin có ích cho công việc của họ hoặc làm tăng động lực làm việc của họ.
Việc cung cấp thông tin phản hồi nếu được thực hiện một cách đúng đắn thường đưa ra những phương thức làm việc tốt hơn, nhanh hơn và đúng yêu cầu của doanh nghiệp hơn. Sự biểu dương khen ngợi thường làm cho người ta thỏa mãn vì những nỗ lực của họ đã được ghi nhận. Nhưng ngược lại, những lời phê bình không thận trọng hoặc rất khắt khe rất dễ gây tổn thương dẫn đến nhiều người sẽ phản ứng bằng cách làm việc ít hơn hoặc ít quan tâm hơn đến công việc.
Một phản hồi sẽ được cảm nhận tích cực nếu nó: - Đem lại lợi ích rõ ràng cho người nhận
- Cho người nhận quyền tự do quyết định sử dụng thông tin nhận được như thế nào - Hàm ý mối quan hệ bình đẳng giữa người trao và người nhận
- Không là sự phán xét - Không áp đặt
Phản hồi sẽ được cảm nhận như một sự phê bình mang tính tiêu cực nếu: - Được cảm nhận như sự đe dọa
- Mang tính áp đặt theo ý chủ quan của người cung cấp thông tin phản hồi
- Là sự phê phán và không đưa ra một phương án hoặc một đề nghị nào để giúp người nhận thay đổi
- Áp đặt
Nhiều người cho rằng bị phê bình là xấu, thậm chí là bẽ mặt nhưng nếu lời phê bình được đưa ra mang tính xây dựng thì nó để lại ấn tượng tốt. Vì vậy, nếu phải phê bình một nhân viên của mình để họ trở nên tốt hơn, chúng ta cần:
- Chuẩn bị trước: Quyết định chính xác điều muốn nói, tránh buông lời chỉ trích hay bình luận về những sự việc không thể thay đổi được
- Nói một cách cụ thể về những điều chúng ta cho là đã thực hiện tốt - Cố gắng đưa ra những lời khen ngợi nhiều hơn những lời phê bình - Cân nhắc những điều muốn nói, tránh đi sâu vào những chi tiết vụn vặt
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-114- - Nói cụ thể về những điều cần cải tiến
- Chỉ bình luận về việc làm, không bình luận về cá nhân - Tôn trọng người chúng ta đang trao đổi
- Đưa ra những sự kiện cụ thể, không đưa nhận định chung chung
- Nói rõ ảnh hưởng của hành vi hoặc công việc của nhân viên đối với nhà quản lý và doanh nghiệp
- Nói rõ chúng ta muốn thay đổi những gì và giúp các nhân viên tìm được cách để làm điều đó.