II. Cơ cấ u, tổ chức bộ máy trong công ty 1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1.2: tổ chức bộ máy kế toán 2.2.Chức năng của bộ phận Kế toán:
- Kế Toán Trưởng:
Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán của Công ty :
+ Cuối tháng tổng hợp các số liệu ở các bộ phận kế toán, ghi chép sổ cái, cộng sổ và đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp.
+ Tập hợp chi phí sản xuất và phát sinh trong kỳ. Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Thanh Toán Công Nợ Kế Toán Tiền Lương Kế Toán Vật Tư Thủ Qũy Thủ Kho
+ Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ của Công ty, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, kiểm kê TSCĐ.
+ Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán và cung cấp tài liệu cho các bộ phận liên quan.
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi Tài chính, các nghiệp vụ thu chi, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về Tài Chính Kế Toán.
+ Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quy định Kinh tế, Tài chính cho Ban Giám Đốc.
+ Cung cấp thông tin, số liệu kế toán công khai, đầy đủ trung thực. + Giúp Giám Đốc giám sát Tài chính tại Công ty.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ báo cáo kế toán.
- Kế toán thanh toán công nợ:
Phản ánh kịp thời các khoản phải thu, chi vốn bằng tiền thực hiệ kiểm tra đối chiếu số lượng thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo quản lý giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, phát hiện kịp thời các khoản chi bằng tiền, các khoản nợ khó thu hồi. Đồng thời thực hiện các chứng từ, các thủ tục vốn bằng tiền.
- Kế toán tiền lương:
Theo dõi tình hình biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động, toán chính xác, kịp thời đúng chính sách quy định, chế độ tài khoản tiền lương, tiền thưởng các phụ cấp, các khoản trích theo lương,...
- Kế toán vật tư:
+ Theo dõi và ghi chép tình hình biến động về NVL, CCDC. + Lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư và nộp cho kế toán trưởng. - Thủ quỹ:
+ Kiểm tra lần cuối các khoản thu, chi hàng ngày theo đúng yêu cầu của Giám Đốc trước khi chi tiền.
+ Lập sổ thu chi hàng ngày, cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán. + Lập sổ theo dõi tạm ứng của Cán Bộ Công Nhân Viên hằng ngày. - Thủ kho:
+ Theo dõi thường xuyên lượng hàng nhập, xuất trong kỳ. + Cuối kỳ theo dõi hàng tồn kho.
+ Lập sổ theo dõi hàng hóa cuối kỳ đối chiếu với kế toán. 2.3. Chế độ kế toán
- Niên độ kế toán:
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Chế độ kế toán áp dụng: đơn vị áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Phương pháp kế toán:
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định là đánh giá theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính. Cụ thể:
Nhà cửa kiến trúc: 12 năm Máy móc thiết bị: 5-10 năm Phương tiện vận tải: 10 năm Thiết bị văn phòng: 3-7 năm
- Hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Thuế VAT: Công ty nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng 2.4. Hình thức sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung, sổ sách và biểu mẫu theo đúng quy định của Bộ tài chính
- Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ NKC, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội
dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các loại sổ kế toán sau sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh + Sổ NKC
+ Sổ nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền.
+ Sổ cái các TK: 911, 421, 511, 512, 621, 622, 635, 641, 642… + Các sổ- thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.3 hình thức kế toán nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
- Hàng ngày, dựa vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ nhật kí đặc biệt Sổ nhật kí chung Số, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số
phát sinh
- Căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần theo dõi chi tiết thì phải ghi thêm vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết...
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số dư và số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc chung của hình thức nhật ký chung là tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên bảng cân đối số dư và số phát sinh phải bằng tổng tiền đã ghi trên sổ nhật ký chung.
2.5. Quá trình xử lý số liệu 2.5.1. Xử lý bằng máy vi tính
Công ty đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 10.0 trong công tác kế toán, phần mềm này với tính hệ thống hóa cao nhờ đó việc nhập dữ liệu chính xác, thông tin được sử lý kịp thời, nhanh chóng , tiết kiệm thời gian, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán, , tránh tình trạng ứ đọng vào cuối kỳ. Phần mềm Fast Accounting 10.0 có một số tính năng ưu điểm sau:
- Chế độ tài chính kế toán và thuế được cập nhật và sửa đổi bổ sung theo quy định mới nhất của bộ tài chính.
- Cho phép tính giá thành trong trường hợp có nhiều công đoạn và có nhiều phân xưởng và tính chi tiết theo lệnh sản xuất. Giá thành được phân tích theo các yếu tố chi phí cụ thể
và có thể chi tiết đến từng vật tư được sử dụng.
- Quản lý số liệu đa tiền tệ: Mọi giao dịch đều có thể nhập liệu và lưu theo đồng tiền giao dịch và quy đổi về đồng tiền hoạch toán.
- Quản lý số liệu liên năm: Có thể báo cáo liên quan đến nhiều hợp đồng của nhiều năm mà ko cần phải in riêng từng năm.
- Báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ khác nhau - Quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở
- Cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong chương trình cho từng người sử dụng. Chương trình có khả năng khóa sổ chi tiết đến từng loại chứng từ, theo dõi nhật ký người sử dụng. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng kế toán, kế toán xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo bảng biểu, mẫu chứng từ đã thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo lập trình của phần mềm kế toán, máy tính tự động chuyển thông tin vừa nhập vào Sổ Nhật ký chung, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản, phục vụ ghi các Sổ cái chi tiết (thực chất là các sổ cái), ghi vào các sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng.
2.5.2 Quy định về báo cáo kế toán
Cuối tháng, kế toán khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Đồng thời kiểm tra đối chiếu lại số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ quá trình xử lý số liệu. Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, năm Đối chiếu, kiểm tra
Phần mềm kế toán - Sổ chi tiết- Sổ tổng hợp Chứng từ kế toán
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Máy vi tính Bảng tổng hợp