II. một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại ban
4.Giải pháp cho công tác quản lý theo nội dung
4.1.Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án
Qua phần thực trạng ở trên có thể thấy rằng tiến độ thực hiện dự án có tầm quan trọng đặc biệt. Do vậy Ban cần phải quản lý chặt chẽ tiến độ dự án không chỉ trong giai đoạn thi công mà phải trong tất cả các khâu của dự án từ khi nhận đợc nhiệm vụ thực hiện từ Sở , lập báo cáo , thẩm tra phê duyệt đến tổ chức nghiệm thu đa công trình vào sử dụng .Để đảm bảo về tiến độ thời gian cho dự án , dới đây xin đợc nêu ra một số hớng giải pháp chính :
-Về mục tiêu : Phải nắm bắt đợc mục tiêu dự án , gắn mục tiêu của dự án đi cùng với toàn bộ những công việc của dự án từ đó lập kế hoạch dự án chi tiết và phù hợp nhất với mục tiêu.
-Lập kế hoạch dự án : lựa chọn t vấn lập kế hoạch dự án có thời gian ngắn nhất , đúng tiến độ đặt ra , đảm bảo chất lợng và phạm vi chi phí đợc duyệt .Sơ đồ
hoá công việc và thời gian hoàn thành công việc .Hiện nay phơng pháp sơ đồ GANTT và bảng tiến độ dự án vẫn là giải pháp tối u cho tiến độ dự án .Qua sơ đồ GANTT có thể xác định đợc thời gian hoàn thành từng công việc và cả đời dự án , những công việc nào cần làm trớc , những công việc nào có thể làm sau và những công việc nào có thể làm đồng thời .Các mốc thời gian phải đợc lập chi tiết và có hệ thống nhng vẫn đảm bảo dễ hiểu , các cán bộ quản lý có thể dựa trên đó mà thực hiện các công việc trong nhiệm vụ và quyền hạn của mình .Bên cạnh đó bảng tiến độ dự án cũng thể hiện đợc vai trò tích cực của mình .Lãnh đạo ban cũng nh các phòng nghiệp vụ qua đó có thể quản lý giám sát theo đúng kế hoạch thời gian , đồng thời có những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết mà vẫn đảm bảo cho các cán bộ của Ban có thể dễ hiểu , dễ nhận biết .
-Thực hiện công tác thẩm định trình duyệt BCNCKT ,TKKT-TDT …theo đúng thời gian cho phép , tránh tình trạngđể ứ đọng hoặc kéo dài , giảm bớt các khâu trung gian , tiết kiệm thời gian , đảm bảo tiến độ đa công trình vào sử dụng , đảm bảo tiến độ chung của toàn bộ dự án - đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án .
-Bên cạnh đó , giai đoạn thực hiện đầu t là giai đoạn quan trọng và chiếm phần lớn thời gian nên việc lựa chọn hình thức thực hiện dự án thích hợp ở giai đoạn thực hiện đầu t là điều cần thiết .Cần phải có những đánh giá , phân tích và tham khảo ph- ơng thức thực hiện đầu t của các nhà ở cao tầng đã và đang thực hiện ở Hà Nội kết hợp với những yếu tố đặc thù của dự án .
-Đối với các dự án cải tạo chỉnh trang quy hoạch đến nay không phù hợp với chủ trơng và chỉ đạo của thành phố về xây dựng nhà ở cho phép dừng thực hiện nhiệm vụ lập dự án và thanh toán những khối lợng công việc đã thực hiện của dự án theo hồ sơ đợc cấp có thẩm thẩm định , tránh tình trạng để tồn đọng lâu dài làm ảnh hởng đến công tác quản lý nói chung và quản lý tiến độ nói riêng .
-Tiến hành quản lý thời gian nghiệm thu của từng hạng mục công trình một cách chặt chẽ , muốn thế cần phải lên kế hoạch thời gian nghiệm thu một cách chi tiết đồng thời thnah toán và cung ứng vốn kịp thời tạo thuận lợi cho việc thực hiện các công việc tiếp theo .
-Thành lập một hệ thống thởng phạt rõ ràng trong việc đảm bảo thời gian cho dự án , đặc biệt là các điều khoản về kinh tế -đây là yếu tố có ảnh hởng trực tiếp đến lợi ích của nhà thầu thi công vì vậy sẽ mang tính hiệu lực cao .Cần có các biện pháp khuyến khích cũng nh quy định mức tiền thởng trong hợp đồng nếu nh dự án hoàn thành sớm hơn so với dự kiến nhng vẫn đảm bảo chất lợng , chi phí đồng thời quy định mức tiền phạt đối với những nhà thầu chậm tiến độ hoặc có những biện pháp phạt trực tiếp nh từ chối nhà thầu thực hiện tiếp các phần việc sau …
-Quản lý thông tin tiến độ của dự án đảm bảo tính cập nhập , tổ chức giao ban tiến độ , báo cáo tiến độ tuần , tháng ,quý .
-Về lãnh đạo Ban : Cần phải thấy đợc tầm quan trọng của lãnh đạo Ban -đây là đầu mối chính ,thờng xuyên phối hợp với phòng quản lý giám sát dự án và phòng kế hoạch để đôn đốc thực hiện dự án , phát hiện và điều chỉnh kịp thời những vớng mắc làm chậm tiến độ .Tuy nhiên bên cạnh đó cũng cần có sự phân công hợp lý công việc cũng nh trách nhiệm của cán bộ , cần uỷ quyền đầy đủ cho cán bộ giám sát dự án , việc này có tác dụng giảm sự quá tải trong giải quyết công việc ở Ban giám đốc mà quyền hạn của cán bộ giám sát đợc củng cố , đảm bảo tính linh hoạt trong giải quyết công việc , từ đó các tình huống thực tế phát sinh đợc xử lý nhanh chóng .
-Về đào tạo nhân viên quản lý dự án nhằm mục tiêu nâng cao chất lợng nguồn nhân lực của Ban khiến các công việc đợc quản lý tốt tránh sai sót , công trình đợc hoàn thành đúng tiến độ .Bên cạnh đó cung cần phải áp dụng các phần mềm quản lý tiến độ dự án .
4.2.Giải pháp cho công tác quản lý chất l ợng dự án
Ban cần tuân thủ chặt chẽ các điều lệnh đợc quy định trong Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của chính phủ về quản lý chất lợng công trình xây dựng .Bởi lẽ chất lợng các công trình xây dựng sẽ ảnh hởng trực tiếp tới quá trình sử dụng sau này của ngời dân , do vậy cần thiết phải có đợc những biện pháp quản lý th- ờng xuyên và xuyên suốt quá trình thực hiện công cuộc đầu t .Sau đây là một số nội dung giải pháp cho quản lý chất lợng :
+Quản lý chất lợng t vấn :Công trình xây dựng có khả thi hay không thì ngay từ khâu đầu tiên Ban phải lựa chọn đợc t vấn lập BCNCKT , TKKT-TDT …phù hợp .Bởi lẽ chất lợng công trình xây dựng phụ thuộc nhiều vào hồ sơ thiết kế và các chỉ tiêu kinh tế tài chính .Hiện nay tại Ban đối với tuyển chọn t vấn thông thừờng là áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế , Ban có thể mở rộng các hình thức tuyển chọn từ đó tạo nên tính cạnh tranh giữa các nhà thầu nhằm cải thiện , nâng cao chất lợng t vấn .
+Quản lý chất lợng nhà thầu thi công xây lắp : khi xét thầu xây lắp phải lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực kinh nghiệm , có đội ngũ cán bộ công nhân đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu .Hiện nay Ban đã có sự đa dạng hoá hình thức lựa chọn nhà thầu xây lắp , tuỳ theo quy mô dự án mà thực hiện chỉ định thầu hay đấu thầu rộng rãi , đấu thầu hạn chế .Tuy nhiên phơng thức thực hiện áp dụng là một túi hồ sơ vì vậy cần tăng cờng hình thức đấu thầu hai túi hồ sơ để loại bỏ ngay những nhà thầu không đảm bảo về mặt kỹ thuật công trình .
+Về giám sát kỹ thuật công trình dự án :
-Đối với t vấn thiết kế : Ban quản lý thờng xuyên yêu cầu t vấn thiết kế thực hiện nhiệm vụ giám sát tác giả của đề án thiết kế , bổ sung sửa đổi kịp thời những
-Đối với nhà thầu xây lắp : Ban phải kiểm tra và yêu cầu nhà thầu có đầy đủ bộ máy tự kiểm chất lợng thi công của mình tại công trờng , phải có chỉ huy trởng công trờng để giám sát kỹ thuật thi công , có bộ phận kiểm tra vật t thiết bị trớc khi đa vào lắp đặt và các trang thiết bị thí nghiệm tại hiện trờng …
-Đối với bộ phận giám sát của Ban phải là những ngời có trách nhiệm , năng lực và đạo đức để thờng xuyên có mặt tại hiện trờng giám sát quá trình thi công sao cho đúng nh thiết kế ban đầu .Bên cạnh dó nâng cao trình độ của cán bộ quản lý dự án về kỹ năng thẩm tra ,tinh thần trách nhiệm và cần thiết trang bị đầy đủ các phơng tiện thiết bị kiểm tra , các phần mềm quản lý chất lợng .
-Chú trọng công tác nghiệm thu chất lợng và khối lợng từng hạng mục , từng công việc đã hoàn thành ..Chỉ cho phép tiếp tục thực hiện các công việc tiếp theo khi các công việc trớc đó đạt yêu cầu về chất lợng .Ngoài ra , khi hoàn thành toàn bộ công trình ,cần phải tiến hành tổng nghiệm thu đồng thời kiểm tra các văn bản giấy tờ liên quan trong suốt quá trình nghiệm thu để đảm bảo về chất lợng .
+Bên cạnh đó có thể xem xét giải pháp về một số hoạt động của Ban khi tiến hành quản lý chất lợng nh
-Ban giám đốc tập trung chỉ đạo các dự án trọng điểm , các đồng chí phó giám đốc ban sẽ đợc phân công nhiệm vụ cụ thể để điều hành có hiệu quả từng dự án .Tập trung cán bộ có năng lực và thực hiện các dự án khó ,trọng điểm .
- Các cán bộ dự án lập kế hoạch triển khai chi tiết cho từng dự án mình phụ trách , trình trởng bộ phận và phó giám đốc phụ trách phê duyệt
- Phân công cụ thể cán bộ theo dõi , chủ động bám sát quá trình thực hiện dự án đôn đốc tiến độ thực hiện của đơn vị thi công , phối hợp đồng bộ với các cơ quan chuyên ngành.
- Đề xuất kịp thời những vớng mắc về cơ chế với các ngành chức năngvà UBND thành phố để giúp đỡ giải quyết.
- Đối với các dự ấn giao nhà trong năm : yêu cầu các nhà thầu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết đến từng tuần ( lập biểu đồ ngang) để bàn giao nhà theo đúng kế hoạch đợc duyệt , trình phó giám đốc ban phê duyệt để báo cáo giám đốc sở 4.3.Giải pháp cho công tác quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án thực chất là quá trình quản lý về giá thành công trình .Hiện nay tại Ban vẫn còn tồn tại một thực tế là chất lợng của các tài liệu dự toán cha đợc tốt , nguồn vốn thờng bị tính tăng lên - điều này có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn . Nhất là trong điều kiện nguồn vốn tại Ban là vốn ngân sách , việc quản lý tốt chi phí đồng nghĩa với việc tiết kiệm đợc ngân sách cho thành phố , tạo điều kiện để thành phố phát triển thêm các dự án đầu t khác , tránh lãng phí và thất thoát .Do vậy cần phải có các giải pháp quản lý tốt chi phí dự án :
-Đối với các công việc kiến thiết cơ bản tạo nền tảng cho sự phát triển dự án nh : công tác khảo sát , lập các báo cáo đến chi phí cho tổ chức khánh thành bàn giao công trình và đặc biệt chi phí đền bù giải phóng mặt bằng cần tính toán cẩn thận chi tiết đảm bảo dự toán phù hợp với quá trình thực hiện phân bổ vốn theo đúng kế hoạch .
-Cần phải áp dụng chính xác các định mức , đơn giá do Bộ tài chính ban hành đồng thời xem xét bám sát các điều chỉnh , thông t hớng dẫn của Bộ xây dựng , công văn của Văn phòng chính phủ về tính chi phí xây dựng , đơn giá vật liệu xây dựng trong lĩnh vực xây dựng .Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay việc giá thép xây dựng tăng đột biến có ảnh hởng nhiều đến việc tính toán chi phí xây dựng , làm cho giá trị công trình ở thời điểm dự toán bị sai lệch so với quá trình thực hiện . Vì vậy, trong hợp đồng khi ký kết cần ghi chi tiết số lợng , đơn giá của từng loại vật liệu , từng khâu công việc .Nếu là thiết bị ngoại nhập thì cần xác định rõ tỷ giá sẽ đợc tính vào thời điểm nào và bằng bao nhiêu .
-Cần tính toán chính xác các công việc trên cơ sở bảng tiên lợng công trình , tiết kiệm nguyên vật liệu và đảm bảo kỹ thuật .
-Kiểm tra sự phù hợp của biện pháp thi công trong thiết kế so với thực tế tiến hành .Nếu có sự sai lệch thì đây cũng là nguyên nhân dẫn đến làm tăng giá thành xây lắp .Vì vậy phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơ thiết kế cả về dơn giá lẫn biện pháp thi công , đảm bảo các biện pháp thi công đúng chất lợng và thời gian tránh tình trạng phải sữa chữa hay phá đi làm lại khiến khối lợng phát sinh thêm làm tăng chi phí .
-Ngoại trừ các công trình có tính cấp bách phải áp dụng hình thức chỉ định thầu còn lại các công trình khác nên áp dụng đấu thầu để tạo tính cạnh tranh về giá , tiết kiệm giảm giá thành công trình ,đồng thời khi ký kết với nhà thầu Ban cần thoả thuận kỹ với nhà thầu về các điều khoản phát sinh khối lợng trong hợp đồng ký kết.
-Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác quản lý chi phí , phân bổ nguồn vốn cho từng giai đoạn của công trình .Cung cấp đầy đủ các thiết bị để họ có thể cập nhật thông tin về tỷ giá , về chế độ chính sách , pháp luật …để việc quyết toán đợc thực hiện chính xác vừa đảm bảo chất lợng vừa đảm bảo chi phí đợc duyệt .
-Ngoài ra , hiện nay tại Ban vẫn còn tồn tại hiện tợng phá giá trong công tác đấu thầu cũng nh công tác khảo sát , vì vậy Ban cần phải quản lý chặt chẽ về giá hơn nữa, tránh tình trạng nhà thầu móc ngoặc với Ban tổ chức hoặc có những hành vi gian lận trong cạnh tranh về giá , làm ảnh hởng đến chất lợng công trình do giá quá thấp .
- Công tác tài chính kế toán : kiện toàn công tác tài chính kế toán theo sự góp ý của kho bạc Hà Nội và sở TCVG , lập dự toán trình duyệt mua phần mềm kế toán để sử dụng trong công việc thanh quyết toán , kịp thời cập nhật , chủ động trong công