III. Thực trạng công tác quản lý dự án tại ban TRONG THờI GIAN QUA.
3.Quản lý theo chu kỳ dự án
Khi tiến hành quản lý một dự án đầu t, thông thờng Ban quản lý dự án tiến hành theo ba giai đoạn chính của dự án:
* Chuẩn bị đầu t
Các công việc chuẩn bị đầu t bao gồm: + Nghiên cứu cơ hội đầu t
+ Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn sự án + Nghiên cứu khả thi lập dự án
+ Đánh giá và quyết định đầu t
Để tiến hành công tác chuẩn bị đầu t, BQLDA đã thực hiện các công việc chính :
+ Đo đạc khảo sát + Điều tra xã hội học:
- Chiến lợc phát triển kinh tế xã hội của đất nớc, chiến lợc phát triển của các cấp ngành liên quan
- Nhu cầu thực tế
- Những kết quả vè tài chính, kinh tế, xã hội sẽ đạt đợc nếu thực hiện dự án.
+ Khoan khảo sát điạ chất
+ Xin thoả thuận chuyên ngành : Chỉ giới đỏ, điện nớc, phòng cháy chữa cháy, môi trờng…Sau khi kế hoạch đầu t, kế hoạch chuẩn bị đầu t đợc duyệt, BQLDA tiến hành lập dự án đầu t.
Nội dung công việc tại ban - Xin giao đất hoặc thuê đất
- Xin giấy phép xây dựng, thực hiện việc đền bù giải phóng mặt bằng, kế hoạch tái định c và phục hồi…
-Lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán của dự án trình cấp có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt
-Lập kế hoạch đấu thầu bao gồm :
+Phân chia dự án thành các gói thầu +Lập hồ sơ mời thầu cho từng gói
+Tổ chức đấu thầu , xét thầu , xin phê duyệt kết quả cho từng gói -Lập báo cáo xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu
-Tổ chức đấu thầu, xét thầu về xin phê duyệt đơn vị trúng thầu
-Sau khi có kết quả trúng thầu , chủ đầu t ký hợp đồng với nhà thầu để thực hiện các gói thầu dự án
- Mua sắm thiết bị và công nghệ
- Thực hiện việc khảo sát thiết kế xây dựng
- Thẩm định phê duyệt thiết kế và tổng dự toán, dự toán công trình. - Tiến hành thi công xây lắp.
- Kiểm tra và thực hiện các hợp đồng.
-Giám sát và đánh giá giám định các giai đoạn đầu t -Tổ chức nghiệm thu, bàn giao đa dự án vào sử dụng
* Kết thúc đầu t
Đây là giai đoạn vận hành các kết quả đầu t , ban quản lý dự án tiến hành giám sát và đánh giá dự án đầu t trên mọi mặt nhằm đánh giá về hiệu quả của hoạt động đầu t đã hoàn thành . Các công việc chính của ban trong giai đoạn này là :
Sau khi nhà thầu lập hồ sơ hoàn công , bản vẽ hoàn công , quyết toán công trình , Ban tiến hành làm các thủ tục bàn giao đa công trình vào sử dụng .
Cụ thể các công việc quản lý theo từng chu kỳ nh sau : 3.1.Quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu t
Ban nhận nhiệm vụ quản lý dự án đầu t từ các cơ quan cấp trên , trong giai đoạn này , nhiệm vụ chính của ban là :
-Xem xét sự cần thiết phải đầu t :
Ban sẽ dựa trên mục tiêu đầu t , nhiệm vụ đầu t và các nhu cầu phát triển nhà ở trong giai đoạn 2005 - 2010 để xác định quy mô đầu t của dự án cũng nh tổng mức đầu t cần thiết là bao nhiêu , từ đó có các kế hoạch tiếp theo hợp lý . Đồng thời Ban sẽ tiến hành các thủ tục trình xin chủ trơng đầu t .Sau khi đợc phê duyệt , Ban sẽ phối hợp với t vấn lập vốn chuẩn bị đầu t dự án và lập báo cáo nghiên cứu khả thi .Ban sẽ phải tiến hành lựa chọn t vấn lập BCNCKT với các tiêu chuẩn nh : phải có t cách
pháp nhân , có đăng ký kinh doanh , và tuỳ theo từng quy mô dự án cụ thể mà xem xét lựa chọn t vấn phù hợp . Dới đây là các hạng mục của dự toán vốn chuẩn bị do Ban và t vấn lập :
+ Khảo sát đo đạc hiện trạng + Điều tra xã hội học
+ Khoan khảo sát địa chất
+ Lập báo cáo nghiên cứu khả thi
+ Xin thoả thuận chuyên ngành với các cơ quan quản lý nhà nớc.
Thoả thuận chỉ giới đỏ, cốt san nền, hớng thoát nớc (Xin viện quy hoạch thành phố)
Thoả thuận cấp điện (nguồn) với điện lực thành phố, điện lực quận. Thoả thuận cấp nớc(nguồn) với công ty kinh doanh nớc sạch
Thoả thuận thoát nớc với công ty thoát nớc Hà nội.
Thoả thuận phòng cháy chữa cháy với PC–23 công an thành phố Thoả thuận môi trờng với sở TNMT&NĐ Hà Nội
Lệ phí thẩm định, thoả thuận các nội dung trên Dự phòng phí 10% các chi phí trên.
Sau khi có kết quả phê duyệt vốn chuẩn bị , Ban sẽ tiến hành ký hợp đồng đo đạc khảo sát với đơn vị thực hiện , hiện nay ở Hà Nội có hai đơn vị đó là :Công ty khảo sát đo đạc thuộc Sở Quy hoạch – Kiến trúc và Công ty địa chính Hà Nội thuộc Sở Tài nguyên và Môi trờng Hà Nội .
Đặc biệt trong giai đoạn này, yếu tố quan trọng quyết định đó là công tác lập BCNCKT . Việc lập BCNCKT do t vấn mà Ban đã lựa chọn lập , công việc của Ban là thẩm định bản báo cáo này với các nội dung chủ yếu sau đây :
-Sự cần thiết phải đầu t
-Lập các điều kiện kinh tế kỹ thuật, chỉ tiêu cho dự án : +Điều tra , khảo sát và chọn địa điểm xây dựng
Xem xét các điều kiện tự nhiên Xem xét các điều kiện xã hội +Lập phơng án kiến trúc –kỹ thuật
Giải pháp tổng thể Phơng án kiến trúc Giải pháp kỹ thuật +Lập phơng án kinh tế tài chính
Tổng mức đầu t
Diễn giải tổng mức đầu t Các chỉ tiêu kinh tế +Hình thức quản lý và tiến độ thực hiện dự án
Hình thức quản lý
Tiến độ thực hiện dự án
Hình thức thực hiện dự án ở giai đoạn thực hiện đầu t : giai đoạn thực hiện đầu t là giai đoạn quan trọng và chiếm phần lớn thời gian .Để đảm bảo tiến độ chung của dự án xây dựng cần thiết Ban phải lựa chọn hình thức thực hiện đầu t thích hợp .Trên cơ sở phân tích đánh giá và tham khảo phơng thức thực hiện đầu t của các khu nhà ở , các dự án đã và đang đợc thực hiện ở Hà Nội kết hợp với những yếu tố đặc thù của dự án cụ thể t vấn sẽ đa ra các phơng thức thực hiện đầu t sau đó Ban sẽ bàn bạc với t vấn tiến hành lựa chọn phơng thức , kiến nghị lên cơ quan có thẩm quyền phê duyệt .
-Quản lý khai thác dự án , dự án thu hồi vốn và và hiệu quả vốn đầu t .
Ban sẽ xem xét tính khả thi của dự án trên các mặt và trình lên cấp có thẩm quỳên quyết định đầu t .Sau đó dựa trên quyết định đầu t của UBND thành phố Hà Nội Ban lập kế hoạch cụ thể cho công tác quản lý ở các giai đoạn sau .
3.2.Quản lý giai đoạn thực hiện đầu t
3.2.1.Quản lý ở giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu t
3.2.1.1.Công tác xin giao đất hoặc thuê đất , xin giấy phép xây dựng , thực hiện việc đền bù giải phóng mặt bằng , kế hoạch tái định c và phục hồi…
Công việc này do phòng kế hoạch phối hợp với phòng giải phóng mặt bằng thực hiện . Ban sẽ làm tờ trình xin cắm mốc giao đất và giấy phép xây dựng trình lên Sở Tài nguyên Môi trờng Nhà đất Hà Nội , UBND thành phố phê duyệt ra quyết định giao đất để thực hiện dự án . Sau khi có quyết định của UBND thành phố , Ban sẽ tiến hành liên hệ với UBND quận huyện nơi có địa điểm xây dựng để làm các thủ tục thành lập hội đồng giải phóng mặt bằng ,tổ công tác giải phóng mặt bằng các dự án , phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng cơ chế chính sách đền bù phù hợp với dự án đồng thời phối hợp với hội đồng giải phóng mặt bằng điều tra khảo sát , phúc tra tài sản hoa màu làm cơ sở lên phơng án tổ chức đền bù thiệt hại cho ngời bị thu hồi đất .Khi phơng án đền bù GPMB đợc phê duyệt , phòng Tổ chức hành chính sẽ thực hiện chi trả tiền đền bù GPMB, bố trí tái định c cho ngời bị thu hồi đất .Công việc này bao gồm nhiều bớc , nhiều thủ tục rờm rà ,liên quan đến lợi ích của nhiều ngời do đó dễ dàng dẫn đến một thực tế nảy sinh là không thể đáp ứng hết đợc nguyện vọng của nhân dân cũng nh yêu cầu thực tế của các công việc liên quan đến
dự án , khiến cho nhiều dự án ngay từ khâu đầu tiên đã không thể đi vào thực hiện do không đợc giải quyết thoả đáng các công việc chuẩn bị .
3.2.1.2.Công tác lập thiết kế dự toán :–
T vấn sau khi lập xong thiết kế –dự toán sẽ nộp lại cho Ban để ban tiến hành thẩm định , kiểm tra trớc khi trình lên các cấp có thẩm quyền phê duyệt . Công việc này do Phòng kế hoạch phối hợp với phòng quản lý giám sát dự án đảm nhận .Ban sẽ xem xét hồ sơ thiết kế dự toán dự án trên các phơng diện :
-Xem xét sự phù hợp của nội dung thiết kế với nội dung của BCNCKT
-Xem xét tổng dự toán công trình đợc lập trên cơ sở các định mức , đơn giá chế độ , chính sách hiện hành sao cho tổng dự toán không vựôt quá tổng mức đầu t .
Nếu đạt yêu cầu , Ban sẽ trình lên Sở Tài nguyên Môi trờng Nhà đất Hà Nội và UBND thành phố xin quyết định phê duyệt .
3.2.1.3.Công tác lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu
Đây là một trong những khâu mang tính chất quan trọng quyết định tới giai đoạn thực hiện đầu t bởi nếu làm tốt các công việc này sẽ dẫn đến chất lợng của các nhà thầu đợc đảm bảo , khi tiến hành thực hiện đầu t hạn chế đợc phần lớn những sai sót do nhà thầu nếu không đợc tuyển chọn kỹ sẽ không thực hiện tốt đợc các phần việc của mình . Phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập kế hoạch đấu thầu , chuẩn bị các tài liệu pháp lý , kiểm tra hồ sơ mời thầu do t vấn lập hoặc soạn thảo hồ sơ mời thầu (trong trờng hợp tự làm) , tiếp nhận hồ sơ dự thầu đồng thời phối hợp với Phòng tổ chức hành chính lập giá đấu thầu trình duyệt . Hiện nay ở Ban thông thờng là áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu , đấu thầu rộng rãi rất ít .Có thể xem quy mô và các hình thức đấu thầu cuả Ban qua bảng dới đây :
Bảng 8 : quy mô và phơng thức thực hiện đấu thầu tại Ban
TT Quy mô gói thầu Hình thức lựa chọn Phơng thức đấu thầu