Hãy chắc chắn rằng bạn có lý do chính đáng để triệu tập hay tham dự một cuộc họp. Hãy
coi mỗi cuộc họp như một khoản đầu tư trong kinh doanh với các chi phí đi kèm về thời
gian và tiền lương của nhân viên và lãnh đạo. Hãy tính tổng tiền lương theo giờ của những
người tham dự cuộc họp và xác định rằng bạn cần phải thu về một khoản lợi nhuận từ
khoản đầu tư này. Nếu bạn có 10 người tham dự cuộc họp và trung bình mỗi người có thu nhập 50 đô-la một giờ, thì tài khoản ngân hàng của công ty sẽ tốn 500 đô-la với một cuộc
họp trong một giờđồng hồ. Nếu có ai đó muốn chi 500 đô-la cho một dự án và gặp bạn để
xin phê duyệt, bạn sẽ muốn biết công ty sẽ nhận được gì từ khoản chi này. Có lẽ bạn sẽ cần
suy nghĩ về nó trước khi phê duyệt. Thậm chí bạn có thể yêu cầu bổ sung thông tin và chi tiết trước khi cảm thấy thoải mái với việc cho phép một khoản chi ở mức này. Hãy đối xử
với các cuộc họp một cách cẩn trọng như vậy. Hãy tránh những cuộc họp không cần thiết. Luôn đặt câu hỏi rằng cuộc họp này có cần diễn ra hay không. Bất cứ khi nào một cuộc họp
là không cần thiết, bạn phải tránh không tham dự nó. Nếu cá nhân bạn không cần tham dự
cuộc họp thì đừng tham dự. Nếu là người tổ chức cuộc họp, hãy tự hỏi ai là người cần tham
dự cuộc họp và chỉ mời những người đó. Hãy tránh việc mời những người không cần tham
gia chỉđể khiến họ cảm thấy hài lòng hoặc quan trọng. Chuẩn bị trước lịch trình
Hãy chuẩn bị một lịch trình cho mọi cuộc họp và luôn tuân theo chương trình đã lập ra.
Hãy ưu tiên cho những đề mục trong chương trình và xử lý những vấn đề quan trọng nhất
trước tiên, phòng khi bạn bị hết thời gian. Là người chủ tọa cuộc họp, nhiệm vụ của bạn là
giữ cho việc thảo luận đi đúng hướng và thúc đẩy việc hoàn tất mỗi đề mục trước khi tiếp
tục. Hãy bắt đầu và kết thúc các cuộc họp đúng giờ. Nếu có những người thường xuyên đến
muộn, bạn có thể cân nhắc việc khóa cửa ít phút sau giờ bắt đầu. Một chiến thuật khác là giả định rằng người đến muộn sẽ không tham dự và bắt đầu họp ngay. Một khi cuộc họp bắt
Trong cuốn sách bán chạy của mình có tên What Got You Here Won’t Get You There (Điều mang bạn đến đây sẽ không đưa bạn đến đó), Marshall Goldsmith nói rằng một trong
những khuyết điểm lớn nhất trong quản lý là xu hướng lấn át trong những cuộc họp mà
người tham dự là cấp dưới. Bởi bạn là cấp trên, nên tất cả mọi người đều lắng nghe bạn nói. Dần dần mọi người sẽ quen với việc không nói gì hoặc xen ngang mà để bạn muốn nói gì và bao lâu tùy ý.