tịch UBND thành phố tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Hòa Bình
Công cụ thẩm tra văn bản tại Văn phòng UBND và HĐND thành phố Hòa Bình cũng giống như các cơ quan thẩm tra văn bản khác, đều phải thông qua công cụ luật, công cụ hệ thống công nghệ thông tin và hệ thống lưu trữ văn bản
Thứ nhất, Công cụ pháp luật
Hiện nay việc thẩm tra văn bản của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Hòa Bình trước năm 2020 được thẩm tra theo Thông tư 01/2011 ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính, từ năm 2020 được thẩm tra theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư (trong Nghị định này đã quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư trong công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Mặc dù ngay tại Mục 1 (điều 7,8,9) của Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định về thể thức, kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính. Tuy nhiên hiện nay chưa có Thông tư về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật xây dựng và trình bầy các loại hình văn bản cụ thể, các cán bộ, công chức làm công tác thẩm tra vẫn thực hiện thẩm tra các thể thức và kỹ thuật trình bày một số loại hình văn bản như Thông tư 01/2011/TT-BNV trước đây.
Quy định về thẩm tra văn bản chỉ được quy đinh tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 là quy định thẩm tra văn bản QPPL và là các Nghị quyết của HĐND chưa có các quy định về thẩm tra văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành của Chủ tịch UBND thành phố thuộc tỉnh và các cũng chưa có các quy định của tỉnh Hòa Bình cũng như thành phố Hòa Bình trong công tác thẩm tra văn bản. Vì vậy công tác thẩm tra chỉ được giao theo nhiệm vụ của Văn phòng là việc kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.
Các quy định về văn thư lưu trữ: Công tác văn thư được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP tương đối rõ ràng, tuy nhiên tùy đặc thù của địa phương, tỉnh Hòa Bình cũng như thành phố Hòa Bình nên ra một quy định về công tác tác văn thư, lưu trữ của địa phương để công tác quản lý văn bản và thẩm tra văn bản của tỉnh nói chung và thành phố Hòa Bình nói riêng được đi vào nề nếp và nâng cao chất lượng hệ thống văn bản.
Thứ hai, Hệ thống công nghệ thông tin
Hệ thống công nghệ thông tin là một công cụ quan trọng trong thẩm tra văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Hòa Bình, hiện nay tỉnh Hòa Bình cũng như các tỉnh khác trong cả nước (sau khi tỉnh Quảng Ninh đã làm thí điểm trong việc xây dựng chính quyền điện tử) đã xây dựng xong đề án chính quyền điện tử, việc kết nối hệ thống từ cơ sở đến tỉnh trong xây dựng và ban hành văn bản, cũng như kết nối của chính quyền địa phương với Chính phủ theo đề án Chính phủ điện tử đã làm tăng khả năng kết nối văn bản, việc tra cứu hệ thống văn bản cũng diễn ra thuận lợi hơn, các cán bộ, công chức trong thẩm tra văn bản cũng dễ dàng hơn trong việc tra cứu các quy định về văn bản và các mẫu hình văn bản được áp dụng của Chính phủ và các địa phương khác, việc trình văn bản theo Chính quyền điện tử và chữ ký điện tử đang được xây dựng làm giảm bớt thời gian trình và số lượng cán bộ làm công tác nhận và phân loại văn bản, tuy nhiên
việc sử dụng công cụ này cũng đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức thẩm tra văn bản trước khi ký ban hành ngoài việc có trình độ chuyên môn cao về kỹ thuật xây dựng và thể thức văn bản còn giỏi kỹ năng công nghệ thông tin, đây cũng chính là yêu cầu về chất lượng cán bộ, công chức trong giai đoạn công nghệ 4.0 hiện nay.
Là hệ thống máy tín, mạng Lan của Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Hòa Bình đã được đầu tư và đưa vào sử dụng trong thời gian vừa qua, hiện nay đây chính là công cụ hữu hiệu nhất trong quá trình thẩm tra văn bản, việc kết nối mạng nội bộ và mạng Internet đã giúp rất nhiều trong việc tra cứu và thẩm tra văn bản trên máy tính.
Thứ ba, Hệ thống lưu trữ văn bản
Công tác văn thư, lưu trữ được Văn phòng HĐND và UBND chú trọng ngay từ khâu nhận văn bản và phát hành văn bản, việc lưu trữ công văn đi và công văn đến cũng được Văn phòng thành phố đặc biệt quan trọng, kho lưu trữ của Văn phòng được xây dựng đáp ứng được yêu cầu này, hiện nay việc lưu trữ theo hệ thống công nghệ được đưa vào công tác văn thư, lưu trữ tuy nhiên cần có hệ thống bảo mật văn bản, hệ thống lưu trữ văn bản là công cụ thực tiễn nhất trong thẩm tra văn bản, các văn bản được lưu trữ qua các thời kỳ là công cụ quan trọng để thẩm tra các văn bản, nhất là nhiều văn bản về địa chính, đất đai (đây cũng chính là những văn bản mà bị khiếu nại, tố cáo dẫn đến khiếu kiện hành chính trong giai đoạn vừa qua), việc lưu trữ được các văn bản trước đây sẽ chứng minh được trong quá trình thẩm tra văn bản đũng hay sai, phù hợp với điều kiện thực tế khi ban hành văn bản.
Như vậy, công cụ thẩm tra văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức thẩm tra văn bản, phải có công cụ mới thẩm tra được văn bản, việc sử dụng công cụ nào phù hợp với năng lực, trình độ của cán bộ, công chức làm công tác thẩm tra, do vậy cần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thẩm tra phù hợp với tiến trình