- Ngăn ngừa thiếu sĩt trong hệ thống xử lý nghiệp vụ:
Các thủ tục kiểm sốt phải được thiết kế sao cho cĩ thể hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sĩt, nhầm lẫn vơ tình hay cố ý cĩ thể gây thất thốt tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt hại trong kinh do- anh. Thí dụ để ngăn chặn thất thốt tiền bạc, ngân hàng quy định mọi khoản thu chi trước khi thủ quỹ thực hiện đều phải qua xét duyệt của kế tốn, kiểm sốt viên, kế tốn trưởng…
- Bảo vệ đơn vị trước những thất thốt tài sản cĩ thể tránh:
Đơn vị phải giữ một lượng tiền mặt lớn đủ loại bao gồm tiền mặt và các phương tiện chuyển nhượng, chúng địi hỏi phải được quản lý về mặt vật chất cả trong khâu lưu trữ cũng như trong khâu vận chuyển. Vì lý do này ngân hàng cần phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và lập ra một hệ thống kiểm sốt nội bộ chặc chẽ với tài sản.
Ngồi đặc trưng trên, cĩ một bộ phận tài sản rất lớn của ngân hàng khơng thể kiểm đếm được. Những tài sản này phần lớn bao gồm một giá trị lớn các khoản phải thu (phải thu tiền vay, phải thu tiền lãi, khoản dự phịng nợ khĩ địi), các tài sản ngoại bảng (cam kết bảo lãnh, cam kết cho vay…) địi hỏi ngân hàng cần phải đặc biệt chú trọng đến việc thiết lập một quy trình chặt chẽ bảo đảm kiểm sốt được đầy đủ các tài sản nợ và cĩ của ngân hàng.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh:
Cơ cấu kiểm sốt nội bộ cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của ngân hàng được tất cả các nhân viên ngân hàng chấp hành.
Chẳng hạn cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo các cán bộ tín dụng sẽ thực hiện các khoản cho vay đúng theo quy định của ngân hàng; các kế tốn giao dịch thực hiện đúng các quy trình ngân hàng đã quy định về mở tài khoản, chuyển tiền…
1.2.5. Sự cần thiết hồn thiện kiểm sốt nội bộ trong hoạt động ngân hàng
Xét dưới gĩc độ ảnh hưởng của nên kinh tế quốc gia, hoạt động kinh doanh của NHTM cĩ những điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Trước hết, đĩ là lĩnh vực kinh doanh của NHTM bao gồm tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng, những lĩnh vực này liên quan đến tất cả các ngành và mọi mặt của đồi sống kinh tế xã hội. Mặt khác, tiền tệ ngân hàng là lĩnh vực rất nhạy cảm nên nĩ địi hỏi một sự thận trọng trong hoạt động điều hành để tránh những thiệt hại cho nền kinh tế xã hội. Đối tượng kinh doanh của ngân hàng là tiền tệ mà tiền tệ là một cơng cụ được Nhà nước sử dụng để quản lý vĩ mơ nền kinh tế, nĩ quyết định đến sự phát triển và suy thối của cả một nền kinh tế, do đĩ nĩ được Nhà nước kiểm sốt rất chặt chẽ.
Xét về gĩc độ hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, những đặc điểm của hoạt động ngân hàng ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm sốt nội bộ như sau:
- NHTM thường cĩ số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch trực tiếp bằng tiền mặt, chứng từ cĩ giá. Điều này dẫn đến rủi ro về thất thốt tài sản và gian lận cả trong cơng việc bảo quản tài sản và thực hiện giao dịch. Do đĩ, các ngân hàng thường thiết lập những qui trình hoạt động và kế tốn thống nhất, hạn chế quyền hạn cá nhân và duy trì hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu.
- NHTM thường cĩ số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch cả về số lượng lẫn giá trị. Điều này địi hỏi các ngân hàng phải thiết lập hệ thống kế tốn và kiểm sốt nội bộ phức tạp cùng với việc áp dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ.
- NHTM thường cĩ mạng lưới hoạt động rộng lớn nhiều chi nhánh và phịng giao dịch trải khắp quốc gia, phân tán về mặt địa lý. Điều này địi hỏi việc phân cấp trách nhiệm và quyền hạn lớn trong chức năng kế tốn và giám sát nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ hệ thống kế tốn và kiểm sốt thống nhất. Ngồi ra, đặc điểm này cũng ảnh hưởng đáng kể đến yếu tố thơng tin và truyền thơng trong tốn hệ thống của ngân hàng.
- Các NHTM thường phải tuân thủ chặt chẽ các qui định về pháp lý trong hoạt động. Các quy định này cũng thường xuyên được thay đổi và điều chỉnh.
Vì vậy, đối với các ngân hàng nĩi chung cũng như các ngân hàng nĩi riêng, việc xây dựng và hồn thiện một hệ thống nội bộ hiệu quả, đảm bảo an tồn hoạt động của hệ thống đĩng một vai trị vơ cùng quan trọng.
1.2.6. Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm sốt nội bộ của ngân hàng
Mơi trường kiểm sốt: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ và là các yếu tố tạo ra một mơi trường trong đĩ tồn bộ thành viên của tổ chức cĩ nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ hay khơng. Ví dụ, nhận thức của Ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liên chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân cơng, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chề, quy trình kinh doanh. Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Đánh giá rủi ro: Khơng lệ thuộc vào quy mơ, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngồi tác động. mặc khác, trong hệ thống ngân hàng thường cĩ các loại rủi ro sau:
- Rủi ro về lãi suất: rủi ro về lãi suất xảy ra khi cĩ sự chênh lệch về kỳ hạn, tính thanh khoản giữa vốn huy động và việc sử dụng vốn huy động của ngân hàng trong điều kiện lãi suất thị trường thay đổi ngồi dự kiến, đều này dẫn đến khả năng giảm thu nhập của ngân hàng so với dự tính.
- Rủi ro về tín dụng: rủi ro tín dụng là loại rủi ro dẫn đến tổn thất tài sản trong trường hợp khách hàng vay vốn khơng cĩ khả năng thực hiện một phần hoặc tồn bộ nhu74ngh cam kết nêu tại hợp đồng tín dụng đã ký với ngân hàng.
- Rủi ro về thanh khoản: rủi ro thanh khoản là khả năng ngân hàng khơng thể đáp ứng các nhu cầu rút tiền thường xuyên hoặc đột xuất của người gửi tiền cũng như khơng chi trả được kịp thời các nghĩa vụ tài chính khác. Rủi ro thanh khoản bắt đầu từ sự khơng phù hợp về quy mơ và kỳ hạn giữa các tài sản nợ và tài sản cĩ của ngân hàng tại thời điểm hiện tại hay trong tương lai. Ngồi ra, yếu tố tâm lý, niềm tin của nhà đầu tư cũng là một nhân tố quan trọng cĩ thể gây nên rủi ro thanh khoản.
- Rủi ro luật pháp: ngân hàng là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, tiền tệ, một lĩnh vực nhạy cảm, chịu sự điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật, cĩ quan hệ và ảnh hưởng sâu rộng đến nhiều đối tượng khách hàng, tầng lớp trong xã
hội. Việt Nam đang trong quá trình mở cửa và hội nhập với nền kinh tế thế giới. Do vậy hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước khơng ngừng được chỉnh sửa, bổ sung/ban hành mới để hồn thiện cho phù hợp với thơng lệ quốc tế và cam kết của Việt Nam với các tổ chức quốc tế. Việc khơng áp dụng kịp thời, khơng đúng các văn bản pháp luật điều chỉnh sẽ dẫn đến rủi ro về mặt luật pháp đối với hoạt động ngân hàng.
- Rủi ro khác: Các rủi ro khác như thiên tai, địch họa… xảy ra một cách khách quan khơng thể lường trước được hoặc khơng thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép là những rủi ro bất khả kháng, nếu xảy ra sẽ gây thiệt hại lớn về tài sản, con người và tình hình hoạt động chung của ngân hàng.
Việc thường xuyên đánh giá, xem xét các loại rủi ro trên cũng là một trong những nhân tố tác động đển hiệu quả kiểm sốt nội bộ ngân hàng.
Các yếu tố bên trong: sự quản lý thiếu minh bạch, khơng coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hĩc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cơ sở hạ tầng khơng thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lượng cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm sốt thích hợp hoặc do thiếu quan tâm, điều đĩ cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng chất lượng của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Các yếu tố bên ngồi: thay đổi cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thĩi quen của người tiêu dung làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh khơng mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức… Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Hệ thống thơng tin và truyền thơng cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người cĩ thẩm quyền. Điều đĩ cũng gĩp phần nâng cao chất lượng của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm sốt nội bộ để đảm bảo nĩ được triển khai, được điều chỉnh khi mơi trường thay đổi, được cải thiện khi cĩ khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà sốt, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ,
đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên cĩ tuân thủ các chuận mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay khơng.
1.3. Kinh nghiệm về tổ chức KSNB của một số ngân hàng thương mại Việt Nam và bài học cho Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
1.3.1. Kinh nghiệm của Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế:
Tại Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế, cơ cấu quản trị được xác định rõ ràng giữa Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban điều hành, trong đĩ HĐQT xác định chiến lược và Ban điều hành là người thực thi chiến lược. Bên cạnh đĩ, những Ủy ban độc lập như Ủy ban tín dụng độc lập, được Chủ tịch HĐQT trao quyền và cĩ thành viên HĐQT tham gia, khơng chỉ giúp HĐQT nắm vững được tình hình thực tế về tình hình tín dụng mà cịn đảm bảo tính minh bạch, chất lượng hoạt động tại Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế.
Trên thực tế, quản lý rủi ro tại Việt Nam thường phải đối mặt với vấn đề cĩ quá ít hoặc quá nhiều dữ liệu nhưng khơng phù hợp cho quá trình phạn tích đánh giá cơ hội hoặc dự phịng rủi ro. Để khắc phục vấn đề này, tại Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế đã cĩ những phịng ban chuyên trách, mơ hình đồng nhất, nhất quán từ các đơn vị kinh doanh đến bộ phận hỗ trợ. Mơ hình 3 tầng lớp bảo vệ (Đơn vị kinh doanh – Đơn vị quản lý – Kiểm tốn nội bộ) giúp Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế tăng cường vai trị quản lý và kiểm tra hoạt động của các đơn vị kinh doanh nĩi riêng và của tồn hệ thống nĩi chung, đồng thời phịng ngừa lỗ hổng do các hình thức rủi ro gây ra như: chống rửa tiền, chống tài trợ khủng bố. Song song đĩ, Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế cịn nâng cao quy trình quản trị rủi ro và áp dụng cơng nghệ quản trị rủi ro được chuyển giao từ phía cổ đơng chiến lược CBA – top ngân hàng an tồn trên thế giới.
1.3.2. Kinh nghiệm của Ngân hàng Thương mại cổ phần Cơng thương Việt Nam Nam
VietinBank là một trong những ngân hàng khá mạnh tay đầu tư đồng bộ hệ thống cơng nghệ hiện đại trong quản trị rủi ro. Ngân hàng này đã xây dựng hệ thống phần mềm quản lý tài sản nợ-cĩ. Qua đĩ nâng hiệu quả cơng tác điều hành vốn, quản lý rủi ro thanh khoản, lãi suất theo đúng thơng lệ quốc tế. Hệ thống định giá điều chuyển vốn nội bộ của VietinBank tiếp tục được nâng cấp, vận hành phù hợp, linh hoạt với diễn biến thị trường đồng thời đảm bảo hoạt động an tồn, ổn định cũng như
là cơng cụ hữu hiệu định hướng và tạo động lực kinh doanh cho cả hệ thống. Đặc biệt, VietinBank đã triển khai xây dựng thành cơng bộ khung quy chế, quy định, quy trình QLRR thanh khoản, lãi suất và thị trường cho Chi nhánh tại CHLB Đức theo tiêu chuẩn Marisk của Đức và áp dụng vào hệ thống VietinBank.
Về mơ hình tổ chức: Cũng giống như ở Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế, ở VietinBank cũng hình thành mơ hình kiểm sốt 3 tầng bảo vệ: bộ phận kinh doanh và tác nghiệp, bộ phận QLRR và bộ phận KTNB, giúp cho VietinBank quản lý tốt hoạt động của tồn hệ thống và phịng ngừa hiệu quả các rủi ro cĩ thể xảy ra.
1.3.3. Bài học về tổ chức kiểm sốt nội bộ cho Ngân hàng Phát triển Việt Nam Nam
Tổng kết kinh nghiệm trên đây cho thấy, để hồn thiện tổ chức KSNB tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam, cần chú ý một số vấn đề sau đây:
- Cần xây dựng bộ máy tổ chức KSNB phù hợp với qui mơ, tổ chức của tổ chức tài chính để đảm bảo vị thế, tính độc lập khách quan của KSNB. KSNB cần được trực thuộc ban lãnh đạo cao nhất trong đơn vị, ví dụ Ủy ban kiểm tra hoặc Hội đồng quản trị. Mơ hình tổ chức của KSNB cần được xây dựng phù hợp với cơ cấu tổ chức chung của đơn vị. Với các tổ chức tài chính Việt Nam, đặc điểm thường gặp là cĩ cả bộ phận KSNB và kiểm tra, kiểm sốt nội bộ chuyên trách, cần xem xét sự phù hợp, hiệu quả của các hoạt động kiểm sốt để cĩ cách thức tổ chức bộ máy KSNB phù hợp.
- Về phạm vi KSNB, KSNB cần bao quát tất cả các hoạt động trong đơn vị. Về nội dung, KSNB hiện đại cần chú trọng tới kiểm tốn hoạt động đánh giá hiệu quả các qui trình kiểm sốt, quản trị rủi ro, đánh giá hiệu quả hiệu năng các hoạt động của đơn vị.
- Về phương pháp, qui trình kiểm tra, cần chú trọng thực hiện phương pháp tiếp cận kiểm tra trên cơ sở rủi ro. Đặc biệt đối với các Cơng ty tài chính là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính - tín dụng, phương pháp tiếp cận này giúp kiểm sốt viên nội bộ định hướng các lĩnh vực nhiều rủi ro cần chú trọng. Đây là phương pháp tiếp cận cịn khá mới và chưa được thực hiện một cách chuyên nghiệp ở Việt Nam, do vậy cần được quan tâm nghiên cứu để áp dụng vào thực tế hoạt động kiểm tốn.
Tĩm lại, KSNB được coi là một cơng cụ quan trọng của quản lý, một sự đánh giá độc lập trong một tổ chức nhằm làm gia tăng giá trị trong hoạt động của tổ chức.
Các đánh giá này cĩ thể ở phạm vi rất rộng, bao gồm cả hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hiệu năng của hoạt động quản lý, và hiệu lực của các hoạt động kiểm sốt.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Ở Chương 1, tác giả đã trình bày những lý luận chung nhất về hệ thống kiểm sốt nội bộ, giúp cho người đọc thấy được sự cần thiết khách quan về hệ thống kiểm