Cơ cấu tổ chức của VPĐD Agribank khu vực miền Nam hiện nay

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại văn phòng đại diện ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam khu vực miền nam (Trang 55)

10. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của VPĐD Agribank khu vực miền Nam hiện nay

VPĐD khu vực miền Nam của Agribank tới thời điểm hiện tại đƣợc tổ chức quản lý bởi Ban lãnh đạo VPĐD gồm 01 trƣởng văn phòng, 06 phó trƣởng văn phòng. VPĐD khu vực miền Nam của Agribank hiện nay đang quản lý 55 chi nhánh trong khu vực Tây Nguyên – Nam Trung Bộ, Đông Nam Bộ và Tp.HCM. Cơ cấu tổ chức tại VPĐD bao gồm 04 phòng chuyên đề và 01 phòng HCQT, đƣợc thể hiện qua sơ đồ dƣới đây.

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức hiện nay của VPĐD khu vực miền Nam

2.1.4. Tình hình thực hiện hoạt động kinh doanh của Agribank khu vực miền Nam thời gian qua

Trong thời gian qua, VPĐD khu vực miền Nam của Agribank thực hiện một số nhiệm vụ chính là tiếp tục triển khai thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện chỉ đạo của Ban lãnh đạo Agribank tại các văn bản số 1862/NHNo- KHNV ngày 20/3/2015 về triển khai thực hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm 2015, số 4868/NHNo-KHNV ngày 17/7/2015 về triển khai nhiệm vụ những tháng cuối năm, số 4860/NHNo-KHNV ngày 17/7/2015 về chƣơng trình công tác 6 tháng cuối năm của Trụ sở chính.

Song song với đó tập trung thực hiện Nghị quyết số 68A/NQ-HĐTV ngày 06/4/2015 của Hội đồng thành viên về một số giải pháp trọng tâm triển khai Đề án tái cơ cấu Agribank giai đoạn 2013 - 2015.

Trƣởng VPĐD khu vực miền Nam Phó trƣởng VPĐD Phó trƣởng VPĐD Phó trƣởng VPĐD Phó trƣởng VPĐD Phó trƣởng VPĐD Phó trƣởng VPĐD Phòng chuyên đề 1 (TD& XLRR) Phòng hành chính quản trị Phòng chuyên đề 4 (TCCB, lao động tiền lƣơng, mạng lƣới… Phòng chuyên đề 3 (Kế hoạch, tổng hợp, tài chính tiền tệ…) Phòng chuyên đề 2 (thanh toán, sản phẩm dịch vụ, ĐCTC…)

Sự hiệu quả của cơ cấu tổ chức VPĐD khu vực miền Nam của Agribank đƣợc thể hiện một cách r ràng nhất đó là qua công tác điều hành giám sát, chỉ đạo thực hiện hoạt động của các chi nhánh trực thuộc khu vực qua những năm gần đây.

VPĐD khu vực miền Nam đang quản lý 55 chi nhánh trực thuộc. Đây là khu vực có vai trò, vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng. Sản xuất kinh doanh có tính hàng hóa cao, có nhiều sản phẩm nông nghiệp, thủy sản có giá trị lớn nhất cả nƣớc. Đây là một khu vực có nhiều tiềm năng lợi thế về môi trƣờng đầu tƣ, vùng nguyên liệu rộng lớn phục vụ phát triển chế biến xuất khẩu và là khu vực nhận đƣợc sự quan tâm đặc biệt của Đảng, Chính phủ với nhiều chủ trƣơng chính sách quan trọng.

Bảng 2.1. Nguồn vốn - Dư nợ Agribank khu vực miền Nam

ĐVT: Tỷ VNĐ

STT Khu vực Miền Nam 2015 2016 2017 Tăng, giảm

BQ % 1 Nguồn vốn huy động 208.619 224.844 247.668 8,96 1.1 Khu vực TN-NTB 19.801 22.787 26.261 15,16 1.2 Khu vực TP.HCM 108.522 111.181 120.721 5,52 1.3 Khu vực ĐNB 80.296 90.876 100.686 11,98 2 Dƣ nợ cho vay 144.474 176.399 214.855 21,94 1.1 Khu vực TN-NTB 28.694 34.738 42.953 22,35 1.2 Khu vực TP.HCM 60.071 74.654 91.346 23,32 1.3 Khu vực ĐNB 55.709 67.007 80.556 20,25

(Nguồn: VPĐD Khu vực Miền Nam của Agribank)

VPĐD khu vực miền Nam gồm 3 khu vực: khu vực Tp.HCM, khu vực Tây Nguyên – Nam Trung Bộ, khu vực Đông Nam Bộ. Nguồn vốn huy động của Agribank tại khu vực miền Nam năm 2017 là 247.668 tỷ đồng, trong đó khu vực Tây Nguyên – Nam Trung Bộ là 26.261 tỷ đồng (chiếm 10,60% tổng nguồn vốn huy động); Khu vực TP.HCM là 120.721 tỷ đồng (chiếm 48,74% tổng vốn huy

động của VPĐD); Khu vực Đông Nam Bộ chiếm 40,66% tổng vốn huy động. Dƣ nợ cho vay của các chi nhánh trực thuộc VPĐD khu vực miền Nam năm 2017 đạt 214.855 tỷ đồng, trong đó tổng dƣ nợ cho vay của khu vực Tây Nguyên – Nam Trung Bộ là 42.953 tỷ đồng (chiếm 19,99% tổng dƣ nợ của VPĐD miền nam); dƣ nợ của khu vực TP.HCM là 91.346 tỷ đồng (chiếm 42,51% tổng dƣ nợ của VPĐD); dƣ nợ của khu vực Đông Nam Bộ chiếm 37,5%.

Nhƣ vậy, có thể thấy khu vực Tp.HCM đóng vai trò rất lớn trong hoạt động của Agribank khu vực miền Nam.

2.2. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VPĐD GIAI ĐOẠN TRƢỚC THÁNG 4 2015 THÁNG 4 2015

2.2.1. Phạm vi hoạt động của VPĐD

VPĐD giai đoạn này quản lý các Chi nhánh trên địa bàn các tỉnh thành sau: Tp.HCM, Đồng Nai, Bình Dƣơng, Bình Phƣớc, Tây Ninh, Bà Rịa Vũng Tàu, Bình Thuận, Ninh Thuận, Lâm Đồng, Long An, Tiền Giang, Vĩnh Long, Cần Thơ, Hậu Giang, Đồng Tháp, An Giang, Bến Tre, Sóc Trăng, Kiên Giang, Trà Vinh, Bạc Liêu, Cà Mau.

2.2.2. Nguyên tắc tổ chức các phòng ban

Cơ cấu tổ chức tại VPĐD bao gồm 04 phòng ban: Phòng KTKTNB, Phòng Tổng hợp, Phòng Đào tạo nhân sự và Phòng HCQT.

Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015 của VPĐD khu vực miền Nam

Từ sơ đồ trên ta thấy rằng các phòng ban trong VPĐD đƣợc tổ chức theo những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc xác định theo chức năng - Nguyên tắc bậc thang

- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn.

2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

2.2.3.1. Ph ng ki m tra ki m toán nội bộ

- Xây dựng chƣơng trình kiểm tra theo chuyên đề gửi các đơn vị có liên quan tại Trụ sở chính và phòng tổng hợp.

- Tổ chức triển khai kiểm tra chuyên đề theo đề cƣơng đƣợc phê duyệt, tham gia đoàn kiểm tra toàn diện theo kế hoạch hàng năm đƣợc Trụ sở chính phê duyệt.

- Định kỳ hoặc đột xuất thông qua kết quả rà soát, theo d i hoạt động kinh doanh của các Chi nhánh trong khu vực, tham mƣu, đề xuất Trƣởng VPĐD thành lập đoàn kiểm tra, tổ công tác làm việc với các chi nhánh để nắm tình hình và kiểm tra việc chấp hành các quy trình nghiệp vụ báo cáo Ban lãnh đạo.

Trƣởng VPĐD khu vực miền Nam Phó trƣởng VPĐD Phó trƣởng VPĐD Phòng HCQT Phòng tổng hợp Phòng đào tạo nhân sự Phòng KTKTNB

- Tham gia góp ý các dự thảo quy định, quy trình, cơ chế, chính sách do Trụ sở chính soạn thảo; tham gia, góp ý, xây dựng các văn bản quy định, quy trình, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng do Trƣởng VPĐD giao.

2.2.3.2. Ph ng tổng hợp

- Theo d i, đánh giá thƣờng xuyên tiến độ thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh Quý/Năm của các Chi nhánh trong khu vực, tham mƣu Ban lãnh đạo có văn bản chỉ đạo, đốn đốc các Chi nhánh triển khai các biện pháp phù hợp nhằm hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch đƣợc giao.

- Nắm bắt tình hình kinh tế xã hội ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh Ngân hàng. Trên cơ sở các thông tin này tham mƣu cho Trụ sở chính các giải pháp chỉ đạo điều hành hoặc ban hành, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy chế, quy trình nghiệp vụ phù hợp với tình hình khu vực.

- Chuẩn bị chƣơng trình, nội dung họp giao ban, tổng hợp kết quả thực hiện công việc, dự thảo báo cáo giao ban tháng; Ghi chép nội dung cuộc họp và dự thảo Thông báo kết luận cuộc họp giao ban, trình Trƣởng VPĐD ký.

- Tổng hợp, nắm bắt, theo d i các số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của các Chi nhánh trong khu vực; định kỳ tháng/quý/năm hoặc đột xuất báo cáo Trƣởng VPĐD, báo cáo các Ban liên quan tại Trụ sở chính.

- Tổng hợp, theo d i, đôn đốc chỉnh sửa sau thanh tra, kiểm tra; Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra chuyên đề và kết quả tự kiểm tra của các Chi nhánh trong khu vực theo quy định.

- Tham gia góp ý các dự thảo quy định, quy trình, cơ chế, chính sách do Trụ sở chính soạn thảo; Tham gia, góp ý, xây dựng các văn bản quy định, quy trình, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng do Trƣởng VPĐD giao.

2.2.3.3. Ph ng đào tạo nhân sự

- Chủ động xây dựng chƣơng trình giám sát các hoạt động thuộc lĩnh vực Tổ chức lao động - Tiền lƣơng, thị đua khen thƣởng tại các Chi nhánh trong khu vực,

qua đó phát hiện những vấn đề nổi cộm, tham mƣu, đề xuất biện pháp xử lý với Trƣởng VPĐD.

- Rà soát việc chi lƣơng, chế độ cho ngƣời lao động; việc nhập liệu hồ sơ cán bộ trên IPCAS, qua đó phát hiện những sai sót, đề xuất biện pháp xử lý với Ban lãnh đạo VPĐD.

- Rà soát, đánh giá kết quả hoạt động mạng lƣới các Chi nhánh, Phòng giao dịch trong khu vực làm cơ sở đề xuất kiến nghị Trụ sở chính phƣơng án sắp xếp lại mạng lƣới hệ thống cho phù hợp. Đầu mối tham mƣu Trƣởng VPĐD trong việc thực hiện nhiệm vụ về mô hình tổ chức, mạng lƣới, thi đua khen thƣởng, công tác cán bộ đối với ngƣời lao động theo yêu cầu của Trụ sở chính.

- Phối hợp với các ban tại Trụ sở chính thực hiện các công việc do Trụ sở chính ủy quyền hoặc phối hợp với VPĐD khu vực miền Nam thực hiện: công tác tổ chức cán bộ, thi nâng ngạch, tuyển dụng cho Agribank.

- Tham gia góp ý các dự thảo quy định, quy trình, cơ chế, chính sách do Trụ sở chính soạn thảo; tham gia, góp ý, xây dựng các văn bản quy định, quy trình, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng do Trƣởng VPĐD giao.

2.2.3.4. Phòng HCQT

Thực hiện bố trí đón tiếp, sắp xếp việc ăn uống, ngủ nghỉ sinh hoạt cho các đoàn công tác trong và ngoài ngành đến làm việc tại địa bàn theo yêu cầu của Trụ sở chính và/hoặc lãnh đạo VPĐD; Thực hiện công tác hậu cần cho các hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của Trụ sở chính và/hoặc VPĐD.

2.2.4. Đánh giá cơ cấu tổ chức tại VPĐD giai đoạn trƣớc tháng 4 2015

Để đánh giá cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015, tác giả đã thực hiện điều tra, khảo sát 59/87 ngƣời lao động còn làm việc tại VPĐD hoặc làm việc trên địa bàn Tp.HCM thông qua bảng câu hỏi (loại trừ 14 ngƣời lao động không đảm nhận nhiệm vụ chuyên môn gồm nhân viên lái xe và phục vụ nhà khách). Sử dụng thang đo Likert với 5 mức độ để đánh giá,kết quả thống kê nhƣ sau:

2.2.4.1. Tính thống nhất của cơ cấu tổ chức

Bảng 2.2. Dữ liệu khảo sát tính thống nhất của cơ cấu tổ chức

Đánh giá của CBNV Mức độ đánh giá từ 1 – 5 (%) Mean Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Rất đồng ý TB= 3,16

Công việc của anh/chị phù hợp và hỗ trợ tốt cho chức năng, nhiệm vụ của VPĐD KVMN

0 25,42 40,68 25,42 8,47 3,17

Chức năng, nhiệm vụ của phòng anh/chị thống nhất và hỗ trợ tốt cho chức năng, nhiệm vụ của VPĐD KVMN

0 30,51 38,98 15,25 15,25 3,15

(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)

Kết quả khảo sát có 74,57%, tƣơng ứng với 44 ngƣời lao động cho rằng công việc của họ phù hợp và hỗ trợ tốt cho chức năng, nhiệm vụ của VPĐD, nhƣng có 30,51%, tƣơng ứng với 18 ngƣời lao động không đồng ý với nhận định chức năng, nhiệm vụ của phòng nghiệp vụ họ đang làm thống nhất và hỗ trợ tốt cho chức năng, nhiệm vụ của VPĐD. Trong số đó, có đến 15/18 (chiếm 83,33%) là ngƣời lao động thuộc phòng HCQT và Đào tạo nhân sự.

Nhƣ vậy, trong cơ cấu tổ chức cũ, chức năng nhiệm vụ của VPĐD chủ yếu đƣợc triển khai và phối hợp từ 02/4 phòng nghiệp vụ là phòng KTKTNB và phòng tổng hợp. Còn phòng HCQT và phòng Đào tạo nhân sự trƣớc đây chƣa thực hiện chức năng giám sát, cảnh báo vá kiểm tra. Cơ cấu tổ chức cũ đã hạn chế sự đóng góp của toàn thể ngƣời lao động vào hoạt động chung của VPĐD, nhiệm vụ, mục tiêu của từng phòng cũng chƣa hoàn toàn hỗ trợ và thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức. Hay nói cách khác, tính thống nhất của cơ cấu tổ chức VPĐD trƣớc đây chƣa cao, do chức năng giám sát, kiểm tra còn tập trung vào một số ít phòng nghiệp vụ.

2.2.4.2.Tính tối ưu của cơ cấu tổ chức

Bảng 2.3. Dữ liệu khảo sát tính tối ƣu của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015

Đánh giá của CBNV Mức độ đánh giá từ 1 – 5 (%) Mean Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Rất đồng ý TB= 2,84

Cơ cấu phòng nghiệp vụ phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc của VPĐD KVMN

20,34 25,42 18,64 35,60 0 2,69

Số lƣợng lãnh đạo, chuyên viên phòng hợp lý, hỗ trợ và đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc của phòng

0 25,42 33,90 40,68 0 3,15

Số lƣợng nhân sự phòng thừa so

với khối lƣợng công việc 0 28,81 28,81 42,37 0 3,14 Mối quan hệ phối hợp, liên kết

giữacác cán bộ, phòng ban chặt chẽ, hỗ trợ tốt cho tiến độ công việc

22,03 33,90 28,81 15,25 0 2,37

(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)

Theo số liệu khảo sát, chỉ có 54,24%, tƣơng ứng với 32 số lao động cho rằng cơ cấu phòng nghiệp vụ phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc của VPĐD; có đến 71,18% ý kiến đồng ý số lƣợng nhân sự của phòng thừa so với khối lƣợng công việc. Còn tính chặt chẽ của mối quan hệ phối hợp, liên kết giữa các cán bộ, phòng ban chỉ nhận đƣợc 44,06% cán bộ đồng tình.

Qua số liệu thống kê trên, chúng ta có thể thấy cơ cấu tổ chức cũ chƣa có cơ cấu phòng nghiệp vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của VPĐD; việc sắp xếp nhân sự, phân công lao động có tình trạng thừa, là một nguyên nhân làm giảm hiệu quả của cơ cấu tổ chức. Không chỉ thiếu tính thống nhất, cơ cấu tổ chức cũ còn thiếu sự liên kết, phối hợp giữa các phòng ban, chính yếu tố này đã làm chậm tiến độ xử lý công việc tại VPĐD.

Nhƣ vậy, cơ cấu tổ chức của VPĐD trƣớc đây chƣa đạt đƣợc sự tối ƣu cần thiết của một cơ cấu tổ chức cơ bản.

2.2.4.3. Tính tin cậy của cơ cấu tổ chức

Bảng 2.4. Dữ liệu khảo sát tính tin cậy của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015

Đánh giá của CBNV Mức độ đánh giá từ 1 – 5 (%) Mean Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Rất đồng ý TB= 2,16

Có đầu mối (nguồn) và quy trình cung cấp số liệu, thông tin theo yêu cầu công tác cụ thể, rõ ràng

38,98 25,42 35,59 0 0 1,97

Thông tin, số liệu phục vụ hoạt động giám sát, cảnh báo và chỉ đạo đƣợc cung cấp kịp thời, chính xác

47,46 22,03 30,51 0 0 1,83

Phân công nhiệm vụ rõ ràng, phù hợp với chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phòng

0 50,85 30,51 18,64 0 2,68

(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)

Theo số liệu thống kê, có đến 64,4% ý kiến cho rằng VPĐD không có đầu mối (nguồn) và quy trình cung cấp số liệu, thông tin theo yêu cầu công tác cụ thể, rõ ràng; có 69,49% ngƣời lao động cho rằng thông tin, số liệu phục vụ hoạt động giám sát, cảnh báo và chỉ đạo không đƣợc cung cấp kịp thời, chính xác, kể cả việc chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban rõ ràng, phù hợp chỉ nhận đƣợc 49,15% ý kiến đồng tình.

Qua đó cho thấy tính tin cậy của cơ cấu tổ chức trƣớc đây cũng rất thấp do không có bộ phận đầu mối cung cấp nguồn số liệu, thông tin chính xác và kịp thời cho hoạt động của VPĐD. Trách nhiệm chủ yếu tập trung vào phòng KTKTNB và phòng Tổng hợp do hai phòng ban này phụ trách gần nhƣ chức năng chính từ nắm

bắt thông tin, cảnh báo, kiểm tra, phát hiện các vấn đề của Chi nhánh và tham mƣu chỉ đạo kịp thời cho Ban lãnh đạo VPĐD.

2.2.4.4. Tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức

Bảng 2.5. Dữ liệu khảo sát tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015

Đánh giá của CBNV Mức độ đánh giá từ 1 – 5 (%) Mean Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Rất đồng ý TB= 2,40 Cơ cấu tổ chức có đủ các tổ, nhóm, bộ phận đáp ứng khối lƣợng cũng nhƣ sự đa dạng của yêu cầu công việc ở mỗi lĩnh vực nghiệp vụ

55,93 23,73 15,25 5,09 0 1,69

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại văn phòng đại diện ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam khu vực miền nam (Trang 55)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(127 trang)