Xác lập hợp đồng (trình tự, thủ tục ký kết hợp đồng) (Điều 14- 24). Trong phần này, với 11 điều khoản, Công ước Viên đã quy định khá chi tiết, đầy đủ các vấn đề pháp lý đặt ra trong quá trình giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
+ Điều 14 của Công ước định nghĩa chào hàng, nêu rõ đặc điểm của chào hàng và phân biệt chào hàng với các “lời mời chào hàng”:
(1) Một đề nghị giao kết hợp đồng gửi cho một hay nhiều bên xác định được xem là một chào hàng nếu nó đầy đủ và thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng của người đề nghị trong trường hợp chào hàng được chấp nhận. Một đề nghị được coi là đầy đủ nếu có nêu rõ hàng hóa và - ngầm định hoặc rõ ràng - xác định hoặc quy định cách thức xác định giá cả và số lượng hàng hóa của hợp đồng.
(2) Một đề nghị không gửi tới một hoặc nhiều bên xác định thì chỉ được xem là lời mời chào hàng, trừ trường hợp bên đưa ra đề nghị đó tuyên bố rõ ràng sẽ chịu ràng buộc trách nhiệm.
Như vậy khoản 1 Điều 14 điều chỉnh một vấn đề hết sức cơ bản trong hợp đồng mua bán - đó là vấn đề chào hàng. Trước hết có thể khẳng định Công ước Viên, thông qua quy định tại khoản 1 Điều 14, đã chọn sử dụng phương thức truyền thống của việc kết lập hợp đồng thông qua mô thức chào hàng - chấp nhận chào hàng. Theo đó, bên chào hàng - thông qua đề nghị giao kết hợp đồng - thể hiện ý định giao kết hợp đồng, đưa ra các điều kiện của giao dịch cho bên được chào hàng. Dựa trên các điều kiện này, bằng quyết định chấp nhận chào hàng, bên được chào hàng kết lập nên hợp đồng với các điều khoản đưa ra trong chào hàng. Trong mô thức này, việc thể hiện ý định giao kết hợp đồng của bên chào hàng trước hết được xác định thông qua các điều kiện đưa ra trong chào hàng. Trong trường hợp được chấp thuận thì các điều kiện trong chào hàng trở thành những điều khoản cốt lõi của hợp đồng. Khoản 1 Điều 14 đã đưa ra các tiêu chí để xác định nội dung chủ yếu cần có của một chào hàng.
Xét trên phương diện thực hiện hợp đồng, chào hàng không chỉ là sự thể hiện ý định giao kết hợp đồng của người đưa ra chào hàng. Chào hàng còn thể hiện các yếu tố cơ bản cần thiết để các bên dựa vào đó thực hiện các nghĩa vụ của mình và qua đó đáp ứng quyền của bên kia. Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng cụ thể mà yêu cầu về điều kiện cơ bản của hợp đồng có thể khác nhau. Với hợp đồng mua bán, khoản 1 Điều 14 quy định nội dung chào hàng phải thể hiện tối thiểu ba điều kiện. Đó là: hàng hóa mua bán, số lượng và giá cả. Về giá cả, đó có thể là giá cả cụ thể hoặc phương thức xác định giá cả, được nêu ra rõ ràng hoặc ngầm định trong chào hàng.
Như thế, theo quy định tại khoản 1 Điều 14, bên cạnh những điều kiện khác, một chào hàng bắt buộc phải thể hiện điều kiện về giá cả thì mới được xem là đầy đủ để kết lập nên hợp đồng trong trường hợp chào hàng được chấp nhận.
+ Các vấn đề hiệu lực của chào hàng, thu hồi và hủy bỏ chào hàng được quy định tại các điều 15, 16 và 17: Hiệu lực chào hàng chỉ phát sinh khi chào hàng tới nơi người được chào hàng (Điều 15 khoản 1). Chào hàng cũng có thể bị huỷ nếu thông báo của người chào hàng về việc huỷ chào hàng gửi đến tới nơi người được chào trước hoặc cùng lúc với chào hàng (Điều 15 khoản 2), Một chào hàng có thể bị thu hồi khi cho tới khi hợp đồng được giao kết người chào hàng vẫn có thể thu hồi chào hàng nếu như thông báo về việc thu hồi đó tới nơi người được chào hàng trước khi người này gửi thông báo chấp nhận chào hàng, tuy nhiên chào hàng cũng không thể bị thu hồi khi nếu nó chỉ rõ bằng cách ấn định một thời hạn xác định để chấp nhận hay bằng cách khác rằng nó không thể bị thu hồi hoặc nếu một cách hợp lý người nhận coi chào hàng là không thể bị thu hồi và đã hành động theo chiều hướng đó (điều 16); Một chào hàng sẽ mất hiệu lực khi người chào hàng nhận được thông báo về việc từ chối chào hàng (Điều 17).
+ Đặc biệt, tại các Điều 18, 19, 20 và 21 của Công ước có các quy định rất chi tiết, cụ thể về nội dung của chấp nhận chào hàng: khi nào và trong điều kiện nào, chấp nhận chào hàng là có hiệu lực và cùng với chào hàng cấu thành hợp đồng; thời hạn để chấp nhận, chấp nhận muộn; kéo dài thời hạn chấp nhận. Ngoài ra, Công ước còn có quy định về thu hồi chấp nhận chào hàng và thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
Về vấn đề xác lập hợp đồng mua bán, Công ước Viên 1980 thừa nhận quy tắc Chào hàng – Chấp nhận chào hàng (offer-acceptance rule): Một lời tuyên bố hay một hành vi khác của người được chào hàng biểu lộ sự đồng ý với chào hàng cấu thành chấp nhận chào hàng. Sự im lặng hoặc bất hợp tác vì không mặc nhiên có giá trị một sự chấp nhận (điều 18)
Khoản 1 Điều 19 Công ước Viên quy định rằng “Một sự trả lời có khuynh hướng chấp nhận chào hàng nhưng có chứa đựng những điểm bổ
sung, bớt đi hay các sửa đổi khác thì được coi là từ chối chào hàng và cấu thành một hoàn giá”. Quy định này phản ánh quy tắc “hình ảnh trong gương”theo đó một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được giao kết khi
nội dung của chào hàng được bên kia chấp nhận một cách đầy đủ, chính xác về mọi điều kiện nêu trong chào hàng. Điều này có nghĩa là nếu một sự trả lời có khuynh hướng chấp nhận chào hàng nhưng có bất kỳ sự sửa đổi, bổ sung tạo nên sự khác biệt giữa chào hàng và chấp nhận chào hàng thì sự trả lời có khuynh hướng chấp nhận chào hàng đó sẽ cấu thành một chào hàng mới hoặc một hoàn giá. Quy định này của Công ước Viên được áp dụng cho cả những điều khoản soạn sẵn trong các hợp đồng hoặc trong các mẫu chào hàng và chấp nhận chào hàng mẫu.
Trong thực tiễn giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, cả người bán và người mua đều có những mẫu chào hàng và/hoặc chấp nhận chào hàng riêng chứa đựng những điều khoản soạn sẵn nhằm phục vụ cho lợi ích của họ. Do đó, một sự trả lời có khuynh hướng chấp nhận chào hàng nhưng lại làm thay đổi hoặc bổ sung chào hàng là điều dường như khó tránh khỏi. Nếu theo quy tắc “hỉnh ảnh trong gương” thì hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế khó có thể được coi là giao kết.
Tuy nhiên, khoản 2 điều 19 CISG quy định rằng:
Một sự trả lời có khuynh hướng chấp nhận chào hàng nhưng có chứa đựng các điều khoản bổ sung hay những điều khoản khác mà không làm biến đổi một cách cơ bản nội dung của chào hàng
thì được coi là chấp nhận chào hàng, trừ phi người chào hàng ngay lập tức không biểu hiện bằng miệng để phản đối những điểm khác biệt đó hoặc gửi thông báo về sự phản đối của mình cho người được chào hàng. Nếu người chào hàng không làm như vậy, thì nội dung của hợp đồng sẽ là nội dung của chào hàng với những sự sửa đổi nêu trong chấp nhận chào hàng.
Khoản 2 điều 19 của CISG chính là ngoại lệ của quy tắc “hình ảnh trong gương” và làm dịu bớt “sự khe khắt” của quy tắc này, theo đó, yêu cầu
một sự chấp nhận toàn bộ của khoản 1 điều 19. Theo quy định tại khoản 2 điều 19 Công ước Viên thì không phải mọi sự trả lời có khuynh hướng chấp nhận chào hàng đều được coi là sửa đổi hoặc bổ sung chào hàng. Tuy nhiên, những sửa đổi hoặc bổ sung “không làm biến đổi một cách cơ bản nội dung chào hàng” và người chào hàng không có bất kỳ hành động nào (bằng lời nói hoặc thông báo) biểu hiện sự phản đối “ngay lập tức” với những sửa đổi hoặc
bổ sung đó thì hợp đồng xem như được giao kết. Từ đó, có thể thấy rằng, vấn đề quan trọng của việc xem xét hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có được giao kết hay không tùy thuộc vào sự trả lời chào hàng của người được chào hàng có chứa đựng những điều khoản làm biến đổi (sửa đổi hoặc bổ sung) cơ bản hay không cơ bản chào hàng.