Chi nhánh cần công khai các yêu cầu về thủ tục hồ sơ dự án để khách hàng biết và chủ động trong việc chuẩn bị. Tránh tình trạng khi tiếp nhận hồ sơ một số cán bộ không hướng dẫn khách hàng đầy đủ, hoặc không kiểm soát kỹ đã nhận thiếu hoặc hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ để thẩm định làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng thẩm định, đồng thời gây phiền hà cho khách hàng do phải thay đổi, bổ sung nhiều lần mới hoàn thiện hồ sơ.
Tăng cường phối hợp chặt chẽ hơn nữa giữa các phòng bantrong quá trình thực hiện các công đoạn khác nhau của hoạt động thẩm định dự án ngay từ khi bắt đầu nhận hồ sơ từ khách hàng, cũng như quá trình tiếp xúc, tìm hiểu doanh nghiệp, dự án vay vốn đến giai đoạn thẩm định, cho vay … để phát huy được tinh thần, sức mạnh tập thể giúp giảm thiểu rủi ro và những hạn chế về chuyên môn của cán bộ thẩm định.
Quy định rõ trách nhiệm về kết quả thẩm định đối với từng đơn vị và cá nhân. Cùng với việc phân công nhiệm vụ thẩm định cho các bộ phận cần bổ sung các quy định trách nhiệm về kết quả thẩm định đối với từng bộ phận và từng cán bộ thẩm định, gắn kết quả với trách nhiệm thẩm định, tăng cường trách nhiệm của các phòng và của từng cán bộ trong thực hiện thẩm định tài chính. Từ đó kích thích nhân viên thẩm định tự hoàn thiện năng lực chuyên môn để đáp ứng công việc thẩm định đồng thời hạn chế tiêu cực và bảo đảm tính khách quan trong thẩm định.
Khi phân công nhiệm vụ thẩm định ngoài việc tạo tinh thần trách nhiệm của cán bộ thẩm định đồng thời đưa ra những hình thức phạt, kỷ luật hoặc hơn thế nữa, tùy mức độ vi phạm của cán bộ thẩm định đối vớ những trường hợp cố tình làm sai.
Như quy định hiện nay, sau khi cán bộ tín dụng nhận đầy đủ hồ sơ của khách hàng, thu thập thêm thông tin từ một số kênh thông tin, rà soát lại tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho cán bộ phân tích thẩm định. Trong thực tế hồ sơ dự án có rất nhiều tài liệu, văn bản chỉ mang tính thủ tục nhưng phải có thời gian nhất định mới hoàn thiện được nên có thể để chủ đầu tư bổ sung sau. Việc chờ hoàn thiện hồ sơ dự án mới thẩm định tài chính sẽ lãng phí thời gian, vì vậy, cán bộ phân tích sẽ tiếp cận luôn cùng cán bộ tín dụng để cùng thẩm định.
Sau khi cán bộ tín dụng thu thập, kiểm tra xong tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, xác định thuộc đối tượng tài trợ, chuyển hồ sơ dự án cho cán bộ thẩm định để thực hiện thẩm định phương án tài chính và phương án trả nợ vốn vay bằng cách chuyển hồ sơ trên hệ thống icdoc hoặc qua mail. Thêm vào đó, đối với các bộ hồ sơ trình phòng Phê duyệt tín dụng của Hội sở chính cũng sẽ gửi trước hồ sơ để phòng nắm bắt, thẩm định.