Trong các vụ việc lớn và phức tạp, một cuộc họp hay trao đổi được lên kế hoạch trước phiên họp giải quyết tranh chấp có thể sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc rất nhiều trong phiên họp thật sự.
Nội dung liên quan của cuộc trao đổi có thể bao gồm thời gian tham gia của hội đồng trọng tài, phân chia thời gian giữa các bên, thứ tự trình bày, thời lượng và cách thức trình bày, phạm vi và thời lượng của thẩm vấn chéo trực tiếp, tóm tắt sau phiên họ, biên bản và chuẩn bị các tài liệu cho phiên họp. Các bên có thể thỏa thuận với nhau về các vấn đề này, trong trường hợp các bên không thống nhất được thì hội đồng trọng tài sẽ quyết định và ghi nhận lại bằng một chỉ thị về thủ tục.
3.6. Phán quyết trọng tài
Theo Điều 31 Quy tắc VIAC, trong trường hợp Hội đồng Trọng tài gồm ba Trọng tài viên, Phán quyết trọng tài và các Quyết định của Hội đồng Trọng tài được lập theo nguyên tắc đa số. Nếu không đạt được đa số, Phán quyết trọng tài và các Quyết định của Hội đồng Trọng tài được quyết định bởi Chủ tịch Hội đồng Trọng tài. Theo Khoản 5 Điều 4 Luật Trọng tài thương mại, phán quyết trọng tài là chung thẩm.
Theo Khoản 1 Điều 32 Quy tắc VIAC, Phán quyết trọng tài phải được lập bằng văn bản và có các nội dung chủ yếu sau đây:
“a) Ngày, tháng, năm và địa điểm lập Phán quyết trọng tài;
b) Tên, địa chỉ của Nguyên đơn và Bị đơn;
d) Tóm tắt Đơn khởi kiện và các vấn đề tranh chấp; tóm tắt Đơn kiện lại và các vấn đề tranh chấp (nếu có);
đ) Căn cứ lập Phán quyết trọng tài, trừ khi các bên thỏa thuận không cần nêu căn cứ trong Phán quyết trọng tài;
e) Kết quả giải quyết vụ tranh chấp;
g) Thời hạn thi hành Phán quyết trọng tài;
h) Phân bổ phí trọng tài và các chi phí khác có liên quan;