cáo tài chính
Dựa trên các đặc điêm nêu trên, trình tự kiêm tốn thường cĩ các bước cơ bản sau:
Hình 1.4: Các giai đoạn kiêm tốn
1.2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn
Chấp nhận khách hàng • Thư mời kiểm tốn • Xem xét mâu thuẫn lợi ích, giá phí, phạm vi kiểm toằn • Hợp đồng Đánh giá ban đầu • Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh • Hệ thống kiểm sốt Thiết lập kế hoạch • Tổng thể • Chi tiết
Giai đoạn tiền kế hoạch
Bước 1: Tiếp cận khách hàng • Đối với khách hàng mới
Tìm hiểu lý do mời kiểm tốn của khách hàng
Thu thập thơng tin về lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính,... từ các nguồn như BCTC, ngân hàng dữ liệu, báo chí, sách báo chuyên ngành, các trang thơng tin đại chúng,...
Tìm hiểu lý do kiểm tốn viên tiền nhiệm khơng thể tiếp tục cơng việc qua việc trao đổi trực tiếp
Đảm bảo tính độc lập và năng lực phục vụ khách hàng. • Đối với khách hàng cũ
Hằng năm sau khi kiểm tốn, KTV cập nhật thơng tin nhằm đánh giá lại khách hàng hiện hữu, nhằm xem xét cĩ phát sinh những vấn đề mới, chẳng hạn xung đột về lợi ích. khiến khơng thể tiếp tục kiểm tốn cho họ. Ngồi ra, cĩ trường hợp, KTV cũng cần phải ngưng kiểm tốn cho khách hàng, thí dụ đang xảy ra chanh chấp giữa khách hàng và kiểm tốn viên, hay giữa đơi bên cĩ sự mâu thuẫn về phạm vi kiểm tốn, hay từng cĩ những tranh luận về các thủ tục kiểm tốn cần thực thi.
Bước 2: Phân cơng kiểm tốn viên
Sau khi chấp nhận khách hàng, cơng ty kiểm tốn sẽ phân cơng cho những cán bộ, nhân viên kiểm tốn chuyên nghiệp được đào tạo và cĩ đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên mơn phù hợp với khách hàng. Ngồi ra, đối với khách hàng lâu năm thì một doanh nghiệp kiểm tốn nên hạn chế việc thường xuyên thay đổi kiểm tốn viên, nhằm giúp họ nắm vững được những nét đặc thù trong kinh doanh, duy trì được mối liên hệ mật thiết giữa hai bên.. .Mặt khác, doanh nghiệp kiểm tốn phải cĩ chính sách luân chuyển kiểm tốn viên để tránh quá quen thuộc với khách hàng, dễ dẫn đến sức ỳ về tâm lý và kiểm tra theo lối mịn, hoặc mất đi tính khách quan, độc lập.
Bước 3: Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng và ký hợp đồng kiểm tốn
Sau khi thỏa thuận với khahcs hàng, cơng ty kiểm tốn tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng và nêu rõ loại báo cáo kiểm tốn được phát hành. Bên cạnh đĩ thơng báo với khách hàng là KTV khơng cĩ trách nhiệm phát hiện mọi gian lận, sai sĩt của khách hàng mà chỉ dùng các thủ tục để xác định được sự trung thực và hợp lý của BCTC. Hợp đồng kiểm tốn ghi rõ những điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm tốn của khách hàng và cơng ty kiểm tốn, trong đĩ xác định mục tiêu, phạm vi kiểm tốn, quyền và trách nhiệm mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm tốn,...
Lập kế hoạch kiểm tốn
Thu thập thơng tin chung về khách hàng
Đây là bước quan trọng để kiểm tốn viên cĩ thể đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty khách hàng. Từ đĩ biết được tính trọng yếu của BCTC của họ. Việc lập kế hoạch kiểm tốn bao gồm tìm hiểu những nội dung sau đây:
• Ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng • Hệ thống kế tốn của khách hàng
• Hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng • Các bên liên quan
• Hình thức sở hữu và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Tìm hiểu chính sách kế tốn và các chu trình quan trọng
KTV sẽ tiến hành tìm hiểu chính sách kế tốn và các chu trình quan trọng về hàng tồn kho của cơng ty khách hàng:
• Chu trình mua hàng
• Chu trình HTK - Gía thành và giá vốn Thực hiện các thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là một yếu tố hết sức quan trọng nhằm phát hiện ra những biến động bất thường của BCTC, từ đĩ cĩ thể biết được những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến khoản mục hàng tồn kho
So sánh số liệu HTK, GVHB kỳ này với số liệu kỳ trước, giữa các kỳ với nhau, phân tích giá thành sản phẩm theo khoản mục như khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuát chung.
Phân tích các tỷ số liên quan đến HTK( số vịng quay HTK, số ngày/ 1 vịng quay HTK, tỷ suất thanh tốn hiện hanh...)
Đánh giá chung về hệ thống kiểm sốt nội bộ và rủi ro gian lận
Để đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm sốt nội bộ và rủi ro gian lận của đơn vị thì KTV tiến hành phỏng vấn ban giám đốc, bộ phận kiểm sốt nội bộ hoặc ban kiểm sốt về gian lận.
KTV sử dụng các xét đốn chuyên mơn của mình để đánh giá sự hiệu quả của hệ thống KSNB bằng các hình thức phỏng vấn, quan sát hoặc kiểm tra chứng từ, tài liệu. Kết hợp cùng bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ về mơi trường kiểm sốt, quy trình đánh giá rủi ro, giám sát các kiểm sốt.
Đánh giá mức trọng yếu và phương pháp chọn cỡ mẫu
Một sai sĩt cĩ thể trọng yếu với cơng ty này nhưng khơng trọng yếu với cơng ty kia. Việc xác định mức trọng yếu và phương pháp chọn cỡ mẫu cịn tùy thuộc vào quy mơ, đặc điểm cả doanh nghiệp khách hàng. Bên cạnh đĩ thì kinh nghiệm và sự xét đốn của kiểm tốn viên cũng vơ cùng quan trọng.
Từ mức trọng yếu tổng thể được xác định, KTV sẽ tính được mức trọng yếu thực hiện và mức ngưỡng sai sĩt khơng đáng kể (sai sĩt cĩ thể bỏ qua).
Mức trọng yếu thực hiện là mức do KTV xác định nhằm giảm khả năng các ảnh hưởng tổng hợp của các sai sĩt khơng đươc điều chỉnh và khơng được phát hiện bằng hoặc vượt qua mức trọng yếu đối với tổng thể BCTC xuống mức cĩ thể chấp nhận được.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn, KTV phải xác lập mức trọng yếu chấp nhận được, nghĩa là số tiền sai lệch tối đa cho phép, để căn cứ vào đĩ thiết kế các thủ tục kiểm tốn thích hợp nhằm phát hiện những sai lệch cĩ thể ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.
Lập kế hoạch kiểm tốn tổng quát và chương trình kiểm tốn
Kiểm tốn viên và cơng ty kiểm tốn phải lập kế hoạch kiểm tốn để đảm bảo cuộc kiểm tốn được tiến hành hiệu quả- Theo VAS 300. Qúa trình này bao gồm việc lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm tốn tổng thể và thiết kế chương trình kiểm tốn.
Chương trình kiểm tốn và tồn bộ những chỉ dẫn cho kiểm tốn viên và trợ lý kiểm tốn viên tham gia vào cơng việc kiểm tốn và là phương tiện ghi chép theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện kiểm tốn. Chương trình kiểm tốn chỉ dẫn mục tiêu kiểm tốn từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi thủ tục kiểm tốn cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành.(Theo VAS 300)
Chương trình kiểm tốn hàng tồn kho được thiết kế gồm + Thiết kế các thử nghiệm kiểm sốt
+ Thiết kế các thử nghiệm phân tích + Thiết kế các thử nghiệm chi tiết
1.2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm tốn hàng tồn kho
Thủ tục kiểm sốt và thử nghiệm kiểm sốt
Các KTV chỉ thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt về HTK trong trường hợp rủi ro kiểm sốt được đánh giá là nhỏ hơn mức rủi ro cĩ thể chấp nhận được nhằm mục đích đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đơn vị đối với khoản mục HTK, trắc nghiệm về mức đánh giá ban đầu. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm sốt được đánh giá ở mức rủi ro cĩ thể chấp nhận được hoặc kiểm tốn viên cho rằng phạm vi của các thử nghiệm cơ bản khơng thể giảm được trong thực tế thì kiểm tốn viên sẽ khơng thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt và chuyển sang thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
Để cĩ thể đánh giá được sự hữu hiệu của hệ thống KSNB thì kiểm tốn viên cĩ thể thiết kế các thử nghiệm kiểm sốt theo từng nghiệp vụ sau:
Kiểm tra sự xuất hiện các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hĩa đơn đầu vào.
Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng.
Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua hàng, một chuỗi các báo cáo nhận hàng để
kiểm tra các đơn đặt hàng về mua hàng, các báo cáo nhận hàng đã được đánh số liên tục trước hay chưa để đảm bảo các nghiệp vụ mua hàng hiện cĩ đều đã được ghi sổ.
Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ quá trình tính tốn các thơng tin tài chính trên hĩa đơn người bán và giá trị ghi sổ các khoản mục HTK.
Lần theo các bút tốn ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, trả lại hàng và thanh tốn nợ phải trả trên sổ kế tốn chi tiết.
Đối chiếu số tổng cộng của sổ kế tốn chi tiết với sổ cái. Đối với nghiệp vụ lưu kho
Các thử nghiệm kiểm sốt thường được thực hiện như sau:
Kiểm tra các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hĩa, biên bản nghiệm thu chất lượng hàng hĩa mua vào...
Phỏng vấn kết hợp quan sát, kiểm tra và đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết, các chứng từ gốc cĩ liên quan.
Kiểm tra sự sắp xếp chứng từ liên quan đến việc lưu kho như phiếu nhập kho đính kèm với biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hĩa mua vào, báo cáo giao nhận hàng hĩa.
Đối với nghiệp vụ xuất kho vật tư, hàng hĩa
Kiểm tốn viên cĩ thể kiểm tra tính cĩ thật của các yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hĩa bằng việc kiểm tra lại các phiếu yêu cầu và sự phê duyệt đối với các yêu cầu đĩ. Ngồi ra, kiểm tốn viên phải kiểm tra các chứng từ, sổ sách cĩ liên quan đến việc hạch tốn nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hĩa như lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng của khách hàng, kết hợp đối chiếu với sổ chi tiết, sổ cái nhằm khẳng định độ tin cậy đối với các yêu cầu đĩ. Ngồi ra, kiểm tốn viên phải kiểm tra các chứng từ, sổ sách cĩ liên quan đến việc hạch tốn nghiệp vụ xuất vật tư,
hàng hĩa như lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng của khách hàng, kết hợp đối chiếu với các sổ chi tiết, sổ cái nhằm khẳng định độ tin cậy đối với các thơng tin về nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hĩa.
Sau khi thực hiện xong các thử nghiệm kiểm sốt, KTV cần đánh giá lại rủi ro kiểm sốt và điều chỉnh lại chương trình kiểm tốn, phần thử nghiệm cơ bản.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với hàng tồn kho
Thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết trong quy trình kiểm tốn HTK
Thủ tục phân tích đối với hàng tồn kho bao gồm: • So sánh số dư hàng tồn khi của năm nay và năm trước
• So sánh số ngày lưu kho bình quân năm hiện hành với năm trước. • Phân tích sự biến động của giá trị hàng mua trong năm trước. • So sánh khối lượng mua hàng năm hiện hành với năm trước. • Phân tích sự biến động của giá trị hàng mua trong năm trước. • So sánh khối lượng mua hàng năm hiện hành với năm trước.
• So sánh giá thành năm hiện hành với năm trước, giá thành đơn vị kế hoạch với giá thành đơn vị thực tế.
• So sánh tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất của năm hiện hành với năm trước.
• So sánh chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn (nếu cĩ)
Việc thực hiện thủ tục phân tích nhằm tìm hiểu về sự hiện hữu, đầy đủ, phát sinh, đánh giá, ghi chép chính xác.
Thử nghiệm chi tiết
Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho
thơng qua việc KTV trực tiếp thực hiện kiểm kê trên cơ sở chọn mẫu. Chứng kiến kiểm kê HTK bao gồm ba bước:
Bước 1: Lập kế hoạch chứng kiến kiểm kê • Xem xét lại hố sơ kiểm tốn năm trước • Xem xét kế hoạch kiểm kê của đơn vị
• Nhận diện các khu vực hay mặt hàng cĩ nhiều rủi ro, những mặt hàng cĩ giá trị lớn và xác định sự cần thiết phải cĩ hỗ trợ của chuyên gia.
Bước 2: Các thủ tục được tiến hành khi chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho • Quan sát sự tuân thủ kế hoạch kiểm kê của nhĩm kiểm kê
• Quan sát tình trạng của hàng tồn kho và cách nhận diện hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời, kém chất lượng... của nhĩm kiểm kê. Việc này nhằm cung cấp bằng
chứng về sự đánh giá của hàng tồn kho.
Chọn mẫu kiểm kê trực tiếp: Lưu ý khi thực hiện chọn mẫu kiểm kê phải thực hiện cả hai thử nghiệm cung cấp bằng chứng về sự đầy đủ và hiện hữu.
Thảo luận với nhân viên của bộ phận sản xuất về phương pháp xác định mức độ hồn thành và phương pháp phân bổ chi phí.
Ghi nhận các biến động ngay trước, trong và sau thời điểm kiểm kê. Lưu sao các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê.
Bước 3: Các thủ tục được tiến hành sau khi kết thúc kiểm kê
Đối chiếu kết quả các thử nghiệm kiểm kê trực tiếp của kiểm tốn viên với các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê nhằm thẩm định tính chính xác của các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê.
Theo dõi việc ghi nhận các biến động sau cùng của hàng tồn kho ngay trước và sau thời điểm kiểm kê vào sổ sách kế tốn.
Đối chiếu bảng tổng hợp kết quả kiểm kê được lập bởi khách hàng với bản sao các phiếu kiểm kê hoặc với biên bản kiểm kê.
Theo dõi việc ghi nhận các biến động sau cùng của hàng tồn kho ngay trước và sau thời điểm kiểm kê vào sổ sách kế tốn.
Đối chiếu bảng tổng hợp kết quả kiểm kê được lập bởi khách hàng với bản sao các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê.
Kiểm tra việc xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách của đơn vị.
Gửi thư xác nhận hoặc chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho được gửi ở đơn vị khác.
Hàng tồn kho của đơn vị cĩ thể nằm ở kho thuê, kho ngoại quan, hàng gửi bán hoặc thuê gia cơng... Lúc này, tùy theo tính trọng yếu của số hàng gửi và xét đốn của KTV về tính chính trực và độc lập của đơn vị nhận gửi hàng, KTV sẽ thực hiện một hoặc cùng lúc các thủ tục sau:
• Yêu cầu đơn vị gửi thư xác nhận đối với số hàng gửi về cả số lượng và tình trạng của chúng tại thời điểm kết thúc niên độ.
• Trực tiếp tham gia kiểm kê tại kho hàng.
• Chỉ định kiểm tốn viên khác tham gia kiểm kê.
Chỉ định một KTV khác xem xét về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB tại đơn vị nhận gửi hàng để xem cĩ thể tin tưởng vào thủ tục kiểm kê và bảo quản HTK được thực hiện bởi đơn vị nhận gửi hàng hay khơng. Từ đĩ, KTV xem cĩ thể sử dụng kết quả kiểm kê của đơn vị nhận gửi hàng để xác minh về sự hiện hữu và đánh giá của HTK hay khơng.
• Yêu cầu đơn vị nhận hàng cung cấp các tài liệu, chứng từ liên quan đến số hàng tồn kho đang gửi.
Nếu hàng tồn kho được gửi rải rác ở nhiều nơi với trị giá hàng ở từng nơi khơng đáng kể nhưng hộp lại sẽ là trọng yếu thì kiểm tốn viên cần chọn mẫu cĩ thể đại diện được cho tổng thể và tiến hành các thủ tục cần thiết như đã nêu trên.