a) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xí nghiệp 11 là một doanh nghiệp có qui mô lớn ở cấp xí nghiệp, địa bàn hoạt
động trải rộng trong cả nước. Để phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất, Xí nghiệp đã vận dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán
nửa tập trung, nửa phân tán. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp 11 được tổ chức thành ban
tài chính và nhân viên kế toán tại các đội. Toàn Xí nghiệp có 12 đội trực thuộc thực hiện
hạch toán phụ thuộc. Xí nghiệp đã quy định rõ chức năng nhiệm vụ của từng bộ
phận kế
toán như sau:
- Ke toán trưởng: Là người có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thông tin kinh tế trong toàn đơn vị. Đồng thời hướng dẫn,
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
thể chế và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà
nước, của Bộ Quốc phòng, của Bộ xây dựng và của Tổng công ty. Hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo việc hạch toán, lập kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp.
- Kế toán tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo chi tiết và tổng hợp báo cáo các đội gửi lên thành báo cáo Xí nghiệp. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn là người kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ cũng như việc ghi chép sổ sách kế toán mà các đội gửi lên.
- Kế toán vốn bằng tiền: Thanh toán tiền lương và các khoản thanh toán với ngân hàng, thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản thanh toán trong nội bộ, với ngân sách Nhà nước, với nhà cung cấp, với khách hàng và theo dõi tình hình thu hồi vốn các công trình.
- Kế toán vật tư và tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp, ghi sổ khấu hao tài sản và theo dõi tình hình nhập xuất vật
tư và tài sản cung ứng cho các đội.
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Xí nghiệp, căn cứ vào các chứng từ được duyệt
hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, ngân phiếu phục vụ sản xuất. Hàng tháng đối chiếu với kế toán vốn bằng tiền về tồn quỹ và các lệnh thu chi báo cáo với kế toán trưởng đồng thời giúp kế toán vốn bằng tiền về khâu thanh toán nội bộ xí nghiệp và chế độ chi tiêu.
- Kế toán tại các đội trực thuộc xí nghiệp: Là người thường xuyên theo dõi và bám sát các công trình xây dựng, định kỳ hàng tháng tập hợp toàn bộ các chứng từ tiến hành ghi sổ. Ngoài ra công việc thường xuyên của kế toán đội là thực hiện việc thanh quyết toán với các nhân viên của đội. Cuối quý làm quyết toán báo cáo tài chính với xí nghiệp. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán thành sơ đồ như sau:
Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp 11
(Nguồn: Hồ sơ năng lực XN11-CN Tổng Công ty 319 BQP) b) Đặc điểm tổ chức sổ kế toán.
Hình thức tổ chức sổ kế toán mà kế toán xí nghiệp áp dụng là hình thức
Chứng
từ ghi sổ. Việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là do kế toán đội
thực hiện, do đó mô hình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được hạch toán theo trình tự của hình thức chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh hoặc phản ánh các nghiệp vụ
phát sinh vào các chứng từ phù hợp. Định kỳ mỗi tháng một lần kế toán tập hợp một số loại chứng từ ban đầu vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Chứng từ gốc cùng với bảng tổng hợp chứng từ gốc là căn cứ để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng
từ ghi sổ được ghi vào sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627, 154 và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh TK 621, 622, 623, 627, 154.
Cuối quý khoá sổ Cái, tính dư cuối kỳ các tài khoản trên sổ Cái, cộng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Số liệu tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Cuối quý cộng sổ chi phí sản xuất kinh doanh, lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo từng công trình sau đó đối chiếu với sổ Cái. Sau khi đảm bảo tính khớp đúng của số liệu, kế toán lập báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp . Có thể khái quát trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại các đội như sau:
Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại các đội của xí nghiệp 11
Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng
c. Phần mềm kế toán:
Tại Tổng Công ty 319 nói chung và Xí nghiệp 11 nói riêng, các đơn vị đều sử dụng phần mềm kế toán Fast. Dưới đây là giao diện của phần mềm được Xí nghiệp sử dụng
Sau khi đăng nhập tên Công ty và mật khẩu sử dụng cho từng công ty riêng, màn hình hiện ra giao diện như sau:
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng