1.3.2.1 Kiểm soát chung
Kiểm soát chung trong chu trình doanh thu cần đảm bảo việc truy cập, sử dụng, khai thác dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình. Khi nhập dữ liệu ghi nhận các hoạt động này cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho các đối tượng thực hiện khác nhau. Đối với mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện một chuỗi các hoạt động trong cùng một chu trình.
Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động cũng cần tách biệt
chức năng khai báo các tài khoản, các đối tượng quản lý của hoạt động (đối tượng nợ
phải thu, hàng tồn kho...) với chức năng nhập liệu nội dung hoạt động. Các sự kiện phát sinh chỉ được ghi nhận khi nội dung có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống.
a, Kiểm soát truy cập hệ thống
• Rủi ro thường gặp:
- Các dữ liệu kế toán, tài liệu của công ty có thể bị sửa đổi, sao chép để sử dụng vào các mục đích xấu, gây tổn hại đến công ty.
- Người không có thẩm quyền có thể tiếp cận dữ liệu của công ty với mục đích phá hoại.
• Thủ tục kiểm soát:
- Công ty cần cấp quyền truy cập vào Hệ thống thông tin cho từng cá nhân, đổng thời cũng giới hạn quyền truy cập của họ trong phạm vi công việc được giao. Từng nhân viên công ty khi sử dụng máy tính cần có một tài khoản người dùng và mật khẩu, nó cũng chính là tài khoản được cấp quyền truy cập hệ thống thông tin kế
toán. Đối với mỗi lượt truy cập vào hệ thống cần phải được phầm mềm lưu trữ lại lịch sử để cuối kỳ công ty tiến hành kiểm tra, phát hiện ra những truy cập bất thường để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Phân chia trách nhiệm của từng cá nhân. Các phần mềm cũng nên được thiết kế theo hướng cấp quyền truy cập xem một phần hay toàn bộ cơ sở dữ liệu. Công ty cần có các chính sách rõ ràng bằng văn bản hướng dẫn chi tiết về việc truy cập vào hệ thống.
b, Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
• Rủi ro thường gặp:
- Các hồ sơ, tài liệu của công ty lưu trữ có thể bị lấy cắp, sao chép với mục đích xấu, gây tổn hại cho công ty.
• Thủ tục kiểm soát:
- Cần phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân liên quan.
- Cấp quyền truy cập, tiếp cận các tài liệu cho các cá nhân theo đúng phạm vi công việc của họ.
c, Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
• Rủi ro thường gặp:
- Các dữ liệu của công ty có thể bị mất do phần mền kế toán bị lỗi, hỏng. - Các dữ liệu của công ty có thể bị phá hủy do các đối tượng xấu phá hoại.
• Thủ tục kiểm soát:
- Các tập tin, bản ghi cần phải thường xuyên được cập nhật các bản sao lưu dự phòng. Thời gian thực hiện sao lưu có thể theo ngày, theo tuần, tùy thuộc và khối lượng dữ liệu.
Công ty có thể có từ 2 tệp tin dự phòng trở lên. Trong đó, một tệp tin dược lưu trữ an toàn tại văn phòng và một tệp tin được lưu trữ bên ngoài văn phòng. Cả hai tệp tin dự phòng này cần được đảm bảo an toàn tuyệt đối bởi những nhà quản lý cấp cao. Với quy trình lập và sao lưu các tập tin dự phòng cần phải được kiểm tra định kỳ, đồng thời công ty cũng cần xây dựng kế hoạch khắc phục cụ thể khi tệp tin chính dữ liệu hay tệp tin dự phòng bị lỗi, hỏng. Các thông tin quan trọng tuyệt đối không được lưu trữ trong máy tính cá nhân mà phải được lưu ở máy tính chủ của Công ty. Việc lưu trữ các dữ liệu trên các tệp tin là điều rất quan trọng vì những
thiết bị lưu trữ ngoài như ổ đĩa cứng, đĩa mềm với nội dung lẻ tẻ rất dễ bị mất cắp, thất lạc. Đặc biệt cần đảm bảo an toàn tối đa cho máy chủ cũng như các tệp tin, ổ đĩa lưu trữ dự phòng. Ngoài ra, có thể sử dụng phương pháp mã hóa để lưu trữ các dữ liệu quan trọng.
d, Kiểm soát máy tính cá nhân, mạng máy tính, internet
• Rủi ro thường gặp:
- Máy tính cá nhân của các thành viên trong công ty có thể bị kẻ xấu truy cập để phá hủy, lấy cắp dữ liệu.
- Máy tính có thể bị hư hỏng, phá hủy do cài đặt các phần mềm không đăng ký, nhiễm virus.
• Thủ tục kiểm soát:
- Công ty nên cài đặt sẵn các phần mềm diệt virus trên từng máy tính.
- Hạn chế nhân viên công ty cài các phần mền không cần thiết. Chỉ khi có sự xác nhận của bộ phận kỹ thuật, nhân viên IT thì nhân viên mới có thể tải, và đặt các phần mềm khác. Hoặc cũng có thể chỉ cấp quyền tải và cài đặt dữ liệu cho các nhân viên IT để tránh các lỗi không cần thiết.
- Thông tin thường xuyên và đầy đủ về an ninh và ý thức bảo vệ an ninh trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính.
- Tăng cường các hoạt động giám sát sử dụng máy tính. - Mã hóa các dữ liệu.
1.3.2.2 Kiểm soát ứng dụng
Mục tiêu của kiểm soát ứng dụng là hạn chế gian lận, sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin.
a, Kiểm soát nhập liệu
• Rủi ro thường gặp:
- Nhân viên nhập liệu sai chứng từ vào hệ thống. - Nhập liệu thừa.
- Nhập liệu thiếu.
• Thủ tục kiểm soát:
- Thủ tục kiểm soát nguồn dữ liệu như: kiểm tra việc đánh số chứng từ, tài liệu chứng từ luân chuyển; Kiểm tra phê duyệt chứng từ; Đánh dấu chứng từ ngay
sau khi vào sổ, nhập liệu hay xử lý; Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu.
- Thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu gồm: Kiểm tra tuần tự; Kiểm tra vùng
dữ liệu; Kiểm tra dấu; Kiểm tra hợp lý; Kiểm tra giới hạn; Kiểm tra tính có thực.
b, Kiểm soát thông tin đầu ra
• Rủi ro thường gặp:
- Các thông tin được kết xuất không chính xác gây khó khăn cho người sử dụng.
- Khi chuyền thông tin có thể sai sót.
• Thủ tục kiểm soát:
- Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu.
- Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin.
- Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng thông tin.
- Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.
- Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo.
- Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp...
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 tập trung về các khái niệm, đặc điểm, các lý thuyết chung về chu trình kinh doanh nói chung và chu trình doanh thu nói riêng nhằm hướng tới một cái nhìn tổng quát nhất về chu trình doanh thu cho người đọc. Đồng thời, đây cũng là tiêu chuẩn cần thiết làm cơ sở cho việc đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá về thực trạng tổ chức chu trình doanh thu trong Công ty Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm.
Clii tiêu Qui 4 nám 2019 Năm 2020 TB quý năm 2020 Quí 1 năm 2021
DTBH va CCDV 2.572.190.711 18.347.183.277 4.586.795.819 4.771.300.000
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VÀ THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ
VIỆT LÂM 2.1 Khái quát về công ty
2.1.1 Lịch sử hình thành
2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế Công ty Cổ phần ngày 13/09/2019 với tổng số vốn điều lệ là 9 tỉ VND. Trên con đường khẳng định vị thế của mình, công ty luôn thấu hiểu điều kiện tiên quyết cho sự thành công và gia tăng giá trị doanh nghiệp đó là sự hài lòng của Khách hàng. Chính vì vậy, mục tiêu của công ty là trở thành một trong những nhà cung cấp vật liệu và thiết bị xây dựng hàng đầu. Cung cấp sản phẩm đạt chất lượng cao, tiên tiến, phù hợp với từng phân khúc khách hàng. Xác định con người là yếu tố hàng đầu, công ty không ngừng tìm kiếm và nuôi dưỡng tài năng, mang đến cho thành viên những cơ hội thể hiện giá trị bản thân, đóng góp tích cực cho từng giai đoạn phát triển của công ty.
• Trụ sở công ty: Số 78 Phố Nguyễn Khang, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
• Mã số thuế: 0108901296
• Người đại diện pháp luật: Nguyễn Ngọc Tiến
• Ngày thành lập: 13/09/2019 2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh
Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong nước, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: Bán buôn, bán lẻ các vật liệu, thiết bị, đồ dùng ngoài ra còn có một số hoạt động sản xuất kinh doanh khác nữa:
- Bán buôn, bán lẻ các đồ dùng cho gia đình.
- Bán buôn, bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, thiết bị viễn thông.
- Bán buôn máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế máy.
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng. - Bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn, rèm, vật liệu phủ tường và sàn.
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác.
- Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi.
- Sửa chữa giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự. - Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác. - Sản xuất đồ gỗ xây dựng đơn giản.
- Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ...
2.1.1.3 Khái quát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Việt Lâm từ khi thành lập đến nay.
Các khoản giâm trừ DT 62.402.200 168.121.349 42.030.337 14.058.010 Doanh thu thuần về bán háng
và cung cấp dịch vụ
2.509.788.511 18.179.061.928 4.544.765.482 4.757.241.990
Giá VOtI hàng bán 2.197.436.012 16.559.913.100 4.139.978.275 4.239.101.503
Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 312.352.499 1.619.148.828 404.787.207 518.140.487
Doanh thu hoạt động tài chính 17.090.000 269.042.100 67.260.525 11.200.100
Lợi nhuận thuần từ hoạt động
Nguồn BCTC của CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm
Nhận xét:
Nhìn chung ta thấy, lợi nhuận của công ty tăng qua các thời kỳ. Bình quân quý năm 2020 tăng 56,72% so với quý 4 năm 2021 và quý 1 năm 2021 tăng 21,53% so với trung bình quý năm 2020.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Quý 4 năm 2019 là thời điểm Công ty vừa mới bắt đầu hoạt động. Mặc dù còn khó khăn về nhiều mặt nhưng tình hình tài chính của công ty tương đối khả quan.
- Cụ thể doanh thu bình quân quý năm 2020 so với quý 4 năm 2019 tăng gấp 1,78 lần và quý 1 năm 2021 tăng 1,04 lần so với bình quân quý năm 2020.
- Từ đầu năm 2020 đến nay, nước ta đã trải qua 3 đợt dịch Covid 19. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh tế đất nước nói chung và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói riêng. Đứng trước bối cảnh dịch bệnh diễn ra hết sức phức tạp, Nhà Nước yêu cầu cách ly toàn xã hội, nhưng Công ty vẫn giữ được sự tăng trưởng cao, đây là dấu hiệu đáng mừng.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là yếu tố cốt lõi quyết định khả năng hoạt động của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, để thực hiện được mục tiêu hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao, doanh nghiệp cần phải thiết kế cơ cấu bộ máy quản lý một cách phù hợp.
Hiểu được tầm quan trong này, Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến. Đây là mô hình tổ chức quản lý mà trong đó nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới và ngược lại, mỗi cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và phải chịu trách nhiệm trước 1 cấp trên. Mối quan hệ làm việc giữa các thành viên của bộ máy tổ chức được thực hiện trực tuyến, người thực thi chỉ nhận lệnh từ một người phụ trách. Vì vậy, nhà quản trị sẽ trực tiếp ra quyết định với cấp dưới và nhận báo cáo từ phía họ.
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của CTCP Việt Lâm. Mô tả chức năng, đặc điểm của các bộ phận:
của công ty gồm 4 thành viên góp vốn. Trong đó, Tổng giám đốc có cổ phần cao nhất chiếm 62%.
• Tổng giám đốc: Đây là người điều hành bộ máy hoạt động của công ty, được ủy thác là người đại diện hợp pháp. Tổng giám đốc có trách nhiệm quản lý tất cả các bộ phận, phòng ban và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh theo đúng những chiến lược mà Hội đồng quản trị đã nhất trí đề ra.
• Phó tổng giám đốc: Đây là người thực hiện theo dõi, giám sát cách thức thực hiện công tác nghiệp vụ của đơn vị, thực hiện công việc theo sự ủy quyền của cấp trên. Công ty hiện nay có 2 Phó tổng giám đốc làm việc.
• Bộ phận kế toán: Đây là phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán theo luật định như: Lập báo cáo tài chính; lập báo cáo thuế; thay mặt công ty làm việc với cơ quan thuế; kế toán ngân hàng; theo dõi tình hình công nợ; thực hiện thanh toán; hạch toán chi phí, xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Cùng với đó là nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các chính sách của công ty.
• Bộ phận kho: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho hiện tại của công ty, dự đoán nhu cầu trong tương lai, dựa trên dữ liệu được thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt. Đồng thời cần phối hợp với các hãng vận chuyển để việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện một cách tối ưu, đàm phán ở mức giá có lợi nhất cho công ty.
• Bộ phận kinh doanh: Đây là bộ phận thực hiện các kế hoạch kinh doanh và hợp đồng đã được phê duyệt theo đúng nội dung luật pháp Việt Nam. Thực hiện các giao dịch mua bán với các khách hàng và nhà cung cấp.
• Bộ phận nhân sự: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo ứng viên mới, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên, truyền thông nội bộ những vấn đề liên quan đến an toàn lao động và hơn thế nữa. Ngoài ra, bộ phận nhân sự còn phụ trách chăm lo đời sống công sở cho các nhân viên, đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động.
• Bộ phận kỹ thuật: Đây là bộ phận phụ trách về vấn đề kỹ thuật cho các sản