2.2 THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU CỦA
2.2.3 Hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán của công ty Cổ phần Vật liệu
liệu xây dựng và Thiết bị Việt Lâm
2.2.3.1 Kiểm soát theo hoạt động
a, Kiểm soát hoạt động 1.0 Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt
• Rủi ro thường gặp:
Nhận Đơn đặt hàng:
- Khách hàng có thể đặt hàng qua nhiều hình thức như: đặt hàng trực tiếp với Nhân viên bán hàng; Đặt hàng qua điện thoại, email. Với hình thức đặt hàng qua điện thoại, có thể do nguyên nhân khách quan như đường truyền kém dẫn đến việc xác nhận thông tin Khách hàng sai sót.
Trong việc xét duyệt Đơn đặt hàng:
- Nhân viên bán hàng chưa kiểm tra Hàng tồn kho với Thủ kho mà đã chấp nhận Đơn đặt hàng dẫn đến việc không đáp ứng kịp thời, đáp ứng chậm thời gian mà Khách hàng đề ra, làm giảm uy tín của công ty.
- Nhân viên bán hàng có thể báo giá sai cho Khách hàng vì không cập nhật thường xuyên giá bán.
- Không kiểm tra hạn mức tín dụng của Khách hàng mà Nhân viên bán hàng đã xét duyệt bán chịu cho Khách hàng. Điều này dẫn đến rủi ro công ty không thu hồi được nợ của Khách hàng, Công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Trong quá trình nhập liệu Đơn đặt hàng vào phần mềm, Nhân viên bán hàng nhập sai thông tin của Khách hàng (Mã số thuế, Địa chỉ, Số điện thoại); sai thông tin các hàng hóa được đặt (Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Giá bán) đẫn đến giao hàng hóa sai địa chỉ, sai hàng hóa, gây tổn thất cho công ty.
• Thủ tục kiểm soát:
- Đơn đặt hàng do Khách hàng gửi tới đã được xét duyệt, Nhân viên bán hàng cần tiến hành nhập liệu ngay vào phần mềm, tránh trường hợp nhập thiếu.
- Khi lập Lệnh bán hàng, Nhân viên bán hàng cần kiểm tra lại các số liệu để đảm bảo sự khớp đúng giữa Đơn đặt hàng Khách hàng gửi tới và Lệnh bán hàng lập ra.
- Các lệnh bán hàng cần được đánh số thứ tự từ trước tránh trường hợp Nhân viên lập khống chứng từ.
b, Kiểm soát hoạt động 2.0 Xuất kho - Giao hàng.
• Rủi ro thường gặp:
Trong việc xuất kho hàng hóa:
- Các thông tin trên Phiếu xuất kho không trùng khớp với Đơn đặt hàng. - Xuất kho hàng hóa sai số lượng, sai hàng hóa.
Trong việc giao hàng:
- Giao hàng hóa sai số lượng, sai mặt hàng, sai quy cách.
- Do các nhân tố về môi trường, thời tiết, trong quá trình giao hàng có thể xảy ra các hỏng hóc, tổn thất hàng hóa.
• Thủ tục kiểm soát:
Xuất kho hàng hóa:
- Do công ty sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ công việc nên trên Phiếu xuất kho Nhân viên kế toán chỉ cần điền đầy đủ thông tin về: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng; Còn các thông tin về đơn giá xuất kho, thành tiền không cần tự điền và Công ty sử dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân cuối kỳ nên đến cuối kỳ, Kế toán viên chỉ cần thực hiện thao tác trên phần mềm là phần mềm tự động tính ra giá xuất kho cho các hàng hóa. Nhờ vậy giảm thiểu về sự sai
- Phiếu xuất kho cần có sự xác nhận Bộ phận kho, Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán. Sau khi kiểm tra cần ký xác nhận.
- Cuối mỗi ngày, cần truy xuất dữ liệu từ hệ thống để tổng hợp ra Bảng kê xuất kho, làm căn cứ tổng quát để đối chiếu số liệu.
Giao hàng cho Khách hàng:
- Phiếu giao hàng phải được đánh số thứ tự từ trước.
- Trên Phiếu giao hàng cần điểm đầy đủ, chính xác các thông tin về Khách hàng, Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền. Đơn giá cần được cập nhật đúng theo bảng giá. Đồng thời phải có sự xác nhận của các bên liên quan: Khách hàng, Nhân viên giao hàng.
- Định kỳ, cuối tuần, cuối tháng phải tiến hành kiểm kê kho, để rà soát số lượng Hàng tồn kho trên thực tế với sổ sách, phát hiện thiếu, thừa hàng hóa để có các biện pháp giải quyết kịp thời.
c, Kiểm soát hoạt động 3.0 Lập hóa đơn, Theo dõi nợ
• Rủi ro thường gặp:
Khi Lập hóa đơn:
- Nhân viên kế toán có thể quên lập một Hóa đơn; lập 1 Hóa đơn nhiều lần, lập hóa đơn khống khi không giao hàng.
- Nhân viên kế toán lập Hóa đơn sai về số lượng, tên, giá bán hàng hóa, sai thông tin về Khách hàng.
Khi theo dõi nợ phải thu khách hàng:
- Nhập liệu sai dẫn đến sai về đối tượng, giá trị phải thu khách hàng, gây khó khăn trong công tác theo dõi nợ.
• Thủ tục kiểm soát:
Lập hóa đơn:
- Các Hóa đơn được lập ra đều phải có căn cứ rõ ràng là Lệnh bán hàng (do Bộ phận kinh doanh chuyển đến), Phiếu xuất kho (do Bộ phận Kho chuyển đến), Phiếu giao hàng (do Bộ phận kinh doanh chuyển đến). Điều này để đảm bảo Hóa đơn được lập là có thực, tránh trường hợp Nhân viên lập Hóa đơn khống trong khi không bán hàng cho Khách hàng.
- Trên các Hóa đơn cần phải điển đầy đủ, chính xác các thông tin Khách hàng, các Hàng hóa được đặt, cập nhật đúng giá bán, thuế GTGT, thành tiền.
- Mỗi Hóa đơn được lập ra đều phải có sự kiểm tra của Nhân viên kế toán 1 (Kế toán bán hàng), Nhân viên bán hàng, Khách hàng và cần ký xác nhận.
Theo dõi công nợ:
- Các dữ liệu được truy xuất từ phần mềm kế toán nên tránh được sai sót. - Tuy nhiên có những Khách hàng tên gần giống nhau nên Nhân viên có thể sai sót trong quá trình nhập liệu.
d, Kiểm soát hoạt động 4.0 Thu tiền
• Rủi ro thường gặp:
- Đối với các khoản mà Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, Nhân viên kế toán 4 (Thủ quỹ), Nhân viên bán hàng có thể móc nối với nhau biển thủ số tiền đó trước khi nó được ghi nhận.
• Thủ tục kiểm soát:
Lập phiếu thu
- Công ty đã đảm bảo sự bất kiêm nhiệm giữa người lập Phiếu thu và Người thu tiền. Nhân viên kế toán 2 (Kế toán tiền, Ngân hàng) có nhiệm vụ lập Phiếu thu tiền còn Nhân viên kế toán 4 (Thủ quỹ) làm nhiệm vụ thu tiền.
- Phiếu thu cũng được đánh số từ trước và có sự kiểm tra, xác nhận của: Nhân viên kế toán 2 (Kế toán tiền, Ngân hàng), Nhân viên kế toán 4 (Thủ quỹ), Nhân viên kế toán 1 (Kế toán công nợ) và Khách hàng.
Thu tiền
- Khi thu được tiền của Khách hàng, Nhân viên kế toán 2 (Kế toán tiền, Ngân
hàng) nhập liệu, hệ thống sẽ tự động cập nhật giảm khoản phải thu Khách hàng đó. - Trong trường hợp, Khách hàng trả tiền thông qua Ngân hàng, khi công ty nhận được Giấy báo có, thông báo của Ngân hàng thì mới tiến hành các thao tác lập Phiếu thu, giảm trừ công nợ.
- Định kỳ hàng tháng, cần phải kiểm tra quỹ để kịp thời phát hiện các sai sót, nhanh chóng tìm phương hướng giải quyết.
2.2.3.2 Kiểm soát thông tin
a, Kiểm soát chung
• Kiểm soát truy cập hệ thống - Rủi ro thường gặp:
+ Dữ liệu kế toán của công ty được lưu trữ trên máy tính, có rủi ro bị lấy cắp, sửa đổi, phá hủy.
- Thủ tục kiểm soát:
+ Đối với phần mềm kế toán, các Nhân viên kế toán được cấp tài khoản truy cập khác nhau tùy thuộc và phần công việc được giao. Và sử dụng phần mềm dưới sự quản lý của Kế toán trưởng.
+ Các tài khoản mà Nhân viên kế toán được cấp cần có khai báo người dùng, nhận dạng cá nhận cụ thể.
• Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý - Rủi ro thường gặp:
+ Các giấy tờ, chứng từ quan trọng được công ty lưu trữ có thể bị kẻ xấu tiếp cận để sao chép, phá hủy.
- Thủ tục kiểm soát:
+ Đối với các giấy tờ chứng từ đều được lưu lại trong két của các Bộ phận liên quan, chỉ người chịu trách nhiệm mới được tiếp cận.
+ Mỗi nhân viên kế toán cũng đều có các tủ chứa các chứng từ riêng, có chìa khóa để đảm bảo an toàn.
+ Riêng Nhân viên kế toán 4 (Thủ quỹ) có trách nhiệm lưu giữ tiền của công ty trong két sắt của công ty, không tiết lộ bất cứ thông tin nào với người không có thẩm quyền.
• Kiểm soát lưu trữ dữ liệu - Rủi ro thường gặp:
+ Các tài liệu được lưu trữ ra các thiết bị bên ngoài như USB,... có nguy cơ bị lấy cắp.
- Thủ tục kiểm soát:
- Các dữ liệu khi nhập vào phần mềm máy tính cần lưu lại hàng ngày trên máy tính.
• Kiểm soát máy tính cá nhân, mạng máy tính, internet: - Rủi ro thường gặp:
+ Máy tính của các nhân viên có khả năng bị hỏng, lỗi, không có biện pháp sử chữa đúng dẫn đến các thông tin, dữ liệu sao lưu trên máy tính bị mất.
- Thủ tục kiểm soát:
+ Công ty cài đặt phần mềm diệt virus, tuyên truyền đến toàn bộ nhân viên không tự ý cài đặt các phần mềm lạ về máy tính.
b, Kiểm soát ứng dụng
• Kiểm soát nhập liệu - Rủi ro thường gặp:
+ Người không có thẩm quyền có thể nhập liệu vào phần mềm kế toán với mục đích xấu.
+ Nhân viên nhập liệu sai vào máy tính.
+ Nhân viên nhập liệu thiếu các chứng từ vào máy tính. + Nhân viên nhập liệu thừa, lặp các chứng từ vào máy tính. - Thủ tục kiểm soát:
+ Chỉ người có thẩm quyền mới được nhập dữ liệu vào phần mềm. + Phân quyền truy cập đối với từng cá nhân.
• Kiểm soát thông tin đầu ra - Rủi ro thường gặp:
+ Các thông tin, báo cáo được kết xuất ra chưa phù hợp với mục đích sử dụng.
+ Chuyển giao thông tin đầu ra chưa đến đúng người có nhu cầu sử dụng thông tin.
- Thủ tục kiểm soát:
+ Xem xét lại các kết xuất để đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin đó.
2.3 Đánh giá công tác tổ chức chu trình doanh thu của Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm