2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:
Sơ đồ 2.2 Tổ chức Bộ máy kế toán của CTCP Việt Lâm.
Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 thành viên, được tổ chức theo mô hình phân cấp. Kế toán trưởng là người đứng đầu, quản lý bao quát các hoạt động chung của cả Bộ phận.
Mô tả công việc chính của các thành viên trong Bộ phận kế toán:
• Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp, kế toán thuế)
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm kiểm soát, quản lý chung mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kế toán, tài chính của công ty. Đồng thời nắm bắt được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để từ đó có những phân tích, tham mưu cho Ban Giám Đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính cụ thể của công ty.
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết từ đó tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán, cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Ban Giám Đốc khi có yêu cầu.
- Kế toán thuế: Kiểm tra, kiểm soát các Hóa đơn đầu ra gửi cho Khách hàng; lập tờ khai thuế, Định kỳ lập Báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Nhân viên kế toán 1:
theo đúng kế hoạch, tránh ảnh hưởng đến hoạt động của công ty; lập các văn bản, chứng từ liên quan như bảng kê hàng bán ra, bảng kê hàng mua vào.
- Kế toán công nợ: Phụ trách theo dõi công nợ theo từng hợp đồng, đối tượng cụ thể. Định kỳ đối chiếu số liệu công nợ, lập biên bản xác nhận công nợ với từng đối tượng để rà soát các khoản nợ quá hạn.
• Nhân viên kế toán 2:
- Kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra, rà soát các chứng từ
trước khi lập thủ tục thu, chi; Đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ với Thủ quỹ; Thường xuyên
kiểm tra số dư tiền gửi ngân hàng để xem xét các biến động, lập bảng kê, báo cáo. - Kế toán tiền lương: Thực hiện chấm công hàng ngày. Tiến hành tính lương, các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên và hạch toán kế toán.
• Nhân viên kế toán 3:
- Kế toán kho: Nhận chứng từ nhập từ Nhân viên mua hàng của Bộ phận kinh doanh, kiểm tra tính đầy đủ và hạch toán; Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho; Lập các bảng kê hàng tồn kho.
• Nhân viên kế toán 4:
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt trong két, có trách nhiệm đảm bảo an toàn; Nhận
các phiếu thu, chi tiền của các bộ phận liên quan chuyển tới, tiến hành đối chiếu các chứng từ, sau đó thực hiện việc thu, chi tiền hàng ngày; Kiểm kê quỹ hàng ngày với sổ
quỹ của mình; đồng thời cần đối chiếu định kỳ số liệu với kế toán tiền. 2.1.3.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
- Hình thức kế toán áp dụng: hình thức Nhật ký chung, ngoài ra, công ty sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hoạt động (phần mềm kế toán Misa).
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch.
- Kỳ kế toán: Công ty lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán tháng, quý, năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Đồng tiền Việt Nam.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ.
2.1.3.3 Giới thiệu phần mềm kế toán MISA mà công ty đang sử dụng
a, Giới thiệu phần mềm kế toán
- Khái niệm phần mềm kế toán: “Phần mềm kế toán là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Phần mềm kế toán nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập hoặc nhập vào, dựa vào các thủ tục, các quy trình có sẵn. Phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả.”
- Tính vượt trội hơn khi sử dụng phần mềm kế toán: + Hỗ trợ tác nghiệp và tiết kiệm thời gian.
+ Thông tin chính xác hơn do được xử lý bằng máy tính. + Giúp lập các báo cáo nhanh chóng.
+ Thực hiện công việc tính lương đơn giản, dễ dàng. + Hỗ trợ công tác thuế.
b, Giới thiệu phần mềm kế toán công ty sử dụng (Phần mềm kế toán Misa)
- Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm hiện đang
sử dụng phần mềm kế toán MISA do Công ty cổ phẩn Misa cung cấp - một trong những công ty lớn nhất hiện nay trong việc cung cấp các phần mềm hỗ trợ kế toán.
- Phần mềm kế toán MISA là phần mềm kế toán online đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp. Các nghiệp vụ được tích hợp với nhau thành một hệ thống hợp nhất gồm: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Giá thành, Tổng hợp,...
• Đánh giá sự phù hợp của phần mềm kế toán Misa: - Ưu điểm:
+ Giao diện: Phần mềm kế toán Misa có ưu điểm là dễ sử dụng bởi giao diện trực quan và thân thiện với người dùng; Đối với những người mới sử dụng cũng không thấy khó khăn mà ngược lại là thấy thoải mái với giao diện màu xanh nhạt và các mục được bố trí rõ ràng, dễ nhìn, dễ thao tác.
+ Phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu với mỗi đơn vị được thao tác trên một cơ sở dữ liệu khác nhau, độc lập với nhau. Khả năng thao tác, lưu, ghi sổ dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
+ Đặc biệt, Công ty cổ phần Misa còn đưa ra hướng dẫn rất rõ ràng về cách sử dụng, cách hạch toán các nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên sử dụng phần mềm dễ dàng hơn.
+ Độ chính xác cao: Có thể khẳng định rằng số liệu được tính toán trên phần mềm Misa có độ chính xác rất cao, khả năng xảy ra các sai sót do lỗi phần mềm là rất hiếm. Đây là điều khiến các kế toán viên yên tâm hơn khi sử dụng phần mềm.
+ Khả năng bảo mật dữ liệu: Công nghệ bảo mật dữ liệu rất tốt, gần như tuyệt đối an toàn do phần mềm Misa chạy trên cơ sở dữ liệu SQL.
- Nhược điểm:
+ Vì chạy trên cơ sở dữ liệu SQL nên nếu máy tính cài đặt Misa quá yếu sẽ
chạy ì ạch.
+ Tốc độ xử lý dữ liệu chưa nhanh.
Hình 2.1 Giao diện của phần mềm kế toán Misa công ty sử dụng.