- Tổ chức chu trình doanh thu phải tuân thủ pháp luật: căn cứ vào các chuẩn mực, quy định, các hướng dẫn được đề ra của Bộ tài chính.
- Chu trình doanh thu được xây dựng phải phù hợp với hoạt động của Công ty. Mỗi công ty có các đặc điểm khác nhau về lĩnh vực kinh doanh, quy mô, thị
trường, mục tiêu hoạt động... Vì vậy, phải tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể để xây dựng chu trình phù hợp nhất.
- Xây dựng chu trình doanh thu với chi phí hợp lý, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty, vừa tránh lãng phí nguồn vốn.
- Các dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra của quy trình cần phải chính xác, rõ ràng, trung thực. Để vậy, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi chép chính xác
về mặt số lượng và ghi nhận kịp thời vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Ghi chép, hạch
toán các nghiệp vụ phải có căn cứ rõ ràng, tránh các trường hợp ghi khống.
- Các thông tin đầu ra của hệ thống cần rõ ràng, dễ hiểu, có thể so sánh được.
3.4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của chu trình doanh thu
3.4.1 Một số giải pháp hoàn thiện Bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý là yếu tố rất quan trọng là nòng cốt quyết định năng lực hoạt động của một Doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi công ty cần có Bộ máy quản lý phù hợp với quy mô, ngành nghề kinh doanh, đặc điểm của mình.
Với Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng và thiết bị công nghệ Việt Lâm, Công ty
đã có 5 phòng ban chính. Tuy nhiên để đáp ứng mục tiêu mở rộng thị trường ra toàn đất nước, theo ý kiến của em, Công ty nên tách Bộ phận Giao hàng thành một bộ phận
riêng biệt để đáp ứng nhu cầu giao hàng hóa đến tận tay Khách hàng.
Khi tách Bộ phận giao hàng thành một phòng ban riêng biệt sẽ có Quản lý riêng chịu trách nhiệm bao quát, theo dõi chi tiết các hoạt động. Đồng thời việc này cũng giúp giảm nhẹ gánh nặng cho Trưởng phòng kinh doanh. Đặc biệt, với những Đơn hàng ở xa, Công ty sẽ có đủ năng lực, khả năng, chủ động trong quá trình giao hàng. Ngoài ra, tự tay giao hàng cho khách hàng mà không cần thông qua bên trung gian sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Trong bối cảnh đất nước đang không ngừng hội nhập, nền kinh tế ngày càng phát triển thì cạnh tranh không chỉ còn với những doanh nghiệp trong nước mà hơn thế nữa còn với những doanh nghiệp nước ngoài. Vậy “Làm thế nào để giữ vững vị thế trên thị trường, bảo toàn và nâng cao thị phần của công ty?” Đây là một vấn đề hết sức nan giải và khó khăn với bất kỳ công ty nào. Bên cạnh việc đa dạng các sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm thì điều quan trọng không thể thiếu đó chính
là chăm sóc khách hàng. Sự hài lòng của Khách hàng chính là chìa khóa thành công với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. Vì vậy, em đề xuất công ty nên thành lập một đội ngũ tư vấn, chăm sóc khách hàng, tập trung nghiên cứu thị hiếu người tiêu dùng. Đó cũng là một kênh thông tin quan trọng giúp cho nhà quản trị định hướng chiến lược kinh doanh cho công ty.
3.4.2 Một số giải pháp hoàn thiện Bộ máy kế toán của Công ty
Hiện nay, mặc dù Bộ máy kế toán của Công ty đã tương đối phù hợp, xong với phương hướng phát triển mới của Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến như sau:
Tuy rằng Công ty đã phân công, quy định rõ ràng công việc cho mỗi Nhân viên kế toán, nhưng khối lượng của mỗi cá nhân tương đối nhiều. Một cá nhân kiêm nhiều công việc sẽ dễ dẫn tới gian lận, gây tổn thất cho Công ty. Và hơn nữa, họ khó có thể tập trung, chuyên tâm hoàn thành tất cả công việc mà không có sai sót nào. Vì vậy, em kiến nghị công ty có thể xem xét tuyển thêm nhân viên mới.
- Công ty nên chia nhỏ các nhiệm cụ cho từng Nhân viên kế toán để đảm bảo “Nguyên tắc bất kiêm nhiệm”. Đồng thời giúp giảm áp lực, căng thẳng với mỗi cá nhân, làm việc, có khả năng cao là hiệu quả công việc sẽ tốt hơn.
- Theo ý kiến của em, trước hết công ty có thể tuyển thêm Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm Kế toán công nợ để theo dõi, hạch toán các khoản nợ của công ty, đưa ra các báo cáo, phân tích về nợ, đánh giá tín dụng và thông báo nợ đến các Khách hàng khi đến hạn thanh toán.
Ngoài ra, em kiến nghị công ty nên xem xét việc luân chuyển công việc cho các nhân viên. Cứ sau một khoảng thời gian nhất định (có thể là một quý, nửa năm hoặc lâu hơn vậy), các Nhân viên kế toán có thể đổi công việc cho nhau. Ví dụ như Nhân viên kế toán công nợ có thể đổi cho Nhân viên kế toán kho.. .Riêng Kế toán trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm bao quát, quản lý toàn bộ công việc của bộ phận, kiểm tra, đôn đốc các nhân viên cấp dưới. Lợi ích của việc luân chuyển nhân viên đó là nó tạo điều kiện cho các nhân viên có cơ hội trau dồi thêm các kỹ năng, nâng cao năng lực, thành thạo nhiều phần việc và dần tiến tới có khả năng bao quát được tất cả hoạt động của bộ phận kế toán. Bên cạnh đó nó còn có lợi ích là giúp cho các kế toán dễ dàng kiểm tra công việc của nhau hơn.
3.4.3 Một số giải pháp hoàn thiện các hoạt động trong chu trình doanh thu
3.3.3.1 Quy trình Xét duyệt đơn đặt hàng và xử lý
Xét duyệt Đơn đặt hàng là bước đầu tiên của chu trình doanh thu và cũng là bước quan trọng nhất quyết định công ty có thu được lợi từ giao dịch này hay không. Tuy nhiên, quy trình Xét duyệt đơn đặt hàng hiện nay của Công ty vẫn còn tồn tại những lỗ hỏng, có thể gây tổn thất cho Công ty.
Đầu tiên phải kể đến Nhân viên bán hàng vừa là người trực tiếp nhận vừa là người xét duyệt đơn đặt hàng thì chưa đủ tính khách quan. Vì vậy, em kiến nghị công ty nên có quy định rõ ràng về việc xét duyệt đơn đặt hàng. Muốn một Đơn đặt hàng được chấp nhận thì cần phải thông qua xác nhận của Trưởng phòng kinh doanh -
Đây là người chịu trách nhiệm quản lý, bao quát tất cả hoạt động của bộ phận.
- Tuy rằng việc xác nhận này đối với những Đơn hàng có giá trị nhỏ thì không quá quan trọng, nhưng với những Đơn đặt hàng có giá trị lớn lại có ảnh hưởng nhiều. Cụ thể, khi một Đơn đặt hàng có giá trị lớn, nhưng công tác xét duyệt còn lỏng lẻo, Nhân viên bán hành chỉ vì muốn tăng doanh số mà ngay lập tức xét duyệt chấp nhận Đơn đặt hàng, bỏ qua các điều kiện khác không đáp ứng có thể dẫn đến rủi ro Công ty không thể đáp ứng nhu cầu Khách hàng đúng thời điểm; hay có thể đáp ứng đủ Hàng hóa nhưng Khách hàng lại không có khả năng thanh toán dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn, gây khó khăn trong việc thu hồi vốn, tái đầu tư.
Thứ hai, việc chấp nhận bán chịu cho Khách hàng còn chưa được xem xét thận trọng, hợp lý. Công ty cần có các quy định, hướng dẫn cụ thể về việc xét duyệt hạn mức tín dụng cho từng Khách hàng.
- Đối với Khách hàng mới, công ty chưa có nhiều thông tin về tín dụng cũng như uy tín của họ với các khoản thanh toán trước đó.
+ Nếu khoản nợ nhỏ, không gây ảnh hưởng nhiều đến khả năng thu hồi vốn, Công ty có thể xem xét cho Khách hàng nợ, chả chậm nhưng giới hạn thời gian không quá 3 tháng.
+ Còn đối với khoản thanh toán lớn, để đảm bảo an toàn, Công ty không nên xét duyệt bán chịu; chỉ chấp nhận cho nợ khi Khách hàng đã thanh toán trước 50% - 70% giá trị thanh toán hoặc chỉ chấp nhận khi Khách hàng có tài sản thế chấp với giá trị tương đương.
KTT MiSP T⅛SP Sfi lượng Đon IỊ tĩnh Đ n giáơ TTmnh tiFn
Tcng cộug nén 1LLΓ.≡
Thuê GTOT
Tcng còng tiêu IhEJih tcan
- Đối với Khách hàng thường xuyên, cần xem xét lại lịch sử thanh toán với Công ty.
+ Neu Khách hàng thường tuân thủ đúng thời gian nợ thì Công ty có thể tiếp tục bán chịu cho Khách hàng đó. Tuy nhiên, tùy vào tổng giá trị thanh toán mà cấp bán chịu trong thời gian thích hợp: Dưới 3 tháng, Dưới 6 tháng, Dưới 9 tháng hay Dưới 1 năm.
+ Nếu Khách hàng đã có lịch sử trả nợ chậm thời hạn, Công ty đã phải có thông báo đòi nợ thì Công ty không nên xét duyệt bán chịu với bất kỳ Đơn đặt hàng nào dù giá trị lớn hay nhỏ. Đặc biệt với các Khách hàng lâu năm, Công ty càng phải chú ý hơn vì theo tâm lý chủ quan, nhiều Công ty vẫn chọn chấp nhận khi Khách hàng đã có khoản nợ quá lớn và không có căn cứ đảm bảo khả năng thanh toán của Khách hàng.
Vì vây, trên Lệnh bán hàng được lập ra cần có đầy đủ thông tin:
- Thông tin Khách hàng: Tên, số điện thoại, mã số thuế (nếu có), địa chỉ nhận hàng, thời gian giao hàng.
- Thông tin sản phẩm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Thể hiện rõ kết quả kiểm tra Hàng tồn kho. Trong trường hợp không đủ Hàng hóa trong kho thì cần có thông báo đến Trưởng phòng kinh doanh để tiến hành mua thêm Hàng hóa nhập kho.
- Thể hiện rõ hình thức thanh toán được chấp nhận.
- Trong trường hợp Khách hàng muốn mua chịu thì phải kiểm tra tín dụng Khách hàng và ghi kết quả.
- Ghi rõ số hiệu chứng từ liên quan - Đơn đặt hàng. Sau đây là mẫu Lệnh bán hàng em đề xuất:
CTCP Vặt Ji⅛ι xây dụng vã Ttúẻc bị tông ughệ Visl Lãm Sfe TS Mgιπpr∣Khiing Yên Hòa, Cáu Ginr, Há NỘL
LỆNH HÁN HÀNG ĨÍẼãV IhnriF τ⅝¾m Sfe chúng t .ừ Khãchhãng: Sõdi n tho i:ệ ạ Mà sò thuê: Đĩa chi'
Thời gian Eii<? Jiiug:
Hung lẽn J-Jio ĩ ó dù dip úng kh ngδ ,
Hirlt th⅛v TlIiIih toan
Cfe EChtmg Tr⅛ HgCTi1 CTfctCK) TrAcbfm Dwtn 3 tháng T⅛J⅛1dưới 6 thiiɪi Ξ rư 6 ,jj.L∣ι - dẽti duới ộ fl⅜J⅛⅝g Tứ 9 thing cj<n duới I CiAni Tr⅛n J năm Ngay ỉ
Khin rân bán hang Tnkmg phóng Ia
Jans r∣⅛r ⅛∣ ILh. doanh
Hình 3.1 Mầu Lệnh bán hàng đề xuất 3.3.3.2 Quy trình Xuất kho - Giao hàng
Quy trình Xuất kho - Giao hàng của Công ty đã tương đối phù hợp.
Các chứng từ đã được lập rõ ràng thành nhiều liên để luân chuyển đến các bộ phận liên quan làm căn cứ cho các hoạt động tiếp theo.
Các liên của chứng từ cũng được các Bộ phận lưu trữ lại phục vụ cho công việc kiểm tra, đối chiếu.
Ngoài ra, để dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, đối chiếu, trên Phiếu xuất kho và Phiếu giao hàng nên đánh dấu số hiệu của Đơn đặt hàng.
3.3.3.3 Quy trình Lập hóa đơn
Trước khi lập Hóa đơn, Nhân viên kế toán 1 - Kế toán bán hàng đã có hành động kiểm tra các Chứng từ từ các bộ phận khác chuyển tới (Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng) để kiểm tra sự khớp đúng, đảm bảo có căn cứ
chính xác. Tuy nhiên Nhân viên kế toán 1 vừa là Ke toán bán hàng vừa là Ke toán công nợ, tức vừa là người lập Hóa đơn, vừa là người theo dõi công nợ. Điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Vì vậy, em kiến nghị đến Công ty cần thiết nên tuyển thêm Nhân viên kế toán công nợ như đã nêu ở trên.
3.3.3.4 Quy trình Thu tiền
Về công tác Thu tiền mặt, Công ty đã có quy trình khá hợp lý. Nhân viên lập phiếu thu - Kế toán tiền và Nhân viên thu tiền - Thủ quỹ là hai cá nhân độc lập nhau. Đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm và tránh được “Thủ thuật gối đầu”. Các nghiệp vụ thu tiền được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh.
Tuy nhiên với công tác thu tiền qua Ngân hàng vẫn có thể tồn tại các rủi ro như Ngân hàng chưa thông báo kịp thời về khoản tiền mà Khách hàng đã thanh toán, trong khi tiền đã về tài khoản của công ty mà chưa được ghi nhận kịp thời. Nhân viên có thể lợi dụng sơ hở đó để biển thủ số tiền đó với “Thủ thuật gối đầu”.
Để đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép có đầy đủ căn cứ, chứng từ thì đối với các khoản mà Khách hàng thanh toán qua Ngân hàng, Công ty cần cử Nhân viên kế toán định kỳ đến các Ngân hàng để lấy sao kê, sau đó kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên sổ sách đã ghi trước đó.
3.4.4 Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
Với mỗi doanh nghiệp, hoạt động Kiểm soát nội bộ luôn đóng một vai trò quan trọng. Nó góp phần đảm bảo tính chính xác cho các số liệu kế toán và các báo cáo của công ty. Đồng thời, giảm bớt rủi ro gian lận, sai sót không đáng có. Vì vậy, cần xây dựng, hoàn thiện một hệ thống Kiểm soát nội bộ phù hợp, tối ưu.
Hoạt động Kiểm soát nội bộ tại công ty đã tương đối hoàn thiện và đang mang lại hiệu quả tốt. Tuy nhiên, bên cạnh những thành công đó vần còn tồn tại những mặt hạn chế. Vì vậy, em xin đưa ra một số giải pháp sau:
Đầu tiên, để hoạt động kiểm soát được hiệu quả tối ưu, Công ty cần đưa ra thêm nhiều yêu cầu bắt buộc như tính toán vẹn dữ liệu, dữ liệu phải đầy đủ, báo cáo các yếu tố bất thường, xem xét kiểm tra việc thực hiện quy trình.
Thứ hai, phải kể đến Công ty phải đảm bảo tuyệt đối “Nguyên tắc bất kiêm nhiệm”, phân công công việc rõ ràng, không tạo lỗ hỏng khiến các Nhân viên có thể cơ hội gian lận.
Nội dung giám sát
Tài khoăn truy
cập Thời gian truy cập So lần truy cập
Nội dung còng
việc
1. Nhập liệu
2. Xem dừ liệu
3. Xóa dữ liệu
Thứ ba, Công ty nên yêu cầu các Nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra chéo chứng từ kế toán để kiểm tra lại, giúp phát hiện nhanh chóng, kịp thời các sai sót để có thể điều chỉnh hợp lý.
Thứ tư, Công ty có thể chủ động mở các cuộc kiểm soát, kiểm tra định kỳ vào mỗi quý các hoạt động kế toán để đảm bảo sự chính xác của các thông tin đưa ra, tạo sự tin cậy cao cho người sử dụng thông tin. Tăng cường kiểm tra chéo, đối chiếu chứng số liệu từ thực tế lên chứng từ, sổ sách. Kết thúc một cuộc kiểm tra này, Công ty cần đưa ra các báo cáo tổng hợp về kết quả kiểm kê. Nếu tồn tại sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, Công ty cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và xử lý.
Thứ năm, để hạn chế việc ghi lặp chứng từ nhiều lần, các Nhân viên nên có thao tác ký nháy, đánh dấu lên các chứng từ đã ghi sổ.
Cuối cùng, em muốn nói về kiểm soát truy cập:
- Công ty cần tiếp tục kiểm soát các tài khoản nhân viên được sử dụng để truy cập, thực hiện nhập liệu, sửa chữa trên phần mềm. Đối với mỗi tài khoản được cấp quyền truy cập, Nhân viên có thể thường xuyên đặt lại mật khẩu, tăng cường các biện pháp bảo mật để tối đa việc bảo vệ tài khoản, không để kẻ xấu dễ dàng xâm nhập.
- Ngoài ra, Công ty cũng nên phân công một nhân viên chuyên theo dõi các