2.2 THỰC TRẠNG TRONG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU CỦA
2.2.2 Thực trạng trong tổ chức chu trình doanh thu của công ty Cổ phần Vật liệu
xây dựng và Thiết bị Việt Lâm
2.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt
a, Nội dung hoạt động
•Đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kinh doanh (cụ thể là Nhân viên bán hàng) - Đối tượng bên ngoài: Khách hàng, Bộ phận kế toán (Nhân viên kế toán), Bộ phận kho.
•Nội dung hoạt động: 1.1 Xét duyệt đơn đặt hàng
+ Bộ phận kinh doanh (Nhân viên bán hàng) nhận Đơn đặt hàng của Khách hàng chuyển đến (theo hình thức trực tiếp, qua điện thoại).
+ Nhân viên bán hàng xét duyệt Đơn đặt hàng. Để đảm bảo thông tin về lượng hàng tồn kho được chính xác, Nhân viên bán hàng cần xác nhận thông qua Thủ kho, từ đó xem xét có thể đáp ứng Đơn hàng của Khách hàng không?
+ Trong trường hợp Đơn đặt hàng của Khách hàng là các sản phẩm đặc thù, không có sẵn trong kho, cần thời gian đặt hàng thì cần có sự thương lượng với Khách hàng về thời gian giao hàng dự tính, các chi phí phát sinh hay các điều khoản bổ sung (nếu có).
+ Nếu các điều kiện được đáp ứng sẽ chấp nhận Đơn đặt hàng của Khách hàng. 1.2 Lập và in lệnh bán hàng
+ Sau khi hoàn tất quá trình xét duyệt, sẽ thông tin kết quả xét duyệt đơn đặt hàng đến Khách hàng.
Nếu chấp nhận: Nhân viên bán hàng sẽ nhập liệu Đơn đặt hàng lên phần mềm, lập Lệnh bán hàng sau đó in ra Lệnh bán hàng gồm 3 liên:
Liên 1 Lệnh bán hàng giao cho Bộ phận kho làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Liên 2 Lệnh bán hàng chuyển cho Bộ phận kế toán (Nhân viên kế toán 1 - Kế toán bán hàng) để làm căn cứ lập Hóa Đơn.
Liên 3 Lệnh bán hàng chuyển cho Khách hàng.
STT Mã SP Tên SP So lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiên
1 DG-112 Đâù ghi hình 8 kênh 1 M Dahua ĩ ChI = :
2 CA-013 Camera Dahua IMb (3 Dome + 1 thân ổng) 4 Chiếc 3 OC-058 Ố cứng Western Digital 2Tb (láp cho đầu ghĩ hình) 2 Chiếc 4 TB-095 5G95-24-AS Swrtch Cisco SG95-24 Ports 10/100/1000
Mbps with 2 combo mini- GBIC slots ĩ Chiếc
5 TB-098 Cisco SG95D-08 8-Port 10/100/1000 Gigabit Desktop Switch
4 Chie:
6 TB-322 Thiết bị cân bằng tãì Router DrayTeck Vigor2133N ĩ Chiếc 7 TB-134 Bộ phát sóng không dây UBIQUƯI UniFi AP-AC-LITE 6 Chiếc
8 TB-144 Card mở rộng Cho tổng đài 2 trung kế và 8 máy nhánh ĩ Chiếc 9 TB-145 Card mỡ rộng Cho tổng đài 3 trung kế và 8 máy nhánh ĩ Chiếc
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ DFD cấp 1 của hoạt động Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt tại công ty.
c, Lưu đồ
Lưu đồ 2.1 Lưu đồ quy trình Xử lý đơn đặt hàng và xét duyệt của công ty.
d, Chứng từ kế toán, báo cáo sử dụng:
• Đơn đặt hàng: Đây là chứng từ do Khách hàng gửi đến nên có thể có nhiều mẫu khác nhau. Tuy nhiên, một Đơn đặt hàng cần hiển thị rõ:
- Ngày tháng
- Nhà cung cấp là ai? - Khách hàng là ai?
- Các sản phẩm muốn mua, số lượng cụ thể. - Các yêu cầu khác về sản phẩm (nếu có).
- Thông tin về địa điểm, thời gian giao hàng. - Phương thức thanh toán sử dụng.
cộng hòa xã hội chú nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 00342
Kính gửi: CTCP vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm.
CTCP Xây dựng Việt Nam có nhu cầu đặt hàng tạĩ quý công ty theo mầu yêu càu. Nộĩ dung đặt hàng như sau:
ST T Mã SP Tên SP SỐ lượng Don vị tính
Đơn giá Thành tiền
ĩ DCi
112 Đâù ghi hình 8 kênh 1 M Dahua ĩ Chiếc 2.450.000 2.450.000
2 CA-
013
Camera Dahua 1 Mb (3 Dome ÷ 1 thân Ống) 4 Chiếc 550.000 2.200.000
3 OC-
058 O cúng Western Digital 2Tb (lắp cho đầu ghi hình) 2 Chiếc 2.000.000 4.000.000
4 TB-
O95
SG95-24-AS Switch Cisco SG95-24 Ports
10/100/1000 Mbps with 2 combo mini- GBIC slots ĩ Chicc 4.250.000 4.250.000
5 TB-
O98 Cisco SG95D-O8 8-Port 10/100/1000 GigabitDesktop Switch 4 Chiếc 1.175.000 4.700.000
6 TB-322 Thiết bị cân bàng tài Router DrayTeck Vigor2 1 33N ĩ Chiếc 3.450.000 3.450.000
7 TB-I 34 Bộ phát sóng không dây GBIỌUITI CJniFi AP-AC-LITE
6 Chiec 2.450.000 14.700.000
S TB- 144
Card mó rộng cho tông đài 2 trung kê và 8 máy
nhánh ĩ Chiếc 2.300.000 2.300.000
9 TB-145 Card mó rộng cho tong đài 3 trung kế và 8 máy
nhánh ĩ Chicc 2.450.000 2.450.000
Cộng tiền hàng 40.500.000
Thuế GTGT ( 1 o%) 4.050.000
Tông cộng tiên thanh toán 44.550.000
Thời gian giao hàng: Ngày 05/08/2020.
Địa điểm giao hàng: số nhà 59 ngõ 08 Khu đô thị văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà
Nội, Việt Nam.
Phương thức thanh toán: TM/CK
Ngày 05 tháng 08 năm 2020
Giám đõc công ty
Hình 2.2 Đơn đặt hàng của CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST.
• Lệnh bán hàng: Đây là chứng từ do Bộ phận kinh doanh lập ra với 2 mục đích chính là: thông báo cho Khách hàng về Đơn đặt hàng của Khách hàng đã được chấp nhận; Và là căn cứ cho phép các bộ phận làm nhiệm vụ xuất kho giao hàng cho Khách hàng. Chứng từ bao gồm các thông tin cụ thể về mã số, tên hàng, số lượng, các thông tin khác (nếu có).
CTCP Vật liệu xây dựng và Thiết bị công nghệ Việt Lâm So 78 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cau Giấy, Hà Nội.
LỆNH BÁN HÀNG
Ngày O5thang 08 năm 2020 Số 00321
Khách hàng: CÔNG TY CÔ PHẦN XÂY DựNG VIỆT NAM INVEST
SĐT: 0339859904 Mã sổ thuế: 0105742129
Địa chỉ: So nhà 59 ngô 08 Khu đô thị Văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
MSSP TtaSP Sò lượn
g
ĐơnvỊ tinh
Đơn giá chièt khau
Doanhthu Thuê VAT Tổng tiền
GM-211 Gạch Vigia 40x40 Gray 5
ÕÕ Vita 24.500 12.250.000 0 1225.00 13.475.000
CA-013 Camera Dahua IMb ( 3 Dome + 1 thàn ông) ~r Chièc 550.000 550.000 55.000 605 000
GN-OOl Gjch nung 2 Io 1.20
0
Vita 8.000 9.600.0
00
960.000 10.560.000 SN-156 Sen Epocoat Top Light Green 5 lit 4
^ Can 900.0001 600.0007 00 760.0 8.360 000
DG-112 Đâu ghi hình 8 kénh IM Dahua T Chita 2450.000 2.450.0
00 245.000 2.695.000
CA-013 Camera Dahua IMb ( 3 Dome + 1 thân ổng) -T Chiec 550.000 2
200.000 00 220.0 2.420 000
OC-058 ổ cứng Western Digital 2TB (lãp cho đâu ghi hình) T Chièc 2.000
000 00 4.000.0 400.000 4.400.000
TB-095
SG95-24-AS Switch Cisco SG95-24 Ports IOTOO 1000 Mbps
with 2 combo mιm-GBIC slots 1 Chiec 4.250.000 00 4.250.0 00 425.0 4.675.000
TB-098 Cisco SG95D∙08 8-Port IOTOO 1000 Gigabit Desktop Switch 4 Chita 1.750.00
0 00 7.000.0 00 700.0 7.700.000
TB-322 Thiết bɪ cân bàng tài Router DrayTek -
F
Chiếc 3.450.00
0 0 3450.00 00 345.0 3.795.000
TB-134 Bó phát sóng khóng dày LT3IQLTTI LniFi .AP-AC-LlTE 6 Chita 2.450.00
0 14 700 000 470.0001 16 1 70.000 TB-144 Card mờ rộng cho tông đái 2 trung kê và 8 máy nhánh -
F
Chita 2.350.00
0 00 2.350.0 235.000 2.585.000
TB-145 Card mơ rộng cho tồng đãi 3 trung ké và 8 may nhanh -
F
Chita 2.450.00
0 00 2.450.0 00 245.0 2.695.000
VS-037 Vói sen nóng lạnh Crom thanh trượt ~ĩ Bộ 3
150.000 12 600 000 00 1.260.0 13 860 000
BN-103 Bộ nguồn máy VT Acbel HK35O+ 4 Bộ 363 000 1
452.000 00 145.2 1.597 200
Teng cộng 156 602.000 15.660.200 172.262.200
Ngày 05 tháng 08 năm 2020
TP Kinh doanh
Hình 2.3 Lệnh bán hàng cho CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST.
• Bảng kê hàng hóa theo mã hàng hóa: Bảng kê được sử dụng để tổng hợp các hàng hóa của công ty về: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Doanh thu, Chiết khấu, Tổng tiền của các hàng hóa đã bán ra.
Minh họa bảng kê hàng hóa đã bán ra của công ty Ngày 05/08/2020:
BAXG KẼ HÁNG HOA BĂN R A
Hình 2.4 Bảng kê hàng bán ra ngày 05/08/2020. 2.2.2.2 Xuất kho - Giao hàng
a, Nội dung hoạt động
• Đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kho
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Khách hàng.
• Nội dung hoạt động: 2.1 Xuất kho hàng hóa:
+ Tại Bộ phận kho: Khi nhận được liên 1 Lệnh bán hàng từ Bộ phận kinh doanh gửi tới, Bộ phận kho (cụ thể là Thủ kho) tiến hành lập Phiếu xuất kho trên phần mềm và in Phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 2 Phiếu xuất kho gửi cho Bộ phận Ke toán để nhân viên tiến hành lập Hóa đơn.
Liên 3 Phiếu xuất kho gửi cho Bộ phận kinh doanh. Sau đó Thủ kho tiến hành nhập liệu vào máy tính. 2.2 Giao hàng hóa cho Khách hàng
+ Tại Bộ phận kinh doanh nhận được liên 3 Phiếu xuất kho của Bộ phận kho chuyển sang.
+ Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã lưu cùng Liên 3 của Phiếu xuất kho tiến hành lập Phiếu giao hàng gồm 3 liên:
Liên 1 Phiếu giao hàng và liên 3 Phiếu xuất kho được lưu tại Bộ phận Kinh doanh. Liên 2 Phiếu giao hàng chuyển sang cho bộ phận Kế toán để lập Hóa đơn.
Liên 3 Phiếu giao hàng chuyển cho Khách hàng cùng với hàng hóa.
b, Sơ đồ
STT ∖⅛SP
ɪsr--- SÒ hi ngụ Đon \ị
linh Đon gii Thành
bẽn Γ
-
DC-112 Điú ≡b binh 8 kénh ] X-I DnliIMι ĩ ChZκ
-1- CA-OJj Camera Dahaa IMb ¢3 Dotne + 1 than ông)
4 tTĩẽẽ
~ĩ ~
OC-
058 ữđãll ehi hình) cúng tes⅛ Digital 2Tb (]àp cho∖ πι
ĩ ChlBC
~F- TB- 095
SG95-24-AS Swtch Cisco SG95-24 Parts lũ 100 1000 XtbfH with 2 combo Ml- GBIC s 0⅛∣
L ChTeZ
-5- TB 098 Ctaca SO95D-ClS S-Poit 10 IW ]Q00 Gigabit Dnkiop Switch
ĩ Chièc
~3
-
TB-
322 Thiit b+ can b⅛ng tát Romei DrayTeckVigOiiliiN Chiec
~ 7
TB-IJ-I Bõ phut lóũg khang di UBIQtTnγ
LTiiFi AP- C-L∏EΛ
ỉ ChieZ
~ĩ ~
TB-144 Ced m ròng cho lòng ớ il JI 2 trung ké vi S máy Iilianli
---ỉ--- CMie
~5
-
TB-
145 Cird mò ráng cho tông đài 3 trang kévã S mÃv nhánli
-T- ChiK
Tliủ Hiu Nliin 1'iin bán liáiiE Ké tuin LliJ
{Ký, họ ttaì (Ký, họ IiHJ (Ký, bọ téự)
c, Lưu đồ
Bộ phận kho Bộ phận kinh doanh
Lưu đồ 2.2 Lưu đồ quy trình Xuất kho - Giao hàng của công ty
d, Chứng từ sử dụng
• Lệnh bán hàng.
• Phiếu xuất kho: Đây là chứng từ được sử dụng trong nội bộ công ty, nó dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất khỏi kho, đồng thời nó là căn cứ giúp hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho này được Bộ phận kho lập thành 3 liên, 1 liên được lưu tại Bộ phận kho, 2 liên còn lại được luân chuyển đến Bộ phận kinh doanh và Bộ phận Kế toán.
Trên Phiếu xuất kho được lập ra không hiển thị giá xuất kho do công ty sử dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ nên đến cuối kỳ Kế toán viên thực hiện thao tác trên phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự tính ra giá xuất kho hàng hóa.
CTCP V t li u rây d QẼ vi Ttuit ặ ệ ự b ịCijtiz lĩẼh Vi t Lãmị ệ
Sô ,7S Nguiea Khang, Yên Hóa. Cáu Giày. Há Nót
PHT U Ẻ xuΛτKHO
Ngiv 05 tháng OS n⅛m 2020 Sô XKYIiM Tỉ Ten KhjtJ1hân=: CONG TY co FHANXAYD NG VItTNAMINVESTự
Dta chi. Sn-Tiliji 59 ng ỏCE Khu đi th Vta Hni Phị ường PlniLỊ Qu n Há Đ ng, Thãnti phò H⅛N⅛L Vi tặ ỏ ệ
Nam.
Mã só thuè: Ol0 742129Ỉ
Diea giãi: Ban hàng :hs CTCP XAYDUNG V T NAM Ẹ INVEST <31 kho 1
Ngày,
tháng So chúng từ Diễn giãi nhập, xuâtNgày Đơn giá Sô lượng Ký xác nhậncùa Kê toán
Nhập Xuât Nhậ p Xuât Tôn ■ Sô du đâu kỳ 2 1 03/08/2020 NK0014 7 Nhập kho hàng mua (HĐ 0000477) 03/08/202 0 455.OTO 20 40 05/08/2020 XK0032 8 Xuât kho bán hàng (HĐ 0000351) 05/08/202 0 4 3 6 Cộng cuối kỳ Ngày hạch toán Ngày chúng từ So chứng từ Diên giãi TK T K đ Phát sinh nợ Phát sinh có 05 08/2020 05/08'202 0 000034 6 Bán hàng cho Cht Hóng - 1Γ - 51 550.000 550.000 05/08/2020 05/08'202 0 000034 6
Thuê GTGT hóa đơn bán hàng 0000346 IlJ 33 3 55.000 55.000 05/08/2020 05/08'202 0 000034 6
Giá vòn hóa đon 0000346 63
2 15 6 533.700 533.700 14/06/2020 14/06'202 0 PT0029 4
Thu tiên bán háng cho Anh Đóng theo hóa đon 0000287 fl2 ^ “1 31 65.000.00 0 65.000 000 05 08 2020 05/08'202 0 000035 1
Bán hàng cho CTCP Xây dụng Việt Nam INVEST - ΓΓ Γ "T TT 40 500 000 40 500 000 05/08/2020 05 08'2020 000035 1
Thuê GTGT đâu ra hóa đơn 0000351 TT T
-
33
4.050.000 4 050.000
05/08/2020 05/08'202
0 0000351 Giá vồn hóa đon 0000351 ^632 T56- 39 964
500 39 964 500
06 08 2020 0608 2020 Pl
00373
Thu tiên hàng CTCP xây dụng Việt Nam INVEST iĩĩ 13 1 44 550 000 44.550000
Hình 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng cho CTCP Xây dựng Việt Nam INVEST 05/08/2020
• Sổ kho: Sổ kho được Thủ kho lập ra để theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn của vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong kho.
CTCP Vật liệu xây dựng và Thiêt bị công nghệ việt Lâm Sô 78 Nguyễn Kliang. Yẽn Hòa, Câu Giay, Hà Nội.
THẺ KHO (SỎ KHO)
Ngày lập thè: 01/08/2020 Tờ số: 10
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Camera Dahua IMb (3 Dome + 1 thân ông) Mã: CA-013 Đơn vị: Chiếc Từ ngày: 01/08/2020 Den ngày: 31/08/2020
Hình 2.6 Trích Sổ kho do Thủ kho lập và theo dõi
• Sổ nhật ký chung:
sỏ NHẬT KÝ CHL1NG
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Sô chúng tù
Diên giài TK TK đôi ứng Phát Sinh nơ Phát sinh có Dư nọ Dn có 05 08 2020 05/08'2020 XK-00323 Đán hàng cho Chị Hỏng theo hóa đơn sổ 0000346 1561 632 533.700 10 140.300
05 08/2020 05/08/2020 XK-00328 Bán hàng cho CTCP Xây dưng Việt Nam INVEST theo hỏa đơn số 00003 51
1561 632 2 134 800 6.938.100
Ngày tháng ghi lổ
Chứng tư Dien gtãi Nhát ký' chung Sô
hiệu TKd oi ứng Sỏ tièn Ngây tháng Só hiệu Trang sổ STT dóng Nợ Có
. Sô dư đàu kỳ 3.789.149.00
0
• Sỏ phat Sinh trong kỳ
05 08
2020 05 082020 XK-00327 Bán háng cho Anh Đại theo hoa đon sô 0000350 632 66 31.054.4
05 08
2020 05 082020 XK-00328 Bán hàng cho CTCP Xây dụng Việt Nam INVEST theo hóađon sổ 0000351 632 46242.227 05 08
2020 05 082020 XK-OO329 Bán háng cho Cỉụ Nga theo hóa đon sỏ 0000352 632 72 12.061.1
05
082020 05 082020 XK-00330 Bán háng cho Chi Oanh theo hóa đon ló 0000353 6'2 04 2.198.6
05 08
2020 05 08 2020 XK 00331 Bán háng cho Công ty TNHH TMDV Tm học An Phát theohóa đon lổ 0000354 632 98 12.903.0
05
082020 05 08 2020 XK-00332 Ban hang cho Anh Tnrong theo hoa đơn lổ 0000355 632 444 3 681
19 9 2020 19092020 NK- 00148
Mua hang CTCP Sẩn xuất vá XNK Thiet b| điên tử Việt Nam 331 1.568 135 000 * Cộng sô phát Sinh 17.088201 000 16 599 131.000 - Sỏ dư CUÒI kỳ 4.278.219.00 0 Hình 2.7 Trích Sổ nhật ký chung năm 2020
• Sổ chi tiết TK 156 - CA-013 Camera Dahua 1Mb (3 Dome + 1 thân ống)
CTCP Vật liệu xây dựng và Thiêt bị còng nghệ Việt Lâm So 78 Nguyen Khang. Yên Hòa. Cau Gtay. Hà NỘI.
sỏ CHI TIẾT
Tài khoan 156 - Hàng hóa, Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020 Đòi tuσng: CA 013 Camera Dahua IMb (3 Dome ÷ 1 thản ỏng)
Ngày 31 tháng 12 nam 2020