2.2. Thực trạng kiểm toán khoản mục tài sản cốđịnh tại công ty TNHH Grant
2.2.1. Quy trình kiểm toán khoản mục TSCĐ chung của công ty
Một quy trình kiểm toán tài sản cố định bao gồm ba bước: kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán; thực hiện kiểm toán; và hoàn thành kiểm toán.
2.2.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là bước khởi đầu mà mọi cuộc kiểm toán cần được thực hiện để thỏa mãn các điều kiện pháp lý và các điều kiện cần thiết. Bước này được quy định rõ ràng trong các chuẩn mực kiểm toán hiện hành vì tiêu chuẩn kiểm toán đầu tiên được chấp nhận chung về công việc thực địa (GAAS) đòi hỏi phải lập kế hoạch đầy đủ: " Kiểm toán viên phải lập kế hoạch đầy đủ công việc và phải giám sát bất kỳ trợ lý nào".
Một kế hoạch kiểm toán bao gồm một số thủ tục chính sau:
Các quy trình ban đầu của kiểm toán: Chấp nhận khách hàng, xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán, lựa chọn nhân viên cho kiểm toán, ký hợp đồng, thu thập thông tin và quan trọng nhất là thiết kế một kế hoach các bước cần thực hiện trong một cuộc kiểm toán cụ thể. Nội dung của bản kế hoạch kiểm toán có thể khác nhau đối với từng khách hàng, nhóm khách hàng cũng như kinh nghiệm của nhóm kiểm toán đã từng cung cấp dịch vụ cho đơn vị và những cải tiến phát sinh trong quá trình kiểm toán.
45
Tại GT, quy trình này gôm các bước như sau: Thu thập thông tin khách hàng
Sự hiểu biết thấu đáo về doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng như kiến thức về hoạt động của họ là điều cần thiết để kiểm toán viên có thể thực hiện một cuộc kiểm toán thích hợp. Chuẩn mực kiểm toán Viêt Nam nêu rõ: “Kiểm toán viên phải có hiểu biết đầy đủ về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, bao gôm cả kiểm soát nội bộ, để đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính do nhầm lẫn hoặc gian lận và để thiết kế bản chất, thời gian và mức độ của các thủ tục kiểm toán tiếp theo”
Bản chất của hoạt động kinh doanh và ngành nghề mà khách hàng thực hiện ảnh hưởng đến rủi ro kinh doanh của khách hàng và rủi ro có sai sót trọng yếu xuất hiện trong báo cáo tài chính. Một kiểm toán viên hiểu biết về đơn vị có thể xác định các khu vực có thể cần đặc biệt chú ý (tức là rủi ro đáng kể), hiểu cách dữ liệu kế toán được tạo ra, ghi chép, xử lý, soát xét và lưu trữ, xác định các ước tính quan trọng, xác định các tình huống cần đến các xét đoán của Ban Giám đốc về định giá tài sản, biết các quyết định của Ban Giám đốc về việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán thích hợp được áp dụng và tính đầy đủ của việc trình bày và thuyết minh trên báo cáo tài chính. Để nắm rõ thông tin về đơn vị và môi trường của nó, kiểm toán viên cần thu thập thông tin về: bản chất hoạt động của đơn vị, ngành nghề kinh doanh và môi trường bên ngoài, hoạt động và quy trình kinh doanh, quản lý và điều hành, đo lường và hiệu quả hoạt động, tầm nhìn của khách hàng, kiểm soát nội bộ. Những thông tin này có được từ các nguôn sau: • Nhóm kiểm toán đã cung cấp dịch vụ cho cùng đơn vị trong quá khứ
• Quan sát của kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán • Hội đông cổ đông, Ban quản trị
Quy trình phân tích sơ bộ • Trang web của khách hàng
• Trang web của các đơn vị cung cấp cùng loại sản phẩn, dịch vụ • Biên bản của các cuộc họp
• Đội ngũ chuyên gia, cố vấn của công ty • Tìm kiếm trên web về đặc điểm kinh doanh • Nguồn lực từ bên ngoài
Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ
Kiểm toán viên thực hiện các quy trình phân tích sơ bộ để hiểu rõ hơn về rủi ro kinh doanh của khách hàng. Một quy trình như vậy so sánh tỷ lệ khách hàng với các tiêu chuẩn ngành hoặc đối thủ cạnh tranh để cung cấp một dấu hiệu về hiệu suất của công ty. Các xét nghiệm sơ bộ như vậy có thể cho thấy những thay đổi bất thường về tỷ lệ so với những năm trước hoặc so với mức trung bình của ngành và giúp kiểm toán viên xác định các lĩnh vực có nguy cơ sai lệch cao hơn đòi hỏi sự chú ý hơn nữa trong quá trình kiểm toán.
Nhóm kiểm toán áp dụng thủ tục phân tích khi lập kế hoạch, đây là một phần của các thủ
tục đánh giá rủi ro. Các thủ tục phân tích có thể tiết lộ các khía cạnh của doanh nghiệp mà kiểm toán viên không biết và hỗ trợ việc xác định bản chất, thời gian và phạm vi của
các thủ tục kiểm toán khác. Điều này giúp kiểm toán viên xác định các vấn đề quan trọng
cần xem xét đặc biệt sau này trong hợp đồng dịch vụ. Các thủ tục phân tích được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch thường sử dụng dữ liệu được tổng hợp ở cấp độ cao và
Ví dụ về kiểm toán tài sản cố định, các thủ tục phân tích hữu ích nhất ở giai đoạn lập kế hoạch sơ bộ bao gồm:
• So sánh số dư hiện tại với số dư của các kỳ trước và số tiền được lập ngân sách (so sánh đơn giản).
• Tính toán các tỷ lệ và mối quan hệ tỷ lệ phần trăm để so sánh với ngân sách của năm trước và mức trung bình của ngành (phân tích tỷ lệ). Các Biến thể Đáng kể chỉ ra các khu vực cần điều tra và cần có các giải thích hợp lý cho các Biến thể này.
• Ba so sánh đơn giản: năm hiện tại với báo cáo tài chính của năm trước; Tài chính với thông tin ngân sách; và mối quan hệ của các mục riêng lẻ với tổng hàng năm.
Tìm hiểu KSNB và đánh giá giá rủi ro kiểm soát
Để có một kế hoạch kiểm toán thích hợp (một kế hoạch làm giảm rủi ro kiểm toán đến mức tối thiểu), nhóm kiểm toán phải hiểu rõ đơn vị được kiểm toán và môi trường mà nó hoạt động, bao gồm cả kiểm soát nội bộ của nó. Nhóm kiểm toán sử dụng hiểu biết này về kiểm soát nội bộ để:
• Xác định các loại sai sót có thể có
• Đánh giá các thiếu sót trong kiểm soát nội bộ có thể làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu
• Thiết kế các chiến lược thử nghiệm kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm toán cơ bản Kiểm soát nội bộ là hệ thống chịu sự tác động của cả Ban điều hành, nhân viên, các nhân
sự khác và những người có trách nhiệm quản trị, được thiết kế để đạt được ba mục tiêu: hoạt động hiệu quả và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và không vi phạm pháp luật, cũng như nội quy, quy chế của đơn vị. Duy trì kiểm soát nội bộ hiệu quả là trách nhiệm quan trọng của ban quản lý và cần có sự giám sát liên tục của ban lãnh đạo để giám sát rằng các kiểm soát đang hoạt động như dự kiến và sửa đổi thích hợp khi cần
thiết. Kiểm toán viên phải nắm rõ quy trình kiểm soát, đánh giá việc thiết kế các kiểm soát để xem xét liệu chúng có khả năng ngăn ngừa hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu một cách hiệu quả hay không. Nó cũng liên quan đến việc xác định xem kiểm soát đã được thực hiện hay chưa, tức là kiểm soát có tồn tại hay không và đơn vị đang sử dụng kiểm soát đó.
Sau đây là năm thành phần kiểm soát nội bộ có liên quan với nhau:
• Môi trường kiểm soát: Tạo nên “cơ thể” của một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi người; nền tảng cho tất cả các phần còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ. • Đánh giá rủi ro: Đơn vị xác định và phân tích các rủi ro liên quan nhằm được các mục
tiêu, tạo cơ sở cho việc xác định cách thức quản lý rủi ro
• Các hoạt động kiểm soát - các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị quản
lý được thực hiện
• Hệ thống thông tin và truyền thông - hỗ trợ việc xác định, nắm bắt và trao đổi thông tin
theo hình thức và khung thời gian cho phép mọi người thực hiện trách nhiệm của mình • Giám sát - một quá trình đánh giá chất lượng của việc thực hiện kiểm soát nội bộ theo
thời gian
Xác định mức trọng yếu
Kiểm toán viên có thể xây dựng công thức tính ra mức trọng yếu dựa trên tỷ lệ phần trăm
lợi nhuận, doanh thu hoặc tài sản ... cho toàn bộ BCTC. Sau đó xác định mức trọng cho các khoản mục TSCĐ trên báo cáo tài chính. Thông qua các thủ tục trong quá trình kiểm
toán, kiểm toán viên sẽ so sánh dữ liệu thu thập, tính toán được với mức sai sót có thể chấp nhận được đã tính từ giai đoạn trên để đưa ra các bút toán điều chỉnh thích hợp.
Sau khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định mục tiêu kiểm toán và đánh giá các
rủi ro, đoàn kiểm toán sẽ tiến hành thiết kế chương trình kiểm toán TSCĐ. Thông thường,
chương trình kiểm toán tài sản cố định bao gồm: Mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với tài sản cố định; quy trình công việc, thủ tục kiểm toán (thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích và các thử nghiệm liên quan đến TSCĐ); các thủ thuật cụ thể cần được áp dụng trong
từng công đoạn trong cuộc kiểm toán; thời điểm bắt đầu và hoàn thành, phạm vi của các thủ tục; những tài liệu là bằng chứng kiểm toán liên quan đến tài sản cố định.
2.2.1.2. Thực hiện kiểm toán
Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam yêu cầu kiểm toán viên nắm rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị để đánh giá nguy cơ có sai sót trọng yếu, sai sót có thể bắt nguồn từ nhầm lẫn hoặc gian lận. Qua đây, họ đưa ra biện pháp kiểm soát trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát để có được bằng chứng kiểm toán có liên quan bao gồm xác định các điều kiện (đặc điểm hoặc
thuộc tính) cho thấy hiệu suất của một điều kiện và các điều kiện sai lệch cho thấy sự khởi đầu từ hiệu suất đầy đủ. Sự hiện diện hoặc vắng mặt của những điều kiện đó sau đó
có thể được kiểm tra bởi đoàn kiểm toán.
Một số thử nghiệm kiểm soát phổ biến liên quan đến các giao dịch tăng tài sản cố định trong kỳ:
- Mua tài sản cố định: kiểm toán viên xem xét việc thực hiện phê duyệt quy trình mua TSCĐ có đầy đủ hay không; phỏng vấn người quản lý về giá mua TSCĐ; xem xét sự phân tách trách nhiệm giữa bộ phận quản lý, phê duyệt mua tài sản cố định với bộ phận kế toán; rà soát sổ cái tài khoản đối chiếu vào sổ nhật ký chung.
- Tăng do chuyển giao từ xây dựng dở dang: xem xét quá trình thu thập hồ sơ, xác định xem việc xác định chi phí của dự án có vi phạm các chính sách quản lý của khách hàng hay không, và liệu nó có tính hiệu quả của các chính sách này.
Một số thử nghiệm kiểm soát phổ biến có thể được áp dụng cho giao dịch giảm tài sản cố định trong kỳ:
- Kiểm toán viên nên xem xét quy trình ủy quyền xử lý; phỏng vấn ban điều hành khách
hàng về quyết định, thành lập Hội đồng định giá, xác định thiệt hại, hợp đồng thiết kế, thực hiện khai thác xử lý, biên bản bàn giao,...
- Rà soát các điều khoản bán lại, xử lý, góp vốn liên quan được ủy quyền và phải phù hợp với các tiêu chuẩn tài chính hiện hành.
- Rà soát các điều kiện phân loại lại tài sản cố định sang tài khoản chi phí trả trước, công
cụ dụng cụ.
- Xem xét liệu việc nhận biết các giao dịch làm giảm tài sản có vi phạm quy trình hay không.
Sau khi hiểu được hệ thống kiểm soát nội bộ, nhóm kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng khoản mục để xác định điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ, từ đó điều chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản
Bảo đảm theo yêu cầu của kiểm toán viên khi thực hiện các thủ tục Tài sản cố định được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán tồn tại thực tế Tổ chức có quyền sở hữu đối với TSCĐ được trên hệ thống dữ liệu
Tài sản cố định bao gồm tất cả các hạng mục liên quan, bao gồm các hạng mục được mua, góp vốn, xây dựng trong nhà hoặc bởi bên thứ ba và cho thuê đáp ứng các tiêu chí cho thuê vốn
Bổ sung tài sản cố định được ghi lại chính xác
51
Các hạng mục cần tận dụng được xác định và phân biệt với các hạng mục chi phí sửa chữa, bảo trì
Tính toán khấu hao được thực hiện và dựa trên cuộc sống và phương pháp hữu ích ước tính thích hợp
Thanh lý, trao đổi tài sản và thiết bị chưa sử dụng được xác định và ghi lại chính xác Tài sản cố định và các chi phí liên quan được trình bày một cách thích hợp trên báo cáo tài chính với công bố đầy đủ
Giao dịch gian lận không có trong báo cáo tài chính
Thực hiện kiểm tra thực chất các chi tiết của tài sản cố định Kiểm tra các giao dịch ghi tăng TSCĐ trong giai đoạn hiện tại
Doanh nghiệp thường chi số tiền rất lớn để mua hoặc thuê tài sản cố định. Do đó, việc ghi nhận và tính toán các giao dịch bổ sung tài sản cố định có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính.
Việc kiểm tra các giao dịch này tập trung vào các việc hoàn thành quy trình và giao dịch mua hàng. Hơn nữa, kiểm toán viên cũng kiểm tra số dư của các mặt hàng tăng lên. Thử nghiệm giao dịch ghi giảm trong giai đoạn hiện tại
Kiểm toán viên sẽ xem xét quyết định của công ty về tài sản cố định liên quan đến: xử lý, xóa bỏ; liên doanh bằng tài sản cố định; ...sau đó kiểm tra các chính sách tài chính hiện tại có được áp dụng hay không. Ngoài ra, các giao dịch thông quan được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác.
Đối với số dư đầu kỳ:
Trong trường hợp GT đã kiểm toán khoản mục TSCĐ tại năm trước hoặc xác nhận được
số dư thỏa mãn tính chính xác thì nó không cần phải kiểm tra. Mặt khác, các kiểm toán viên sẽ phân tích số dư đầu kỳ và so sánh với sổ cái chung để xác định sự chính xác của số dư tài khoản. Trong một số trường hợp, họ phải thực hiện kiểm toán đầy đủ để nắm được số dư đầu kỳ của khoản mục TSCĐ.
Đối với số dư cuối kỳ:
Cuối kỳ = Đầu kỳ + Tăng - Giảm.
Với số dư cuối kỳ, các kiểm toán viên sẽ dựa vào công thức phía trên để kiểm tra nó. Hơn nữa, KTV kiểm tra biên bản kiểm kê của công ty, khi cuộc kiểm kê tài sản cố định được thực hiện, kiểm toán viên đã chọn một số mẫu để so sánh số dư từ sổ sách với số dư thực tế
Xem xét hợp đồng thuê tài sản cố định và thu nhập từ cho thuê
Khi kiểm toán khoản mục này, kiểm toán viên phân tích khoản tiền thu được từ việc cho thuê hoạt động tài sản cố định sau đó so sánh với số tiền trong hợp đồng và sổ cái tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng.
Hơn nữa, kiểm toán viên xem xét những biến động tài khoản ghi âm tuân theo quy định. Sau đó, họ sẽ kiểm tra hợp đồng cho thuê, tìm các khoản tiền phải thanh toán liên quan đến hành động cho thuê xem khoản này được thanh toán bởi người nào và so sánh số