3.3. Đề xuất hoàn thiện
3.3.1. Trong giai đoạn lập kế hoạch
a. Chuẩn bị kiểm toán:
Hiện nay do điểu kiện công tác của nhiều thành viên trong nhóm không giống nhau nên
trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, chỉ có cuộc thảo luận giữa Partner và Senior để nắm bắt các vấn đề chính, hoặc không có cuôc họp này mà đến khi nhóm kiểm toán đang ở khách hàng thì Partner hoặc Manager mới gửi mail cho nhóm kiểm toán thông báo về những điểm đáng chú ý hoặc những phần hành cần xem xét cẩn thận hơn khi nhóm tiến hành công tác kiểm toán.
Điều này gây ra những hạn chế trong việc hiểu khách hàng và mục tiêu kiểm toán của các thành viên khác.
Chính vì thế nên em đề xuất bắt buộc phải có một cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu công việc của nhóm để nhóm có thể hiểu khách hàng một cách hiệu quả nhất. Trong cuộc họp này, các kiểm toán viên nên thảo luận về những vấn đề nổi bật nhất liên quan đến các phân khúc kiểm toán cụ thể của khách hàng. Cuộc họp này có thể kéo dài trong thời gian ngắn nhưng nó sẽ tiết kiệm thời gian trong giai đoạn lập kế hoạch cũng như giai đoạn thực hiện và giúp kiểm toán viên có được cái nhìn đầy đủ về quy trình kinh doanh và hoạt động hoạt động của khách hàng. Hơn nữa, trong giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên nên đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng chu kỳ thay vì chỉ đặt mục tiêu tổng thể cho kiểm toán.
b. Hiểu thực thể và môi trường của khách hàng:
100
Tại một số job mà trong năm GT thêm một đợt kiểm toán giữa kỳ (Interim) để công việc cuối kỳ không quá nặng nề nhưng nhóm kiểm toán cuối kỳ lại không phải nhóm đã thực hiện kiểm toán cho khách hàng tại kỳ Interim.
Điều này dẫn đến một số quy trình, thủ tục hoặc một số câu hỏi được nhóm kiểm toán giữa kỳ sẽ gây khó hiểu cho nhóm kiểm toán cuối năm. Dẫn đến mất thêm thời gian, công sức của kiểm toán viên.
Chính vì vậy em đề xuất các Partner và Manager nên hạn chế những thay đổi về nhân sự tham gia vào mọi cuộc kiểm toán, đặc biệt là khi thực hiện kiểm toán và vào mùa cao điểm. Nếu việc thay đổi nhân sự này là bắt buộc, một cuộc họp ngắn giữa nhóm trước đó và nhóm kiểm toán hiện tại là cần thiết trước khi làm việc tại đơn vị được kiểm toán.
Khi đó công việc của nhóm kiểm toán cuối năm có thể được trợ giúp rất nhiều từ kết quả của cuộc kiểm toán giữa kỳ. Đặc biệt vào những tháng cao điểm, sự tiết kiệm thời gian, công sức này có thể làm gia tăng chất lượng của không chỉ một cuộc kiểm toán mà nó có tác dụng như một phản ứng dây chuyền giúp các kiểm toán viên có thể có đủ thời gian hoàn thành nhiệm vụ của mình.
c. Phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục:
Hiện nay, khi bắt đầu cuộc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ cùng các trợ lý tính toán ra mức trọng yếu tại đơn vị khách hàng, nhưng theo em thấy, tại tất cả các phần hành thì mức trọng yếu đều giống như nhau. Điều này là không hợp lý vì tùy thuộc vào từng loại doanh nghiệp cũng như quy mô và đặc điểm của họ thì rủi ro có sai sót trọng yếu của từng khoản mục là khác nhau. Cụ thể hơn, tại một đơn vị, rủi ro có sai sót trong việc tính chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không hề tương tự như rủi ro liên quan đến sai sót khi kiểm toán khoản mục tài sản cố định.
Chính vì thế em đề xuất trưởng nhóm có thể xin ý kiến từ các cố vấn tại công ty để có thể cùng các trợ lý phân bổ mức trọng yếu tổng thể thành các phẩn có độ lớn tương ứng với rủi ro có thể xảy ra sai sót trọng yếu trên BCTC của đơn vị được kiểm toán.
Việc phân bổ này là cần thiết vì các bằng chứng kiểm toán được thu thập bởi các mục riêng biệt chứ không phải toàn bộ báo cáo tài chính. Với sự phân bổ mức trọng yếu hợp lý, kiểm toán viên có thể xác định số lượng bằng chứng thích hợp được yêu cầu thu thập cho một số nghiệp vụ nhất định. Ví dụ, đối với các tài sản cố định thì phụ thuộc vào từng đối tượng, nhưng nhìn chung rủi ro của khu vực này được xác định thấp hơn các tài khoản khác như doanh thu, chi phí hàng hóa bán ra... Vì vậy, nó nên được phân bổ với mức độ trọng yếu thấp hơn. Khi có mức độ trọng yếu hợp lý, số lượng bằng chứng kiểm toán được xác định một cách hiệu quả nhất để đảm bảo hiệu quả kiểm toán và tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm toán. Để thực hiện điều này, kiểm toán viên cần đào sâu các tài liệu kiểm toán của các năm, đánh giá rủi ro cho từng hạng mục của năm nay làm cơ sở để tính toán phân bổ vật chất và sai lệch có thể được chấp nhận một cách hợp lý.
d. Hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng:
Quy trình này đã được thực hiện tương đối đầy đủ tại GTV. Nhưng trong hầu hết các job em tham gia thì không có tài liệu cụ thể trong khâu này. Thực tế, nhóm kiểm toán chỉ đơn giản phỏng vấn khách hàng khi có vấn đề xuất hiện chứ không sử dụng bảng hỏi để thu thập thông tin. Tại một số đơn vị, quy trình kiểm soát nội bộ còn khá lỏng lẻo, cụ thể là quyết định từ các cuộc họp được thống nhất và thông qua nhưng không lưu lại bằng văn bản mà bộ phận kế toán chỉ ngầm tuân theo những quyết định này
Chính vì thế, công ty nên khuyến khích kiểm toán viên sử dụng bảng câu hỏi hoặc lưu đồ để hiểu kiểm soát nội bộ tài sản cố định. Bằng cách này, các kiểm toán viên sẽ có một cái nhìn tổng quan và nhanh chóng nắm bắt quyền kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bên cạnh đó, công ty cần hoàn thiện quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ: kiểm toán viên cần hiểu rõ quy trình chuyển giao tài liệu, giám sát và quan sát tài sản mua. Kiểm toán viên
102
có thể kết hợp các quy trình quan sát và phỏng vấn với các thủ tục bổ sung khác dưới dạng hậu quả và tài liệu để tăng độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán thu được trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, khi kiểm toán viên tìm hiểu về quá trình chuyển giao tài liệu của tài sản cố định, kiểm toán viên có thể kiểm tra các tài liệu liên quan đến việc mua hoặc bán lại, xử lý và thực hiện thử nghiệm một quy trình kiểm soát mà khách hàng đặt ra để kiểm tra xem hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có hoạt động hiệu quả hay không. Kiểm toán viên xem xét tính dễdàng tổng thể trong quá trình quản lý tài sản cố định, kiểm tra lại tính chính xác của thông tin thông qua phỏng vấn. Đối với khách hàng cũ, kiểm toán viên dựa vào các nguồn thông tin quan trọng từ các năm trước được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán. Đối với khách hàng ban đầu, kiểm toán viên nên liên lạc với kiểm toán viên trước đó. Kiểm toán viên có thể sử dụng lưu đồ để đánh giá những ưu điểm - nhược điểm của kiểm soát nội bộ.