7. Kết cấu khóa luận
1.2.3. KSNB đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh
a. Môi trường kiểm soát
Nhận thức, quan điểm của các nhà quản lý cấp cao của công ty về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, mức độ chấp nhận rủi ro trong kinh doanh có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của công ty nói chung và đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh nói riêng.
Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Để ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là gian lận, nhà quản lý cần
nỗ lực, cố gắng giảm bớt hoặc loại bỏ các động cơ và sự cám dỗ có thể khiến cho nhân viên trong đơn vị có những hành động không trung thực, trái luật pháp và trái đạo lý nhu cố tình phản ánh, phân loại và hạch toán không chính xác các loại chi phi phí nhằm thỏa mãn các nhu cầu phi pháp của các thành viên trong đơn vị cũng nhu toàn thể đơn vị.
Các giá trị đạo đức cần đuợc tuyên truyền rộng rãi đến nhân viên thông qua các văn bản về quy định về đạo đức, chuẩn mực ứng xử.
Thứ hai, cam kết về năng lực: Năng lực thể hiện các kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết của con nguời để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Nhà quản lý cần đảm bảo mọi nhân viên trong đơn vị đều hội tụ đủ các kỹ năng, kiến thức và khả năng để thực hiện đuợc các công việc đuợc giao. Mà cụ thể ở đây, cam kết về năng lực thể hiện ở việc nhà quản lý thiết lập và thực hiện các chính sách nhân sự hợp lý để đảm bảo các vấn đề liên quan đến việc quản lí khoản mục chi phí:
- Xác định các kỹ năng, kiến thức cần thiết phải đáp ứng đối với vị trí làm việc trong đơn vị, đặc biệt các vị trí quan trọng nhu: kế toán, nhân viên kiểm soát tài sản, nhân viên mua hàng.
- Thẩm tra bằng cấp hoặc chứng chỉ của các ứng viên trong quá trình tuyển dụng nhân sự;
- Chỉ thực hiện tuyển dụng và đề bạt đối với nhân viên có đủ năng lực;
- Thiết lập các chuơng trình đào tạo cho nhân viên để họ có cơ hội nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn.
Thứ ba, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Về việc lập kế hoạch chi phí: Nhìn chung, nhà quản lý trong Tổng Công ty cần coi trọng việc xây dựng dự toán các loại chi phí sản xuất, kinh doanh, bởi đây là cơ sở để nhà quản lý ra quyết định kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất. Dự toán đuợc phân công thực hiện bởi bộ phận lập kế hoạch phối kết hợp với bộ phận kỹ thuật. Tuy nhiên, hiện nay, các dự toán thuờng đuợc thực hiện bán thủ công hoặc thủ công, chua có phần mềm riêng để dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Các bảng tính trong Excel đuợc sử dụng nhiều nhất để tính toán giá dự toán theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu và thời gian gia công đối với từng
chi tiết của sản phẩm. Cuối cùng, số liệu dự toán cần đuợc nhà quản lý phê chuẩn nhằm ban hành khung giá cơ bản hoặc đuợc điều chỉnh, phê duyệt trong một số truờng hợp đặc biệt.
Về việc kiểm soát chi phí: Nhà quản lý đề xuất và xây dựng một quy trình kiểm soát chi phí phù hợp với thực trạng doanh nghiệp, quy định các biện pháp kiểm soát cụ thể với từng loại chi phí sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, thông qua các hoạt động, nhà quản lý phát đi các tín hiệu đến nhân viên về quan điểm và nhận thức của họ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh. Nếu nhà quản lý nhấn mạnh vào việc hạch toán, phân loại, phản ánh chi phí trên các báo cáo và sổ kế toán, đồng thời, lập báo cáo tài chính tin cậy và tuân thủ các quy định pháp lý thì các nhân viên của đơn vị sẽ phải quan tâm nhiều hơn đến các vấn đề này nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý nhấn mạnh việc cần phải kiểm soát nghiêm ngặt các loại chi phí, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ phải tự động quan tâm đến vấn đề này. Tùy vào từng thời kì phát triển của công ty mà nhà quản lý sẽ có những chính sách về nới lỏng hay thắt chặt chi phí. Tuy nhiên nhà quản lý cần có nhấn mạnh vào việc các chi phí luôn cần đuợc sử dụng một cách tiết kiệm và phù hợp.
Về việc phân bổ chi phí: Đối với chi phí sản xuất, các khoản chi phí phát sinh chung cho các tổ đội phải đuợc tập hợp và phân bổ cho từng nhóm sản phẩm sản xuất trong kỳ và đuợc nhà quản lý quy định rõ ràng tiêu thức phân bổ theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp hay doanh thu ghi nhận trong kỳ,...
Thứ tư, cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân định về quyền và trách nhiệm bộ phận kế toán cũng nhu các bộ phận khác nhu: phòng mua hàng, phòng kinh doanh, phòng hành chính - nhân sự, phòng kỹ thuật, phòng kho vận, đồng thời phản ánh sự phân quyền về kiểm soát nội bộ khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh.
Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm trong một đơn vị quyết định đến việc các cá nhân trong đơn vị ý thức rõ ràng về quyền hạn, công việc và trách nhiệm mà họ cần phải đảm nhận. Việc hạch toán, phân loại, phản ánh chi phí trên
các báo cáo và sổ kế toán phải được phân công quyền hạn và trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể. Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm không rõ ràng, không đầy đủ sẽ làm giảm hiệu lực của kiểm soát nội bộ nói chung và với khoản mục chi phí nói riêng.
Ví dụ, trong bộ phận kế toán, thông qua việc xác định quyền hạn, công việc và trách nhiệm rõ ràng, kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng sẽ nắm rõ các công việc, trình tự và thời gian thực hiện công việc mà mình phải đảm nhận (ví dụ thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng theo định kỳ, thực hiện các biện pháp nhắc và đốc thúc công nợ,... giúp cho đơn vị có thể giảm được chi phí thiệt hại do khách hàng chậm thanh toán hoặc không thanh toán các khoản nợ đến hạn).
Thứ năm, các chính sách về nhân sự:
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong kiểm soát nội bộ. Với mỗi ngành nghề khác nhau, chi phí nhân sự sẽ có sự khác nhau ít nhiều. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có quá trình sản xuất kinh doanh đã đi vào ổn định nên duy trì tỉ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu dưới 10%. Điều này phần nào đảm bảo doanh nghiệp có thể sử dụng triệt để nguồn nhân lực của mình.
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống KPI với từng chức vụ, công việc cụ thể, phù hợp với đặc tính kinh doanh của mình, dựa vào việc nhân viên có hoàn thành các KPI được giao, doanh nghiệp có thể tự đánh giá được chất lượng nhân sự, từ đó đưa ra được những quyết định như tuyển dụng, luân chuyển, thay mới, cắt giảm, sa thải phù hợp.
Có thể thấy, nếu nhân viên có năng lực và trung thực thì cho dù thiếu vắng các thủ tục kiểm soát quan trọng, báo cáo tài chính được lập ra vẫn đảm bảo độ tin cậy. Ngược lại, nếu nhân viên không có đủ các kỹ năng và kiến thức cần thiết, luôn muốn thực hiện các hành vi gian lận thì các hoạt động kiểm soát cần được tăng cường để ngăn ngừa các gian lận và sai sót có thể. Tuy nhiên, kể cả trường hợp nhân viên trung thực và có năng lực, kiểm soát nội bộ vẫn có thể có nhiều hạn chế vì các lý do như nhân viên không hài lòng về chính sách lương thưởng của đơn vị, hoặc họ có quá nhiều áp lực vì khối lượng công việc quá tải. Chính vì vậy, chính sách nhân sự có thể đảm bảo được tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ thông qua các
hoạt động tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đào tạo, đề bạt và đãi ngộ người lao động đúng đắn và hợp lý.
b. Quy trình đánh giá rủi ro
Tùy vào các loại hình hoạt động kinh doanh khác nhau mà việc đánh giá rủi ro khoản mục chi phí sẽ khác nhau về nhiều mặt. Nhìn chung trong các doanh nghiệp, việc đánh giá rủi ro có một số đặc điểm chung.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đánh giá rủi ro riêng của đơn vị đối với khoản mục chi phí gồm các bước cơ bản như sau:
Xác định rủi ro kinh doanh khoản mục chi phí cách thu thập các thông tin được cho là hữu ích với hoạt động của doanh nghiệp
Một số rủi ro đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
- Rủi ro từ thị trường: thị trường đột ngột lao dốc do thiên tai, dịch bệnh bất thường, doanh nghiệp không bán được hàng nhưng vẫn phải trả lương cho nhân viên.
- Rủi ro tín dụng: Đối tác kinh doanh thất bại, không thu đòi được nợ, dẫn đến hình thành nợ phải thu khó đòi.
- Rủi ro từ yếu tố con người: nhân viên sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; khai khống các loại chi phí: chi phí công tác, chi phí tiếp khách,...
Ước tính mức độ rủi ro đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh
Sau khi nhận diện được rủi ro tại đơn vị, bước tiếp theo là đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro. Đơn vị có thể lựa chọn cách tiếp cận phương pháp khác nhau để đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng, mức ý nghĩa của rủi ro. Mục đích của việc áp dụng phương pháp đánh giá là để xác định vùng rủi ro mà nhà quản lý đáng phải lưu tâm nhất. Người quản lý nên đánh giá những rủi ro này bằng cách sử dụng các câu hỏi về khả năng xảy ra rủi ro.
Khi một số lượng lớn các rủi ro đã được xác định, quản lý nên suy nghĩ về khả năng rủi ro ước tính cá nhân và sự xuất hiện về xác suất hai chữ số từ 0,01 đến
0,99. Các rủi ro nói chung luôn có cơ hội xảy ra, nhung không thể khẳng định rằng rủi ro đó 100% sẽ xảy ra hay 0% sẽ không bao giờ xảy ra. Do đó, sử dụng lý thuyết xác xuất để uớc luợng khả năng xảy ra rủi ro là hợp lý.
Phân tích rủi ro đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh
Doanh nghiệp có thể tiến hành định luợng - xác định chi phí cho các loại rủi ro khi xảy ra, tất cả các rủi ro đã đuợc xếp hạng ở buớc trên, tuy nhiên có thể chọn lựa uu tiên các rủi ro chính có ảnh huởng lớn nếu hạn chế về thời gian và chi phí. Phân tích định luợng yêu cầu đơn vị chỉ ra đuợc những ảnh huởng do rủi ro gây ra, mức định luợng thuờng đuợc xác định theo giá trị.
Thiết lập các giải pháp và triển khai các hành động cụ thể và cần thiết để giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được
Ở buớc này, doanh nghiệp sẽ thực hiện các quy trình, biện pháp để kiểm soát và ứng phó với rủi ro gồm có:
Kiểm soát phòng ngừa: các biện pháp xử lý để ngăn chặn các lỗi, sự cố hay hành động/giao dịch không mong muốn xảy ra;
Kiểm soát phát hiện: giám sát hoạt động/quy trình để xác định các biện pháp kiểm soát phòng ngừa còn thiếu sót và lỗi, sự cố hay hành động/giao dịch, từ đó có các biện pháp ứng phó phù hợp;
Kiểm soát khắc phục: các biện pháp xử lý để khôi phục về trạng thái ban đầu hoặc giảm hậu quả, thiệt hại của các lỗi, sự cố hay hành động/giao dịch đã xảy ra.
c. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Việc trao đổi thông tin trong công ty: việc trao đổi các vấn đề liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phải đuợc quy định rõ ràng về cách thức truyền thông: trao đổi bằng phuơng tiện, nền tảng gì: mail, các ứng dụng liên lạc trực tuyến nhu zalo, facebook hay mạng nội bộ riêng biệt. Dù sử dụng phuơng tiện nào, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo mọi nhân viên đều nhận đuợc thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Việc trao đổi bên ngoài công ty: vấn đề trao đổi thông tin với các đối tác như: đàm phán hợp đồng cần gặp trực tiếp hay có thể trao đổi qua hợp đồng; quy cách trình bày, liên lạc qua mail; lựa chọn nhà vận chuyển chứng từ kế toán, hợp đồng kinh tế: VNPost, Viettel Post, hay Giaohangtietkiem,... cũng cần được quy định rõ ràng.
Hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị cần thường bao gồm nhiều phân hệ liên quan đến các loại nghiệp vụ như: bán hàng, thu tiền; mua hàng, thanh toán;... Với từng loại nghiệp vụ, hệ thống thông tin cần thỏa mãn đầy đủ các mục tiêu kiểm soát như: các nghiệp vụ được ghi nhận phải thực sự phát sinh; các nghiệp vụ đã phát sinh phải được ghi nhận đầy đủ; giá trị (bằng tiền) của các nghiệp vụ được ghi nhận chính xác; các nghiệp vụ được trình bày và phân loại đúng đắn; các nghiệp vụ được ghi nhận đúng kỳ và; các nghiệp vụ được cộng dồn và tổng hợp chính xác.
Xử lý thông tin: Việc xử lý thông tin cần đảm bảo hai khía cạnh là thiết kế sử dụng các chứng từ theo các yêu cầu sau:
- Chứng từ được thiết kế cho các mục đích và nơi sử dụng khác nhau, nhằm hạn chế sự lãng phí không cần thiết về mặt giấy tờ. Ví dụ, một chứng từ điện tử được lập để giao hàng cho khách có thể được sử dụng như là chứng từ xuất kho, nhằm cung cấp thông tin về ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, số lượng hàng được giao, số tiền khách hàng phải thanh toán và được sử dụng để ghi nhận sự thay đổi của hàng tồn kho.
- Chứng từ được thiết kế hợp lý nhằm tăng tính chính xác và khả năng kiểm soát nghiệp vụ trong quá trình chuẩn bị và lập chứng từ, đặc biệt với các chứng từ điện tử.
Hệ thống chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán; báo cáo kế toán cần được được quy định rõ ràng, rành mạch. Trong đó, hệ thống chứng từ kế toán cần được tổ chức với các công việc như sau: xây dựng danh mục CTKT; tổ chức lập CTKT; tổ chức kiểm tra hoàn chỉnh CTKT; tổ chức luân chuyển CTKT. Còn đối với hệ thống tài khoản kế toán; sổ kế toán; báo cáo kế toán, nhất là trong thời kì cách mạng 4.0, việc tổ chức những hệ thống thông tin kế toán này nên được thực hiện trên các phần mềm kế toán hiện hành như MISA, SAPO, FAST,. để đảm bảo
được sự chuẩn hóa, tính thống nhất, phản ánh được toàn bộ các đối tượng kế toán của doanh nghiệp đó.
Lưu đồ hệ thống thông tin Kế toán đối với chu trình chi phí trong doanh nghiệp (Phụ lục 1.3: Lưu đồ hệ thống thông tin Kế toán đối với chu trình chi phí
trong doanh nghiệp).
d. Các hoạt động kiểm soát:
Phê chuẩn, ủy quyền: Luôn luôn có sự phê duyệt của cấp trên đối với mọi hoạt động thu chi tiền trong đơn vị. Trong trường hợp ủy quyền, cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền, và vì vậy vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền.
Phân chia nhiệm vụ: Doanh nghiệp cần áp dụng triệt để nguyên tắc bất kiêm nghiệm và nguyên tắc phân công phân nhiệm trong việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho ban lãnh đạo, các phòng, ban chức năng và của từng nhân viên. Trách