7. Kết cấu khóa luận
2.3. Đánh giá thực trạng KSNB đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh
kinh
doanh trong Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà 2.3.1. ưu điểm
a. Môi trường kiểm soát
Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Ban Giám đốc đề cao các giá trị đạo đức, đặc biệt nhân viên nhìn nhận người đứng đầu - Giám đốc Phạm Duy Tiến với cái nhìn thiện cảm. Giám đốc được đánh giá là người “Vừa có tâm lại vừa có tầm” là tấm gương sáng cho mọi nhân viên trong công ty học tập theo.
Thứ hai, cam kết về năng lực
Ban lãnh đạo của công ty là những người có bằng cấp, kinh nghiệm lâu năm. Đội ngũ nhân viên của Thiên Hà là các cử nhân, kỹ sư các trường đại học lớn, uy tín và các thợ lành nghề đều được qua đào tạo của công ty trước khi làm việc chính thức.
Hằng năm, công ty chú trọng tổ chức các bài kiểm tra sát hạch, nhờ việc này, công ty nắm bắt được chất lượng nguồn nhân lực.
Thứ ba, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ban Giám đốc hiểu và cố gắng nhấn mạnh với toàn thể nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.
Các nhân viên cũng nắm bắt được ý tưởng của ban Giám đốc, có thái độ chỉnh chu, nghiêm túc trong việc thực hiện các vấn đề liên quan đến chi phí doanh nghiệp.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn và trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh cùng sự phân công quyền hạn tương đối rõ ràng được ghi nhận là điểm mạnh của công ty. Bộ máy tổ chức đảm bảo được tính độc lập tương đối giữa các phòng ban, lại tạo được mối liên hệ cần thiết giữa các phòng.
Công ty phần nào hạn chế được sự lặp lại, chồng chéo giữa các bộ phận đồng thời gia tăng sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận, tăng hiệu quả kiểm soát nội bộn trong đơn vị.
Thứ năm, các chính sách về nhân sự
Các chính sách nhân sự được ban hành bằng văn bản rõ ràng. Có các chính sách cụ thể về tuyển dụng, đào tạo, trả lương, khen thưởng và phúc lợi. 98% nhân viên (70/72) cho rằng công ty đã thực hiện nghiêm túc quy chế trả lương, chế độ nâng lương theo đúng hợp đồng lao động đã kí kết và các quy định của pháp luật. Nguồn nhân lực hiện tại của công ty phần lớn là những người trẻ, có trình độ chuyên môn tốt, tiếp thu nhanh, sẵn sàng trao dồi thêm kiến thức mới. Điều này đạt được do việc tổ chức công tác tuyển dụng, đào tạo được thực hiện có hiệu quả.
b. Quy trình đánh giá rủi ro
Thiên Hà đã bước đầu xây dựng các tiêu chí đánh giá mức ảnh hưởng của các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải. Công ty nhận định được một số rủi ro trong thực tế và có các biện pháp phù hợp để phòng ngừa, khắc phục các rủi ro này. Qua điều tra khảo sát, 80% nhân viên công ty (58/72) cho rằng việc đánh giá rủi ro được công ty thực hiện khá tốt. Công ty xác định rủi ro lớn nhất mà mình gặp phải là rủi ro tín dụng với việc không thu hôi được giá trị các công trình đã hoặc đang thi công lắp đặt. Nhờ đó, các biện pháp phòng ngừa rủi ro được thực hiện bằng cách thắt chặt các quy định về tín dụng trong hợp đồng kinh tế được kí kết. Công ty đã đánh giá được cả các rủi ro xuất phát từ con người.
c. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Trong thời đại 4.0, việc phát triển hệ thống truyền thông nội bộ trên các nền tảng trực tuyến là một bước đi hợp thời, tiết kiệm được một nguồn chi phí không hề nhỏ.
Công ty sử dụng phần mềm MISA, một trong những phần mềm kế toán thông dụng và phổ biến nhất trên thị trường để đảm bảo được sự tính hệ thống của bộ máy kế toán, giảm tải được phần lớn công việc so với hệ thống kế toán thủ công.
d. Các hoạt động kiểm soát
Công ty Thiên Hà tuân thủ đầy đủ và tương đối tốt 3 nguyên tắc trong kiểm soát chi phí sản xuất, kinh doanh: Phê duyệt, ủy quyền; Phân công phân nhiệm và bất kiêm nghiệm. Cố gắng hạn chế tối đa việc vi phạm trong khả năng của đơn vị.
Việc gắn camera và đảm bảo không có góc chết, điểm mù được đánh giá cao trong công tác kiểm soát.
Đồng thời, công ty cũng tiến hành thực hiện kiểm soát chi phí theo trình tự cơ bản:
- Dự toán: Phân chia bộ phận lập dự toán, có các tiêu chí lập dự toán giúp việc lập được nhanh chóng và hiệu quả.
- Kiểm soát: xây dựng cách kiểm soát phù hợp với từng loại chi phí, Thiên Hà tích cực xây dựng có các chốt kiểm soát. Việc xuất hiện của tiểu ban Kiểm soát chi phí được đánh giá là cần thiết.
- Đánh giá dự toán với thực tế: đánh giá được sự chênh lệch và cố gắng tìm ra nguyên nhân các chênh lệch lớn.
e. Giám sát các kiểm soát
Công ty Thiên Hà đã tổ chức giám sát thường xuyên, có sự tham gia giám sát của không chỉ ban Giám đốc mà còn có các trưởng, phó phòng cùng tham gia. Công ty lập ra tiểu ban Kiểm soát chi phí với định hướng có thể triển khai giám sát tách biệt trong một thời gian gần nhất, có thể đánh giá đây là một bước đi hợp lý, phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân a. Môi trường kiểm soát
Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Vẫn có những sai phạm về đạo đức diễn ra trong công ty. Thậm chí có cả những sai phạm này xuất phát từ người thuộc ban lãnh đạo, điều này khiến, nhân
viên cấp dưới sẽ mất lòng tin, các chính sách yêu cầu thực thi tính chính trực được truyền thông từ những người này bị đánh giá là đạo đức giả.
Nguyên nhân do những người này bị lợi ích làm mờ mắt, không nhận ra được hậu quả phía sau.
Thứ hai, cam kết về năng lực
Dù được tuyển chọn, nhưng đội ngũ nhân sự ở Thiên Hà vẫn có những nhân viên làm việc thiếu hiệu quả.
Nguyên nhân được trưởng phòng hành chính - nhân sự, cô Phùng Kim Anh chia sẻ: “Không phải lúc nào cũng có người phù hợp mà công ty đang lúc thiếu người nên phải tuyển tạm.”
Thứ ba, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Các triết lý về kiểm soát chi phí mới ở trên mức độ lời nói, chưa được thiết lập bằng văn bản cụ thể. Điều này dẫn tới việc không phải nhân viên nào cũng nắm bắt được giống nhân viên nào. Sẽ có những người cố tình không tuân theo, làm trái triết lý của ban lãnh đạo.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn và trách nhiệm
Mặc dù có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhưng tại một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như Thiên Hà cũng không thể tránh được các khiếm khuyết khi hoạt động. Cụ thể, còn tồn tại nhiều bất cập với những công việc liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau như: không thống nhất kế hoạch triển khai, tốc độ thực hiện các phòng ban không đồng đều khiến công việc bị chậm trễ.
Nguyên nhân hạn chế đến từ việc các trưởng phòng chưa có sự trao đổi kịp thời với nhau, và chưa có sự đốc thúc đến các nhân viên của mình.
Thứ năm, các chính sách về nhân sự
Công ty đã đề ra những chính sách khen thưởng nhưng mới dừng lại ở mức động viên khích lệ chứ chưa thực sự làm các nhân viên phát huy toàn bộ sự nỗ lực của mình.
Thiên Hà luôn tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm, nâng cao trình độ tay nghề. Tuy nhiên vấn đề nâng cao trình độ đôi khi mới dừng lại ở mức lí thuyết, những kiến thức này chua phù hợp với thực tễn của doanh nghiệp.
Có các chính sách khen thuởng nhung các chính sách xử phạt lại chua đuợc quy định rõ ràng với các khung hình phạt cụ thể. Đây là một lỗ hổng không hề nhỏ trong chính sách nhân sự.
Nguyên nhân của hạn chế là do sự làm việc thiếu hiệu quả của phòng hành chính - nhân sự.
Cuối cùng, về Ban kiểm soát
Công ty chua có một ban tách biệt mà đang kiêm nghiệm do thiếu nhân sự và tốn kém chi phí nếu thành lập.
b. Quy trình đánh giá rủi ro
Các tiêu chí đánh giá phân loại mức độ ảnh huởng rủi ro còn tuơng đối sơ sài, mang nặng tính chất định tính nhiều hơn là định luợng.
Về mặt các rủi ro do con nguời, công ty mới xác định rủi ro, chua xác định rõ các phuơng án cụ thể để đối phó với các rủi ro này.
Các rủi ro khác có thể gặp phải trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng chua cụ thể, mới nhận định sẽ có thể gặp nhung không xác định đuợc sẽ gặp trong hoàn cảnh nào và phuơng huớng giải quyết ra sao.
Nguyên nhân của hạn chế là do công ty không có một phòng ban chuyên biệt để xác định các loại rủi ro. Việc này hiện tại đang do ban Giám đốc phụ trách và đốc thúc các phòng ban trong công ty thực hiện các phuơng án phòng ngừa đề ra.
c. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Tuy triển khai trao đổi thông tin qua các ứng dụng trực tuyến là buớc đi hợp thời. Nhung vẫn tồn tại một số ít các nhân viên không theo kịp công nghệ, dẫn đến không nhận đuợc các thông tin trong đơn vị đầy đủ, kịp thời, chính xác. Điều này là do Thiên Hà chua chú trọng phổ cập công nghệ, kiến thức mới cho các nhân viên này.
Phần mềm MISA chưa đáp ứng được việc luân chuyển các chứng từ kế toán trong doanh nghiệp, doanh nghiệp lại không có hệ thống luân chuyển chứng từ riêng. Điều này là do doanh nghiệp không chú ý hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ và hệ thống chứng từ kế toán hoàn chỉnh, phù hợp.
d. Các hoạt động kiểm soát
Vẫn tồn tại việc vi phạm các nguyên tắc kiểm soát cơ bản như người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế lại đồng thời thực hiện.
Điều này xảy ra do quy mô doanh nghiệp chỉ dừng lại ở con số 72 người nên vấn đề thiếu nhân lực vẫn đôi khi xảy ra.
Hoạt động kiểm soát:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên nhiên liệu vận hành máy thi công: Việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu do nhân viên mua hàng thực hiện, quyết định mang tính cá nhân hóa, dễ xảy ra rủi ro thông đồng với nhà cung cấp. Tại công trình chưa thành lập bộ phận kiểm tra vật tư về chất lượng, số lượng, chủng loại khi nhập vật tư mà chỉ có duy nhất thủ kho là người trực tiếp nhận và kiểm tra vật tư. Nhân viên kế toán không thể trực tiếp kiểm tra hoặc tham gia thực hiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại các đội kỹ thuật vào cuối kỳ
- Đối với chi phí sử dụng máy thi công: việc kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công tại Thiên Hà còn thiếu chặt chẽ, công ty chưa đưa ra được quy trình kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công.
- Đối với chi phí sản xuất chung: các hoạt động kiểm soát chi phí này còn sơ sài.
Đánh giá dự toán với thực tế: Việc tìm ra nguyên nhân sai lệch còn nhiều bất cập, đôi khi không thể tìm ra nhưng chưa có biện pháp khắc phục điều này.
e. Giám sát các kiểm soát
Dù tiểu ban Kiểm soát chi phí được thành lập, nhưng tiểu ban vẫn trực thuộc phòng Kế toán, vậy nên công ty chưa thực hiện được tính độc lập của giám sát tách biệt. Công ty cũng chưa xây dựng được hệ thống giám sát hữu dụng bao gồm các
chỉ tiêu, thước đo, tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá tình hiệu quả của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nói chung và KSNB đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh nói riêng.
Điều này xuất phát từ vấn đề thiếu nhân lực, thiếu tiềm năng kinh tế. Hiện tại, việc tổ chức, xây dựng hệ thống chuẩn chỉnh như trên tốn quá nhiều chi phí so với lợi ích đơn vị đạt được.
Ket luận chương 2
Trong chương này, khóa luận đã tập trung làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh trong Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà bao gồm các nội dung:
- Tổng quan về Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà; chức năng nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý công ty.
- Nêu lên thực trạng KSNB khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh tại Thiên Hà và phân tích điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân của thực trạng này.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH TRONG CÔNG
TY TNHH THANG MÁY, ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC THIÊN HÀ 3.1. Định hướng và phát triển của công ty
Tầm nhìn chiến lược
Trở thành công ty lắp đặt - bảo trì thang máy và bán buôn các thiết bị, phụ tùng máy móc, linh kiện điện tử hàng đầu trên địa bàn Hà Nội.
- Giữ vững thị trường tiêu thụ trong khu vực.
- Cung cấp các dịch vụ toàn diện về thang máy cho người tiêu dùng Hà Nội.
- Góp phần thúc đẩy tốc độ đô thị hóa ở Hà Nội, hướng tới sự bền vững và ổn định lâu dài.
- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ trách nhiệm đối với cộng đồng.
Các giá trị cam kết
- Đảm bảo lợi nhuận cho các nhà đầu tư.
- Góp phần phát triển ngành công nghiệp thang máy và thương mại linh kiên, phụ tùng máy móc.
- Góp phần phát triển kinh tế trong nước.
Mục tiêu tăng trưởng và phát triển trong năm 2020:
Mục tiêu tăng trưởng của Thiên Hà đã có nhiều thay đổi sau ảnh hưởng của đại dịch Sars-CoV-2 xảy ra vào cuối năm 2019, đầu năm 2020. Nền kinh tế Việt Nam hứng chịu ảnh hưởng không nhỏ của cuộc khủng hoảng kinh tế diễn ra trên toàn cầu, Thiên Hà cũng không ngoại lệ. ADB dự báo tăng trưởng kinh tế Việt Nam năm 2020 đạt 4,8%, giảm 2,22% so với năm 2019, do đó, công ty xây dựng các mục tiêu như sau:
- Duy trì, giữ vững quy mô doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động.
- Tham gia tích cực, góp phần hồi phục tốc độ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam.
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí
sản xuất,
kinh doanh trong Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Để truyền thông tính chính trực cho người khác hiệu quả, mỗi người trong ban lãnh đạo công ty cần tự trau dồi phẩm chất đạo đức của mình. Những hành vi vi phạm đạo đức cần xử phạt nghiêm minh để răn đe người vi phạm và làm gương cho toàn thể nhân viên.
Thứ hai, cam kết về năng lực
Số lượng nhân sự cần thiết phải được công ty dự toán hợp lý. Dựa vào sự toán để phòng hành chính - nhân sự tổ chức các đợt tuyển dụng, tránh trường hợp tuyển gấp, tuyển vội cho đủ số lượng, không đáp ứng được yêu cầu trình độ.
Thứ ba, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ban hành những văn bản, tổ chức truyền thông nội bộ tới mọi nhân viên, đảm bảo mọi nhân viên trong Thiên Hà nắm rõ triết lý điều hành của ban lãnh đạo.