7. Kết cấu khóa luận
2.2.1. Đặc điểm của khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh trong hoạt động
động
của Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà
Thiên Hà có 2 hoạt động kinh doanh: lắp đặt - bảo trì thang máy và bán buôn các thiết bị, phụ tùng máy móc, linh kiện điện tử. Trong đó, chi phí đến từ hoạt động lắp đặt - bảo trì thang máy là chủ yếu, đây cũng là hoạt động chính nhất của đơn vị, chiếm 80% tổng chi phí sản xuất, kinh doanh, lợi nhuận từ lắp đặt - bảo trì thang chiếm 70% tổng lợi nhuận.
Với một doanh nghiệp có hoạt động đồng thời trong lĩnh vực xây lắp và lĩnh vực thương mại, chi phí sản xuất, kinh doanh là một khoản mục trọng yếu có tính quyết định đến hoạt động của doanh nghiệp, là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với công ty.
2.2.2. Thực trạng KSNB đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanhtrong trong
Công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà
Để đánh giá thực trạng KSNB khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh tại công ty TNHH Thang máy, điện tử và tin học Thiên Hà hiện nay, em đã tiến hành theo các hình thức khảo sát thực tế tại đơn vị, một điểm thuận lợi trong quá trình thu thập, tổng hợp tài liệu là em được tham gia vào tiểu ban Kiểm soát chi phí - thuộc Phòng Kế toán của công ty với tư cách là thực tập sinh, vì vậy em có điều kiện gặp gỡ, trao đổi với các cấp quản lý của công ty, tiếp cận trực tiếp hệ thống các quy định, quy chế của các đơn vị, tìm hiểu sâu về đặc điểm hoạt động SXKD, quy trình, thủ tục kiểm soát, và tổng hợp thông tin.
Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Ban lãnh đạo công ty Thiên Hà yêu cầu tất cả các nhân viên trong đơn vị phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, nhiệt tình với công việc và những nhiệm vụ được giao - đây chính là một trong những yêu cầu quan trọng nhất của ban lãnh đạo đối với toàn thể thành viên của đơn vị. Đặc biệt, Giám đốc, các phó Giám đốc và các trưởng phòng là những người luôn phải thực thi tính chính trực, sự liêm chính, minh bạch trong công việc để làm gương cho các nhân viên cấp dưới. “Công tư phân minh” là triết lí mà ban Giám đốc công ty Thiên Hà luôn hướng đến trong 17 năm hoạt động của đơn vị.
Qua khảo sát thực tế, các nhân viên trong công ty có cái nhìn tôn trọng, thiện cảm và đánh giá cao khả năng lẫn năng lực của ban lãnh đạo công ty. Đặc biệt, với giám đốc công ty, ông Phạm Duy Tiến được mọi người đánh giá là một lãnh đạo “Vừa có tâm lại vừa có tầm”.
Khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh là khoản mục trọng yếu của đơn vị, vậy nên các quy chế, yêu cầu về tính chính trực với các nhân viên phụ trách các vấn đề liên quan đến khoản mục này được đặt ra cao hơn cũng như các hình thức xử phạt tương ứng sẽ nặng hơn.
Thứ hai, cam kết về năng lực
Các thành viên trong công ty phải đáp ứng được những năng lực công ty đặt ra để phục vụ tốt các yêu cầu trong công việc thường ngày, cụ thể như sau:
Giám đốc Phạm Duy Tiến: Kỹ sư chuyên ngành Điện công nghiệp Đại học Bách Khoa Hà Nội, người có hơn 30 năm trong lĩnh vực lắp rắp các công trình điện cùng 20 năm trong lĩnh vực buôn bán các phụ kiện, linh kiện, máy móc điện tử.
Phó Giám đốc tài chính Nguyễn Thị Nguyệt Nga: Tiến sĩ chuyên ngành Tài chính Đại học Kinh tế quốc dân, có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích tài chính, kiểm soát tài chính doanh nghiệp, 12 năm đảm nhận chức vụ phó Giám đốc tài chính của công ty Thiên Hà.
Phó Giám đốc kỹ thuật Nguyễn Quang Minh: Kỹ su chuyên ngành Điện tử Viễn thông Học viện Công nghệ Buu chính Viễn thông, có hơn 25 năm trong ngành lắp đặt thang máy.
Phòng Ke toán: Các nhân viên kế toán đều có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm, là cử nhân khối ngành kinh tế tại các truờng đại học nhu Đại học Kinh tế quốc dân, Học viện Ngân hàng, Học viện Tài chính. Kế toán truởng Phạm Hồng Anh với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và 7 năm kinh nghiệm làm kế toán truởng.
Phòng kinh doanh, Phòng Hành chính - nhân sự, Phòng Mua hàng, Phòng Kho vận: các nhân viên đều có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, đuợc đào tạo bài bản và thử việc 2 tháng truớc khi trở thành nhân viên chính thức.
Phòng kỹ thuật: Đội truởng các đội kỹ thuật đều là kỹ su tốt nghiệp các truờng đại học khối ngành kỹ thuật. Nhân viên đội đều là các kỹ su, thợ cơ khí, thợ điện với tay nghề cao, đuợc đào tạo bài bản và chuyên sâu.
Hằng năm, công ty đều tổ chức các bài kiểm tra sát hạch nhân sự để đảm bảo chất luợng đội ngũ nhân sự trong công ty đạt hiệu quả tốt nhất.
Thứ ba, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ở Thiên Hà, ban lãnh đạo đặc biệt là Giám đốc Phạm Duy Tiến luôn ý thức đuợc tầm quan trọng của những quyết sách của mình có thể ảnh huởng nhu thế nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn 2017 - 2019, ngành lắp đặt - bảo trì thang máy và ngành bán buôn các thiết bị, phụ tùng máy móc, linh kiện điện tử phát triển nhanh chóng cùng cùng sự phát triển mạnh mẽ của cách mạng công nghệ 4.0 tạo nên cuộc dịch chuyển đa ngành với 3 trụ cột phát triển chính gồm AI (trí tuệ nhân tạo), IoT và big data. Ông Tiến nhận định đây vừa là đòn bẩy, vừa là thách thức với doanh nghiệp, Thiên Hà đang trên đà ngày một mở rộng và phát triển, tuơng lai sẽ huớng đến mở rộng quy mô ra khu vực tỉnh miền Bắc khác nhu: Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định,.. .Vậy nên vấn đề tăng cuờng kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh là một vấn đề cấp thiết.
Trong ngắn hạn: Ban lãnh đạo yêu cầu tiểu ban Kiểm soát chi phí lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh từng tháng, thực hiện truyền thông đến từng nhân viên trong công ty luôn có ý thức tiết kiệm cùng sự liêm chính, đảm bảo việc sử dụng chi phí không vuợt quá dự toán.
Trong dài hạn: Để tránh bị tụt hậu trong thời đại bùng nổ công nghệ, công ty Thiên Hà chủ truơng đầu tu cho công nghệ nhu: mua sắm máy móc thiết bị hiện đại từ nuớc ngoài; tăng cuờng nâng cao tay trình độ tay nghề nguời lao động.... Bởi vậy ban lãnh đạo cũng tăng cuờng thiết lập thêm các chốt kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. đảm bảo các loại chi phí sản xuất, kinh doanh của công ty đuợc sử dụng hiệu quả. Bằng việc yêu cầu phòng kế toán lập báo cáo về tình hình sử dụng chi phí, hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực đầu vào so với đầu ra trong từng quý và cả năm tài chính. ban lãnh đạo có thể nắm bắt đuợc chi phí đang bị thất thoát ở khâu nào để tiến hành tìm ra nguyên nhân và giải pháp xử lý kịp thời. Mặt khác, nếu nhận thấy chi phí đang đuợc sử dụng với hiệu quả cao, công ty sẵn sàng đẩy mạnh chi tiêu nhằm đạt đuợc mục đích tăng truởng doanh thu, chiếm lĩnh thị phần.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn và trách nhiệm
Qua 17 năm hoạt động, bộ máy tổ chức của công ty Thiên Hà đã nhiều lần đuợc thiết kế, sửa đổi sao cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tiễn hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty: Hội đồng thành viên. Ban Giám đốc, Phòng hành chính - nhân sự, Phòng kho vận, Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng mua hàng và Phòng kỹ thuật.
Hội đồng thành viên hiện đang có 5 nguời. tăng 1 nguời so với năm 2017. Hội đồng thành viên hoạt động theo Điều lệ công ty và tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bên cạnh đó Hội đồng thành viên cũng đuợc quy định về quyền hạn và nhiệm vụ nhằm đảm bảo định huớng phát triển và cơ cấu tổ chức công ty.
Ban Giám đốc gồm 3 thành viên, do Hội đồng thành viên thành lập. Mỗi chức vụ cán bộ của từng bộ phận cũng nhu những nhiệm vụ của từng bộ phận đều
được ban Giám đốc bổ nhiệm, phân công. Việc kiểm soát và giám sát kiểm soát thường xuyên, đều đặn, liên tục, theo những kế hoạch đặt ra về những quy định, quy chế đặt ra của các lãnh đạo phòng ban và phải chịu trách nhiệm với công việc của mình đã góp phần tích cực cải thiện hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lãnh đạo phòng ban nào cũng được nhân viên tín nhiệm và tin tưởng. Một vài trưởng phòng ban bị đánh giá là chưa đủ năng lực hoặc khả năng lãnh đạo không tốt, không lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên khiến công việc nhiều lần bị trì trệ, hiệu quả thấp.
Thứ năm, các chính sách về nhân sự
Các chính sách về tuyển dụng và đào tạo
Công ty Thiên Hà tổ chức tuyển dụng công khai, minh bạch, đúng quy trình và tiêu chuẩn được quy định trong Điều lệ của công ty. Công ty đặt ra nhiều chính sách đãi ngộ tốt để thu hút và giữ được nhân sự chất lượng cao.
Hằng năm, các phòng ban đều tổ chức đào tạo nâng cao, bổ sung, cập nhật kiến thức cho người lao động. Sau mỗi đợt đào tạo đều có bài kiểm tra sát hạch để thẩm định chất lượng đào tạo và khả năng tiếp thu của nhân viên. Đồng thời, trong 3 năm 2017, 2018 và 2019, phó Giám đốc kỹ thuật và các đội trưởng, đội phó đội kỹ thuật đều được cử đi dự hội thảo về lĩnh vực lắp đặt - bảo trì thang máy tại Phần Lan và các hội thảo trong nước khác.
Các chính sách về trả lương, khen thưởng và phúc lợi
Đối với phòng kế toán, phòng hành chính - nhân sự: Được trả lương cứng, xét duyệt tăng lương 6 tháng một lần.
Đối với phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, bộ phận mua hàng - kho: Được trả lương cứng với mức lương tối thiểu theo quy định của pháp luật hiện hành cộng với mức lương đạt KPI theo quy định của công ty. Xét duyệt tăng lương 3-6 tháng một lần.
Thiên Hà chủ trương xây dưng các chính sách đãi ngộ, khen thưởng mang tính dài hạn, đảm bảo công bằng, dân chủ, công khai, minh bạch, khuyến khích
^^\Điểm
Chỉ tiêu 1 2 3 4 5
người tài, khuyến khích mọi nhân viên trong công ty nâng cao trình độ, năng suất, hiệu quả công việc.
b. Thực trạng quy trình đánh giá rủi ro
Đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh, Thiên Hà đã có các hoạt động, công tác kiểm soát với mục tiêu phát hiện, ngăn chặn, hạn chế rủi ro, sai phạm. Tất cả các vấn đề phát sinh về chi phí đều được kiểm soát, phê duyệt bởi các trưởng phòng ban và các chứng từ chi phí phát sinh được kiểm soát chặt chẽ bởi phòng Kế toán.
Sự phát triển của công nghệ 4.0 dẫn đến sự phát triển nhanh của ngành bán buôn các phụ tùng máy móc, linh kiện điện tử và lắp đặt - bảo trì thang máy. Sự phát triển nhanh này tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và với hoạt động kiểm soát nội bộ với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh nói riêng. Việc thiết kế một quy trình đánh giá và nhận diện rủi ro là một việc cần thiết, là nhân tố quyết định sự an toàn vốn và bền vững trong kinh doanh và gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Thiên Hà luôn tích cực xây dựng, hoàn thiện quy trình để nhận diện mọi rủi ro ảnh hưởng đến công ty, từ đó đưa ra giải pháp xử lí hiệu quả, đặc biệt là đối với những rủi ro cốt lõi,
Phó giám đốc tài chính là người thực hiện việc đánh giá rủi ro tại Thiên Hà, việc ước tính khả năng xảy ra vẫn phụ thuộc vào quan điểm cá nhân, mức độ ảnh hưởng của rủi ro sẽ được tính toán dựa vào những ước tính trước đó. Mỗi hoạt động có thể có nhiều nguy cơ, rủi ro và phải đánh giá riêng biệt đối với mỗi nguy cơ, rủi ro.
Cách xác định điểm rủi ro: R = S × P
Trong đó:
- R (Rating): điểm rủi ro.
- P (Possibility): xác suất có thể xảy ra.
P (Possibility): xác suất có thể xảy ra Xác suất rất cao (có thể xảy ra liên tục) Xác suất cao (thường xuyên) Xác suất trung bình (thỉnh thoảng) Xác suất thấp (hiếm khi) Xác suất rất thấp (gần như không xảy ra) S (Severity): mức độ nghiêm trọng Ảnh hưởng rất nghiêm trọng Ảnh hưởng lớn Ảnh hưởng trung bình Ảnh hưởng nhỏ Ảnh hưởng rất ít
Bảng 2.1: Các tiêu thức xác định điểm rủi ro
Dựa vào kết quả tính toán R (Rating), Thiên Hà chia rủi ro nhận biết được chia thành 3 mức ảnh hưởng đến quá trình hoạt động để có các biện pháp giải quyết phù hợp:
- Điểm ≤ 4: Nhóm nguy cơ, rủi ro cao, tác động nhanh: cần ưu tiên những giải pháp tức thời, cần hành động ngay lập tức.
- Điểm từ 5 đến ≤ 12: Nhóm nguy cơ, rủi ro trung bình: theo dõi sát sao, lập kế hoạch và tiến hành những giải pháp phòng trừ rủi ro trong vòng 1 tháng sau khi phát hiện.
- Điểm > 12: Nhóm ảnh hưởng nhỏ, tốc độ ảnh hưởng chậm, nguy cơ, rủi ro thấp: theo dõi thường xuyên, triển khai dần để xử lý, có thể xử lý sau.
Một số rủi ro đối với khoản mục chi phí sản xuất, kinh doanh trong thực tế của công ty:
Rủi ro từ thị trường:
Với tốc độ đô thị hóa chóng mặt, thị trường lắp đặt - bảo trì thang máy ở Hà Nội là được coi là miếng bánh béo bở. Với ưu thế có nguồn tài chính mạnh cùng tâm lý sính ngoại của người tiêu dùng, các sản phẩm thang máy công ty thang máy nước ngoài đang giữ lợi thế cạnh tranh hơn các công ty trong nước.
Hiện nay, thị trường thang máy chiếm phần nhiều các hiệu thang nước ngoài là Mitsubishi, Nippon (Nhật); Thyssenkrupp (Hàn Quốc); Schindler (Thụy Sĩ),...
Việc sử dụng các thang máy ngoại sẽ dẫn đến giá thành sản phẩm của công ty cao hơn so với những doanh nghiệp sử dụng thang máy tự sản xuất, thiếu các
chứng nhận về chất lượng. Rủi ro về mất khả năng cạnh tranh vì giá cao được nhận định là một rủi ro lớn đối với công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng, uy tín của doanh nghiệp, Thiên Hà chấp nhận rủi ro này và khắc phục bằng cách điều chỉnh giá nhân công một cách phù hợp nhất và tăng cường các dịch vụ đãi ngộ với khách hàng theo giá trị của đơn hàng.
Rủi ro tín dụng: Không thu đòi được giá trị các hợp đồng kinh tế đã kí kết,
các công trình lắp đặt - bảo trì đã hoàn thiện hoặc đang thi công dở dang. Tùy thuộc vào giá trị và thời gian thi công được ghi trong hợp đồng mà rủi ro tín dụng được phân loại mức độ ảnh hưởng từ nhỏ đến lớn. Để khắc phục rủi ro, doanh nghiệp có các điều khoản tín dụng như sau:
- Với các hợp đồng về bán buôn phụ tùng máy móc, thiết bị, linh kiện điện tử: khách hàng thanh toán ngay 50% giá trị đơn hàng tại thời điểm nhận hàng,