Trước khi thực hiện mỗi dự án, giá trị của các con tàu thường được dự tính trước theo hợp đồng thỏa thuận với khách hàng. Vì vậy, trong quá trình thực hiện dự án, các tổ và các đội phải theo dõi, đối chiếu giữa CP thực tế với CP dự toán để kịp thời phát hiện những khoản chi phí còn sót hoặc phát sinh thêm... có như vậy mới đảm bảo bù đắp CP và có lãi.
Tại một số đội sản xuất, cùng một lúc nhận thi công nhiều dự án khác nhau, việc bố trí mỗi đội một nhân viên kinh tế theo dõi, tập hợp chi phí của cả đội còn chưa thật hợp lý. Có thể thấy khối lượng của các nhân viên kinh tế này vào cuối tháng rất nhiều. Vì vậy khi tập hợp chứng từ lại để gửi lên phòng kế toán của công ty rất dễ xảy ra sai sót. Bởi vậy việc nộp các chứng từ tổng hợp lên phòng kế toán
công ty để thực hiện hạch toán ở đây thường bị chậm chễ, gây ra những bất lợi, khó khăn cho công tác hạch toán kế toán cho đội ngũ kế toán, và đôi khi không phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Trước những hạn chế và khó khăn trên, theo em có thể thực hiện một số giải pháp sau:
- Việc luân chuyển chứng từ cần được giới hạn thời gian, tập hợp lại và chuyển lên phòng kế toán trong vòng 10 ngày nhằm đảm bảo phản ánh kịp thời và không dồn dập công việc vào cuối tháng.
- Nên bố trí thêm nhân viên kinh tế đội tại một số đội thực hiện nhiều dự án
cùng một lúc để đảm bảo tốt việc tập hợp, báo cáo tổng hợp của các đội vào cuối mỗi tháng. Công ty nên tạo điều kiện cho các nhân viên kinh tế của các tổ, các đội thường xuyên có cơ hội học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để tăng năng suất công việc.
- Đôn đốc các nhân viên kinh tế các đội, các tổ trong việc giao nộp chứng từ:
Công ty xem xét tạm ứng cho các tổ đội tự đảm nhận về vật tư, nhân lực cho công trình sửa chữa. Muốn được tạm ứng các đội phải có đơn xin tạm ứng kèm theo các bản hợp đồng. Chính vì thế, Công ty có thể quy định rõ ràng, chặt chẽ thời hạn thanh toán các chứng từ bằng cách quy định rõ các đội, các tổ phải quyết toán xong các lần tạm ứng trước mới được tạm ứng các lần tiếp theo.
- Công ty nên tổ chức cuộc họp giữa ban giám đốc, phòng TC-KT, các đội trưởng, tổ trưởng và nhân viên kinh tế của mỗi đội, mỗi tổ để chấn chỉnh hoạt động tài chính của mình. Trong đó yêu cầu các đội trưởng phải tiến hành lập dự toán tiến độ thực hiện dự án chuyển cho phòng tài chính kế toán để kế toán trưởng có thể lập các kế hoạch tài chính một cách chính xác, hợp lý nhằm giảm bớt các CP phát sinh không cần thiết.
- Quy định thêm nghiệp vụ của các nhân viên kinh tế các tổ, các đội là phải tổ
chức hạch toán vào cuối mỗi tháng cũng là việc công ty nên thực hiện. Các nhân viên kinh tế các tổ, các đội và các tổ, các đội sản xuất phải tuân thủ đầy đủ các quy chế, quy định của công ty.