Chu trình kế toán là quy trình từng bước một mà nhân viên kế toán sử dụng để ghi chép, sắp xếp và phân loại các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Cùng với HTTTKT tự động như một công cụ hỗ trợ để sắp xếp luồng công việc thành một chuỗi tuần hoàn các bước, được thiết kế để phản ánh cách thức các tài sản, tiền mặt và các khoản nợ đi vào và ra khỏi doanh nghiệp theo kỳ kế toán.
Chu trình kế toán cơ bản gồm tám bước: (1) Giao dịch
(2) Ghi bút toán vào sổ tài khoản (3) Ghi sổ cái
(4) Bảng cân đối thử (5) Tính toán, chỉnh sửa (6) Điều chỉnh bút toán (7) Báo cáo tài chính (8) Khóa sổ
Hiện nay, nhờ có HTTTKT mà chu trình kế toán được rút ngắn khối lượng công viêc và thời gian hơn. Ví dụ như các công việc dưới dây:
(1) Giao dịch kinh doanh: HTTTKT được thiết kế để ghi lại tất cả các giao dịch của một doanh nghiệp. Nhân viên kế toán sẽ thu thập và nhập tất cả các giao dịch kinh doanh vào chương trình và các giao dịch sẽ tự động được đăng lên các tài khoản tương ứng. Bằng cách sử dụng HTTTKT, phần mềm xử lý tất cả các khoản ghi nợ và tín dụng rồi đưa vào cơ sở dữ liệu quản lý một cách chính xác. Điều này rất quan trọng vì bất kỳ lúc nào cần thông tin, người sử dụng có thể được tìm thấy trên máy tính và được sắp xếp logic.
(2) Báo cáo tài chính: HTTTKT tạo ra tất cả các báo cáo tài chính mà không cần nhân viên tính toán bất cứ điều gì. Ngày của các báo cáo được nhập vào hệ thống và máy tính tạo báo cáo cho khoảng thời gian cụ thể đó. Điều này có
27
toán
ích khi một báo cáo từ một giai đoạn khác là cần thiết ngay lập tức. Hệ thống có khả năng tạo báo cáo cho bất kỳ giai đoạn nào mà thông tin được ghi lại. Các tổ chức có nhiều quy trình kinh doanh khác nhau, mỗi quy trình kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến tình trạng tài chính của tổ chức. Do đó, khi các quy trình kinh doanh xảy ra, HTTTKT phải nắm bắt và ghi lại các thông tin kế toán liên quan.
Trong chu trình cung cấp dịch vụ, không có mặt hàng cụ thể nên không có ko hàng và không có hoạt động nhập xuất hàng, cũng như không phải quản lý hàng tồn kho. Các chứng từ thường sử dụng trong chu trình cung cấp dịch vụ như: Báo giá, hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý hợp đồng, Đề nghị thanh toán, phiếu thu....
28
toán
(1) Khách hàng có nhu cầu cung cấp dịch vụ lập yêu cầu báo giá (một liên), gửi cho bộ phận kinh doanh.
(2) Bộ phận kinh doanh sau khi nhận được yêu cầu báo giá dịch vụ của khách hàng, lập báo giá (hai liên), một liên lưu, một liên chuyển cho khách hàng. (3) Khách hàng nhận được báo giá của nhà cung cấp, duyệt báo giá. Neu đồng
ý với báo giá dịch vụ thì ký đồng ý vào báo giá và chuyển lại nhà cung cấp. (4) Bộ phận kinh doanh lập hợp đồng thành ba liên, trình ký giám đốc. Báo giá
đã có xác nhận của khách hàng lưu tại bộ phận. (5) Giám đốc ký hợp đồng và chuyển cho khách hàng.
(6) Khách hàng sau khi nhận được hợp đồng và ký, một liên lưu, hai liên còn lại chuyển cho nhà cung cấp. Hai liên hợp đồng này khi bộ phận kinh doanh nhận
được, một liên lưu, một liên chuyển cho kế toán để theo dõi.
(7) Khách hàng căn cứ vào điều khoản thanh toán trên hợp đồng để tiến hành thanh toán. Thông thường, khách hàng sẽ ứng trước một phần hợp đồng. Khách
hàng lập phiếu chi hoặc nhiệm chi thành ba liên để thanh toán.
(8) Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng, thu tiền tạm ứng lần 1 của khách hàng. Nếu thu bằng tiền mặt thì lập phiếu thu thành ba liên. Nếu khách hàng chuyển
khoản tới sẽ có Giấy Báo Có của ngân hàng. Phiếu thu/ Giấy báo có là chứng
từ ghi
sổ cái tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng (TK 111/ TK 112) và sổ cái tài khoản
phải thu khách hàng (TK 131). Nếu thu bằng tiền mặt, một liên phiếu thu trả cho
khách hàng, hai liên còn lại lưu tại phòng kế toán. Đồng thời, thông báo cho bộ
phận kinh doanh biết tiến độ thanh toán của khách hàng.
(9) Bộ phận kinh doanh thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Sau khi hoàn thành công việc, lập biên bản nghiệm thu thành ba liên, ký và chuyển cho khách hàng.
toán
(13) Khách hàng sau khi nhận được Biên bản thanh lý hợp đồng, ký, một liên lưu, hai liên còn lại trả lại nhà cung cấp. Bộ phận kinh doanh khi nhận được, một
liên lưu, một liên chuyển cho kế toán.
(14) Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu công việc, Biên bản thanh lý hợp đồng, lập hóa đơn giá trị gia tăng thành ba liên, liên
một và
liên ba lưu, liên hai chuyển cho khách hàng. Hóa đơn là chứng từ làm căn cứ
ghi sổ
cái tài khoản doanh thu (TK 511), tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước
(TK 333), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131).
(15) Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn, tiến hành thanh toán nốt số tiền còn lại theo hợp đồng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng lập phiếu
chi ba
liên. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, khách hàng lập ủy nhiệm chi. (16) Căn cứ vào hóa đơn và tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán thu
nốt số tiền khách hàng còn phải thanh toán. Nếu thu bằng tiền mặt, kế toán lập
phiếu thu thành ba liên, một liên phiếu thu trả lại khách hàng. Nếu thu bằng
tiền gửi
ngân hàng, kế toán in và lưu giấy báo có. Phiếu thu/ giấy báo có là chứng từ làm
căn cứ ghi sổ cái tài khoản tiền mặt (TK 111)/ tiền gửi ngân hàng (TK 112), tài
khoản phải thu khách hàng (TK 131).