Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse là công ty CP gồm 3 cổ đông, hoạt động dựa trên quản lý của Ban giám đốc.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse)
Chức năng của các phòng ban:
Giám đốc: là người chịu trách nhiệm trong hoạt động của toàn công ty, điều
hành
tất cả mọi công việc hàng ngày. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, định hướng chiến lược
chung cho công ty. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật và
Hội đồng quản trị, đại diện cho quyền lợi của toàn bộ nhân viên công ty.
Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm.
Tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường cho doanh nghiệp. Nghiên cứu, tìm hiểu tình hình và cập nhật giá cả thị trường. Xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Tham gia đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ, đàm phán ký kết hợp đồng. Kết hợp với phòng kế toán thu hồi công nợ, quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.
Phòng vé máy bay: Thực hiện các công tác và nghiệp vụ về vé máy bay bao
gồm
40
toán
Phòng tài chính, kế toán: Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám
đốc Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Ke toán - Tín dụng của Công ty. Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty. Quản lý chi phí và thực hiện công tác thanh tra tài chính của đơn vị.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh đều được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty. Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ kế toán,tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, sau đó cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Cuối niên độ kế toán, xác định kết quả kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và lập báo cáo tài chính.
Cơ cấu bộ máy kế toán: Phòng kế toán gồm 3 người: 1 kế toán tổng hợp (kế
toán trưởng: kế toán thuế, kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ...,), 1 kế toán công nợ và 1 thủ quỹ.
Ke toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: có trách nhiệm tổ chức điều hành
công tác kế toán. Đồng thời, kế toán trưởng tổng hợp số liệu, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp, trực tiếp cung cấp thông tin kế toán cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp trước Giám Đốc và Nhà nước.
+ Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương: Tính lương, thanh toán
lương, thưởng, BHXH và các khoản thu nhập cho toàn bộ lao động trong Công ty, thanh toán bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội.
+ Kế toán tài sản cố định, tiền mặt, ngân hàng: kế toán tiền mặt ghi sổ theo
dõi tiền mặt, đối chiếu số tồn quỹ trên sổ sách với số tồn thực tế của thủ quỹ. Cuối tháng nộp tổng hợp báo cáo chi tiết tài khoản tiền mặt. Đồng thời đối chiếu với các hóa đơn; chứng từ mua; bán hàng hóa nhập số liệu vào máy các khoản thu, chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng.
toán
+ Kế toán thuế: Thu nhập, xử lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ kế toán,
định kỳ lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có trách nhiệm theo dõi và báo cáo nghĩa vụ thuế, phí... với cơ quan thuế.
Ke toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ,
công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng và bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp.
Thủ quỹ: Thực hiện công tác thu chi tiền mặt và tiền lĩnh nộp ngân hàng và
kho bạc, phát tiền đồng thời lập báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày, và hàng tuần đối chiếu với kế toán.
2.1.4.2. Chính sách kế toán được vận dụng tại doanh nghiệp
- Kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi chép kế toán và trình bày trên báo cáo là Đồng Việt Nam (VND).
- Công ty áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo TT 133/2016/TT-BTC.
- Hàng tồn kho: được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tài sản cố định hữu hình và vô hình được ghi nhận theo giá gốc. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian ước tính của tài sản
theo thông tư số 45/2013/TT - BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính.
- Thuế giá trị gia tăng được tính theo phương pháp khấu trừ (10%).
Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định mà Bộ Tài chính đã ban hành. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo đúng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế toán Nhật ký chung theo phần mềm kế toán máy để tính toán, lập và in bảng biểu kế toán để góp phần làm giảm khối lượng công việc cho kế toán. Hằng ngày kế toán tập hợp chứng từ phát sinh hoặc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ liên quan, từ đó tiến hành lên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và báo cáo Tài chính. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự:
42
toán
TRINH Tự GHI SỎ KẾ TOÁN THEO HINH THỨC KẾ TOÁN NHẶT KÝ CHUNG
Ghi cuối thang, hoặc định kỳ ► Quan hệ đối chiếu, kiểm ữa
Hình 2.1: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức - Nhật ký chung
(Nguồn: Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse)
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm MISA SME.NET 2017. Từ năm 2015 đến nay, công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 cho công tác kế toán chính như kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, quản lý TSCĐ, quản lý chi phí, quản lý nhân viên toàn bộ công ty,...
Hệ thống sổ bao gồm: sổ Nhật ký chung; sổ báo cáo chi tiết số phát sinh các tài khoản, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán công ty hiện hành được quy định tại TT 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mau số B01-DNN
- Bảng Cân đối tài khoản - Mau số F01-DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mau số B02-DNN
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mau số B03-DNN
43
toán
2.2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp
2.2.1. Bộ máy kế toán
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse có quy mô nhỏ, có một trụ sở tại TP.Hà Nội nên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Bao gồm kế toán trưởng làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp (kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán bán hàng, kế toán dịch vụ, kế toán TSC'■[)....). điều hành
trực tiếp các nhân viên kế toán khác; một kế toán công nợ, và một thủ quỹ.
Tại Công ty Lighthouse, toàn bộ hoạt động của văn phòng và hoạt động kinh doanh của Công ty đặt dưới sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Ban giám đốc. Công ty có quy mô nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh đồng nhất về dịch vụ du lịch và lữ hành, có sự quản lý tập trung đối với các phòng ban trong Công ty. Với bộ máy kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo cho công ty có sự thống nhất giữa các phòng ban bộ phận với nhau. đảm bảo tính kịp thời trong việc quản lý điều hành cả nhà lãnh đạo đối với các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời. đảm bảo việc xử lý và cung cấp thông tin hay luân chuyển chứng từ kịp thời.
Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hiện nay của Công ty.
2.2.2. Hệ th ống phương tiện kỹ thuật
Đối với hệ thống phần mềm trong hệ thống HTTTKT tại Công ty CP Tư vấn
Đầu tư Lighthouse:
Trong HTTTKT tại Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse sử dụng Phần mềm kế toán tổng hợp MISA.SME 2017 trong HTTTKT. Phòng vé máy bay sử dụng hệ thống ABCsys, là hệ thống hỗ trợ chung cho đại lý Vietnam Airlines.
Phần mềm ABCSYS là phần mềm liên kết giữa các đại lý Hàng không Việt Nam và hệ thống Sabre Vietnam Airlines. được triển khai vào năm 2011. phục vụ công việc quản trị nghiệp vụ Hàng không. Phần mềm là công cụ kết nối với hệ thống Hàng không Việt Nam giúp quản lý vé máy bay, quản lý công nợ phòng vé, quản lý nguồn nhân lực, vật lực, thu - chi đến hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời, hỗ trợ kế toán trong ở các khâu như: lập hóa đơn vé. kết chuyển dữ liệu bán hàng, báo cáo Tài chính, kiểm soát hóa đơn. quản lý công nợ. Với doanh thu bán vé, phần mềm liệt kê doanh thu vé hàng ngày. sau đó ghi sổ kế toán chi tiết.
44
toán
Các báo cáo tổng hợp doanh thu, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, báo cáo chăm sóc khách hàng của phòng vé máy bay được phần mềm tự động cập nhật và hệ thống hóa các dữ liệu với nhau. Phần mềm ABCsys khá ưu việt trong việc quản lý hệ thống bán vé máy bay, tuy nhiên chưa được sử dụng cho công tác kế toán. Đối với công tác kế toán, Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giá thành hợp lý. Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse là đơn vị kinh doanh dịch vụ du lịch và dịch vụ lữ hành. Là công ty hoạt động có quy mô nhỏ nên phần mềm Misa phù hợp cho các công tác kế toán. Hiện nay, phần mềm Misa là phần mềm khá phổ biến cho những doanh nghiệp cho quy mô vừa và nhỏ vì các ưu điểm như không yêu cầu máy tính có cấu hình cao và không cần máy chủ do đó tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên, phần mềm Misa chỉ chuyên về mặt công tác kế toán còn các yêu cầu về mảng kiểm soát hay quản trị doanh nghiệp thì chưa tích hợp được.
Hình 2.2 Tổng quan phần mềm MISA SME.NET 2017
Tại Công ty Lighthouse, phần mềm MISA là phần mềm dùng cho kế toán tổng hợp. MISA giúp kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để ghi sổ chi tiết tài khoản. Phần mềm dùng chủ yếu cho việc ghi sổ các bút toán tổng hợp, lập các báo cáo tổng
45
toán
hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp chi phí, quỹ, báo cáo Tài chính, báo cáo Lưu chuyển tiền tệ. Nhưng kế toán chỉ ghi nhận tổng số doanh thu chung theo từng ngày (cuối ngày nộp tiền về quỹ chính), còn với các hoạt động chi tiết việc thu tiền từ phòng vé hay làm Visa hay Tour du lịch, lập bảng kê khá dài khi có nhiều hạng mục như vậy. Đối với việc quản lý công nợ dịch vụ thì khá phức tạp như: khách hàng, các hãng Hàng không, bảo hiểm; các bảng chi tiết như: chi phí văn phòng, bảng tính lương nhân viên,...; phần mềm Misa chưa đáp ứng được.
Như vậy, ở Công ty Lighthouse có HTTTKT sử dụng đồng thời phần mềm quản lý ABCsys và phần mềm kế toán Misa. Do đó, các thông tin dữ liệu HTTTKT thiếu sự tương tác, liên kết, đồng nhất với nhau; dẫn đến khó khăn cho việc lập báo cáo tổng thể, báo cáo tài chính và kê khai thuế doanh nghiệp; ngoài ra, việc quản lý và kiểm soát cũng gặp nhiều trở ngại cho công việc quản trị.
Đối với hệ thống phần cứng trong hệ thống HTTTKT tại Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse:
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse có cơ sở trang thiết bị máy tính khá đầy đủ. Tất cả các nhân viên ở vị trí cần sử dụng máy tính đều được cung cấp mỗi người một máy. Hiện nay, công ty có riêng một nhân viên phụ trách bộ phận CNTT đảm bảo cho hệ thống máy tính và mạng máy tính vận hành tốt và được sửa chữa kịp thời nếu có lỗi xảy ra, công việc không bị gián đoạn. Công ty đang sử dụng 3 bộ máy tính hai màn hình. Trong đó, một bộ máy chủ cho kế toán sử dụng, hai bộ còn lại dùng cho ticketing làm công tác phòng vé. Ngoài ra các bộ phận khác mỗi người một bộ máy tính riêng để làm việc.
Công ty sử dụng mạng internet tốc độ cao FPT Telecom gói cho doanh nghiệp, sử dụng cáp quang và mạng wifi cho toàn bộ công ty. Về đường truyền mạng, để phù hợp với số lượng máy tính và nhu cầu người dùng công ty chọn gói cước internet có băng thông lớn 100Mbps để đảm bảo kết nối mạng được ổn định và nhanh chóng. Về thiết bị và vật tư, công ty lựa chọn thiết bị mạng switch (thiết bị chuyển mạch) để mạng LAN đạt hiệu suất cao và tránh ảnh hưởng đến các kết nối khác. Ngoài ra, sử dụng mô hình mạng LAN dạng hình sao (Star Topology) cho mạng nội bộ đảm bảo tính bảo mật thông tin của công ty.
toán
2.2.3. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán
2.2.3.1. Hệ thống Chứng từ kế toán
Hệ thống Chứng từ kế toán được phòng Ke toán - tài chính xây dựng, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty và phục vụ cho việc lập BCTC. Hiện tại, Công ty tuân thủ chế độ chứng từ theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC. Ngoài các biểu màu bắt buộc, Công ty còn sử dụng thêm một số các chứng từ khác. Ví dụ, bảng kê thanh toán của khách hàng/ Ủy nhiệm chỉ kèm theo chứng từ ghi sổ (với khoản thanh toán lớn), Bảng kê thu tiền khách kèm theo chứng từ nhân viên thu tiền. Nội dung bắt buộc trên chứng từ (ngày tháng, nội dụng giao dịch, chữ ký các bên liên quan) được thực hiện tốt.
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse sử dụng các loại chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng, hóa đơn đầu ra, hóa đơn dịch vụ, phải trả người cung cấp tiền mua vé, phải thu người cung cấp hoa hồng mua vé, phải thu khách hàng phí dịch vụ, chênh lệch mua bán,.. .và nhiều chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ mua bán vé, hoàn vé và hoa hồng. Cùng với việc áp dụng công nghệ tin học trong kế toán, công ty có thể tự in các chứng từ cơ bản, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc lập chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ có thể khái quát như sau:
(1)Thu nhận và xử lý chứng từ kế toán: khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ được luân chuyển từ các bộ phận phát sinh giao dịch đến bộ phận Kế
toán.
(2)Trình ban Giám đốc hoặc bộ phận Kế toán ký duyệt chứng từ kế toán:
ban Giám đốc hoặc Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác,