2.2.4.1 Khâu mua
Tại Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse khâu mua hàng chủ yếu là mua dịch vụ, hàng hóa không qua kho như: mua văn phòng phẩm chung cho công ty,
toán
mua đồ dùng cho công tác vệ sinh, mua thực phẩm phục vụ nhà bếp, nội thất công ty... Có thể khái quát chu trình chi tiêu như sau:
(1) Các phòng ban, bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ lập đề nghị mua hàng (một liên), sau đó trưởng bộ phận ký duyệt, rồi trình Kế toán trưởng
hoặc ban
Giám đốc ký.
(2) Sau khi phiếu đề nghị mua hàng đã ký được chuyển sang bộ phận kế toán - tài chính thực hiện lập báo giá.
(3) Bộ phận kế toán - tài chính lựa chọn nhà cung cấp, lấy báo giá và trình ban Giám đốc ký duyệt báo giá (một liên).
(4) Sau khi báo giá đã được ký, phòng kế toán - tài chính đặt mua hàng và ký hợp đồng (ba liên).
(5) Ban Giám đốc ký hợp đồng (nếu có).
(6) Nhà cung cấp giao hàng kèm theo hóa đơn liên hai, phiếu giao hàng liên hai; sau khi kiểm tra đủ số lượng hàng phòng kế toán - tài chính lập phiếu đề
nghị thanh toán (một liên).
(7) Trình ban Giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt bộ chứng từ gồm: đề nghị thanh toán, đề nghị mua hàng đã được duyệt, báo giá được duyệt, hợp đồng,
hóa đơn, phiếu giao hàng.
(8) Sau đó bộ chứng từ mua hàng chuyển cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi/ủy nhiệm chi (ba liên). Tiếp đó, kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản chi phí
54
toán
Hình 2.6: Lưu đồ chứng từ mua hàng không qua kho
Trong khâu mua hàng, HTTTKT đã cung cấp các thông tin về kế toán tài chính khoản mục: chi phí mua hàng hóa và dịch vụ, được sử dụng để lập báo cáo tài chính với các chỉ tiêu như: thuế GTGT được khấu trừ; nợ phải trả; lợi nhuận chưa phân phối,... HTTTKT còn cung cấp các thông tin về quản trị doanh nghiệp qua trình tự mua hàng hóa dịch vụ. Có sự kiểm soát nội bộ giữa các bộ phận như: bộ phận có nhu cầu mua hàng, bộ phận đặt hàng và bộ phận thanh toán đều tách biệt với nhau. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và gian lận trong chu trình. Các đề nghị mua hàng, bộ chứng từ mua hàng phải đầy đủ các chứng từ theo đúng quy định. Hầu hết các mặt hàng hóa dịch vụ không qua kho không thường xuyên phát sinh nên cần kiểm soát về giá được HTTTKT thực hiện như trên khá hợp lý. Từ số liệu các chi phí trên, có thể lập được bản kế hoạch tài chính, dự toán chi phí, báo cáo định mức sử dụng; từ đó xây dựng kế hoạch chi phí hợp lý và tiết kiệm, cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
55
toán
2.2.4.2 Khâu bán
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse có hai mảng kinh doanh chính là vé máy bay và tour du lịch. Do sản phẩm và tính chất công việc khác nhau nên quy trình bán hàng ở hai mảng này cũng khác nhau.
Bán vé máy bay:
Tại Công ty Lighthouse chu trình kinh doanh vé máy bay được thức hiện như sau: tìm nguồn khách trong và ngoài nước, có thể là khách lẻ, hoặc các tổ chức, cơ quan đoàn thể, hoặc các đại lý cấp 1, đại lý cấp 2,...khách hàng cần mua vé có thể đến trực tiếp Công ty (phòng vé) hay có thể đặt vé trực tiếp qua Website của Công ty. Sau khi có nhu cầu mua vé, khách hàng sẽ được nhân viên Ticketing (nhân viên đặt vé) hỗ trợ trực tiếp hoặc liên hệ qua điện thoại, email các thông tin về vé và giá vé. Sau khi đặt vé giữ chỗ cho khách, khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tiền vé máy bay (thông thường trong khoảng 48 giờ) có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào số tài khoản của Công ty. Tiếp đó là nhân viên đặt vé báo cho trưởng phòng vé để xuất vé cho khách. Cuối cùng, Ticketing nhập dữ liệu vé vào phần mềm để kế toán hạch toán. Chu trình kinh doanh vé máy bay được thực hiện dưới sự hỗ trợ của hai phần mềm chính: Phần mềm đặt vé do hãng Hàng không Việt Nam cung cấp cho các đại lý vé máy bay (bao gồm các câu lệnh mã hóa để đặt vé), và Phần mềm Quản lý các nghiệp vụ Hàng không ABCsys cho công tác quản lý kế toán tài chính phòng vé.
56
toán
Hình 2.7 Lưu đồ chứng từ kinh doanh Vé máy bay
Quy trình kinh doanh vé máy bay tại Công ty Lighthouse được mô tả như sau: (1) Khi khách hàng có nhu cầu mua vé máy bay, nhân viên vé tra cứu và lập
báo giá trên phần mềm ABCsys. Khi nhập đúng mã vé, phần mềm sẽ hiển thị
giá vé là
giá vốn của vé (đã bao gồm các thuế phí sân bay) chưa có phí dịch vụ của Công ty.
(2) Khách hàng kiểm tra báo giá. Lựa chọn chuyến bay và ký xác nhận đặt vé.
(3) Căn cứ vào vé khách hàng đã chọn, nhân viên vé lập lệnh đặt vé trên phần mềm hệ thống của Hãng máy bay cung cấp cho đại lý, lệnh đặt vé này
có mục
đích giữ chỗ cho khách trong vòng 48 giờ đồng hồ.
toán
lớn chưa thanh toán ngay, được phê duyệt của ban Giám đốc, kế toán vé lập hóa đơn điện tử và bảng công nợ cho khách.
(5) Sau khi xác nhận tình trạng thanh toán của khách hàng, kế toán báo
với nhân viên phòng vé để nốt thủ tục xuất vé cho khách hàng trên phần mềm của hãng Hàng không.
Trong kinh doanh vé máy bay, HTTTKT cung cấp dữ liệu thông tin tài chính kế toán như doanh thu phòng vé, giá vốn, công nợ khách hàng, chi phí..; là những thông tin cần thiết để lập báo cáo tài chính của Công ty. Trong công việc quản trị, HTTTKT hỗ trợ người dùng trong việc quản lý số lượng vé bán ra, công nợ khách hàng theo ngày được tự động hóa trên phần mềm khi kế toán; kế toán vé có thể dễ dàng theo dõi công nợ chi tiết và gửi bảng công nợ cho đối tác. Bên cạnh đó, HTTTKT hỗ trợ nhà quản lý trong việc quản lý nhân sự. Nhóm nhà quản lý được quyền phân bổ chức vụ của từng người trong công việc sử dụng phần mềm. Ví dụ: Ticketing chỉ được phép tra cứu và nhập dữ liệu vé, mà không xem được các báo cáo tài chính kế toán.
Ngoài các ưu điểm trên, nhược điểm của HTTTKT của kinh doanh vé máy bay là phần việc kế toán không ghi nhận doanh thu chi tiết cho từng mã vé. Việc xuất vé được thực hiện trên phần mềm riêng do hãng Hàng không cung cấp, khi phát sinh mua bán vé, nhân viên vé nhập dữ liệu vé (mã code vé) vào phần mềm quản lý ABCsys; do đó việc xuất vé không gắn liền với ghi nhận doanh thu. Số lượng xuất vé trên bảng kê có thể nhiều hơn số lượng vé ghi nhận doanh thu nhưng do HTTTKT không có sự liên kết hay đối chiếu nên khó có thể phát hiện ra. Từ các nhược điểm của HTTTKT, nhà quản lý gặp khó khăn trong việc kiểm soát nội bộ; dễ dẫn tới gian lận, sai sót trong việc nhập mã code vé hay trục lợi từ Công ty.
Bán tour du lịch:
Tại Công ty Lighthouse, kinh doanh tour du lịch bắt đầu từ khâu đàm phán, thỏa thuận hợp đồng với khách hàng. Với từng thể loại tour (du lịch tham quan, du lịch lễ hội, du lịch ẩm thực, du lịch sinh thái, teambuilding,.) công ty có các chính sách bán hàng (gồm các combo giảm giá, khuyến mại,.) khác nhau. Do dựa vào tình hình và yếu tố cạnh tranh trên thị trường, đặc thù khách hàng,.. .mà mỗi loại hình tour có thêm các điều khoản tặng kèm như phụ kiện, bảo hiểm, hỗ trợ chi phí
toán
ăn uống, hỗ trợ phí đi lại, chi phí hoa hồng,... Do đó, hàng tháng nhân viên bộ phận kinh doanh phải lập báo cáo, đề xuất các chính sách bán hàng để ban giám đốc và hội đồng quản trị phê duyệt. Tiếp đến là ký hợp đồng và nhận thanh toán từ khách hàng, sau đó bộ phận điều hành tour chuẩn bị lịch trình tour (đặt khách sạn, đặt nhà hàng, vé tham quan, vé xe, vé máy bay,.) theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Khi công ty nhận đủ tiền, kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng. Khâu cuối cùng là thực hiện tour cho khách hàng và kết thúc hợp đồng tour.
Hình 2.8: Lưu đồ chứng từ kinh doanh Tour du lịch
Chu trình kinh doanh tour du lịch tại Công ty Lighthouse có thể mô tả như sau: (1) Nhân viên kinh doanh tiếp thị và thỏa thuận hợp đồng với khách hàng.
(2) Nhân viên kinh doanh lập đề nghị bán Tour (một liên). Phiếu đề xuất chính sách bán hàng (một liên) trình trưởng phòng và ban giám đốc. (3) Ban giám đốc ký duyệt chính sách bán hàng.
(4) Nhân viên bộ phận tour du lịch căn cứ thông tin khách hàng và chính sách bán hàng đã được ký duyệt để lập hợp đồng thành ba bản. (5) Nhân viên bộ phận tour đưa hợp đồng ba bản đã được lập cùng Đề
toán
Nhân viên kinh doanh sẽ lưu Phiếu đề xuất chính sách bán hàng và giữ lại Đề nghị bán hàng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng, trình tổng giám đốc ký hợp đồng.
(6) Giám đốc đại diện công ty ký hợp đồng. Sau đó, nhân viên kinh doanh chuyển cho khách hàng để hoàn tất việc ký hợp đồng.
(7) Sau khi hợp đồng đủ chữ ký các bên, khách hàng giữ một bản, nhân viên kinh doanh giữ một bản, còn một bản thì chuyển cho kế toán.
(8) Khách hàng đặt cọc tiền tour, có thể nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản. (9) Kế toán dựa vào hợp đồng viết phiếu thu.
(10) Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu tiền mặt (ba liên). Kế toán ghi sổ nhật ký chung (chứng từ là phiếu thu) và sổ cái 111, 131. Nếu khách hàng chuyển khoản, kế toán kiểm tra tài khoản ngân hàng, sau đó ghi sổ nhật ký chung và sổ cái 112, 131.
(11) Thủ quỹ thu tiền và ký phiếu thu (3 liên). Một liên đưa khách hàng, một liên thủ quỹ giữ và một liên đưa kế toán lưu trữ.
(12) Kế toán chuyển hợp đồng cho nhân viên phòng tour nhập dữ liệu vào File Excel trên máy tính báo cáo bán hàng hàng ngày. Báo cáo này được gửi cho ban Giám đốc vào cuối mỗi ngày.
Theo chu trình kinh doanh tour du lịch ở trên, HTTTKT cung cấp các thông tin về kế toán tài chính như: doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí, công nợ, lợi nhuận,.. .Và các thông tin dữ liệu trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, HTTTKT cung cấp các thông tin về quản trị doanh nghiệp, quản lý các hoạt động Tour du lịch, phân tích các chỉ tiêu tài chính: nhóm chỉ tiêu về khả năng thanh toán, khả năng hoạt động, khả năng sinh lời, đánh giá dòng tiền. Có thể thấy, quy trình tour du lịch khá phức tạp và nhiều công đoạn nên yêu cầu phải có sự kiểm soát chặt chẽ ở từng khâu, từ khâu thỏa thuận hợp đồng đến khâu phê duyệt của giám đốc đều phải thận trọng. Cũng vì vậy, số lượng chứng từ trong HTTTKT của chu trình kinh doanh Tour du lịch khá nhiều, kể cả việc luân chuyển chứng từ cũng khá phức tạp, nhiều khi gây mất thời gian. Ngoài ra, HTTTKT còn chưa đáp ứng được thông tin kịp thời. Ví dụ, để lập kế hoạch Tour (đặt phòng, đặt vé xe, vé tham quan,.) thì phòng kinh doanh và bộ phận điều hành tour cần xác định ngay được tình trạng thanh toán của khách hàng. Tuy nhiên,
toán
phòng kinh doanh và bộ phận điều hành tour không thể xem thông tin trên sổ sách cũng như phần mềm kế toán, do đó, khi cần thông tin kế toán thì các phòng ban phải sử dụng các phiếu xác nhận. Việc này cho thấy mặt hạn chế của HTTTKT trong việc cung cấp thông tin không kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến việc đưa ra quyết định của nhà quản lý.
2.2.5. Hệ th ống kiểm soát
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse không thành lập bộ phận kiểm soát riêng mà chủ yếu là ban giám đốc và tổ trưởng các bộ phận làm nhiệm vụ và chịu trách nhiệm kiểm soát các hoạt động trong tổ của mình. Công ty sử dụng HTTTKT kết hợp các nội quy, thực hiện khá tốt các thủ tục kiểm soát đảm bảo chất lượng thông tin cung cấp và tính bảo mật của thông tin. Đây là một phương án hiệu quả trong hệ thống kiểm soát tại công ty.
Thủ tục kiểm soát hệ thống thông tin của Công ty chia làm hai mảng là Kiểm soát chung và Kiểm soát ứng dụng.
Đối với Kiểm soát chung, gồm kiểm soát tài sản công ty, các quy trình hoạt
động kinh doanh, và kiểm soát quá trình thực hiện của nhân viên.
Do lượng khách khá lớn, với nhiều các sản phẩm dịch vụ nên quy trình kinh doanh của công ty khá phức tạp. Do đó, bộ phận kế toán có trách nhiệm nặng trong việc kiểm soát nguồn tài chính của công ty. Kế toán tham gia trực tiếp vào kiểm soát nội bộ bằng cách kiểm tra, đối chiếu chứng từ, hóa đơn và tình hình tài chính, tài sản của công ty có sự hỗ trợ của các phần mềm máy tính. Dựa trên các nguyên tắc kiểm soát nội bộ, kế toán tiến hành kiểm tra các hóa đơn, chứng từ để kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng và tính trung thực của số liệu. Kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của các quy trình, các nghiệp vụ.
Công việc kiểm soát tại bộ phận kế toán thể hiện qua việc lập chứng từ kế toán. Đối với chứng từ thu, chủ yếu là chứng từ thu dịch vụ. Kế toán lập phiếu thu khi có báo giá đã có chữ ký của khách hàng, việc này để tránh khách hàng chưa nắm rõ giá trị thực của hợp đồng. Khi khách hành thanh toán cần có đủ bộ chứng từ gồm: Phiếu đặt dịch vụ, Hợp đồng/đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT sao y (ví dụ như hãng Hàng không, nhà xe, khách sạn, nhà hàng...). Đối với chứng từ chi, kế toán lập phiếu chi khi có đủ bộ chứng từ kèm theo gồm: Đề nghị thanh toán đã được duyệt,
toán
Đề nghị mua hàng hóa, Báo giá, Hóa đơn, Hợp đồng (nếu có), Phiếu giao hàng,. và thực hiện thanh toán. Việc kiểm soát chứng từ chi được kiểm soát khá chặt chẽ tránh trường hợp thất thoát tiền của Công ty, đảm bảo sử dụng đúng mục đích. Đối với phiếu kế toán tổng hợp phải được ghi nhân chính xác và đầy đủ chứng từ kèm theo. Ví dụ: Phiếu hạch toán lương phải đi kèm Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng tính thưởng/ phạt, các khoản trích theo lương,.
Ngoài việc kiểm soát chứng từ, kế toán còn lập các báo cáo quản trị hỗ trợ ban Giám đốc kiểm soát hoạt động các phòng ban và chất lượng công việc của từng nhân viên. Ví dụ, kế toán vé lập báo cáo doanh thu theo nhân viên tư vấn khách hàng, kế toán tour lập báo cóa doanh thu theo nhân viên kinh doanh,. Bên cạnh đấy, ban Giám đốc thường xuyên theo dõi công tác quản lý của trưởng các bộ phận, kiểm soát sự phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn và ủy quyền. Về hoạt động giám sát, công ty áp dụng cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ bằng cách sử dụng các bảng hỏi, bảng kiểm tra, tương tác và giao tiếp giữa nhân viên và quản lý.
Đối với kiểm soát ứng dụng:
Công ty phân rõ trách nhiệm quản lý tài sản CNTT bao gồm phần cứng và phần mềm máy tính. Nhân viên sử dụng tài sản CNTT có trách nhiệm quản lý và bảo vệ các thông tin, tài liệu liên quan đến trách nhiệm của mình, được lập và lưu trữ trên phần mềm và mạng nội bộ Công ty; kiểm soát vật chất hệ thống máy tính được phân cho. Nhà quản lý, trưởng bộ phận thường xuyên đánh giá mức độ tin cậy cả hệ thống ứng dụng. Các kiểm soát hệ thống gồm: thiết lập, cài đặt, phát triển hoặc thay đổi các chương trình để phù hợp với hoạt động Công ty. Trong phần mềm kế toán tổng hợp MISA và phần mềm quản lý nghiệp vụ máy bay ABCsys, các báo cáo, sổ chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, sổ tài khoản được cài đặt và lập trình tự động hóa, đảm bảo tính chính xác hơn cho công tác kế toán. Tại phần mềm