1.3.5.1 Cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động,
toán
Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát: là nền tảng của hệ thống KSNB, ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của quản lý và nhân viên. Các yếu tố quan trọng của môi trường kiểm soát là: Tính toàn vẹn và giá trị đạo đức của quản lý; Cơ cấu tổ chức; Sự tham gia của ban giám đốc tổ chức và ban kiểm toán (nếu có); Quan điểm quản lý và phong cách điều hành; Các thủ tục ủy thác trách nhiệm và quyền hạn; Phương pháp quản lý để đánh giá hiệu suất; Ảnh hưởng bên ngoài, như kiểm tra của các cơ quan quản lý; Các tổ chức chính sách và thực hành của chính phủ để quản lý nguồn nhân lực.
Đánh giá rủi ro: các rủi ro xuất hiện từ cả các yếu tố bên trong và ngoài doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Từ đó, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào. Đánh giá rủi ro bao gồm: nhận dạng rủi ro trong và ngoài doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động đạt được mục tiêu hệ thống và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đã nhận dạng được lên thông tin kế toán.
Hoạt động kiểm soát: là những chính sách, quy trình và thủ tục đảm bảo các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Các hoạt động kiểm soát cần được thiết kế phù hợp với từng quy trình và giai đoạn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ.
Thông tin và truyền thông: các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và các cơ quan quản lý.
Giám sát: thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tra các hoạt động để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, cải tiến thích hợp.
toán
Kiểm soát hệ thống bao gồm: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa sai.
Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phòng sai sót và gian lận. Sai sót có thể là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức. Sai sót đa phần là không cố ý. Có hai dạng gian lận thường thấy là gian lận quản lý và tham ô, biển thủ tài sản công ty. Gian lận quản lý là người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hành chỉ đạo sai lệch thông tin tài chính như báo cáo doanh thu hoặc báo cáo lợi nhuận cao hơn thực tế nhằm hưởng thêm tiền thưởng cho cá nhân hay làm gia tăng ảo giá trị cổ phiếu mà họ đang nắm giữ. Tham ô, biển thủ thường sẽ che đậy bằng cách làm sai lệch các số liệu kế toán.
Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tìm ra các sai sót và gian lận đã xảy ra hoặc đã được thực hiện. Thủ tục đối chiếu các sổ chi tiết và sổ cái giữa các bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp; đối chiếu các sổ chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng; đối chiếu các sổ chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho của thủ kho, các hoạt động kiểm kê...
Kiểm soát sửa sai: là kiểm soát các sai sót và gian lận đã phát hiện nhằm sửa chữa, giới hạn các ảnh hưởng sai lệch của các gian lận và sai sót này đối với mức độ chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán.
Trong doanh nghiệp, kiểm soát HTTTKT còn qua việc phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc như: người ghi chép sổ sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản; người ghi sổ chi tiết phải khác với người ghi sổ tổng hợp. Sự phân chia trách nhiệm cũng tuân theo nguyên tắc không để một người xử lý toàn bộ một chu trình nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên cơ sở: việc lập xét duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ... và qua kiểm kê tiền, tài sản cố định...
Thủ tục kiểm soát HTTTKT bao gồm: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát chung: tập trung chủ yếu trong việc kiểm soát con người, chính sách, thủ tục về quy trình quản lý và cơ sở vật chất Công nghệ thông tin. Kiểm soát chủ yếu đến các hoạt động của con người thực hiện trong hệ thống kế toán. Các kế toán viên cần có sự phân chia trách nhiệm, phân tách nhiệm vụ, nguyên tắc ủy
toán
quyền như: tách biệt chức năng giữ tài sản với chức năng ghi nhận. Kiểm soát chung trong HTTTKT trên nền máy tính bao gồm;
+ Tổ chức quản lý
+ Kiểm tra vận hành hệ thống + Kiểm soát phần mềm
+ Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập
- Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát CNTT hay đơn giản là kiểm soát môi trường máy tính bao gồm:
+ Kiểm soát về cơ sở hạ tầng kỹ thuật như hệ điều hành, tệp và cơ sở dữ liệu, mạng và trung tâm dữ liệu; hỗ trợ và cho phép các ứng dụng kinh doanh chính.
+ Kiểm soát các chương trình trong việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chúng thường được phân thành hai loại: giao dịch và hỗ trợ (xử lý đơn đặt hàng, tài khoản phải trả và các ứng dụng bảng lương, lưu chuyển chứng từ, tiền, hàng tồn kho,...)
+ Kiểm soát nguồn thông tin kết nối như: mạng kết nối của công ty với bên ngoài (ví dụ: thông qua Internet, điện toán đám mây, phần mềm dưới dạng dịch vụ, mạng được liên kết của bên thứ ba). Thiết lập các chức năng bảo vệ như: tự động báo nếu có bất kỳ hành vi xâm nhập nhập hệ thống bất hợp lệ; mật khẩu, nhận dạng; mã hóa;.
Đối với kiểm soát HTTTKT có thể được quy định cụ thể bằng văn bản hoặc được lập trình sẵn trong phần mềm của công ty. Hiện nay, với sự phát triển Công nghệ khoa học hầu hết công việc kiểm soát nội bộ được thực hiện trên phần mềm máy tính. CNTT có khả năng loại bỏ các rủi ro cả hệ thống làm việc thủ công. Tuy nhiên, nó vẫn có những rủi ro riêng như lỗi phần cứng/ phần mềm có thể dẫn đến việc mất dữ liệu vĩnh viễn; lỗi hệ thống; rủi ro trong việc ủy quyền truy cập làm tăng nguy cơ truy cập trái phép; rủi ro trong việc bảo mật thông tin máy tính,.
1.4. Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện áp dụng công nghệ hiện đại
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các quy trình, thủ tục và hệ thống thu thập dữ liệu kế toán từ các quy trình kinh doanh; ghi dữ liệu kế toán vào hồ sơ thích hợp; xử lý dữ liệu kế toán chi tiết bằng cách phân loại, tổng kết, và củng cố; báo cáo dữ liệu kế toán tóm tắt cho người dùng nội bộ và bên ngoài. Nhiều năm trước, hệ thống
toán
thông tin kế toán là các sổ cái dựa trên giấy được các kế toán viên ghi lại bằng tay. Ngày nay ứng dụng công nghệ hiện đại như Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence), Điện toán đám mây (Cloud Computing) và Chuỗi khối (Blockchain); mà gần như mọi tổ chức đều sử dụng hệ thống máy tính hiện đại cho HTTTKT trong việc xử lý các giao dịch kinh doanh và trợ giúp các hoạt động quản lý và đưa ra quyết định cả ban lãnh đạo doanh nghiệp. Một số lợi ích dưới đây mà công nghệ hiện đại đem lại cho tổ chức HTTTKT.
Xử lý dữ liệu: tích hợp các quy trình kinh doanh với nhau, tích hợp các phép tính, các hệ thống trong hoạt động sản xuất kinh doanh như: mua hàng, bán hàng, nhân sự, đối tác,... Tự động hóa trong việc ghi chép và phân loại dữ liệu vào đúng tập hồ sơ thích hợp. Điều này, giúp tăng tính chính xác thông tin. Công việc được tự động hóa hoàn toàn, hệ thống có cơ chế kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu bằng cách kiểm tra các tài khoản bằng các thuật toán, số tiền khi phát hành hóa đơn có khớp với tiền thu về hay không, thời hạn thanh toán của hóa đơn là bao nhiêu.
Lưu trữ dữ liệu: nhiều tài liệu bản cứng được thay bằng các dữ liệu lưu trữ trên phần mềm máy tính. Giảm thiểu khả năng thất thoát tài liệu, dữ liệu được bảo vệ bởi công nghệ cao và khả năng khôi phục dữ liệu cũng tốt hơn đảm bảo tính đầy đủ.
Cung cấp thông tin: các dữ liệu kế toán có thể luân chuyển kịp thời đến các đối tượng liên quan giúp tăng tính chính xác và tính minh bạch. Nhất là đối với nhà quản lý, HTTTKT cần phải đưa ra thông tin, các báo cáo thích hợp phục ra đưa ra quyết định.
Để vận hành được HTTTKT trong điều kiện áp dụng công nghệ hiện đại cần các thực hiện:
- Thực hiện tạo lập hệ thống gồm tạo lập phần cứng và tạo lập phần mềm;
- Hệ thống điều khiển cần có hệ thống máy tính được cài đặt hệ điều hành, các phần mềm phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp;
-Người sử dụng phần mềm là các kế toán viên phải có hiểu biết nhất định trong việc sử dụng phần mềm.
Sự phát triển nhanh chóng của CNTT ngày càng có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là tổ chức HTTTKT. Trước đây, các tổ chức thường là những công ty lớn thuê trợ giúp từ bên thứ ba là các công ty phát triển phần mềm
toán
hoặc chuyên gia tư vấn, những người hiểu rõ bản chất của doanh nghiệp. Hiện nay, các công ty tìm kiếm các giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn đó là sở hữu HTTTKT của riêng mình. HTTTKT trong điều kiện áp dụng hiện đại giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán như: Phân tích dữ liệu; Hệ thống chuyên gia; Công cụ hỗ trợ dự đoán; Phần mềm hỗ trợ ra quyết định; Phần mềm cung cấp việc kiểm tra liên tục. Những công tác này hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc phân tích thông tin, kiểm soát nội bộ, giảm thiểu tiêu cực và hỗ trợ nhà quản lý có thể kiểm soát và quản lý từ xa cùng lúc nhiều hoạt động khác nhau mà vẫn đảm bảo hiệu quả để đưa ra quyết định một cách thường xuyên và liên tục. Tuy nhiên, chúng ta không thể loại trừ khả năng rủi ro của công nghệ hiện đại khi áp dụng vào HTTTKT.
35
toán
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 giới thiệu chung về những khái niệm và vấn đề cơ bản, từ đó, đưa ra cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Tiếp đó, người viết nêu ra vai trò quan trọng của HTTTKT, là một phần không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Luận văn đã phân tích cụ thể bốn nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, luận văn cũng khái quát đặc điểm của HTTTKT bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống phương tiện kỹ thuật trong HTTTKT, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán, chu trình kế toán và hệ thống kiểm soát trong một tổ chức. Có thể thấy, nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin hiện đại, HTTTKT ngày càng toàn diện trong việc xử lý dữ liệu và đưa ra thông tin một cách chính xác và kịp thời. Chính vì vậy, HTTTKT đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản trị và đưa ra quyết định.
36
toán
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ LIGHTHOUSE
2.1. Giới thiệu về doanh nghiệp
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Thông tin chung về công ty:
- Tên doanh nghiệp: Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse
- Mã số thuế: 0105915886
-Ngày bắt đầu hoạt động: 18/01/2012
- Cơ quan Thuế đang quản lý: Chi cục thuế Quận Đống Đa
- Địa chỉ trụ sở công ty đặt tại: Số 22 Hoàng Cầu Mới, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội, Việt Nam
-Người đại diện: Đoàn Văn Linh
- Loại hình kinh tế: Công ty Cổ phần
- Lĩnh vực kinh tế: Kinh tế tư nhân
- Loại hình tổ chức: Tổ chức kinh tế kinh doanh dịch vụ & thương mại
- Vốn điều lệ: 4.800.000.000 đồng
Công ty được thành lập và được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh ngày 18/01/2012, chính thức hoạt động từ ngày 18/01/2012, tính đến hiện nay đã đi vào khuôn khổ hoạt động được 9 năm. Công ty hoạt động dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật và theo các chế độ kế toán hiện hành.
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse hoạt động với ngành nghề kinh doanh chính
là dịch vụ làm du lịch, visa, đồng thời là đại lý vé máy bay cấp 1 của hãng Hàng không
Vietnam Airlines - Hãng hàng không quốc tế 4 sao, Vietjet, Bamboo và Jetstar. Đứng đầu công ty là ông: Đoàn Văn Linh.
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Lighthouse là doanh nghiệp tư nhân hoạt động dưới sự điều hành và giám sát của luật doanh nghiệp, hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật và đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Công ty hoạt động dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật và
toán
Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công ty: Công ty là một pháp nhân,
hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại Ngân hàng, được cấp giấy phép kinh doanh lữ hành và có con dấu riêng để hoạt động. Tuân thủ các nội dung trong hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, về việc sử dụng các giấy phép, giấy chứng nhận, các giấy tờ và con dấu của doanh nghiệp trong giao dịch... Công ty có quyền tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm trước Pháp luật về kết quả kinh doanh và cam kết của mình với người lao động, với các khách hàng bằng toàn bộ vốn và tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp, năng lực tài chính của doanh nghiệp tại từng thời điểm được thể hiện trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp theo quy định của Pháp luật.
Qua số liệu cung cấp (phụ lục 01) cho thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng qua các năm 2017, 2018 và 2019. Từ năm 2017 đến năm 2018 tăng 600.166.155 đồng, năm 2019 tăng so với năm 2018 là 294.346.299 đồng tương đương 34%. Từ đây, cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty phát triển và mở rộng qua các năm. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nhanh từ năm 2017 là 33.749.823 đồng đến năm 2018 là 461.494.923 đồng, là do tốc độ doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán tăng nhanh làm lợi nhuận gộp vào năm 2018 tăng nhanh chóng. Điều này cho thấy rằng Công ty đã mở rộng thị trường tiêu