TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
a) Ke toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận khi công ty hoàn thành việc chuyển giao hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Do công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo PP khấu trừ nên doanh thu BH và cung cấp DV của công ty là giá bán chưa có thuê giá trị gia tăng.
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Chứng từ thanh toán bao gồm Séc thanh toán, Séc chuyển khoản, giấy báo có
của ngân hàng, phiếu thu (KH thanh toán bằng tiền mặt).
- Chứng từ mua bán hàng bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
- Chứng từ khác có liên quan: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế có liên quan.
* Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm 4 tài khoản cấp 2 và các TK 111; 112; 333; ...
Sổ kế toán: Sổ NKC, sổ cái TK 511, các sổ cái liên quan như sổ cái TK 111, 112, 131, ...
* Quy trình kế toán doanh thu bán hàng (trường hợp bán buôn)
Khi KH có nhu cầu đặt hàng sản phẩm của công ty, khách hàng sẽ giao dịch với phòng kinh doanh theo đơn đặt hàng mong muốn. Từ đó, căn cứ vào đơn đặt hàng, nhân viên PKD thiết lập hợp đồng kinh tế và tiến hành liên hệ nhà cung cấp
để đặt hàng. Sau khi NCC giao hàng, công ty sẽ vận chuyển giao hàng cho khách hàng hoặc khách hàng sẽ đến trực tiếp kho nhận hàng. Hàng hóa được giao đồng nghĩa công ty phải viết hóa đơn GTGT cho khách hàng và doanh thu sẽ được ghi nhận tại thời điểm đó.
Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ các thông tin số hóa đơn, ngày tháng năm, tên khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, giá thanh toán.
Hóa đơn gồm 3 liên - Liên 1: lưu tại cuống
- Liên 2: giao cho khách hàng
- Liên 3: giao cho bộ phận thủ kho để làm thủ tục xuất kho và giao hàng. Căn cứ vào tập hợp các hóa đơn GTGT hàng bán ra, phiếu thu tiền khi khách hàng trả tiền ngay, kế toán nhập dữ liệu ghi nhận doanh thu vào phần mềm. Dữ liệu được chuyển tới các sổ chi tiết, sổ cái TK5111 và các sổ liên quan như: TK131 (khi khách hàng trả chậm), TK111, 112 (thanh toán ngay).
Ví Dụ : Ngày 18/08/2020, công ty xuất bán 1 bộ hệ thống Hệ thống sắc ký khí
ghép nối phổ ba tứ cực thế hệ TSQ 9000, Đơn giá bán chưa thuế là 4.540.000.000đ, thuế GTGT 10% cho công ty TNHH CPV FOOD, KH đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán lập hóa đơn số 0001311.
Căn cứ hóa đơn kế toán số 0001311 kế toán lập ngày 18/8/2020, kế toán tiến hành khai báo trên phần mềm FAST. Thao tác đầu tiên vào phân hệ “Bán hàng và công nợ phải thu”, chọn “Hóa đơn bán hàng kèm phiếu xuất”. Giao diện hóa đơn hiện ra, ấn nút “mới” để khai báo thông tin. Tại các trường thông tin trống, điền đầy đủ thông tin như trên hóa đơn rồi ấn “Lưu” để lưu lại chứng từ. Từ đó tự động lên sổ cái TK 511(Phụ lục 01) và sổ NKC.
BIDV Giấy báo có
Ngân hàng đâu íư và phát tri n Vi t Namề ệ Ngày: JS tháng 08 ìTà ĩ 2020ỉỉ
Chi nhánh Hà N iộ
K nh ỉ g ĩ: CÔNG TY TNHH THÉT ừ B ỊVÀ DICH v KỲ THU T QU C ụ Ậ Ố TẾ
sau:
s tài kho n ghi Có: 100.2340.783ả ả
S ti n ố ề ghi bang s : ả 4.994.ũ00.ũ00
Só tĩ n Ẻ vĩêt bàng ch : Bôn tỳ ừ chín trăm chín mươi t tri u đòng.ư ệ
N I Dung: Công ty TNHH CPV FOOD thanh toán h a đ n mua hàng s 0001311Ộ ỏ ơ ố
Ngày IS tháng 08 Hãm 2020
Giao d ch ị viên ịKiêm soát
Bảng 2.3. Giấy báo có BIDV
b) Các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ Thuật Quốc tế bán hàng dưới hình thức nhập khẩu, mua hàng và phân phối trong và ngoài nước. Vì vậy, trong khâu chuẩn bị hàng hóa để phục vụ đơn đặt hàng của khách hàng, công ty đã kiểm duyệt, đánh giá chất lượng hàng hóa, mẫu mã sản phẩm đúng với yêu cầu của khách hàng thỏa thuận trong hợp đồng “Hàng hóa được cung cấp phải đảm bảo mới 100%, chưa qua sử dụng, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và các yêu cầu khác có liên quan nêu trong phụ lục hợp đồng “. Sau khi kiểm tra hàng hóa đã đạt đủ tiêu chuẩn về chất lượng cũng như mẫu mã sản phẩm thì bên công ty mới tiến hành giao hàng đến khách hàng.
Ngoài ra, trong hợp đồng kinh tế giữ 2 bên cũng quy định rõ bên mua không có quyền trả lại hàng khi bên công ty đã giao hàng theo thỏa thuận. Đồng thời, bên công ty cũng cam kết thời hạn bảo hành đối với các sản phẩm bán ra tùy từng mặt hàng và trường hợp cụ thể. Trong trường hợp, xảy ra vấn đề về lỗi kỹ thuật về chất
lượng sản phẩm, bên công ty có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật xử lý và tiến hành sửa chữa, thay thế các hàng hóa có sai sót. Vì vậy, công ty không hạch toán tài khoản 5212 - “Hàng bán bị trả lại” và TK 5213 “Giảm giá hàng bán”
Đối với các khoản CKTM, khi có đơn đặt hàng, công ty khấu trừ trực tiếp các khoản chiết khấu thương mại vào giá bán hàng hóa trong lúc báo giá. Do vậy, công ty không hạch toán tài khoản 5211 - “Chiết khấu thương mại”.
2.2.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán
* Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, ...
* Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
TK 632 - giá vốn hàng bán và các TK khác có liên quan như TK 154, TK 155, TK 156.
Sổ kế toán: sổ NKC, sổ cái TK 632, sổ chi tiết TK 632, .
Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. * Quy trình kế toán giá vốn hàng bán
Đối với trường hợp bán buôn trực tiếp qua kho:
- Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế yêu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: + Liên 1 dùng để lưu tại cuống + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 lưu nội bộ dùng để ghi sổ
Người mua cầm hóa đơn GTGT cùng các chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, phiếu thu.) xuống kho nhận hàng. Thủ kho kiểm tra đối chiếu thông tin trên các chứng từ và kiểm tra lượng hàng sẽ xuất, đảm bảo không có sai sót, khi đó mới tiến hành xuất hàng giao cho người mua. Thủ kho ghi ngay vào thẻ kho tên hàng hóa, số lượng hàng hóa xuất kho để theo dõi hàng tồn kho và viết phiếu xuất kho.
Hàng ngày kế toán căn cứ các chứng từ đã kiểm tra dùng làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán để lên số liệu ghi trên sổ NKC và sổ cái theo các tài khoản.
Ví dụ: Ngày 18/08/2020, công ty xuất bán 1 bộ hệ thống Hệ thống sắc ký khí
Đơn vị: Cnng ty TNHH Thiit bị T3 dịch TỊ kỳ thuật q□BC te
Địa chi: NV-181 Jiupena Garden. 203 Ngnyei Huy Γ UflTIg, Thanh Xuân, HB N iộ
PHI U XU T Ẻ Ấ KHO
⅞⅛ JJ i⅛⅛ L
Λ l∣ Λ5 ⅛rt 2020 N : í 3 2ợ
ST
T cách, phâm chàt v tTàn. nhanhi u. quyệ ặ
tu. d ng c ụ ụ. &ãr phàm. hàng hóa Ma 5 ũ DOT. G tinh
S JJpUgả Dor gLã Tiisub -JeL
1 u ∈ CflU TtLJt c XuSt A E C ZJ 1 2 3 4 ~ Ol H thông sãc ký ktuệ ghép nòi kh i phôỏ ba tù c c th hự ế ệ TSQ-MO-: Eộ 1 1 4.240. OOO . 00-: 4.240.000.00" C ngộ I X X X I 4.240.000.00"
-T ng so da (Get bang ch⅛): Eontj hai tram ban mmri tri u dang.ổ ι ệ
- Sc ch ng t gá Z kém theo: l chúng ŨIử ứ θ
⅞⅛ J
Λ 1 í Xfa⅛ ĩià Kỉ 202Í
Nguôi L pậ NgUDd nh nậ ĩ hũ kho
thuế GTGT 10% cho công ty TNHH CPV FOOD, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán lập hóa đơn số 0001311.
Căn cứ hóa đơn kế toán lập, thủ kho kiểm tra đối chiếu để tiến hành xuất hàng giao cho KH và lập phiếu xuất kho (phương pháp tính trị giá hàng tồn kho tính theo phương pháp thưc tế đích danh). Kế toán căn cứ các liên của chứng từ nhập liệu vào
THE KHO
Ngây lạp thè khe: 1£ OS 2020 TẽnLhc: Khol SotozOl
Tên hàng vá quy cách ỉãn phàm: Hệ thông sac Lý Lhi ghép nồi khôi phô ba tứ cục thê hệ TSQ-9000 Đơn vị tinh: bộ Maso: KU Ngày nhập mất Chưn"từ Dien giãi Sờ ItPirng Ký xác nhận cũa kế toán Sò phiêu Ngà y thán Nhậ p Xu at Nhậ p Xu at Tô n IS OS Hệ thõng sac kỹ khí
ghép nôi khôi phô ba tú cục the hệ TSQ-9000
1
Bảng 2.5. Thẻ kho
Định kỳ hàng tháng, kế toán xuống kho để nhận chứng từ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Nếu không có gì sai sót, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho.
2.2.2.3. Kế toán chí phí quản lý kinh doanh
a) Kế toán chi phí bán hàng
Hiện nay tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế, chi phí bán hàng thường phát sinh các loại chi phí sau:
- Chi phí bảo hành
- Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hóa quốc tế - Chi phí thuê dịch vụ hoặc chi phí hải quan khâu nhận hàng - Chi phí vận chuyển trong nước
- Chi phí lấy giấy phép đối với các mặt hàng yêu cầu giấy phép - Chi phí lưu kho (đối với hàng hóa chưa lấy ra lưu kho Hải quan) - Chi phí khác: Hội thảo, Marketing, Web, quà tặng ....
* Chứng từ sử dụng: Phiếu đề nghị mua hàng, phiếu bảo hành, hóa đơn vận chuyển, hóa đơn của các dịch vụ mua ngoài, ...
* Tài khoản kế toán sử dụng
TK 6421 - “chi phí bán hàng” để hạch toán các khoản chi phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa trong kỳ.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ số phát sinh trên TK 6421 sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng trong kỳ.
Ví dụ: Ngày 06/05, kế toán xuất quỹ tiền mặt cho nhân viên Phùng Phương
Thảo thuộc bộ phận kinh doanh để thanh toán công tác phí thuê xe demo máy. Tổng tiền cần thanh toán là 5.500.000đ.
Căn cứ vào hóa đơn nhận được, kế toán tiến hành nhập thông tin lên phần mềm FAST. Trên giao diện phần mềm, kế toán chọn phân hệ “Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”, chọn “Phiếu chi tiền mặt” và kích chọn “Thêm mới” để khai báo chứng từ. Giao diện phiếu kế toán hiện ra, kế toán điền đầy đủ thông tin, đồng thời hạch toán tài khoản liên quan. Kết thúc nhập phiếu chi bấm “Lưu” và phần mềm sẽ tự động cập nhật lên sổ cái tài khoản 642 (Phụ lục 03) và sổ NKC.
Hình 2.1. Màn hình nhập nghiệp vụ chi phí bán hàng ngày 06/05
b) Ke toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Các chi phí quản lý DN thường gặp tại Công ty:
- Chi phí lao động: lương, các khoản trích theo lương, các loại trợ cấp (điện thoại, xăng xe.) của cán bộ, nhân viên bộ phận quản lý của công ty
- Khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý
- Chi phí thuê văn phòng, các chi phí liên quan đến VP - Chi phí đào tạo cán bộ trong và ngoài nước
- Chí phí dịch vụ mua ngoài..
* Chứng từ sử dụng: Bảng tính lương, thanh toán lương và các khoản trích theo
lương, Hóa đơn thanh toán, Bảng trích khấu hao TSCĐ, Giấy đề nghị thanh toán. * Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 6422 - “chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động chung của toàn DN.
Hằng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán nhập vào phần mềm để theo dõi. Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý DN phát sinh trong kỳ sang TK 911 để XĐ kết quả bán hàng trong kỳ.
Ví dụ: Ngày 09/04, thanh toán chi tiền mua đồ Văn phòng bằng tiền mặt với
tổng số tiền thanh toán là 585.000đ.
Căn cứ vào hóa đơn nhận được, kế toán nhập thông tin lên phần mềm FAST. Trên giao diện phần mềm, kế toán chọn phân hệ “Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”, chọn “Phiếu chi tiền mặt” và kích chọn “Thêm mới” để khai báo chứng từ. Giao diện phiếu chi hiện ra, kế toán điền đầy đủ thông tin, đồng thời hạch toán tài khoản liên quan. Kết thúc nhập phiếu chi bấm “Lưu” và phần mềm sẽ tự động cập nhật lên sổ cái tài khoản 642 (Phụ lục 04) và sổ NKC.
Hình 2.3. Phiếu chi tiền mặt chi mua văn phòng
Ví dụ: Trong trường hợp, công ty thanh toán chi phí Cước điện thoại tháng 3 cho
nhân viên bộ phận kinh doanh và bộ phận quản lý sẽ hạch toán trên 2 TK chi phí 64211 và 64221 trên cùng phiếu chi tiền mặt với số tiền là 5.491.716đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
— U So cai tai khoa π: Tk 911. F6- - O C F 7-In, Esc- Quay ra Γ≡~∣ΓΞT≈~ + Ngay_ct NgayJct a
- So_ct Ma_kh TenJdi _______Dien_giai_______ Tk_du Trang Dong Ps_no Ps_co Ma_w __________Tenjk_du____________ ɪ
2.2.2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc Tế
Đối với công ty TNHH IETS, hoạt động bán hàng là HĐKD chính, chủ yếu đem lại lợi nhuận cho đơn vị. Thông qua kết quả bán hàng, Ban giám đốc, lãnh đạo của công ty sẽ nắm rõ được tình hình tiêu thụ hàng hóa cũng như có cái nhìn tổng thể về tình hình hoạt động của công ty. Từ đó, đưa ra hướng giải quyết thích hợp đối với những hạn chế còn tồn tại.
* Chứng từ kế toán sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng, Sổ giá vốn hàng bán, Sổ chi phí bán hàng, Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp.
* Tài khoản sử dụng
TK sử dụng: TK 911” Xác định kết quả kinh doanh”
Để xác định kết quả kinh doanh, sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các sổ, kế toán tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí phát sinh trong kì. Do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, công việc cuối kì của kế toán đơn giản và nhẹ nhàng hơn khi phần mềm có tính năng kết chuyển tự động cuối kỳ.
Để thực hiện việc kết chuyển các TK doanh thu, chi phí sang TK 911, kế toán tiến hành thao tác vào phân hệ “Kế toán tổng hợp”, chọn “Bút toán kết chuyển cuối kỳ”. Giao diện hiện ra chọn năm và kỳ kế toán muốn kết chuyển và ấn nút “Nhận”. Sau đó, tích chọn các bút toán cần kết chuyển và ấn vào biểu tượng “tạo bút toán” để phần mềm tự động tạo các bút toán kết chuyển, đồng thời cập nhật lên sổ NKC và sổ cái TK 911 (Phụ lục 05).
¾ Conq tv TNHH Tbiet Bi va Dich Vu Kv thuat Quoc Te — f3
⅜
[⅛⅛⅛',L // Sổ dư CO đầu kỳ:_____________
- // // Tổng phát sinh trong kỳ: 221 392 494 718 221 392 494 718
// // Số dư cuối kỳ:
r // //
31/12/2020 31/12/2020 PK KC Doanh thu BH & DV 51 5111 180 343 121 404 Doanhthu bán hàng hóa