2.3.1. Ưu điểm
a) Bộ máy kế toán
Công ty hiện tại đang áp dụng mô hình kế toán tập trung. Mô hình kế toán tập trung này khá phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Mô hình này có các ưu điểm như cho phép kiểm tra, quản lý kế toán được tập trung dưới sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng tại phòng kế toán của đơn vị. Vì vậy, đảm bảo kế toán trưởng cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo kịp thời và chính xác nhất.
Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên phòng kế toán của công ty là những người có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao nên đáp ứng được khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng công tác kế toán tại công ty. Mỗi nhân viên đảm nhiệm một phần hành hoặc nhiều phần hành có liên quan với nhau đảm bảo chức năng nhiệm vụ riêng biệt, không chồng chéo tạo điều kiện nâng cao chuyên môn, đi sâu nghiệp vụ cụ thể.
b) Hệ thống chứng từ, sổ sách
Các chứng từ kế toán sử dụng đều dựa theo hướng dẫn và quy định của Bộ tài chính: mẫu chứng từ, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ, chính xác, chứng từ được phê chuẩn đúng đắn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ được lập, phân loại, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo đúng quy định, thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán và đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo công ty.
Hệ thống TK kế toán được mở khá rõ ràng đầy đủ, cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc công ty. Hệ thống sổ sách được sử dụng khá đầy đủ từ sổ NKC đến sổ cái. Các sổ sách được thiết kế phù hợp với yêu cầu công tác kế toán tại đơn vị.
c) Ve hình thức kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung và sử dụng phần mềm FAST giúp cho việc quản lý số liệu chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chặt chẽ, hiệu quả hơn. Hình thức ghi sổ “Nhật kí chung” có ưu điểm dễ làm, dễ hiểu, đơn giản, thuận tiện và giúp ích cho công tác kế toán của đơn vị.
xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên, do đó việc theo dõi phản ánh các nghiêp vụ mua hàng, nghiệp vụ doanh thu không đơn giản. Việc áp dụng phần mềm FAST đảm bảo cho việc quản lý, theo dõi các đối tượng như hàng hóa, khách hàng, ... cũng như phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách dễ dàng và khoa học. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm cũng giúp làm tăng hiệu quả làm việc, giảm được khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm thời gian đảm bảo tiến độ công ty quy định cho kế toán.
2.3.2. Hạn chế
Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán bán hàng của công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Tuy nhiên, còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện công tác kế toán của đơn vị.
a) Năng lực, chất lượng của đội ngũ nhân viên kế toán
Hiện nay, công ty chỉ có 6 nhân viên kế toán, mỗi người phụ trách những phần hành công việc khác nhau. Tuy nhiên, trong đó chiếm khoảng 30% là nhân viên còn non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm, xử lý tình huống thực tế. Vì vậy, công ty cần thường xuyên đào tạo nâng cao chất lượng trình độ của nhân viên kế toán để có điều kiện cập nhật kiến thức kịp thời áp dụng vào công việc hằng ngày kết hợp với việc tuyển dụng nhân viên mới bồ sung đội ngũ nhân lực phòng kế toán.
b) Hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo tài chính công ty được lập theo đúng quy định của nhà nước. Tuy nhiên hiện tại công ty mới chỉ chủ trọng đến báo cáo tài chính mà chưa thực sự quan tâm nhiều đến các báo cáo phục vụ KT quản trị, do đó làm gây khó khăn trong công tác quản lý và đề ra chiến lược cho công ty.
c) Tổ chức luân chuyển chứng từ
Kế toán phụ trách các cửa hàng đảm nhận từ việc thu thập chứng từ, ghi chép, và xử lý nghiệp vụ phát sinh ở từng cửa hàng. Do đó, khối lượng công việc của kế toán phụ trách cửa hàng rất lớn, dễ xảy ra sai sót, đồng thời khi luân chuyển chứng từ về trụ sở công ty, cần nhiều thời gian để tập hơp đầy đủ chứng từ nộp về văn phòng kế toán. Điều đó ảnh hưởng đến việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế cần phải đúng thời điểm phát sinh và thông tin kế toán không được cung cấp kịp thời và chính xác.
d) Chiết khấu thanh toán
Hiện nay công ty không có chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích KH thanh toán sớm. Do đó, khách hàng thường kéo dài thời gian trả nợ, gia tăng tình trạng nợ quá hạn khiến công ty gặp rủi ro đối với các khoản nợ phải thu khách hàng.
e) Dự phòng phải thu khó đòi
Các mặt hàng kinh doanh của công ty thường là các máy công nghệ cao mang tính chất đặc thù cùng với giá trị lớn. Bên cạnh đó, thực tế phương thức trả chậm khách hàng nhận hàng thanh toán sau được công ty áp dụng rất thường xuyên. Vì vậy, công ty đối mặt với rủi ro thanh toán công nợ khách hàng. Do đó, khi xảy ra tình trạng không thu hồi được công nợ sẽ ảnh hưởng tới chính chính xác và hợp lý của chỉ tiêu doanh thu bán hàng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên đây là những nghiên cứu, tìm hiểu và nhận xét của em về công tác tổ chức kế toáni bán hàng và xáci định kết quải bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế. Bên cạnh những thành tựu đạt được thì công ty vẫn còn tồn tại cần khắc phục. Để khắc phục những hạn chế đó, e xin đề xuất một số ý kiến đóng góp của mình giúp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại đơn vị được trình bày trong chương 3 tiếp theo.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ
KỸ THUẬT QUỐC TẾ
3.1. Định hướng phát triển công ty TNHH Thiêt bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế trong thời gian tới
Năm 2020, bên cạnh sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường cộng thêm những ảnh hưởng kinh tế do Covid-19 gây ra đã khiến cho các DN Việt Nam nói chung và bản thân công ty nói riêng gặp rất nhiều khó khăn lẫn thách thức. Đầu tiên, tình trạng dịch bệnh kéo dài đã ảnh hưởng nghiêm trọng tới hệ thống chuỗi cung ứng khâu xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty với các nhà cung cấp, khách hàng trong và ngoài nước. Đồng thời, các hoạt động đầu tư cũng bị gián đoạn đã làm ảnh hưởng đến HĐKD trong năm và các năm tiếp theo của đơn vị. Doanh thu bị giảm mạnh, tuy nhiên công ty vẫn phải gánh chịu các khoản chi phí như chi phí tiền lương, chi phí lãi vay, thuê mặt bằng, ...
Mặc dù chịu ảnh hưởng nghiêm trọng do dịch bệnh gây nên nhưng đây cũng là dịp để công ty tự làm mớii mình, đưa ra hướng đi phù hợp với nhu cầu thị trường để thích ứng với sự thay đổi chung của nền kinh tế. Đây cũng là cơ hội để DN nâng cao năng lực, chủ động trong KD, làm cơ sở cho việc phát triển bền vững của đơn vị trong tương lai.
Để thực hiện tốt chức năng của mình trong điều kiện mới, công ty đã đặt ra một số mục tiêu như sau:
- Kinh doanh có hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.
- Mở rộng quy mô KD, nâng cao doanh số bán hàng: đa dạng thêm các mặt hàng kinh doanh phù hợp với thị hiếu của KH, mở thêm các chi nhánh của công ty tại các tỉnh thành khác nhằm mở rộng địa bàn, thị trường tiêu thụ.
- Duy trì, củng cố, phát triển đội ngũ KD của công ty: đa dạng hóa phương thức bán hàng, đẩy mạnh khâu marketing, quảng bá tên tuổi công ty và mặt hàng kinh doanh nhằm gia tăng danh mục nhà cung cấp và khách hàng mới.
- Nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên toàn công ty đồng thời cũng thu hút thêm nguồn nhân lực có chuyên môn, năng động.
- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc hoạt động của công ty. - Học hỏi, khảo sát thị yếu, chíến lược của các bạn hàng trong thị trường. Chính sách bán hàng được chú trọng, đổi mới linh động tạo sự thu hút khách hàng mới.
3.2. Yêu cầu cần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng
Để việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đạt được hiệu quả thì công ty cần phải thực hiện nghiêm túc một số nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán và phù hợp với chế độ kế toán, chế độ tài chính hiện hành.
- Đảm bảo phù hợp với đặc điểm và nhiệm vụ trong kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng những chính sách kinh tế, tài chính của nhà nước.
- Đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả tối ưu nhất. Phương hướng hoàn thiện đưa ra phải được chuẩn bị đầy đủ điều kiện áp dụng. Điều này đòi hỏi phải có một sự hiểu biết sâu sắc và nhận thức rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm ngành nghề của mỗi DN.
- Đảm bảo nguyên tắc nhất quán và sự thống nhất về công cụ hạch toán kế toán. Tổ chức thực hiện tốt hạch toán nghiệp vụ kế toán sẽ giúp cho việc thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư tiền vốn trong quá trình kinh doanh và phải được xem xét trong mối quan hệ tổng thể chung để tránh gây khó khăn cho công tác khác.
Nói tóm lại, các giải pháp đưa ra cần hội tụ đủ các yếu tố: Tuân thủ pháp luật, đảm bảo phù hợp với đặc điểm của công ty, linh hoạt và mang tính khả thi cao.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế
a) Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển lâu dài phụ thuộc rất nhiều yếu tố khác nhau, trong đó, nguồn nhân lực, đội ngũ nhân viên là một trong những nhân tố cần quan tâm hàng đầu. Công ty cần chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên bộ phận kế toán được tham gia khóa học ngắn hạn hoặc tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn định kỳ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật thường xuyên sự thay đổi của luật và chế độ kế
toán để đảm bảo công tác kế toán được thực hiện luôn đúng theo quy định.
Ngoài ra, công ty cũng nên chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán những mảng kỹ năng tin học như sử dụng vi tính, tin học văn phòng Word, Excel..., sử dụng các phần mềm công nghệ ứng dụng trong công việc, tạo ra sự liên kết giữa con người và máy móc thiết bị, nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, kỹ năng ngoại ngữ cũng cần quan tâm, chú trọng. Bởi vì đặc tính kinh doanh bán hàng của công ty liên quan đến nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài nên đối tác, NCC, KH nước ngoài chiếm tỉ lệ lớn. Do đó, đòi hỏi nhân viên bộ phận kế toán đảm bảo vấn đề ngoại ngữ kết hợp với phòng KD để có thể giao tiếp, trao đổi với đối tác, KH trong từng trường hợp cụ thể.
b) Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Việc kế toán phụ trách cửa hàng đảm nhận quá nhiều phần hành kế toán, chưa có sự phân định rõ ràng các phần hành kế toán cũng là 1 hạn chế, vì đảm nhiệm 1 lúc nhiều công việc nên không có sự kiểm tra sai sót, gian lận nên nếu xảy ra sai sót, hoặc gian lận thì khó phát hiện ra. Thông tin kế toán chi tiết nằm phân tán ở các kế toán cửa hàng. Bên cạnh đó, kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp do thông tin số liệu không tập trung. Kế toán trưởng phải đảm nhận khối lượng công việc lớn nên có thể ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo và thời gian lập báo cáo phải kéo dài. Như vậy, việc thu nhận và xử lý thông tin KT vẫn chưa phát huy được hết tác dụng.
Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung nên được thiết kế như sau:
- Phòng KT tài chính của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và thống kê đơn vị.
- Sẽ không có các kế toán phụ trách các cửa hàng riêng biệt nữa, mà mỗi cửa hàng sử dụng nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ thu ngân và kiểm tra chứng từ, định kì 2 hoặc 3 ngày sẽ chuyển những chứng từ đó về phòng KT của công ty để ở đây tiến hành việc ghi chép kế toán.
Thiết kế mô hình như vậy không chỉ tập trung hóa được tổ chức công tác kế toán, thuận tiện cho việc phân công công việc trong phòng KT và sử dụng các phương tiện kĩ thuật tính toán (máy vi tính, phần mềm kế toán) mà còn đảm bảo cung cấp thông tin tài chính- kế toán kịp thời phục vụ cho nhà quản trị đơn vị. Cụ thể mô hình khái quát như sau:
Sơ đồ 3.1. Mô hình hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán thanh toán: theo dõi vốn bằng tiền, các loại tiền vay, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, kể cả thanh toán trong và ngoài đơn vị.
- Kế toán bán hàng và tiền lương, các khoản trích theo lương:
+ Tính lương và các khoản trích theo lương cho các bộ phận trong đơn vị, lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng
+ Ke toán chi tiết và kế toán tổng hợp doanh thu BH, dịch vụ, thuế GTGT đầu ra- đầu vào.
+ Tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho và phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán
+ Lập báo cáo kế toán nội bộ về doanh thu tiêu thụ, giá vốn hàng bán, lợi nhuận.
+ Thống kê các chỉ tiêu liên quan đến hàng hóa và tiêu thụ. - Kế toán tổng hợp và kiểm tra:
+ Tiến hành kế toán các nghiệp vụ chưa phân công cho các bộ phận kế toán trên như các nghiệp vụ về hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, nguồn vốn chủ sở hữu, kế toán chi phí BH và chi phí quản lý DN.
+ Thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán ở các bộ phận kế toán đã ghi chép và hệ thống hóa trong kỳ.
+ Tiến hành kiểm tra chính xác của việc ghi sổ kế toán. + Lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán trưởng:
+ Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán tài chính tại Công ty TNHH IETS chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước ban giám đốc về công tác quản lý tài chính kế toán.
+ Phụ trách công việc chung toàn phòng, phân công, đôn đốc, kiểm tra các thành viên thực hiện các công việc được giao.
+ Quan hệ giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác để thực hiện tác nghiệp của phòng.
c) Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị
Báo cáo kế toán quản trị giúp cung cấp thông tin cho các nhà quản trị cấp cao trong việc ra quyết định KD, quyết định đầu tư và sử dụng các nguồn lực kinh tế của đơn vị sao cho hiệu quả nhất.