2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổphần Công nghệ Hợp Long Long
Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long bắt đầu hoạt động vào ngày 5/03/2010 theo giấy phép kinh doanh được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 09/03/2010 với mã số thuế 0104509916.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long. Tên giao dịch: HOP LONG TECH., JSC.
Loại hình công ty: Công ty cổ phần. Giám đốc công ty: Nguyễn Hồng Quảng. Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng.
Địa chỉ: Tầng 3, Tòa Nhà HH1 - The New Horizon City, 87 Lĩnh Nam, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Quận Hoàng Mai. Điện thoại: 02436617545.
Số fax: 02436617560.
Thành lập năm 2010, Hợp Long chuyên cung cấp thiết bị điện, tự động hoá để đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng. Các nhãn hàng nổi tiếng như Omron, Schneider, Autonic, Mitshubishi cũng tin tưởng để Hợp Long trở thành nhà phân phối chính thức của mình ở miền Bắc.
Hợp Long vẫn mới chỉ bắt đầu kinh doanh trong vài năm nay nên ban đầu còn gặp nhiều khó khăn: nguồn vốn nhỏ, số lượng nhân viên ít, nhân viên thiếu kinh nghiệm,... nhưng với lãnh đạo công ty và sự nỗ lực của toàn thể nhân viên, Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long đã từng bước khẳng định được niềm tin đối với khách hàng trên thị trường.
30
Ban đầu công ty chỉ có mức doanh thu 1- 2 tỷ đồng với hệ thống kho hàng chật hẹp trong những năm đầu thành lập. Đến năm 2018, công ty đã đạt mức doanh. thu trên 100 tỷ đồng/năm, duy trì tốc độ tăng trưởng khoảng 80%/năm và đóng góp vào ngân sách Nhà nước hàng trăm triệu đồng mỗi năm.
Với lợi thế là nhà phân phối chính thức của các nhà máy, công ty luôn nhận được sự hỗ trợ tối đa về mặt kỹ thuật, chủng loại, giá cả từ các hãng. Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long cũng rất chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho từng nhân viên. Thêm vào đó, Ban giám đốc cũng luôn quan tâm đến đời sống và môi trường làm việc cho toàn thể cán bộ nhân viên. Điều này đã tạo ra sự đoàn kết, gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
. Ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long bao gồm:
- Nhập khẩu và phân phối các thiết bị điện và tự động hoá: là nhà phân phối của các hãng thiết bị tự động như Schneider, Omron, LS, Mitshubishi.
- Phân phối, tư vấn giải pháp tự động hoá robot Ruka tại Việt Nam.
- Chế tạo tủ điện: thiết kế, chế tạo tủ điện theo yêu cầu.
- Sửa chữa máy móc, thiết bị điện.
- Chế tạo thang máy.
Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long có nhiệm vụ tổ chức nhập hàng hoá và thực hiện kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký hoạt động đúng theo mục tiêu thành lập của công ty. Tìm kiếm và mở rộng thị trường phân phối các sản phẩm về thiết bị điện và tự động hoá trên khắp tỉnh thành của cả nước, là cầu nối giữa nhà cung cấp sản phẩm và khách hàng, cung cấp thông tin sản phẩm cho khách hàng ký hợp đồng và giải quyết mọi thắc mắc khiếu nại liên quan đến sản phẩm. Thực hiện đúng hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động với nhân viên, tuân thủ đầy đủ các chính sách tiền lương, tiền thưởng, nghỉ phép, huấn luyện, đào tạo đội ngũ nhân viên trong tương lai. Ban lãnh đạo công ty luôn nghiên cứu những phương pháp mới nhằm mục đích nâng cao và đảm bảo chất lượng, giá cả của tất cả các sản phẩm của công ty để thu hút lượng khách hàng và lòng tin của họ đối với công ty.
31
2.1.3. Đặc điểm bộ máy tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long
* Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
Giám đốc và Phó Giám đốc: Đại diện cho Hợp Long về pháp lý, việc kinh
doanh của Hợp Long mỗi ngày đều được quyết định bởi giám đốc hoặc phó giám đốc như phương án đầu tư, kế hoạch kinh doanh, tuyển dụng lao động, ký kết hợp đồng cũng như có quyền kiến nghị về việc dùng lãi hoặc giải quyết lỗ của công ty Hợp Long.
Phòng kinh doanh: Trưởng phòng và phó phòng là những người chịu trách
nhiệm trước giám đốc về hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Hợp Long, quảng bá các mặt hàng của công ty, lập kế hoạch kinh doanh cũng như xây dựng và duy trì giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Nhân viên kinh doanh là người tiếp nhận đơn hàng, tìm kiếm và phát triển quan hệ với đối tác và khách hàng của công ty.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban tại Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự công ty Cổ phần công nghệ Hợp Long)
Bộ phận kho: Kho là nơi lưu trữ hàng hoá của công ty. Thủ kho là người có
trách nhiệm kiểm tra chủng loại, số lượng hàng hoá nhập kho theo chứng từ. Thủ kho cũng là người xuất kho hàng bán và công cụ dụng cụ. Bảo vệ kho là trách nhiệm chính của nhân viên kho, trông coi kho để tránh cho hàng hoá chịu tổn thất, mất mát về mặt vật chất.
32
Phòng kế toán: Nhân viên kế toán có trách nhiệm ghi chép chính xác và kịp
thời tất cả nghiệp vụ phát sinh của công ty một cách trung thực và theo đúng chế độ kế toán.
Phòng kế toán còn có chức năng xây dựng hệ thống kế toán của công ty sao cho phù hợp với loại hình mà công ty đang kinh doanh.
2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự công ty Cổ phần công nghệ Hợp Long) * Nhiệm vụ của từng bộ phận:
• Kế toán trưởng: Giám sát và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán
trong công ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của công ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, đồng thời còn có trách nhiệm đôn đốc,theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc và cấp trên về chất lượng báo cáo tài chính.
• Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp tất cả về phần hành kế toán, kiểm
tra xem chứng từ như hoá đơn,.. đã hợp lý và đầy đủ chưa để sau đó nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và lên báo cáo liên quan. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tổng hợp các dữ liệu, các số liệu của Công ty.
33
• Ke toán bán hàng: có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa
mới. Nhập số liệu bán hàng, tổng hợp số liệu bán hàng, và có trách nhiệm báo giá cho khách, theo dõi và cập nhật đơn hàng vào phần mềm.
• Ke toán tiền lương, vốn bằng tiền: Là người quản lý thời gian làm việc
của
nhân viên, quỹ bảo hiểm, phúc lợi để cuối tháng, kỳ chi trả cho nhân viên theo hình thức
chuyển khoản hoặc trả tiền mặt theo phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc.
• Kế toán kho: có nhiệm vụ hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập, xuất
hàng hóa. Kiểm tra cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu với số liệu nhập xuất với kế toán tổng hợp. Hàng ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng ngày.
• Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi tất cả công nợ của khách hàng,
lập báo cáo về công nợ quá hạn của khách hàng gửi cho nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đó, cùng nhân viên kinh doanh đốc thúc những khách hàng có nợ quá hạn chưa trả.
• Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt hàng
ngày và cuối tháng cùng với kế toán bán hàng, đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ.
2.2.2. Đặc điểm chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Hiện nay Công ty cổ phần Công nghệ Hợp Long đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo TT200 ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, kết hợp với kế toán máy. Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Misa SME.Net 2020
Niên độ kế toán: Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12.
Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ. Phương pháp hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
STT Tcn nhãn hiệu,quicách, phâmchất vật tu (săn phâm,hãng _____________hoá>_____________ Mã Vật Tu Don vị tính Sô Iuong Don
giã Thành tiền Ghi chú ViI Cầu ThựcXuất A B C D 1 2 3 4 5 ____£____ Dc rα Ic XI4S-05D_____ __ cái ____ 100.00 12.231 1.223.1(X) 34
2.3. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long
2.3.1. Kế toán doanh thu
2.3.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
* Chứng từ kế toán sử dụng: Chứng từ xác nhận đặt hàng, phiếu xuất kho -
là
phiếu do công ty tạo ra với mục đích ghi rõ thông tin cụ thể về mỗi đơn hàng (tên KH,
mã sản phẩm, đơn giá,...), hoá đơn GTGT, phiếu thu - thường được lập theo quy định
của Bộ tài chính và chia ra thành 3 liên để lưu trữ, và một số chứng từ liên quan.
* Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng TK 511 - Doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh tình hình doanh thu bán hàng của công ty trong một kì kế toán. Ngoài ra, có thể có các TK liên quan như TK111, TK131, TK112, TK333,...
* Quy trình hạch toán:
Dựa vào hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và công ty, thủ kho sẽ tiến hành làm phiếu xuất kho, chuyển lên phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT. Kế toán viên sẽ điền dữ liệu vào phần mềm kế toán để phần mềm tự động xử lý và cập nhật dữ liệu vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết TK511. Cuối năm, kế toán viên sẽ dựa vào các sổ để lên báo cáo tài chính.
* Nghiệp vụ minh hoạ:
Ví dụ: Ngày 20/12/2020, doanh nghiệp bán hàng cho Công ty QES Việt Nam 100 đế rơ le XI4S-05D có đơn giá 24.050 đồng/cái; trả tiền mặt 2.645.500 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Sau khi đơn hàng được chấp nhận, thủ kho sẽ làm 2 biên bản bàn giao hàng hóa, một bản lưu tại kho, 1 bản để phòng kế toán giữ. Kế toán căn cứ vào chứng từ, lập hoá đơn GTGT ngày 20/12/2020 số 0000001 và tiền hành thu tiền mặt.
+ Kế toán tiến hành hạch toán như sau:: Nợ TK 1111: 2.645.500đ
Có TK 511: 2.405.000đ Có TK 3331: 240.500đ
Dựa vào đơn đặt hàng, báo giá và phiếu xuất kho số 10, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT số 000001 ngày 20/12/2020 thông qua phần mềm và lưu hóa đơn thành
35
Bảng 2.1: Phiếu xuất kho số 10
Tên đơn vị: Công ty Cô phân Công nghê Hơp Long
Địa chi: So 6 ngõ 293 đường Tân Mai. p. Tân Mat Q- HoangMai. Hả Nội
MST: 0104509916
Mầu sổ : 02 - VT
(Ban hành kèm theo Thông tư số 200 ngày 22 tháng 12 nãm 2014 của Bộ Tài
chính)
PHIÊU XUẤT KHO
Ngay 20 tháng 12 năm 2020
Sổ: PXKlO
Nợ TK: 632 Có TK: 156
Lý do xuât kho : Bán hàng cho Công ty TNHH Tliương m ại vã Kỹ thuật tư đông QES Việt Nam
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Công nghệ Hợp Long
Địa chi: số 6 ngõ 293 đường Tân Mai, p. Tân Mai, Q. Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 02436617545 Họ tê Tê n C Đị a C Số tà GIA TRỊ GIATĂNG Mau số: 01GTKT3/001
Liên 1: Giao cho người bán Ký hiệu: AA/12P
Ngày 20 tháng 12 năm 2020 sõ hóa đơn: 0000001
n người mua hàng: Nguyên Hoàng Minh_____________________________________________________________________
on vị: CÕNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT Tự ĐỘNG QES VIỆT NAM_________________________ lĩ: Sổ 5, ngõ 231 Tràn Đại Nghĩa, Đồng Tâm, Hai Bà Trưng, Hà Nôi, Việt Nam
khoản:
Hình thức thanh toán:_________TM/CK________________Mã số thuế:___________106509164_____________________________
Ngiy 20 tháng 12 năm 2020 Tổng sổ tiền bằng chữ. Một triệu, hai trăm hai mươi ba ngàn, một trăm đồng
Nguôi lập phiếu
(Ký.họ tên)
Nguôi nhận hàng
(Ký,họ tên)
Thù kho Giám đốc
(Ký.họ tên) (Kýjiọ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Hợp Long)
Tên đơn v|: công ty cổ phần công nghệ Hσp Long Mau so : Ol - TT Địa chì: số 6 ngõ 293 đường Tân Mai, p. Tân Mai, Q. Hoàng Mai, Hà Nội, Việt I (Ban hành kèm theo Thông tư số200 ngày
MST 0104509916 22tháng 12 nám 2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU NaTK lll
Ngáy 20 tháng 12 năm 2020. Có TK: 511-33311 SỔ: PT002938
- Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật tự động QES Việt Nam
- Địa chi: So 5, ngõ 231 Tran Đại Nghĩa, Dong Tâm, Hai Bà Trưng, Hà Nôi, Việt Nam
- Lý do nộp: Bán đế rơ Ie XI4S-05D
- Số tiền: 2.645.500,0 đồng .
- Viết bằng chữ: Hai triệu, sáu trăm bon mươi lăm ngàn, năm trăm đông
- Kèm theo: chứng từ gốc.
Ngày 20 tháng 12 năm 2020. Người lập phiếu Người nhận tiền Thú quỹ Ke toán trường Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký.họ tên) (Kỷ,họ tên. đóng dấu)
Nguyền Hong Quáng Đã nhận đũ SO tiền (Viết băng chữ): Hai triệu, sáu trăm bốn mươi lãm ngàn, năm trăm đông
Hinh 2.1: Phiếu thu số PT002938
(Nguồn: Phòng kế toán công ty Hợp Long)
36
ST
T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vịtinh Số lượng Đơn giá Thành tiền
ɪ (2) (3) (4) (5) (6)=(4)x(5) ~
1 Đế rơ Ie XI4S-05D Cái 100 24,050 2,405,000
PO:_______________________________________
____________________________________________________________Cộng tiền hàng:______________ __________ Thué GTGT_______________10 %_____________________________Tiền thuế GTGT:______________ ___________
____________________________________________________________Tồng cộng tiền thanh toán: __________
só tiền viết bằng chữ:Ba triệu, tám trăm ba mươi hai ngàn, bốn trăm đồng Tài khoản thanh toán:
Người mua hàng Người bán hàng
Công ty Co phần Công nghệ Họp Long Mầu số S03a-DN
Số 6 ngô 293 điiừng Tân Mai, p. Tân Mai, Q. Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nani (Ban hành theo Thông tu số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 cùa Bộ Tài Chinh)
SO NHẬT KÝ CHUNG
Năm 2020
Đơn vị tinh: Việt Nani đỏng
Ngày tháng ghi Chứng từ Diễn giàl So hiệu TK đoi Tài khoăn đoi ứng Số phát sinh Sổ hiệu Ngày tháng Nợ Có ʌ B C __________________P_____________________ H TKO l TKOl 1 _________2_________
18/01/2 18/01/20 Xuất kho bán cho Delta_____________________ 131_____ 3 511 4,270,672.171 18/01/2
020
18/01/20 20
Xuat kho bán cho Delta 3 331
131
________ 18/01/2 18/01/20 Xuất kho bán cho Delta_____________________ 5 131 3,882.429, 05/04/2 05∕04∕202 Xuat kho bán cho Bạch Dirong_______________131 3 511 18,953.000,000
05/04/2 05/04/20 Xuất kho bán cho Bạch Dương 3 131 1,723.000. 05/04/2
020
05/04/20 20
Xuất kho bán cho Bạch Dương_______________ 5 11 131 17^30,000,000 20/12/2 BBB 20/12/20 Bán đế rơ Ie X14S-05D Ill 3 511 2,645, 20/12/2 020 BBB G 20/12/20 20 Bán để rơ Ie XI4S-05D 3 331 Ill 240,500
20/12/2 BBB 20/12/20 Bán đẽ rơ Ie XI4S-05D_____________________ 5 Ill
__________ 31/12/2 PKT 31/12/20 Ket chuyến doanh thu______________________511_____ 911 153.988,511,6
31/12'2
020 PKT 31/12/2020 Ket chuyền doanh thu______________________Tổng cộng__________________________________11 9 511 753,454,614, 153,988,511,686 ____ Hà Nội, Ngày 31 tháng 12 năm 2020
.... π*..._________________________________________________• _ Giám Đốc
Người ghi so Ke toán trưởng ■ . λ. .
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( ý - 9 uι)
Nguyễn Hông Quáng
(Nguồn: Phòng kế toán công ty CP Công nghệ Hợp Long)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu thu tiền mặt mà kế toán đã xuất, họ sẽ