Trong số các yếu tố đầu vào cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty TNHH MTV 492, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng nhất bởi nó chiếm tỷ trọng lớn nhất trên tổng chi phí. Chính vì vậy nên công ty luôn chú trọng đến việc hạch toán và quản lý loại chi phí này từ khâu bắt đầu thu mua vật tư cho tới tận khâu sản xuất tại công trường một cách khoa học và có hệ thống nhất sao cho lợi ích thu được đạt mức tối đa.
Đối với các công trình xây lắp, nguyên vật liệu thường rất đa dạng về chủng loại và số lượng, bởi mỗi loại sẽ phục vụ cho một mục đích, một chức năng khác nhau. Tại công ty TNHH MTV 492, nguyên vật liệu được phân loại thành các nhóm như sau:
• Nguyên vật liệu chính: cát xây dựng, thép xây dựng đá xây dựng, sắt, gạch, xi măng
Nguyên vật liệu phụ: sơn, đinh, ốc vít, dây buộc, que hàn, ... Vật liệu kết cấu: khung, cột, khối bê tông, ...
Vật liệu khác
Những nguyên vật liệu xây dựng này hầu hết được công ty mua ngoài và được
tính theo giá thực tế theo công thức:
Giá trị thực Giá trị trên hóa đtfn Chi phí Các khoản tế nguyên vật = (tính cả các khoản + thu mua - giảm trừ liệu nhập kho thuế không hoàn lại) liên quan (nếu có)
Bên cạnh đó, tốc độ phát triển tỷ lệ thuận với số lượng những gói thầu mà công
ty xây lắp nhận được, bởi vậy nên dẫn đến tình trạng có rất nhiều công trình được
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng nhận thầu cùng lúc, địa điểm thi công phân bổ rộng khắp và không gần với nơi đặt trụ sở của công ty. Đối mặt với hiện trạng đó, trong nhiều năm trở lại đây, công ty quyết định đặt kho vật tư tại chân của công trường đó nhằm mục đích vừa đảm bảo tiến độ thi công xây dựng không bị gián đoạn vừa tiết kiệm kinh phí vận chuyển, lưu kho.
2.3.1.1. Tài khoản kế toán công ty sử dụng
• TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• TK 621 còn được chia nhỏ thành các sổ chi tiết riêng để thuận tiện hơn trong việc theo. Đối với dự án “Đầu tư xây dựng Doanh trại Đoàn tác chiến điện tử Miền Trung/ Cục Tác chiến điện tử/BTTM”, công ty TNHH MTV 492 sử
dụng TK 621: TCDT_MT - Đoàn tác chiến điện tử Miền Trung.
2.3.1.2. Chứng từ kế toán công ty sử dụng
• Hợp đồng kinh tế
• Biên bản bàn giao nhận hàng hóa
• Giấy đề nghị thanh toán/ tạm ứng
• Hóa đơn GTGT đầu vào
• Phiếu nhập kho
• Thẻ kho
• Giấy đề nghị cung ứng vật tư
• Phiếu xuất kho
2.3.1.3. Sổ sách kế toán công ty sử dụng
• Nhật ký chung
• Sổ cái TK 621
• Sổ chi tiết TK 621
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
2.3.1.4. Quy trình quản lý và hạch toán kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu nhập xuất qua kho
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nhập kho NVL
Căn cứ vào bản vẽ thi công cũng như những dự toán đã được lập ra từ trước có sự chấp nhận của chủ đầu tư và tình hình thực tế sử dụng vật tư tại công trình, các đội trưởng cùng với đội phó kỹ thuật và kế toán đội theo dõi thường xuyên để khi có nhu cầu về vật tư xây dụng trực tiếp, đội trưởng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư nộp lên bộ phận vật tư tại công ty. Cán bộ phòng vật tư tiếp nhận giấy đề nghị, làm bản đề xuất mua hàng kèm theo bảng báo giá cụ thể của nhà cung ứng thích hợp và trình lên ban giám đốc phê duyệt. Giám đốc xem xét và phê duyệt để kế toán công ty triển khai hợp đồng với các nhà cung ứng và lấy hóa đơn GTGT đầu vào mua vật tư để làm chứng từ gốc nhập kho sau này.
Ví dụ: Ngày 02/10/2020, Công ty mua vật liệu trần thạch cao của Công ty TNHH MTV Hạnh Ngọc để sử dụng cho công trình Cục tác chiến điện tử miền Trung.
Tong cộng tiền thanh toán trên hóa đơn GTGT là 301.125.000 đồng đã bao gồm VAT
10%. Công ty đã thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Thông tin hóa đơn
như trong hình dưới đây:
STT Tên nhăn hiệu, quy cách phẩm chất
vịt Lư. hãng hóa MIft
Dun vị tính
Sổ lượng Dun giá Thành tiền
Ih L-II c,τ⅛
Th cự
Éh pậ
1 GCLD Trăn hợp kim OOOJihOD dãy0,5mm phú máu dán tiêu ảm Tl OtItixIK- MZ 250.00 450.000 112.500.000
2 GCLD Traii thạch cao Idm WC TTC WC MZ 500,00 165.000 K2 500.000
3
GCLD Trằn Thạch cao thanh chim VTVBASI 3050 [ TC: < ■■■. I I. ISΛ⅛I.'O.' MZ 450,00 175.000 7S. 750.000
Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Hình 2.1. Hóa đơn GTGT đầu vào từ Công ty Hạnh Ngọc
Phạm Nguyễn Hải Anh 43 K20CLCI
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Khi vật liệu được vận chuyển đến kho, thủ kho cùng các đội trưởng, đội phó kỹ thuật tiến hành xem xét, kiểm tra, đánh giá từ số lượng đến chất lượng sao cho những vật tư này đều đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật. Sau đó thủ kho lập phiếu nhập kho bao gồm hai liên, liên thứ nhất sẽ do chính thủ kho giữ để cập nhật lên thẻ kho, tiện cho việc theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất thực tế tại kho ở chân công trường, liên thứ hai gửi lại cho kế toán đội phụ trách công trình nắm giữ để tập hợp vào bộ chứng từ gốc phát sinh trong tháng để cuối tháng chuyển về cho kế toán tổng hợp tại công ty.
DotI vị: Đội 929 - Công ty TXHH MTV 492 Tong Công ty Xây dựng Trường Son
Bộ phận: Tổ 10 - Vạn Phúc - Há Đông - Hà Nội
PHlElJ NHẬP KlIO
.⅛iir 20 Iiiaitg IO nũm 2020 Nợ ] 52
M PXOhN Cù- 112
Họ vả tên người giao: (’ông ty TXHH MTV Hạnh Ngọc tại Đà Xăng
Diachi (bộ phận): số 90 Dinh ('hàu. phướng Hoa Thọ Dông, quận cẩm Lệí TP Dà xẵng
Lý do nhập: TT khói lượng trần thạch cao
Theo hỏa đơn sỏ: 0000006 Ngày: 02/10/2020 Cùa: CN Công ty TNHH MTV Hạnh Ngọc
273.750.000 Nguiri lặp 11 hi L- U (Kỳ, ghi rò họ lỉn ) Xguiri girni háng (Ký, ghi rồ họ ten / Thứ kho
(Kỷ, ghi riĩ họ tên i
KÍ tuân
fiKy. g⅛j ra /rọ /ói y
Dội trirửng
(Ẳy, gj⅛i ÍTĨ họ iên ỉ
Phạm Vin Khới Đặng Hạnh Ngọc Plmm Vãn Khói Phạm Vin Dũng BinhXgUVrII Vin
Tông sò tiên ghi băng chừ: Hai trăm bày mtrữi ba triệu bãy trùm nỉim mưtri nghìn dồng.
Kèm theo sô chửng tú gác:
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Hình 2.2. Phiếu nhập kho NVLTT tại công ty TNHHMTV492
STJ
Tên nhăn hiệu, quỵ cách phẩm chất lật Lơ. hãng hóa
Mỉ sá Dơn
Vj tính
sí> IrjyrLg Đơn giá Thành tiên
Tbeo
CTfr Th c xu tự ỉ
1 GCLD Tran họp kim 600x600 dày0,5mm phú máu dán tiêu ảm THK_600x6Ũ0 M2 250.00 450.000 112.500.000
2 GCLD Tran thạch cao kh⅛j WC TTCWC M2 500.00 165.000 S2.500.000
3
GCLD Trằn Thạch cao thanh chim VTVBASI3050 TTCTCVT C l⅛. S '∖ Γ ∣∣ 5tl M2 450.00 175.000 78.750.000 Tỏng: 273.750.lnm Ngniri lặp ∣ιhieιι (Ký, ghi nỉ họ ten J Người nhặn háng (Ký, ghi rã họ It'll ) Tllii khu (Kỳ, ghi rỗ họ tên ) KÍ tuủn (Xft rò họ lén) Dội tr mrng (Kỷ, ghi ríĩ họ tεn /
Pham Viin Khôi
Pham Vla Khới Phạm Văn Dũng
Ngusen Via Binh
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
• Quy trình xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng tại công trường
tổng hợp Kế toán Ghi sổ và hạch toán (Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Sơ đồ 2.6. Quy trình xuất kho NVL và luân chuyển chứng từ kế toán
Tại công trường, đội trưởng sẽ thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng vật tư
tại công trường để kịp thời lập phiếu đề nghị xuất kho NVL trực tiếp khi có nhu cầu. Phiếu đề nghị này sẽ được gửi lên công ty và sau khi được giám đốc/kế toán trưởng phê duyệt sẽ gửi lại thủ kho để tiến hành lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho bao gồm đủ các thông tin về tên vật liệu, mã vật liệu, số lượng xuất, đơn giá
xuất kho kèm theo chữ ký xác nhận của các bên liên quan, bao gồm 2 liên, liên thứ nhất do thủ kho lưu giữ bảo quản và ghi chép lên thẻ kho rồi giao cho kế toán đội để tổng hợp vào tập chứng từ gốc, liên thứ hai khi nguyên vật liệu được bàn giao kiểm đếm đầy đủ cho đội thi công sẽ giao lại cho đội trưởng để giám sát tình hình sử dụng vật tư và quá trình kiểm tra đối chiếu về sau.
Kế toán đội tại công trình hàng ngày tập hợp chứng từ xuất nhập từ thủ kho, theo dõi tình hình xuất nhập vật tư ra vào kho và đến cuối mỗi tháng chuyển lại cho kế toán tổng hợp tại công ty để cập nhật lên phần mềm kế toán, số liệu sẽ tự chảy vào
các sổ chi tiết TK 621, sổ nhật ký chung và sau đó vào sổ cái TK 621: Chi phí NVL trực tiếp.
Phạm Nguyễn Hải Anh 45 K20CLCI
Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng
Ví dụ: Đôi với dự án “Đầu tư xây dựng Doanh trại Đoàn tác chiến điện tử Miền Trung/Cục Tác chiến điện tử/BTTM”, theo thông tin trên phiếu xuất kho vào
ngày 30/03/2021, xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp cụ thể là trần thạch cao trị giá 273.750.000 VNĐ.
Đơn vị: Dội 929 - Công ty TNHH MTV 492 Tổng Công ty Xây dựng Trwtag Son
Bộ phán: Tổ 10 - Vạn Phúc - lỉà Đồng -1 lả Nội
PHIẾU XUÁT KlIO
A⅛⅛∙ 22 Ihtiiig 10 min: 2020 sấ: ΓXII6S
Họ tên người nhặn: Dáo Mạnh Linh
Địa chi (bộ phận): Q Dội phó - Kỹ thuật Dội 929
Lý do xuất: Xuất vật tơ Quý I - 2021 - Trần thạch cao. trần nhà WC
Xuất tại kho: Doàn TÁC Chiến Điện Tử Miền Trung
Tòng SO trẽn ghi băng chừ: Hai trăm bây muvi ba triệu bày Inim năm mươi nghìn đồng.
Kém theo SO chứng từ gốc:
Ngày
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày N ợ C ó Nợ Có 20/10 PN 068 20/10 Mua trần thạch cao của công ty
TNHH MTV Hạnh Ngọc CT TCDT_MT đã thanh toán CK 15 2 0273.750.00 13 3 27.375.000 11 2 301.125.00 0 22/10 PX 068 22/10 Xuất kho trần thạch cao, trần nhà WC CT TCDT_MT 62 1 0273.750.00 15 2 273.750.00 0 (Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Hình 2.3. Phiếu xuất kho NVLTT tại công ty TNHHMTV492
Khi nhận được chứng từ là phiếu xuất kho, kế toán tiến hành nhập sô liệu lên hệ thông máy tính và sô liệu từ phiếu xuất kho sẽ chảy vào các sổ kế toán theo trình tự như sau: Từ chứng từ ban đầu là hóa đơn GTGT, PNK và PXK, hệ thông máy tính tự động cập nhật vào Nhật ký chung Quý IV năm 2020 như sau:
Phạm Nguyễn Hải Anh 46 K20CLCI
Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng
Đơn vị: Công ty TNHH MTV 492 TỔNG CTXD TRƯỜNG SƠN
Địa chỉ: Tổ 10 - Vạn Phúc - Hà Đông - Hà Nội
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Quý IV/2020 (01/10/2020 - 31/12/2020)
Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải T K ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có 22/10 PX068 22/10 Xuất kho trần thạch cao, trần nhà WC CT TCDT_MT - Đoàn tác chiến điện tử Miền Trung
15
2 273.750.000
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Biểu 2.1. Trích sổ Nhật ký chung Quý IV/2020 Công ty TNHHMTV492
Phạm Nguyễn Hải Anh 47 K20CLCI
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Số dư Nợ 273.750.000 đồng của TK 621 sẽ được phản ánh vào sổ cái TK 621 như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV 492 TỔNG CTXD TRƯỜNG SƠN
Địa chỉ: Tổ 10 - Vạn Phúc - Hà Đông - Hà Nội
TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621
TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quý IV/2020 (01/10/2020 - 31/12/2020)
Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có 22/1 0 PX068 22/10 Đào Mạnh Linh - Xuất vật tư trần thạch cao, trần nhà WC 152 273.750.000 31/1 2 KC 31/12 K/C chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 154 1.037.196.000 Tổng phát sinh 1.037.196.000 1.037.196.000 (Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Biểu 2.2. Trích sổ Cái TK 621 Quý IV/2020 Công ty TNHHMTV492
Ngoài ra, khi nhập phiếu xuất kho và phiếu nhập kho lên phần mềm máy tính, số liệu từ phiếu sẽ được hệ thống cập nhật vào sổ chi tiết của TK 621 mở ra để theo dõi riêng mà cụ thể ở đây là sổ chi tiết TK 621 - TCDT_MT - Đoàn tác chiến điện tử Miền Trung như sau:
Phạm Nguyễn Hải Anh 48 K20CLCI
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Đơn vị: Đội 929 - Công ty TNHH MTV 492 TỔNG CTXD TRƯỜNG SƠN
Địa chỉ: Tổ 10 - Vạn Phúc - Hà Đông - Hà Nội
TRÍCH SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621
TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TCDT_MT - Đoàn tác chiến điện tử Miền Trung
Quý IV/2020 (01/10/2020 - 31/12/2020)
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Biểu 2.3. Trích Sổ Chi Tiết TK 621 Quý IV/2020 Công ty TNHHMTV492
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
• Đối với trường hợp đội xây lắp tự mua nguyên vật liệu chuyển thẳng đến công trường không qua kho
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Sơ đồ 2.7. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nhập xuất thẳng NVL
Ví dụ: Đối với dự án “Đoàn tác chiến điện tử miền Trung”, sau khi nhận khoán từ công ty, đội xây dựng 929 sẽ phụ trách thi công xây lắp toàn bộ công trình mà đại diện là đội trưởng Nguyễn Văn Bình sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp đặt mua NVL từ nhà cung cấp, xuất thẳng đến công trường sử dụng mà không thông qua kho theo các bước:
Khi cần mua vật tư phục vụ công trình, đội trưởng đội thi công sẽ lập và gửi bảng nhu cầu thu mua vật tư về công ty, cụ thể là gửi cho cán bộ ở bộ phận vật tư để đánh giá và xét duyệt. Dựa trên cơ sở nguyên vật liệu hiện có và tình hình thực tế tại công trường, dựa trên bảng nhu cầu mua vật tư và báo giá của nhà cung cấp, cán bộ phòng vật tư làm và trình Giấy đề nghị tạm ứng lên kế toán trưởng/ giám đốc xét, ký duyệt.
TT
TÊN HÀNG HÓA QUY CÁCH ĐVT SL GHI
CHÚ
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
CÔNG TY TNHH MTV 492 TỔNG CTXD TRƯỜNG SƠN
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 01 tháng 10 năm 2020
_ Ông Phạm Văn Tam, Giám đốc Công ty
Kính gửi: ʌ ,
_ Ông Phạm Văn Khởi, Ke toán trưởng Công ty Tên tôi là: Nguyễn Văn Bình
Bộ phận công tác: Đội trưởng đội thi công 929 Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 273.750.000 đồng
Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi ba triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng
Lý do tạm ứng: Mua vật tư xây dựng thi công công trình Đoàn tác chiến điện tử miền Trung
Thời hạn thanh toán: 30/10/2020
Giám đốc Ke toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Công ty TNHH MTV 492)
Biểu 2.4. Giấy đề nghị tạm ứng sử dụng tại Công ty TNHHMTV492
Khi nhận giấy đề nghị đã được duyệt, cán bộ kế toán lập phiếu chi tiền mặt/ ủy nhiệm chi tùy theo hình thức thanh toán, lấy chữ ký giám đốc/ kế toán trưởng và chuyển tiền cho đội trưởng đội thi công để tiến hành đặt hàng. NVL do đội trưởng mua sẽ được vận chuyển đến thẳng công trường đưa vào sử dụng mà không thông qua kho, không làm phiếu xuất, phiếu nhập kho. Khi vật tư đến công trường, đội trưởng, đội phó kỹ thuật, kế toán đội tiến hành kiểm kê nhận hàng và ký biên bản giao nhận hàng hóa (Biểu 2.5). Kế toán đội hàng ngày tổng hợp các chứng từ liên quan đến chi phí NVL trực tiếp như Hóa đơn GTGT đầu vào từ nhà cung cấp, Biên bản giao nhận hàng hóa có xác nhận của các bên và nhập liệu lên trên hệ thống, số liệu vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất thẳng vật tư tại công trường.