Đối với khó khăn vì thực trạng luân chuyển chứng từ từ công trường lên công ty chậm trễ, nhận thấy nguyên nhân xuất phát từ việc kế toán đội hay kế toán công trình là người trực tiếp giám sát, thu thập, lưu trữ và tổng hợp chứng từ gốc tại công trường trong tháng sau đó đến cuối mỗi tháng mới đưa về trụ sở chính để kế toán công ty tiến hành nhập liệu hạch toán. Đe khắc phục được hạn chế này, ban lãnh đạo công ty nên ra thêm quy định về thời hạn và hình thức luân chuyển chứng từ chặt chẽ,
triệt để hơn.
Cụ thể: Công ty nên quy định thời hạn kế toán đội phải tập hợp và nộp chứng từ gốc đến phòng kế toán định kỳ vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng để kế toán công
ty tiến hành nhập liệu lên hệ thống, đảm bảo số liệu được phản ánh nhanh chóng, kịp thời. Hình thức nộp chứng từ có thể là nộp trực tiếp tại phòng kế toán hoặc nộp online
qua các công cụ như scan, hình ảnh và gửi về hòm thư điện tử của công ty. Đối với những trường hợp không tuân thủ đúng quy định, phải có những biện pháp xử lý cứng
cứng rắn như khiển trách, cảnh cáo nặng hơn là phạt hành chính. Trường hợp có lý do chính đáng, kế toán đội thông báo xin nộp muộn với phòng kế toán và hạn chót sẽ là 5 ngày sau ngày được ấn định. Trường hợp không xin phép nộp muộn hoặc xin phép nhưng đến hạn chót vẫn không nộp thì số chứng từ đó sẽ không được duyệt thanh toán nữa và kế toán đội phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Đối với hạn chế trong việc xác nhận tính trung thực, chính xác của các chứng từ để từ đó hạch toán tổng hợp vào chi phí sản xuất của công trình/ hạng mục công trình, Công ty nên có những chỉ thị chặt chẽ hơn trong công tác bố trí nhân sự giám sát trực tiếp các công trình chứ không nên chỉ dựa trên những chứng từ được cung cấp để kiểm soát các chi phí sản xuất nữa.
Cụ thể: Ngoài việc giao khoán toàn bộ quá trình thi công cho các đội thi công
trực thuộc tự chủ quyết định chuyện thuê mua các chi phí đầu vào, Công ty nên ra chỉ đạo cử thêm đội ngũ cán bộ trên công ty mà cụ thể ở đây là một cán bộ ở phòng kỹ thuật, một bán bộ phòng vật tư và một kế toán viên chuyên quản cho các công trình để tổ chức những buổi kiểm tra quan sát bất ngờ đột xuất tại công trường nhằm hạn
Trường hợp nhập trở lại kho Trường hợp bán trực tiếp
Sau khi kiểm kê đưa vật liệu thừa, phế
liệu thu hồi về nhập trở lại kho Sau khi kiểm kê bán ngay trực tiếp vậtliệu thừa, phế liệu thu hồi mà không nhập vào kho
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
chế tình trạng mua bán hóa đơn, khai khống khối lượng, khống báo giá đầu vào, ... từ đó xác nhận được tính trung thực hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các thông tin chứng từ liên quan và kịp thời phát hiện, ngăn cản những hành vi gian dối tiêu cực ảnh hưởng tới lợi ích kinh tế của công ty trong tương lai. Đối với những hành vi vi phạm cũng sẽ có hình thức cảnh cáo và mạnh hơn là xử phạt răn đe.
3.3.2. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với hạn chế trong việc kiểm soát được tính chính xác, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn chứng từ đầu vào liên quan đến việc thu mua NVL, tránh trường hợp khai khống hóa đơn, khai khống báo giá, khống khối lượng hoặc như hạn chế trong việc đảm bảo chất lượng NVL đầu vào đối với trường hợp công nhân tại đội tự đặt mua vật tư kém chất lượng do không hiểu rõ về nhà cung cấp gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm xây lắp và làm giảm uy tín công ty.
Cụ thể: Công ty nên chỉ đạo phòng vật tư thực hiện khảo sát, đánh giá ban đầu
để lập một danh sách thống nhất các nhà cung cấp nguyên vật liệu xây dựng đủ uy tín, đáng tin cậy phân bổ rộng trên khắp cả nước sau đó tiến hành ký kết hợp đồng lâu dài, trực tiếp nhận báo giá chính thức từ nhà cung cấp. Sau đó cập nhật thông tin danh sách lên hệ thống máy tính để bước đầu kiểm soát được chất lượng vật tư và báo giá cụ thể cho từng chủng loại mẫu mã nguyên vật liệu. Vì tính chất các công tình sẽ được thi công ở khắp các tỉnh thành trên cả nước nên công ty cũng nên tổ chức
khảo sát trước các nhà cung cấp tại nhiều địa phương khác nhau để hoàn thiện danh sách nhà cung ứng trên. Ngoài ra, công ty nên chú trọng và chặt chẽ hơn trong vấn đề tính toán, lập dự toán chi phí ban đầu một cách hợp lý, rõ ràng để lấy đó làm thước
đo cân đối yêu cầu mua, nhập xuất vật tư trực tiếp. Đồng thời công ty cũng nên thường
xuyên tổ chức đội kiểm tra thực tế tình hình thi công cũng như lượng vật tư nhập xuất
sử dụng thực tế tại công trường kết hợp cùng với việc thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý và luân chuyển chứng từ gốc như đã đề cập ở biện pháp trên.
Đối với hạn chế trong việc xử lý vật tư thừa, phế liệu thu hồi tại công trường, mua về với mục đích phục vụ sản xuất thi công nhưng vì lí do nào đó có thể là do
Phạm Nguyễn Hải Anh 91 K20CLCI
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
tính toán sai định mức hoặc do thay đổi trong thiết kế, yêu cầu kỹ thuật của vật tư dẫn đến tình trạng còn tồn trong kho nhưng vẫn còn đảm bảo giá trị sử dụng.
Cụ thể: Tại thời điểm hoàn thành công trình, công ty nên có quy định cụ thể chỉ đạo kế toán đội cùng với cán bộ kỹ thuật và cán bộ vật tư cùng tham gia đánh giá và kiểm đếm số lượng cũng như chất lượng và tính toán lại giá trị của phế liệu thu hồi, của vật tư tồn chưa sử dụng tại công trường, sau đó lập một bảng thống kê đánh giá phế liệu thu hồi cho công trình/ hạng mục công trình đó và gửi về công ty cho kế toán tổng hợp nhập liệu và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đối với nguyên vật liệu thừa, phế liệu thu hồi như sau:
Khi nhập kho:
Nợ TK 152 (theo giá có thể thu hồi) Có TK 154
Ghi tăng các khoản thu và giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Nợ TK 11X, 131 Có TK 154 Có TK 3331
Khi xuất kho:
- Hạch toán giá vốn Nợ TK 632 Có TK 152 - Hạch toán doanh thu Nợ TK 11X, 131 Có TK 5118 Có TK 3331
Như vậy, biện pháp xử lý này không chỉ giúp cho công ty ghi giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào và tính được giá thành công tình một cách chính xác hơn, nó còn giúp cho công ty có thể tận dụng được giá trị sử dụng của một lượng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng NVL sẵn có, luôn sẵn sàng phục vụ cho những công trình khác khi cần hoặc thêm một khoản thu khác từ việc bán thanh lý phế liệu thu hồi nữa.