2.4.1. Những mặt đạt được trong công tác kế toán
Với hơn 25 năm hoạt động trong ngành xây lắp, công ty TNHH MTV 492 đang không ngừng nỗ lực vươn lên, tìm tòi học hỏi và sáng tạo đổi mới từng ngày để mở rộng quy mô kinh doanh, gây ấn tượng được với nhiều hơn nữa những nhà thầu, nhà đầu tư mới. Có thể nói trong những năm trở lại đây, vấn đề vận hành các hoạt động SXKD cũng như vấn đề tổ chức kế toán của công ty đang ngày càng có thêm những bước tiến mới, những điểm sáng nhất định.
2.4.1.1. về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành, quản lý công ty
Luôn tự hào là một đơn vị quân đội xây dựng trực thuộc Bộ Quốc Phòng, công
ty TNHH MTV 492 luôn đề cao việc xây dựng được bộ máy điều hành, điều lệ công ty, nội quy và cơ chế vận hành hợp lý, chặt chẽ và hiệu quả, các phòng ban bộ phận của công ty có thể làm việc với nhau một cách trơn tru và dễ dàng trao đổi, cập nhật thông tin liên quan đến thực tế tiến độ thi công tại mỗi công trường cụ thể. Cũng nhờ đó mà trong quá trình lắp đặt thi công, giám sát kỹ thuật tại công trường, những thông
tin quan trọng luôn được cung cấp kịp thời để ban giám đốc công ty kịp thời ra các chỉ thị phù hợp với tình hình lúc đó. Sự phân cấp, phân nhiệm rõ ràng, minh bạch cũng là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi ích công ty, bởi khi có sự phân
nhiệm thì ban lãnh đạo công ty cũng như cán bộ nhân viên có thể trực tiếp và độc lập xử lý những công việc thuộc phạm vi chức năng và quyền hạn của mình.
2.4.1.2. về cơ cấu tổ chức và quản lý bộ máy kế toán
Công ty TNHH MTV 492 luôn đề cao việc thiết lập cơ cấu tổ chức vận hành
bộ máy kế toán tinh gọn, tối giản nhưng vẫn đảm bảo hoàn chỉnh các chức năng với đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn cao, có thâm niên trong ngành và đặc biệt là luôn có ý thức trách nhiệm cao trong công việc. Ở mỗi nhân viên không những luôn nhiệt tình phát huy hết khả năng của bản thân mà còn không ngừng trau dồi học hỏi đổi mới để phù hợp với thời buổi hiện nay. Cũng giống với bộ máy quản lý, mỗi kế toán viên đều được phân nhiệm rất cụ thể, rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình nên không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc gây giảm hiệu suất làm việc.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
2.4.1.3. về hình thức ghi sổ và hạch toán tại công ty
Công ty TNHH MTV 492 lựa chọn hình thức ghi sổ “Nhật ký chung” - một trong những phương pháp ghi sổ kế toán thông dụng nhất tại thời điểm hiện tại, đặc biệt là nó rất phù hợp với công ty TNHH MTV 492 bởi tính chất công việc sản xuất kinh doanh xây lắp luôn phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế song số lượng kế toán viên không nhiều để tránh lãng phí. Ngoài sổ sách thủ công, phần mềm kế toán ACCURA cũng hỗ trợ rất nhiều trong việc hạn chế sai sót và lãng phí thời gian trong nhập liệu, đây là một phần mềm kế toán rất hợp với quy mô của công ty cũng như của phòng kế toán hiện nay, đồng thời cũng giúp ích trong việc giảm áp lực và san sẻ khối lượng công việc cho các kế toán viên.
2.4.1.4. về hệ thống chứng từ sử dụng
Một điểm mạnh nữa của tổ chức kế toán ở Công ty TNHH MTV 492 đó chính là hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán được tổ chức một cách hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tuân thủ theo những thông tư, nghị định, chuẩn mực kế toán hiện hành áp dụng với các công ty trong ngành xây dựng. Đối vỡi mỗi một phân hệ kế toán sẽ là những quy định cụ thể chi tiết về quy trình tạo lập, tập hợp, luân chuyển và lưu giữ bảo quản chứng từ gốc đầy đủ, trọn vẹn bằng cách nhập toàn bộ số liệu lên phần mềm
máy tính giúp cho thông tin được tập hợp một các chính xác, có tính hệ thống và có thể nhanh chóng tìm lại tệp chứng từ gốc theo từng CT/ HMCT, điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu sau này trở nên dễ dàng hơn và đảm bảo sự chính xác của các thông tin kế toán.
2.4.1.5. Về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Trải qua quãng thời gian 25 năm kinh nghiệm trong nghề xây lắp, hiện tại công ty đã hoàn thành vô số những dự án, CT/ HMCT, những kiến thức thực tiễn rút ra từ sai sót trong công trình trước để hạn chế tối đa những sai sót ở những dự án thi công sau đó, cắt giảm được những chi phí phung phí trong quá trình sản xuất cũng như giảm được giá thành sản phẩm.
- về đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Sản xuất xây lắp là một ngành sản xuất có tính công nghiệp, nhưng là công nghiệp đặc biệt: sản phẩm xây lắp mang tính chất riêng lẽ, có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công dài qua nhiều giai đoạn phức tap.. .nên đối tượng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng tính giá thành mà công ty lựa chọn chính là các công trình, giai đoạn công việc đã hoàn thành, hạng mục công trình lớn chuyển tiếp nhiều năm và phương pháp tính giá
thành trực tiếp là hoàn toàn phù hợp.
- Về phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
Công ty TNHH MTV 492 lựa chọn tập trung toàn bộ các chi phí trong quá trình SXKD trong một kỳ vào chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình mà chi phí đó phát sinh và cụ thể là vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và phương pháp kê khai thường xuyên cũng được công ty áp dụng thay vì kiểm kê định kỳ, giúp cho việc giám sát, ra quyết định đối với các loại chí phí trở nên
nhanh chóng, hiệu quả hơn, rất thích hợp với thực trạng chi phí đầy biến động trong ngành xây lắp. Các công trình công ty được chỉ định thi công, cũng như trúng thầu đều được giao khoán cho các đơn vị, đội, xí nghiệp thi công trực thuộc công ty, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên quản lý đội có thể trực tiếp, chủ động hơn trong quá trình thi công mỗi công trình. Đòi hỏi các xí nghiệp, các đội phải sát sao trong việc quản lý để vừa cân đối chi phí đầu vào tiết kiệm nhất, lại vừa đảm bảo chất lượng công trình theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư. Các chi phí của công trình, hạng mục công trình nào sẽ được theo dõi trực tiếp vào các sổ sách liên quan được lập chi tiết cho công trình, hạng mục công trình đó giúp việc quản lý hạch toán chi phí được chính xác, chặt chẽ, rõ ràng, nhanh chóng và dễ đối chiếu kiểm tra hơn.
- về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty dựa trên cơ sở tình hình thi công thực tế diễn ra tại công trình và mức
dự toán đã lập từ trước để xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu trực tiếp cho các công trình, hạng mục công trình cụ thể một cách phù hợp vừa bắt nhịp được với tình hình thực tế sử dụng vật tư tại công trình lại vừa linh hoạt trước sự biến động của giá cả vật tư trên thị trường. Việc xuất nhập kho vật tư được kiểm soát chặt chẽ, giám sát rõ ràng và ghi chép đầy đủ thông qua các chứng từ gốc như phiếu xuất nhập, hóa đơn
GTGT và các biên bản giao nhận liên quan có chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên
mua. Quy trình luân chuyển chứng từ cũng được xây dựng rất chi tiết và cụ thể với nhiều giai đoạn nhiều thành phần kiểm duyệt. Kế toán đội công trình cũng thường xuyên túc trực để giám sát, kiểm tra và báo cáo lại với công ty giúp công ty có thể nắm được tình hình và ra quyết định đối với nguyên vật liệu trực tiếp.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Hệ thống bảng biểu như bảng chấm công, bảng tính lương, bảng các khoản trích theo lương được thiết kế thông minh, rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi giúp cho việc quản lý chi phí nhân công trực tiếp chặt chẽ và chính xác hơn. Vấn đề tiền lương chính phụ, phụ cấp, các khoản trích theo lương, công ty đã áp dụng linh hoạt các hình
thức trả lương theo thời gian đối với lực lượng nhân công trực tiếp có trong danh sách
công ty để phần nào khích lệ tinh thần của cán bộ công nhân giúp cho họ có động lực
tự giác hơn trong việc tự giác đóng góp thời gian, sức người vào quá trình sản xuất xây dựng các công trình. Ngoài ra, hình thức trả lương khoán theo khối lượng xây lắp
hoàn thành đối với bộ phận nhân công trực tiếp dựa trên hợp đồng giao khoán được áp dụng rất linh hoạt, giúp công ty cắt giảm được những chi phí nhân công trực tiếp hay những chi phí đi lại đối với những công trình mà địa điểm thi công ở xa.
- về hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Một điểm sáng nữa trong quy trình sản xuất của công ty TNHH MTV 492 những năm trở lại đây đó là công ty đã ra quyết định thay đổi cơ chế từ việc tổ chức đội máy thi công riêng biệt sang cơ chế thuê khoán theo thời gian, theo tháng và theo khối lượng. Khi công trình có nhu cầu sử dụng các máy thi công thuê ngoài thi công ty tiến thành làm hợp đồng thuê máy phần nào đó giúp cắt giảm chi phí mua và sử dụng máy thi công, chi phí vận chuyển máy thi công từ nơi này qua nơi khác để xây lắp, tiết kiệm thời gian di chuyển để tập trung đầu tư vào các yếu tố giúp khác đem lại giá trị cao hơn. Loại chi phí này cũng được tập hợp và cập nhật chi tiết thông qua các tài khoản chi tiết mở riêng cho từng công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tập hợp chi phí sử dụng máy thi công để tính toán giá thành sau này.
2.4.2. Những mặt hạn chế trong công tác kế toán
Bên cạnh những thành tự đã nêu trên, công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty TNHH MTV 492 cũng vẫn còn tồn tại
những mặt chưa tốt cần kịp thời phát hiện và đề ra những biện pháp phát triển mới.
2.4.2.1. về quy trình tập hợp, luân chuyển, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Tại công ty TNHH MTV 492, công việc của phòng kế toán luôn bị quá tải và dồn lại vào cuối kỳ do chứng từ luân chuyển về công ty thường xuyên bị chậm. Đây có lẽ không phải là vấn đề của riêng một tổ chức nào mà có lẽ các công ty xây lắp
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng đều đã và đang gặp phải. Xuất phát từ việc kế toán đội hay kế toán công trình là người
trực tiếp giám sát, thu thập, lưu trữ và tổng hợp chứng từ gốc trong tháng sau đó đến cuối mỗi tháng mới đưa về trụ sở chính để kế toán công ty tiến hành nhập liệu hạch toán. Chính vì vậy nên có nhiều khi đã quá thời gian quy định thậm chí là hơn 1 tháng
nhưng chứng từ vẫn chưa về được đến phòng kế toán tại công ty, một mặt vừa dễ thất
thoát trong quá trình luân chuyển, hai là công ty không thể cập nhật thường xuyên kịp thời, gây ảnh hưởng đến độ chính xác và tiến độ lập các Báo cáo tài chính quan trọng của công ty.
Không chỉ có vậy, việc chứng từ từ nhiều công trình khác nhau đổ dồn vào thời điểm cuối tháng tạo ra nhiều áp lực cho kế toán viên khi mà nhân lực phòng kế toán là có hạn mà khối lượng công việc về cuối tháng lại quá nhiều trong khi thời gian hoàn thiện các báo cáo là quá gấp gáp, dẫn đến dễ phát sinh những nhầm lẫn, sai
sót, ảnh hưởng tới sự chính xác và kịp thời của Báo cáo tài chính.
Ngoài áp lực về thời gian thì việc khối lượng lớn chứng từ luân chuyển về chậm cũng gây nhiều khó khăn cho kế toán viên tại công ty trong việc kiểm tra đánh giá xác nhận tính trung thực hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của từng chứng từ thuộc từng công trình một. Những khó khăn này đều có hệ lụy không nhỏ đến hiệu quả công tác kế toán quản lý, hạch toán chi phí, xây dựng giá thành và rộng hơn nữa là ảnh hưởng đến toàn bộ các quyết định của ban lãnh đạo, các nhà quản lý công ty.
2.4.2.2. về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Hạn chế trong công tác kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công tác quản lý và hạch toán quá trình thu mua vật dư dù đã được quy định cụ thể nhưng vẫn còn tồn tại nhiều lỗ hổng. Khối lượng công trình lớn và phân bổ ở nhiều địa phương cách xa trụ sở dẫn đến việc giám sát quá trình thu mua bị hạn chế. Việc đơn vị tổ đội thi công tự đảm nhận mua vật liệu dễ xảy ra tình trạng mua hóa đơn, khai khống hóa đơn nhằm mục đích thu lời riêng cho mình, đẩy chi phí NVL trực tiếp lên cao. Bên cạnh đó, vì công ty đã giao khoán cho đội thi công công trình nên việc đánh giá chất lượng, chủng loại và quy cách kỹ thuật do đội trưởng, đội phó kỹ thuật và kế toán đội đảm nhận toàn bộ quá trình thu mua. Điều này góp phần tạo cơ hội cho việc khai khống hóa đơn, thất thoát vật tư, đội chi phí tăng cao song vẫn không đảm bảo chất lượng và quy cách kỹ thuật. Hay ngay đến việc công nhân đội
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng xây lắp vì không biết nên tự đặt mua NVL từ những nhà cung cấp không uy tín, không
đảm bảo được chất lượng vật tư một mặt vừa lãng phí tiền của, mặt khác gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công, chất lượng công trình, hạng mục công trình, làm giảm uy
tín của công ty.
Ngoài ra, trên thực tế, nhiều công trình từ kỳ trước đã hoàn thành mà số lượng vật tư còn thừa lớn và vẫn còn đáp ứng được nhu cầu sử dụng tuy nhiên công ty lại chưa có những chỉ đạo cụ thể về hình thức giải quyết và cũng chưa chú trọng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu thừa, phế liệu thu hồi. Điều này không chỉ dẫn đến việc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ bị phản ánh lớn hơn so với thực tế kéo theo giá thành sản phẩm bị đẩy lên cao.
- Hạn chế trong công tác kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Do đặc trung tính chất hoạt động sản xuất xây lắp của công ty, các dự án công trình phân bổ rải rác ở nhiều địa điểm khác nhau nên công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình xây lắp chủ yếu là do công ty làm hợp đồng giao khoán thời vụ với cá nhân hoặc tổ đội thi công khác. Lực lượng nhân công này chủ yếu đều đến từ những vùng nông thôn và chưa qua đào tạo trường lớp bài bản, thi thoảng làm thời vụ để kiếm thêm thu nhập nên chi phí thuê thường rẻ, song không thể tránh khỏi việc chất lượng công trình xây lắp không được đảm bảo do trình độ tay nghề của công nhân còn non trẻ chưa đáp ứng được những yêu cầu kỹ thuật phức tạp, thiếu các kiến thức nền về thi công và luật an toàn lao động, và đôi khi còn làm lãng phí, hao hụt nguyên
vật liệu trực tiếp.
- Hạn chế trong kế toán đánh giá và hạch toán thiệt hại trong sản xuất xây lắp
Trong lĩnh vực xây lắp, do đặc điểm kinh sản xuất doanh thường xuyên bị tác