Sau khi KTV đã thiết kế chương trình kiểm toán cho khoản mục Chi phí trả trước tại công ty ABC, KTV tiến hành thực hiện kiểm toán theo những thủ tục phân tích cơ bản đã đưa ra.
- Lập bảng tổng hợp
Dựa vào những số liệu từ Bảng cân đối phát sinh, sổ cái tài khoản 242 để tổng hợp số liệu cụ thể là Chi phí trả trước dài hạn đầu năm có số dư là 36,419,135 VND và cuối năm 2019 có số dư là 138,346,586 VND, thông qua số liệu đó, KTV sẽ đánh giá sơ lược được tình hình biến động của khách hàng. KTV sẽ dựa vào đó để đưa ra định hướng cho thủ tục kiểm tả chi tiết cũng như kết hợp nhiều thủ tục khác nhau.
CPTT 138,346,586 138,346,586 36,419,135
Nhìn vào những số liệu tổng hợp được từ bảng 2.6, có thể thấy được sự tăng giảm về mặt số lượng. Chi phí trả trước năm 2019 tăng mạnh so với năm 2018, nguyên nhân tìm hiểu sơ bộ là do đơn vị khách hàng mua sắm thêm nhiều công cụ dụng cụ.
- Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích giúp KTV thấy được những biến động bất thường của khoản mục Chi phí trả trước. Xem xét xem những biến động tăng giảm trong kỳ có được phản ánh đúng giá trị và phù hợp vào các tài khoản hay không. Từ đó, bước
.Jla a SC CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC A371
Client: Công ty TNHH ABC Prepared by: NQH Date: 22/02/2020
Period ended: 31/12/2019 Reviewed by: NTN Date: 22/02/2020
Subject: Chi phí trả trước/ Prepaid expenses
Procedure: Kiểm tra chi tiết chi phí phát sinh theo tháng
Objective: Xác định có biến động lớn bất thường vào những tháng nào để làm cơ sở kiểm tra chi tiết.
Work done: So sánh, đối chiếu số liệu với các tài liệu liên quan
Thán g Số Ps Nợ Số PS Có Số dưtháng Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1 6,960,000 5% 2,151,412 6% 41,227,723 2 3,050,000 2% 2,249,421 6% 42,028,302 3 1,350,000 1% 2,335,046 6% 41,043,256 4 - 0% 1,939,063 5% 39,104,193 5 - 0% 1,870,936 5% 37,233,257 6 30,518,182 22% 2,251,310 6% 65,500,129
gấp ba lần so với đầu năm (cụ thể tăng 279%). Từ những đánh giá trên, KTV sẽ đi sâu vào kiểm tả chỉ tiết để lí giải sự biến động và tìm ra những sai sót bằng cách xem xét chi tiết vào các tài khoản đối ứng. Rà soát các tài khoản xem có xuất hiện đối ứng bất thường hay không. Dựa vào bảng phụ lục 7 để kiểm tra một số nghiệp vụ có số lớn và có dấu hiệu bất thường. Đối với tài khoản đối ứng là tài khoản 111, khách hàng chi 59,097,638 VND để mua các thiết bị văn phòng và mua dụng cụ kỹ thuật; tài khoản đối ứng là tài khoản 141, khách hàng tạm ứng cho nhân viên đi mua các thiết bị văn phòng và kỹ thuật với số tiền 68,068,909 VND. Riêng với đối ứng là tài khoản 338, xuất hiện là phát sinh bên nợ và bên có với số tiền 36,089,096 VND bên nợ và 10,850,000 bên có do nhân viên công ty mua quạt và máy tính xách tay cho công ty, số tiền này sẽ được công ty trả bằng cách cộng trực tiếp vào lương nhân viên cuối kì. Tất cả các tài khoản đối ứng đều không xuất hiện nghiệp vụ bị ghi sai.
Để việc kiểm tra trở nên bao quát và toàn diện hơn, trợ lý kiểm toán sẽ tiếp tục kiểm tra biến động của khoản mục này theo từng tháng để dễ dàng phát hiện những biến động xảy ra bất thường.
47
7 32,206,727 23% 2,881,344 8% 94,825,512 8 5,344,000 4% 3,502,466 10% 96,667,046 9 31,110,001 23% 3,595,488 10% 124,181,559 10 350,000 0% 4,370,366 ữ% 120,161,193 11 - 0% 4,378,792 ữ% 115,782,401 12 27,127,637 20% 4,563,452 13% 138,346,586 Tổn g 138,016,547 100% 36,089,096 100%
Conclusion: Chi phí trả trước tăng mạn
Dựa vào bảng 2.7, có thể nhận ra được Chi phí trả trước tăng mạnh nhất vào tháng sáu, tháng bảy và tháng chín do:
+ Tháng 6 công ty mua trang thiết bị ban đầu cho Bộ phận quản lý toà nhà làm cho Chi phí trả trước tăng 30,518,182 VND.
+ Tháng 7 Chi phí trả trước tăng 32,206,727 VND là do công ty mua công cụ dụng cụ kỹ thuật, mua thang cuốn, thang nhôm bàn làm việc, mua súng bắn nhiệt độ, mua bộ đồ nghề, mua đồng hồ ampe kìm...
+Tháng 9 công ty mua dụng cụ kỹ thuật, mua máy tính, máy in làm Chi phí trả trước tăng 31,110,001 VND.
Nhận diện được sự biến động của từng tháng và tăng mạnh nhất vào những tháng giữa năm, trợ lý kiểm toán sẽ đặt ra câu hỏi về sự biến động này và đi sâu vào tìm hiểu nguồn gốc của nó. Đồng thời, kiểm tra, so sánh và đối chiếu từng tháng với bảng phân bổ công cụ dụng cụ xem có phù hợp và chính xác không.
Sau khi rà soát những đối ứng của tài khoản 242, KTV có thể đưa ra được những nguyên nhân tăng giảm và hàng kì phân bổ vào đâu. Tài khoản 242 của công ty ABC toàn bộ phân bổ hết vào tài khoản 627 do Công ty này là công ty con, chủ yếu hoạt động chính là quản lý các toà nhà chung cư nên đây cũng coi như là hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. KTV dựa vào đây để xác định được đối tượng cần kiểm tra chi tiết và thu hẹp phạm vi kiểm toán để đạt hiệu quả tốt hơn trong công tác kiểm toán của đơn vị. Có thể thấy, đây là khoản chi phí chủ yếu của công ty, chiếm vai trò lớn và vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, KTV lại giao trách nhiệm kiểm toán khoản mục này cho trợ lý kiểm toán cấp một - người mới có kinh nghiệm làm việc kiểm toán một năm. Đó là sự sơ suất lớn của chính KTV cũng như công ty kiểm toán AASC vì trợ lý kiểm toán này chưa có đủ kinh nghiệm để phát hiện được hết sai sót trên BCTC của công ty ABC. Nguyên nhân của sự việc này là do vào mùa kiểm toán, lượng KTV có kinh nghiệm không đủ khi vào mùa, KTV và các trưởng nhóm quá bận rộn, mỗi công ty chỉ đi kiểm toán hai tới ba ngày. Do vậy, việc giao những công việc quá sức cho một trợ lý kiểm toán là việc dễ hiểu. Thiếu hụt nguồn nhân lực vào mùa cao điểm có thể làm giảm đi chất lượng kiểm toán của công ty.
- Kiểm tra chi tiết
Kiểm tra chi tiết là KTV sẽ kiểm tra từng chứng từ, xem xét giấy tờ, hợp đồng mua bán để dễ dàng tìm ra sai sót của khách hàng. Bằng cách xem xét và chọn lọc số liệu từ những tài liệu được cung cấp, KTV tính ra chênh lệch và tỷ lệ biến động của Chi phí trả trước tại công ty ABC. Ở bước này, KTV sẽ so sánh được giá
trị ghi sổ với bảng tổng hợp và trích phân bổ hàng kỳ của công ty, đồng thời cũng xem xét được tính đầy đủ của những tài liệu, kiểm tra ngày tháng của tài liệu, kiểm tra được tài liệu có được phê duyệt một cách đầy đủ hay không.
KTV dựa vào những kiến thức và kinh nghiệm thu thập được sau bao năm hành nghề kiểm toán để rà soát và chọn mẫu kiểm tra chi tiết từng nghiệp vụ. KTV thường thực hiện kiểm tra bằng việc gửi thư xác nhận cho bên thứ ba. Đây được coi là một trong những thủ tục thông dụng nhất, không những nhanh, gọn mà thủ tục này còn đáng tin cậy.
KTV kiểm tra và xem lại hoá đơn của từng công cụ dụng cụ, kiểm tra ghi nhận của khách hàng cũng như công thức tính toán và quy chế phân bổ. Sau khi kiểm tra, do đặc thù tính chất kinh doanh của khách hàng nên việc phân bổ toàn bộ vào tài khoản 627 là hợp lý. Công cụ dụng cụ được sử dụng cho bộ phận quản lý toà nhà và bộ phận kỹ thuật, đây cũng chính là hai bộ phận chủ yếu trong quá trình cung cấp dịch vụ của công ty.
Tuy nhiên, các thủ tục thực hiện chưa được triệt để, toàn diện. Khi các thành viên thực hiện kiểm toán, đa phần chỉ tập trung vào việc kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của chứng từ, tài liệu, kiểm tra xem việc tính toán và phân bổ đã đúng tài khoản chưa, có tính nhầm sang tài khoản khác không. KTV không xem xét kĩ nguồn gốc và giấy tờ ghi tăng Chi phí trả trước có đảm bảo theo yêu cầu, đầy đủ chữ ký hay không.
KTV thường chọn mẫu theo quy luật số lớn để thực hiện kiểm toán, tuy nhiên vẫn có thẻ xảy ra những sai sót số nhỏ nhưng mang tính hệ thống, KTV sẽ khó lòng có thể nhận ra được.
- Tổng hợp kết quả kiểm toán
Sau hiện đủ các bước kiểm toán như trong kế hoạch đã được đề ra, KTV tổng hợp lại giấy làm việc của các thành viên trong nhóm liên quan đến khoản mục Chi phí trả trước. KTV đánh số thứ tự và sắp xếp những giấy làm việc này vào mục A3-Chi phí trả trước.
Từ đó KTV rút ra được những vấn đề còn tồn đọng liên quan đến Chi phí trả trước của đơn vị và hoàn thiện giấy tờ. Đây chính là những bằng chứng thu thập được để đưa ra lời nhận xét và bút toán điều chỉnh cho khách hàng. Tuy số liệu đơn
vị cung cấp và tính toán với số liệu của kiểm toán viên có chênh lệch, số liệu chênh lệch không quá lớn. Nguyên nhân chủ yếu là doanh nghiệp bị phân bổ nhầm giữa hai công cụ dụng cụ và do số lẻ nên đây được coi là sai sót không trọng yếu.
Kiểm toán viên đưa ra bút toán điều chỉnh sao cho phù hợp. Sau đó, KTV lưu giấy làm việc và những hồ sơ được hoàn thành bởi các thành viên. Dựa vào những tài liệu đó, trưởng nhóm sẽ xem xét và đánh giá chi tiết về khoản mục Chi phí trả trước và phản ánh trên Báo cáo kiểm toán và thư quản lý.
Đối với AASC, hoàn thiện giấy làm việc một cách đầy đủ theo quy định là một việc cần thiết. Tất cả những giấy làm việc đều được đánh số và có tham chiếu đầy đủ để dễ dàng kiểm tra và xem lại. KTV sẽ xem kĩ tất cả giấy tờ thu thập từ các thành viên sau đó rút ra nhận xét, những vấn đề KTV thấy cần làm rõ thêm sẽ tiếp tục thảo luận với các thành viên, xin thêm tài liệu của khách hàng hoặc thực hiện phỏng vấn trực tiếp các bộ phận liên quan. Sau đó KTV sẽ thảo luận với đơn vị để đưa ra bút toán điều chỉnh sao cho phù hợp nhất. Sau khi có được sự thống nhất của hai bên, KTV sẽ phát hành Báo cáo kiểm toán.
Những quy định trong giấy làm việc và yêu cầu của AASC giúp cho KTV dễ dàng thấy được sai sót và đưa ra kết luận một cách đúng đắn. Không chỉ vậy, những yêu cầu về tính đầy đủ trong giấy làm việc cũng giúp cho KTV kiểm soát được khả năng làm việc cả các thành viên trong nhóm cũng như chất lượng kiểm toán được kiểm soát tốt hơn. Cụ thể được thể hiện ở từng bước trong giai đoạn kiểm toán:
- Lập biểu tổng hợp: KTV đưa ra được cái nhìn tổng quát thông qua số liệu được tổng hợp trong bảng và sự biến động trong kỳ.
- Thủ tục phân tích: KTV sẽ dựa vào những phân tích sự tăng, giảm, biến động một cách cụ thể khoản mục Chi phí trả trước. Các KTV của AASC đã thực hiện rất tốt thủ tục này để làm nền tảng, làm định hướng cho thủ tục kiểm tra chi tiết.
- Kiểm tra chi tiết: Thủ tục kiểm tra chi tiết trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn do KTV đã chọn mẫu để kiểm tra, khoanh vùng những đối tượng có khả năng xảy ra sai sót.
Kết thúc kiểm toán: KTV sử dụng những bằng chứng thu thập được từ các thủ tục trên rồi chỉ ra những sai sót mà KTV psshát hiện được. KTV sau khi thảo luận với các trưởng nhóm và doanh nghiệp thì đưa ra bút toán điều chỉnh thích hợp.
Kết luận: Dựa trên những thủ tục đã thực hiện và các bằng chứng đã được cung cấp, Khoản mục Chi phí trả trước có một số sai sót nhưng số liệu nhỏ và không mang tính trọng yếu nên KTV vẫn đưa ra ý kiến chấp nhận đối với khoản mục này.