a. Hoàn thiện giấy làm việc và thư quản lý
Gửi thư xác nhận là một thủ tục không thể thiếu trong giai đoạn trước khi kiểm toán. Tuy nhiên, công ty AASC chưa thực sự quan tâm đến vai trò của việc gửi thư xác nhận khiến cho khách hàng cũng như chính công ty đôi lúc bỏ sót lịch kiểm toán. Do vậy, trước khi tổ chức kiểm toán, công ty nên gửi thư xác nhận để trình bày về cụ thể thời gian kiểm toán, số lượng thành viên, tên từng thành viên gửi cho bên khách hàng, đồng thời, nên có một bộ phận chuyên quản lý thư xác nhận để tránh việc bỏ sót cũng như sắp xếp lại thời gian kiểm toán của các phòng cho hợp
lý.
Đối với giấy làm việc của trợ lý kiểm toán cũng như kiểm toán viên, để phần giấy làm việc được hoàn thiện và phát huy tốt vai trò, công ty cần đưa ra những quy định cụ thể về hoàn thiện giấy làm việc. Về mặt thời gian, kết thúc kiểm toán của khách hàng nào thì phần giấy làm việc của công ty đó cũng cần được kết thúc. Vào mùa kiểm toán, công ty nên dành riêng một bộ phận để kiểm tra bất ngờ phần giấy
làm việc của một số đoàn kiểm toán, kiểm tra ngẫu nhiên để KTV luôn có ý thức hoàn thiện công việc một cách “cuốn chiếu”, tránh trường hợp phát hành báo cáo kiểm toán rồi mới hoàn thiện hồ sơ, cụ thể: bộ phận quản lý chất lượng của công ty cần kiểm tra phần giấy làm việc của tất cả các bộ hồ sơ, sau khi duyệt qua cấp cấp soát xét, thấy phần giấy làm việc đạt yêu cầu mới cho phát hành báo cáo kiểm toán. Đồng thời, tăng cường các chế tài xử phạt và tích cực kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định mà công ty đề ra nhằm hoàn thiện việc vận dụng thủ tục phân tích trong kiểm toán BCTC. Về phần nội dung, công ty cần đưa ra các yêu cầu về phần giấy làm việc của tất cả các thành viên kiểm toán như sau: giấy làm việc phải được hoàn thiện đầy đủ, không được trình bày sơ sài, những thông tin trong giấy làm việc phải có ý nghĩa, không được nhặt số liệu điền vào giấy làm việc cho đủ mà không có sự phân tích, sự suy đoán về biến động trong năm của doanh nghiệp, không được đưa ra bút toán điều chỉnh mà không chỉ rõ được là bên khách hàng ghi nhận sai ở đâu, theo quy định nào của Chuẩn mực. Công ty cần xây dựng những yêu cầu về quy chế hoàn thiện hồ sơ kiểm toán. Nội dung phải cần có những gì, đưa ra thang điểm chấm cho chất lượng của giấy làm việc. Nếu giấy làm việc đủ yêu cầu và đạt điểm chuẩn thì các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc mới được ký và đồng ý cho phát hành báo cáo để gửi khách hàng. Các KTV chưa theo dõi tốt những sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán và thường bỏ qua công việc này. Để khắc phục tình trạng này, công ty nên thiết kế phần giấy làm việc riêng cho những sự kiện sau ngày kiểm toán và yêu cầu KTV phải hoàn thiện khi nộp bộ hồ sơ lên các cấp xét duyệt trên.
Thư quản lý là thử gửi riêng cho ban quản lý của khách hàng kèm với báo cáo kiểm toán để đưa ra những kiến nghị đối với doanh nghiệp, đồng thời cũng để bảo vệ KTV khỏi những rắc rối sau này. Đối với thư quản lý cần phải đầy đủ nội dung về những tồn tại của hệ thống KSNB mà KTV phát hiện ra trong quá trình thực hiện công cuộc kiểm toán, ảnh hưởng của những điểm yếu này đối với hoạt động quản lý của doanh nghiệp, chỉ ra rõ sai phạm, sai ở đâu và số liệu sai là bao nhiêu, đồng thời trong thư cũng cần đưa ra những yêu cầu điều chỉnh cụ thể. Ngoài ra, thư quản lý cần có cả những giải pháp, kiến nghị dành cho những người quản lý cấp cao để cải thiện bộ máy KSNB của khách hàng và tránh xảy ra những sai phạm
như năm cũ. Bộ phận quản lý chất lượng nên là bộ phận chịu trách nhiệm gửi thư quản lý cho từng đơn vị khách hàng.
b. Xây dựng chương trình kiểm toán cho từng loại hình doanh nghiệp
AASC cần xây dựng chương trình kiểm toán đặc thù cho mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau. Đối với những doanh nghiệp xây dựng, việc kiểm toán sẽ không giống như kiểm toán báo cáo tài chính của các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh thông thường, cụ thể là doanh nghiệp xây dựng sẽ hạch toán theo tiến độ công trình nên đối với những doanh nghiệp này, công ty cần xây dựng phần giấy làm việc riêng biệt để KTV dễ dàng dựa vào đấy, đưa ra các bước kiểm toán cũng như phân công công việc cho hợp lí. Để làm được điều này, cần có sự góp ý và xây dựng của các KTV lâu năm trong tất cả các lĩnh vực, những KTV có kinh nghiệm sẽ đưa ra những bước kiểm toán một cách hoàn chỉnh nhất đối với các ngành nghề kinh doanh khác nhau.
KTV cần lưu ý khi xem xét và phân công một khoản mục nhất định cho một trợ lý, cần tìm hiểu trước đối với công ty này thì khoản mục này có quan trọng không, tính trọng yếu của khoản mục này trên báo cáo tài chính như thế nào, đánh giá mức độ quan trọng theo thang điểm một, hai, ba... để phân công cho trợ lý cấp một, hai, ba. sao cho phù hợp, ví dụ như với khách ABC thì khoản mục Chi phí trả trước vô cùng quan trọng, nên phân công cho trợ lý cấp 2 hoặc cấp 3 thực hiện kiểm toán. Để làm được điều này, KTV cần xin bảng theo dõi, bảng phân bổ của khoản mục Chi phí trả trước trước khi phân công công việc. Tiếp theo, KTV cần tính tỷ lệ phần trăm và so sánh với tổng tài sản xem mức trọng yếu của khoản mục này là bao nhiêu. Nếu chiếm tỷ trọng lớn và có ảnh hưởng trọng yếu lên Báo cái tài chính thì KTV hoặc trưởng nhóm nên trực tiếp là người kiểm toán khoản mục này, còn nếu số liệu của khoản mục Chi phí trả trước nhỏ, không ảnh hưởng trọng yếu thì KTV có thể giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, nếu phát sinh những bút toán đựợc ghi nhận bất thường, có thể gây ảnh hưởng đến các tài khoản khác trên Báo cáo tài chính thì trợ lý kiểm toán cần hỏi ngay ý kiến của KTV để KTV có cách giải quyết và đưa ra những bút toán phù hợp nhất. Sau khi công việc kiểm toán hoàn thành, các trưởng phòng cần xem xét và đánh giá lại những bút toán điều chỉnh và sửa đổi mà KTV đã đưa ra.
c. Chọn mẫu các nghiệp vụ kiểm toán
Chọn mẫu là một trong những thủ tục vô cùng quan trọng trong quá trình kiểm toán, chọn mẫu chính xác và phù hợp sẽ giúp việc kiểm toán trở nên dễ dàng và toàn diện. Tuy nhiên, ở AASC thủ tục này chưa được chú trọng, đa phần KTV để cho trợ lý kiểm toán thực hiện chọn mẫu cho từng khoản mục thực hiện kiểm toán. Do đó, cần có giải pháp để khắc phục và giải quyểt vấn đề này như sau:
- Khi chọn mẫu các nghiệp vụ, không nên chỉ chọn những mẫu có tỷ trọng lớn mà nên sử dụng chọn mẫu ngẫu nhiên kết hợp với chọn mẫu có tính đại diện cao để việc kiểm toán trở nên toàn diện. Mẫu ngẫu nhiên là những mẫu mà mỗi cá thể đều có thể được chọn một cách ngẫu nhiên và tình cờ, như vậy mỗi cá thể đều có xác suất bị chọn trong quá trình lấy mẫu. Một số phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên nên sử dụng trong kiểm toán là chọn mẫu ngẫu nhiên theo hệ thống, chọn theo chương trình vi tính, chọn ngẫu nhiên đơn. KTV nên sử dụng chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính để tiết kiệm thời gian cũng như giảm bớt sai sót trong quá trình kiểm toán, chọn mẫu qua máy tính sẽ loại bỏ được sự khách quan của người thực hiện kiểm toán khoản mục đó. Tuy nhiên, nếu chỉ chọn mẫu ngẫu nhiên mà không có sự chọn lọc, kiểm toán viên sẽ dễ bỏ qua những bút toán có số liệu lớn, nếu xảy ra sai sót đối với nhữung bút toán đó thì sẽ gây ra ảnh hưởng trọng yếu trên báo cáo tài chính, nên khi chọn mẫu, KTV cần kết hợp chọn mẫu ngẫu nhiên với chọn mẫu có tính đại diện cao, đặc biệt là nên ưu tiên các khoản mục có số liệu lớn hoặc những khoản mục phát sinh đột xuất trong năm nay.
- Để chọn được mẫu tổng quát, dễ dàng nhận biết được gian lận và sai sót, thì việc chọn mẫu phải giao cho người có kinh nghiệm làm việc lâu năm, người chọn mẫu nên là KTV hoặc trưởng nhóm kiểm toán. Đây là những người có khả năng nhìn ra sai sót và nhìn ra những mẫu bất thường một cách nhanh nhất dựa vào nhiều năm hành nghề kiểm toán. Sau khi thực hiện chọn mẫu, KTV sẽ giao công việc kiểm toán còn lại cho trợ lý kiểm toán dựa vào những mẫu đã được chọn để kiểm tra chi tiết. Trợ lý kiểm toán sẽ dùng những mẫu mà KTV chọn để tiến hành kiểm tra chi tiết và phân tích đối với những bút toán này. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, trợ lý kiểm toán có thể chọn thêm một số mẫu ngẫu nhiên có số liệu lớn để kiểm tra bất ngờ, tuy nhiên vẫn nên kiểm tra hết những mẫu mà KTV đã chọn ban
đầu. Nếu cảm thấy mẫu chưa đủ toàn diện, trợ lý nên hỏi ý kiến KTV xem có nên kiểm tra thêm những nghiệp vụ nào không.
d. Hoàn thiện thủ tục phân tích
Công ty cần tăng cường các thủ tục phân tích chuyên sâu trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật và trong khuôn khổ các Chuẩn mực kiểm toán trong nước cũng như chuẩn mực quốc tế. Thủ tục phân tích cần chú trọng hơn vào việc so sánh với các doanh nghiệp khác cùng ngành đối với khoản mục Chi phí trả trước để đưa ra được cái nhìn khách quan nhất về Chi phí trả trước nói chung, cũng như tình hình của khách hàng nói riêng. Không nên chỉ sử dụng thủ tục phân tích trong giai đoạn đầu khi tổng hợp số liệu kiểm toán mà cần sử dụng thủ tục phân tích trong tất cả các giai đoạn kiểm toán. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, thủ tục phân tích sẽ giúp KTV khoanh vùng rủi ro để kiểm toán hiệu quả và chính xác hơn. Giai đoạn kết thúc kiểm toán, phân tích cũng giúp KTV khẳng định lại những kết luận trong suốt quá trình kiểm toán các khoản mục. Dựa vào đó, KTV đưa ra kết luận về tính trung thực, hợp lí của thông tin trên BCTC.
Giai đoạn lập kế hoạch: KTV cần phân tích dọc và phân tích hợp lý để không chỉ nhận biết sự biến động của các khoản mục giữa các kỳ mà còn phải đánh giá mối quan hệ giữa các chỉ tiêu với nhau. KTV cần đi sâu hơn phân tích về chiến lược kinh doanh, chiến lược tài chính của đơn vị, đánh giá sâu sắc hơn các biến động bất thường.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán: KTV nên áp dụng kỹ thuật phân tích ngang và phân tích dọc với các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với mức độ phân tích chi tiết. nhờ vậy, KTV có thể sử dụng để thay thế một số thử nghiệm kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ và số dư tài khoản. ngoài ra, KTV còn có thể kiểm tra tính hợp lý của số dư tài khoản bằng cách sử dụng thông tin phi tài chính để phân tích.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán: trong giai đoạn này, KTVngoài việc sử dụng sử dụng thủ tục phân tích để phân tích Báo cáo tài chính dẫn đến việc giảm hiệu quả phân tích mà còn sử dụng để phân tích soát xét BCTC lần cuối và đánh giá khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp như xét đoán dấu hiệu lãi lỗ nhiều năm liên tục của đơn vị khách hàng, nợ ngắn hạn so với tài sản ngắn hạn... Việc sử dụng
thủ tục phân tích vẫn còn dập khuôn đối với nhiều phần hành nên KTV cũng như các trợ lý cần linh động hơn trong quá trình thực hiện kiểm toán, sử dụng các thủ tục phân tích một cách đầy đủ để đạt hiệu quả cao trong khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị khách hàng.
3.2.2. Xây dựng lại nội dung kiểm toán
Nội dung kiểm toán cần khoa học, dễ hiểu, không cần quá nhiều công đoạn nhưng phải thực sự đầy đủ và cần thiết. Hiện tại, việc kiểm toán khoản mục Chi phí trả trước của AASC chỉ dừng lại ở việc tính toán lại bảng phân bổ và kiểm tra đầu chi phí phân bổ mà chưa trả lời được những câu hỏi liên quan đến nội dung kiểm toán, cụ thể như sau:
Việc khách hàng sử dụng tài sản được ghi nhận trong Chi phí trả trước được sử dụng có đúng mục đích hay không, nguồn vốn sử dụng của đơn vị như thế nào.
Việc chấp hành các quy định trong việc ghi nhận và phân bổ khoản mục Chi phí trả trước vào các đầu chi phí đã đúng theo quy định và chuẩn mực mà Nhà nước đưa ra hay không.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị có hữu hiệu không, cụ thể với khoản mục Chi phí trả trước, việc ghi chép chứng từ kế toán và công tác quản lý và lưu trữ các chứng từ kế toán liên quan đến khoản mục này chưa được KTV và các trợ lý quan tâm. Khi kiểm tra chi tiết, trợ lý kiểm toán cần yêu cầu bên khách hàng đưa toàn bộ tài liệu để bên kiểm toán tự tìm chứng từ, trong quá trình tìm, trợ lý có thể kiểm tra được chứng từ được lưu trữ như thế nào; có được đánh số đầy đủ không; có dấu cho từng hoá đơn, chứng từ không.
Trong quá trình kiểm toán, không nhất thiết cần hoàn thiện tất cả giấy làm việc nhưng nội dung của từng giấy làm việc phải có ý nghĩa, chi tiết; tránh để tình trạng nhặt số liệu của khách hàng đưa lên giấy làm việc nhưng lại không có sự phân tích và đưa ra những soát xét cá nhân về khoản mục. Trưởng nhóm sẽ tổng hợp giấy làm việc và sử dụng những thông tin trong đó để đưa ra kết luận và bút toán điều chỉnh..
3.2.3. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho KTVnói chung cũng như KTV thực hiện kiểm toán khoản mục Chiphí trả trước nói riêng.
Để tránh tình trạng nguồn nhân lực bị thiếu hụt, AASC nên tổ chức những chương trình tuyển dụng với những bài kiểm tra khắt khe về trình độ để bổ sung nhân lực cũng như thu hút những người đã có kinh nghiệm. Ngoài ra, công ty cần tổ chức những chương trình đào tạo cho nhân viên:
Đối với nhân viên chính thức của công ty: công ty mở những khoá đào tạo trong thời gian trước đợt kiểm toán từ một đến hai tháng. Càng ngày Việt Nam càng có xu thế hội nhập kinh tế thế giới, do vậy ngoài việc cập nhật lại những thay đổi về Chuẩn mực kế toán Việt Nam, công ty cần mời những chuyên gia nước ngoài về để đào tạo và cập nhật những Chuẩn mực kế toán trên thế giới cho nhân viên. Những khoá đào tạo này phải mang tính bắt buộc và miễn phí học phí dành cho nhân viên công ty. Không chỉ vậy, công ty cần gửi nhân viên đi học thêm các khoá học như ACCA hay CFA để nhân viên có cơ hội mở mang kiến thức và học hỏi nhiều kinh nghiệm.
Đối với nhân viên thực tập: công ty cần tổ chức những kì thi tuyển dụng với nhiều vòng thi khác nhau để chọn lựa được những thực tập sinh tốt nhất, đây cũng có thể chính là nhân viên chính thức của công ty sau này. Sau khi tuyển chọn, công ty cần tiếp tục tổ chức những khoá đào tạo ngắn ngày khoảng một đến hai tuần để bổ sung kiến thức và chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên thực tập, vì