Kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với khoản mục chi phí hoạt động bao gồm toàn bộ các chính sách kiểm soát, bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được doanh nghiệp xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu KSNB đã đề ra vì đây là khoản mục được các nhà quản lý rất quan tâm đến vì chúng có liên quan mật thiết đến những chỉ tiêu quan trọng trong BCTC.
Nội dung công việc KSNB đối với khoản mục chi phí hoạt động bao gồm những công việc sau:
- Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý các công việc liên quan đến CPHĐ
như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người
hay bộ
phận có liên quan đến xử lý các công việc xét duyệt và phê chuẩn chi phí, ghi
sổ các
khoản chi phí phát sinh,.; quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự,
thủ tục thực hiện, xử lý công việc.
- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng nhiệm vụ; kiểm
tra đôn đốc thực giện các quy định,.
- Tổ chức và kiểm soát hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán.
- Một số thủ tục KSNB thường được thiết lập để kiểm soát CPQLDN có hiệu quả
như là: thủ tục phê duyệt các cấp. thủ tục bất kiêm nhiệm, thủ tục đối chiếu,. - Lập định mức về chi phí: định mức cho các khoản chi phí dựa trên cơ sở phân
tích
hoạt động kinh doanh, nghiên cứu các năm trước,.
- Đơn vị có sự phân công quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận thực
- Đối với các chi phí liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương của
nhân viên quản lý đơn vị cần có những quy chế chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và quản
lý nhân sự, theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, tính lương, lập bảng ghi chép.
- Đối với các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) hay khấu hao TSCĐ cần có chính sách, các định mức cụ thể đối với từng
chỉ tiêu như kế hoạch, quy định về mua sắm, định mức tiêu hao, phương thức phân
bổ các loại vật liệu hay những quy định về khung và tiêu thức khấu hao cho
các loại
TSCĐ liên quan.
- Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác cũng cần có quy định, định mức, kế hoạch cụ thể nhằm tối thiểu hóa chi phí. Cần lưu ý đến các khoản chi phí dễ xảy ra sai sót như chi phí tiếp khách, hội nghị,... đảm bảo
đầy đủ
việc phê chuẩn, thực hiện đúng kế hoạch, mục đích cho đến khâu ghi chép
vào sổ
sách, chứng từ.
Bên cạnh những thủ tục trên, tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và quy định mô hình doanh nghiệp thì sẽ thiết lập các thủ tục KSNB khác nhau để phù hợp với doanh nghiệp đó. Đồng thời, đảm bảo KSNB đối với khoản mục CPHĐ được xây dựng và thực hiện một cách khoa học, hợp lý, chặt chẽ nhất góp phần đảm bảo thông tin về khoản mục cũng như những thông tin tài chính khác có liên quan đáng tin cậy hơn.