Đầu tư và Phát triển HUGIA
2.1.3.1. Bộ máy quản lý
Công ty CP Đầu tư Phát triển HUGIA là một công ty loại vừa và nhỏ. Để đảm bảo công tác quản lý và điều hành một cách thuận lợi và có hiệu quả. Công ty đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc. Các phòng ban nhận lệnh từ cấp trên, trợ giúp về mặt chuyên môn nghiệp vụ. Mô hình tổ chức như sau:
Sơ đồ tổ chức các phòng, ban trong công ty:
Sơ đồ 2.7. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty HUGIA
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giám đốc công ty: là người điều hành phụ trách chung, chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, chỉ đạo các mặt kế hoạch, nghiệm thu chất lượng công trình, kiểm tra hồ sơ, tổ chức lao động... trong công ty. Đại diện cho công ty trước cơ quan Nhà nước, cơ quan pháp luật và thay mặt công ty ký kết các hợp đồng.
- Phòng kĩ thuật: Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ. Mục tiêu nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch và các dự án của công ty. Đồng thời đảm bảo an toàn lao động, chất lượng cũng như khối lượng và hiệu quả hoạt động của toàn công ty. Quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng kế toán: Đây là một bộ phận quản lý quan trọng không thể tách rời công ty. Toàn bộ hoạt động liên quan đến vấn đề kinh tế, ký kết hợp đồng, chi tiêu, các chế độ tiền lương, thưởng, trích BHXH, các quỹ tại công ty, vốn vay, vốn góp liên doanh, hoạt động sản xuất lỗ, lãi ...được tính toán dựa trên các chứng từ gốc và xuất phát từ phòng kế toán - tài chính.
Phòng kế toán- tài chính có trách nhiệm thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông
tin của công ty. Đồng thời các số liệu kế toán phải được xử lý theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các khoản phải thu, phải nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong công ty.
Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty.
- Ban điều hành dự án: quyết định chính lựa chọn nhà cung cấp và kí kết hợp
đồng mua NVL, quản lý, theo dõi số lượng NVL nhập xuất tồn của từng công trình. Đồng thời chịu trách nhiệm chính đưa NVL vào sử dụng
- Tổ đội thi công: đưa NVL vào sử dụng dựa trên nhu cầu sử dụng cụ thể, bản
vẽ thiết kế hạng mục và quyết định của ban quản lý dự án. Trong một công trình có nhiều tổ đội thi công khác nhau phụ thuộc vào tính chất công trình đó như: tổ làm móng, tổ máy, tổ đào đường, ...
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô sản xuất cùng mức độ chuyên môn hóa và trình độ cán bộ, bộ phận kế toán được xây dựng theo sơ đồ cụ thể sau:
Sơ đồ 2.8. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong công ty HUGIA
Phòng kế toán của công ty có 4 người, bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty, giữa các cán bộ có sự gắn kết trao đổi lẫn nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
- Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên và kế toán trưởng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao.
+ Ke toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với việc tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc giữ mối quan hệ với cục thuế... để đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kịp thời kiểm tra phát hiện và sửa chữa những sai sót do nhân viên kế toán phòng mình gây ra. Ngoài ra, kế toán trưởng phụ trách chung công việc của phòng kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo công việc cho các nhân viên trong phòng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những sai sót trong công tác kế toán, quản lý tài chính của công ty.
+Kế toán vật tư và TSCĐ: theo dõi tình hình cung ứng vật tư, TSCĐ, mở sổ chi tiết cho từng loại vật tư, hàng hóa. Thường xuyên đối chiếu số liệu vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các đối tượng, giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho, tồn kho... với sổ kế toán tổng hợp. Nắm bắt và kê khai chính xác bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu- phụ tùng để kịp thời đáp ứng nhu cầu cho bộ phận sản xuất và thông báo chính xác nếu thiếu phụ tùng cho bộ phận cung ứng vật tư. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ của công ty và tính khấu hao TSCĐ hàng năm. Tham gia lập kế hoạch và lập dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng, bảo dưỡng TSCĐ. Đồng thời đề xuất các phương án khai thác, sử dụng có hiệu quả TSCĐ hiện có tại công ty.
+ Kế toán thanh toán và lương: có nhiệm vụ lập và theo dõi các chứng từ thu-chi tiền gửi ngân hàng, mở sổ chi tiết tình hình thanh toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi phản ánh vào chứng từ, sổ sách tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Theo dõi chi tiết và thường xuyên các khoản phải nộp-phải trả của công ty đối với các đối tượng như: nhà cung cấp, nhân viên trong công ty.. .Bên cạnh đó, chịu trách nhiệm tính và lập bảng lương. Tính và phân bổ các khoản trích theo lương vào các đối tượng tính giá thành, phụ trách quản lý chi tiêu, thu nhận tiền mặt, thực hiện các
nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các cơ quan chức năng.
+Thủ quỹ: Là một vị trí trong bộ phận kế toán, có vai trò quan trọng trong việc quản quản lý tiền mặt:
Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ. Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời. Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty.
Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt. Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két.
Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng. Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền. Quản lý định mức tiền lẻ của nhà hàng, trực tiếp đi đổi tiền lẻ và phát cho bộ phận thu ngân.
Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ cho công ty hoạt động sản xuất và chi trả lương cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán trưởng. Thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao.