2.2.3.1. Đối với nghiệp vụ nhập kho NVL
a. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL
Sơ đồ 2.9. Quy trình luân chuyển chứng từ thủ tục nhập kho
Diễn giải thủ tục nhập kho NVL như sau:
- Căn cứ theo dự toán NVL được lập bởi phòng kỹ thuật, quản lý thi công quyết định số lượng và thời gian cần mua NVL để có thể đưa NVL vào sử dụng cho từng hạng mục công trình theo đúng tiến độ. Sau đó, quản lý thi công lập giấy đề nghị mua NVL theo mẫu đã được doanh nghiệp quy định. Nội dung trong giấy đề nghị mua NVL phải đề cập rõ về chủng loại và số lượng NVL cần mua.
- Tiếp đến, dựa trên tình hình NVL trong kho và dự toán đã được lập trước đó, chỉ huy trưởng công trình và giám đốc công ty sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị mua NVL do quản lý thi công trình lên. Nếu đề nghị mua NVL được thông qua, chỉ huy
STT Loại NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đá 1x2 m3 176
trưởng công trình sẽ tiến hành tìm hiểu thị trường, lựa chọn người bán có khả năng cung cấp và có mức giá NVL hợp lý để chọn nhà cung cấp phù hợp và tiến hành thỏa thuận, soạn thảo hợp đồng mua NVL.
- Giám đốc công ty là người phê duyệt và ký kết hợp đồng.
- Sau khi kí kết hợp đồng mua NVL, nhà cung cấp sẽ dựa trên nội dung đã quy định trên hợp đồng để bán NVL cho công ty. Thời điểm và địa điểm chuyển giao quyền sở hữu NVL cho công ty (người mua) có thể là kho nhà cung cấp (công ty chịu chi phí vận chuyển) hoặc kho công trình của công ty (chi phí vận chuyển do nhà cung cấp chịu). Lúc này, nhà cung cấp xuất hóa đơn đi kèm biên bản bàn giao hàng có xác nhận của bên bán và bên mua.
- NVL được mang về nhập kho. Thủ kho tiến hành kiểm nghiệm số lượng và chủng loại NVL thực tế nhập kho.
- Kế toán thu thập hóa đơn của nhà cung cấp, biên bản giao hàng để lập phiếu nhập kho, hạch toán chi phí công trình và theo dõi công nợ.
b. Chứng từ sử dụng:
- Yêu cầu mua NVL - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT
- Biên bản bàn giao NVL - Phiếu nhập kho NVL
- Biên bản kiểm nghiệm NVL nhập kho
c. Ví dụ minh họa
Sử dụng ví dụ 1.2: Ngày 18 tháng 12 năm 2020, công ty nhập kho sản phẩm đá 1x2 của công ty TNHH Hòa Bình Yên Bái, đơn giá 17.816 đồng/m3 (chưa bao gồm VAT), khối lượng 176 m3. Chi phí vận chuyển do công ty chịu với đơn giá cước vận chuyển từ kho của công ty TNHH Hòa Bình Yên Bái về kho công trình chưa bao gồm VAT 10% là 100.366 đồng/m3. Giá nhập kho của 176 m3 đá 1x2 được tính như sau:
Dựa vào dự toán NVL do phòng kĩ thuật lập, quản lý thi công sẽ lập đề nghị mua NVL theo mẫu quy định tại doanh nghiệp. Sau khi đề nghị mua NVL được phê duyệt bởi chỉ huy công trình và giám đốc, chỉ huy công trình sẽ tìm nhà cung cấp, khảo giá, soạn thảo NVL.
Biểu 1.3. Phiếu yêu cầu mua NVL
Đơn vị: Công ty cổ phần Đầu tư & Phát triển Hugia
Địa chỉ: số 106/65 Lương Đình Của, P. Khương Mai, Q. Đống Đa, Hà Nội
PHIẾU YÊU CẦU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
Người đề nghị: Hoàng Thanh Tùng Bộ phận: Thi công
Đề xuất mua các loại NVL theo bảng liệt kê đính kèm Công trình sử dụng: trường Châu Quế Thượng
STT Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Số lượng
1 Đá 1x2 M3 240.000 176
Người đề nghị Phê duyệt
Biểu 1.4. Hợp đồng mua bán NVL đá 1x2
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---***--- HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Số: HG-ĐA/2020
Căn cứ Bộ luật Dân Sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005; Luật Thương Mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc hội Nước Cộng Hòa XHCN Việt Nam.
Hôm nay, ngày 04 tháng 12 năm 2020, tại công ty TNHH Hòa Bình Yên Bái, hai bên chúng tôi gồm có:
I. BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HUGIA
Đại diện: Ông Đặng Văn Thuận Chức vụ: P. Tổng Giám đốc
Địa chỉ: số 106/65 Lương Đình Của, phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Mã số thuế: 0102547521
TK số: 0631100785005 tại Ngân hàng TMCP Quân Đội- Chi nhánh Thăng Long - PGD Định Công.
II. Bên bán (BÊN B): CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH YÊN BÁI
Đại diện: Bà Bùi Thị Sửu Chức vụ : Giám đốc
Địa chỉ: Tổ 69, Phường Nguyễn Thái Học, Thành phố Yên Bái, Yên Bái Mã số thuế : 5200131489
Tài khoản : 2881166668888 Tại Ngân hàng MB Bank - CN Yên Bái
Sau khi trao đổi và bàn bạc, hai bên thống nhất ký hợp đồng mua bán hàng với nội dung cụ thể sau:
- Đơn giá được xác định trên hóa đơn GTGT mà bên B xuất cho bên A. Và đơn giá đó đã bao gồm: Thuế GTGT 10%, Thuế tài nguyên, phí môi trường theo quy định của Nhà nước.
- Khối lượng hàng thực tế dựa trên phiếu giao hàng mà 2 bên tiến hành lập các Biên bản đối chiếu khối lượng, đối chiếu công nợ để làm căn cứ thanh quyết toán. Vật liệu được giao tại chân công trình của bên A.
- về khối lượng:
Khối lượng theo thực tế giao nhận giữa 2 bên. Bên A sẽ thông báo cho bên B khối lượng cụ thể khối lượng hàng trong tháng để bên B có kế hoạch cung cấp. Khối lượng thanh toán là khối lượng thực tế giao nhận giữa hai bên tại công trường.
ĐIỀU 2: THỜI GIAN - PHƯƠNG THỨC VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN
2.1. Thời gian giao nhận hàng: Trước khi lấy hàng bên A sẽ thông báo (bằng điện thoại) cho bên B về số lượng hàng lấy trước 24h (01 ngày). Bên B sẽ cấp hàng cho bên A theo số lượng thông báo.
2.2. Phương thức và địa điểm giao nhận tại chân công trình của bên A.
Bên A cử người đo xe và ký xác nhận cho từng chuyến hàng bên B giao tại công trình để làm cơ sở thanh quyết toán.
ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN.
- Thanh toán bằng chuyển khoản
- Sau khi kết thúc tháng, 2 bên làm biên bản đối chiếu công nợ. Bên B suất hóa đơn cho bên A theo đúng khối lượng đối chiếu. Bên A có trách nhiệm thanh toán toàn bộ số tiền cho bên B.
ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN 4.1. Trách nhiệm của Bên A
4.2. Trách nhiệm của Bên B ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Biểu 1.5. Hóa đơn GTGT
HÓA Đ ƠN GIA
TRỊ GIA TANG Ngày 15 tháng 12 năm 2019 Mau số: 01GT KT3/0 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH YÊN BÁI
Mã số thuế: 5200131489
Địa chỉ: Tổ 69, Phường Nguyễn Thái Học, TP Yên Bái, Tỉnh Yên Bái
Số tài khoản: 2881166668888 Tại: Ngân hàng MB Bank-CN Yên Bái
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Hugia Mã số thuế: 0102547521
Địa chỉ: Số 106, ngõ 56, phố Lương Đình Của, phường Khương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội Hình thức thanh toán: CK
ST
T HÀNG HÓA LƯỢNGSỐ ĐƠN VỊ Đơn giá Thành tiền
1 Đá 1x2 176 m3 218,182 38,400,032
Cộng tiền hàng: 38,400,032
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3840003.2 Tổng cộng tiền thanh toán: 42,240,035
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu hai trăm bốn mươi nghìn không trăm ba mươi lăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng
Biểu 1.6. Biên bản bàn giao NVL đá 1x2 có xác nhận của 2 bên ngày 18/12/2020
BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA
Hôm nay, ngày ...18.... tháng 12...năm...2020 , chúng tôi gồm:
BÊN A
CÔNG TY Cổ phần Đầu tư Phát triển HUGIA
Địa chỉ: Số 106, ngõ 56, tổ 21, phố Lương Đình Của, Phường Khương Mai, Quận Đống Đa, Ha Nội Đại diện bởi: Nguyễn Minh Châu
Chức vụ: Thủ kho
BÊN B
CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH YÊN BÁI
Địa chỈ: Tổ 69, phường Nguyễn Thái Học, thành phố Yên Bái, tỉnh Yên Bái Đại diện bởi: Quản Mỹ Hạnh
Công ty Đầu tư & Phát triển Hugia Mẩu số 01-VT
Địa chỉ: (Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC
ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 18 tháng 12 năm 2020 Nợ: 1521
Số: 0000136 Có: 112
Họ và tên người giao: Trần Quang Minh
Theo:...số:...ngày...tháng...năm...của...
S T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số
Đon vị tính
Số lượng
Đon giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Đá 1x2 m3 17 6 6 17 218,182 38400032 Cộng_______ 38,400,032
Nhận xét tình trạng hàng hóa: Đủ số lượng, đúng loại Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
Biểu 1.7. Phiếu nhập kho nguyên liệu đá 1x2 ngày 29/12/2020 từ công ty TNHH Hòa Bình Yên Bái
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):... Số chứng từ gốc kèm theo:...
Ngày 18 tháng 12 năm 2020
Đơn vị: Công ty Đầu tư Phát triển Hugia Mẫu số 03 - VT
Bộ phận: Kho CT trường Châu Quế Thượng (Ban hành theo Thông tư số 133 2016 TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM•
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Ngày 18 tháng 12 năm 2020
Số:... - Căn cứ...số...ngày...tháng...năm...của...
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông/Bà.. Nguyễn Minh Châu..Chức vụ: Thủ kho Đại diện...Trưởng ban Ông/Bà...Chức vụ...Đại diện...Uỷ viên Ông/Bà...Chức vụ...Đại diện...Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
ST T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phưong thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F ~ Đá 1x2 Toàn diện m3 176 176
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: NVL nhập kho đủ, đúng chủng loại...
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 1.8.Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu đá 1x2 nhập kho ngày 18/12/2020
STT Loại nguyên vật liệu ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép gai #10 HP k g 1,224 12,000 14,688,00
0
Lấy lại ví dụ 1.1: Ngày 04 tháng 12 năm 2020, công ty mua sản phẩm thép gai #10 HP của công ty CP Xây dựng giao thông 18, đơn giá 12.000 đồng/kg (chưa bao gồm VAT), khối lượng 1224 kg để phục vụ cho CT 52 trường Châu Quế Thượng. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và đã tính trong giá trên hóa đơn.
Biểu 1.9. Phiếu yêu cầu mua NVL
Đơn vị: Công ty cổ phần Đầu tư & Phát triển Hugia
PHIẾU YÊU CẦU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
Người đề nghị: Hoàng Thanh Tùng Bộ phận: Thi công
Đề xuất mua các loại NVL theo bảng liệt kê đính kèm Công trình sử dụng: CT 52 trường Châu Quế Thượng
STT Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Số lượng
ĩ Thép gai #10 HP kg Ĩ2.000 L224
Người đề nghị Phê duyệt
Biểu 1.10. Hợp đồng mua NVL được kí kết ngày 10/12/2020 giữa công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển HUGIA và công ty CP Xây dựng giao thông 18
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---***--- HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Số: HG-ĐA/2020
Căn cứ Bộ luật Dân Sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005; Luật Thương Mại số
36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc hội Nước Cộng Hòa XHCN Việt Nam. Hôm nay, ngày 10 tháng 12 năm 2020, tại Văn Phòng Doanh Nghiệp Tư Nhân Đức Anh Yên Bái, hai bên chúng tôi gồm có:
I. BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HUGIA
Đại diện: Ông Đặng Văn Thuận Chức vụ: P. Tổng Giám
đốc
Địa chỉ: số 106/65 Lương Đình Của, phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Mã số thuế: 0102547521
TK số: 0631100785005 tại Ngân hàng TMCP Quân Đội- Chi nhánh Thăng Long - PGD Định Công.
II. BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18
Đại diện: Ông Phạm Văn Lăm Chức vụ : Giám đốc
Địa chỉ: Thôn Khe Cát, Xã An Thịnh, Huyện Văn Yên, Tỉnh Yên Bái, Việt Nam
Mã số thuế : 0101093258-002
Tài khoản : 3711.0000.449193 Tại BIDV chi nhánh Yên Bái
Sau khi trao đổi và bàn bạc, hai bên thống nhất ký hợp đồng mua bán hàng với nội dung cụ thể sau:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính lượngSố Đơn giá Thànhtiền 1 Thép gai #10 HP kg 1224 12,000 14,688,00
0
- Đơn giá được xác định trên hóa đơn GTGT mà bên B xuất cho bên A. Và đơn giá đó đã bao gồm: Thuế tài nguyên, phí môi trường theo quy định của Nhà nước.
- Khối lượng hàng thực tế dựa trên phiếu giao hàng mà 2 bên tiến hành lập các Biên bản đối chiếu khối lượng, đối chiếu công nợ để làm căn cứ thanh quyết toán. Vật liệu được giao tại chân công trình của bên A.
- về khối lượng:
Khối lượng theo thực tế giao nhận giữa 2 bên. Bên A sẽ thông báo cho bên B khối lượng cụ thể khối lượng hàng trong tháng để bên B có kế hoạch cung cấp. Khối lượng thanh toán là khối lượng thực tế giao nhận giữa hai bên tại công trường.
ĐIỀU 2: THỜI GIAN - PHƯƠNG THỨC VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN
2.1. Thời gian giao nhận hàng: Trước khi lấy hàng bên A sẽ thông báo (bằng điện thoại) cho bên B về số lượng hàng lấy trước 24h (01 ngày). Bên B sẽ cấp hàng cho bên A theo số lượng thông báo.
2.2. Phương thức và địa điểm giao nhận tại chân công trình của bên A.
Bên A cử người đo xe và ký xác nhận cho từng chuyến hàng bên B giao tại công trình để làm cơ sở thanh quyết toán.
ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN.
- Thanh toán bằng chuyển khoản
- Sau khi kết thúc tháng, 2 bên làm biên bản đối chiếu công nợ. Bên B suất hóa đơn cho bên A theo đúng khối lượng đối chiếu. Bên A có trách nhiệm thanh toán toàn bộ số tiền cho bên B.
ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN 4.1. Trách nhiệm của Bên A
4.2. Trách nhiệm của Bên B ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Biêu 1.11. Hóa đơn GTGT
HÓA Đ ƠN
GIA TR GIA TANG
Ngày 02 tháng 12 năm 2020 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18 Mã số thuế: 0101093258-002
Địa chỉ: Thôn Khe Cát, xã An Thịnh, Huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái Số tài khoản: 3711.0000.449193 Tại: BIDV chi nhánh Yên Bái
Mẫu số: 01GT KT3/
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Co phần Đầu tư phát triển Hugia Mã số thuế: 0102547521
Địa chỉ: Số 106, ngõ 56, phố Lương Đình Của, phường Khương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội Hình thức thanh toán: CK
ST
T HÀNG HÓA LƯỢNGSỐ ĐƠN VỊ Đơn giá Thành tiền
~ Thép gai #10 HP 1224 k g 12,000 14,688,000
~~
Cộng tiền hàng: 14,688,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1468800 Tong cộng tiền thanh toán: 16,156,800
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu một trăm năm mươi sáu nghìn tám trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng
Biểu 1.12. Biên bản bàn giao thép gai #10 HP ngày 04/12/2020 được hai bên xác nhận
BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA
Hôm nay, ngày ... 04.... tháng 12...năm... 2020 , chúng tôi gồm:
BÊN A
CÔNG TY Cổ phần Đầu tư & Phát triển Hugia
Địa chỉ: Số 106, ngõ 56, tố 21, phố Lương Đình Của, Phường Khương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Đại diện bởi: Nguyễn Thị Hải
Chức vụ: Thủ kho
BÊN B
CÔNG TY CP XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18
Địa chỉ: Thôn Khe Cát, Xã An Thịnh, Huyện Văn Yên, Tỉnh Yên Bái