DT BH&CCDV của công ty chủ yếu đến từ DT bán Ngô hạt. Theo nguồn số liệu từ phòng Kế toán của công ty cung cấp, DT bán ngô hạt chiếm gần 60% DT BH&CCDV năm 2018.
2.2.2.1. Chứng từ, tài khoản sử dụng để ghi nhận Doanh thu Bán hàng và cung
cấp dịch vụ
a. Chứng từ sử dụng: HĐKT (biểu 2.1); PXK (biểu 2.2); HĐ GTGT (biểu 2.3); BBGN hàng hóa (biểu 2.5);...
b. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi và hạch toán DT BH, kế toán mở TK 511. Vì công ty kinh doanh nhiều mặt hàng nên kế toán thực hiện mở chi tiết TK DT theo từng mặt hàng:
TK 5111 - DT Ngô hạt
TK 5112 - DT Khô đậu tương TK 5113 - DT Lúa mỳ
TK 5114 - DT DDGS (Bã ngô); TK 5115 - DT Khô dầu cọ TK 5116 - DT Khô dầu cải
2.2.2.2. Quy trình ghi nhận Doanh thu Bán hàng và cung cấp dịch vụ
KH liên lạc với bộ phận kinh doanh của công ty để thương lượng giá cả lô hàng cần mua. Khi có phiếu xác nhận đặt hàng thì nhân viên kinh doanh tiến hành làm HĐKT (biểu 2.1). Sau khi HĐKT được ký kết sẽ lập PXK (biểu 2.2) và chuyển qua cho kế toán để xuất HĐ GTGT (biểu 2.3). HĐ GTGT được lập thành 3 liên giống nhau: liên 1 lưu tại bộ phận BH, liên 2 giao cho KH và liên 3 dùng để tiến hành ghi sổ và được lưu trữ tại phòng kế toán của công ty. Sau đó, kế toán tiến hành lập BBGN hàng hóa (biểu 2.5) thành 2 bản: 1 bản giao cho bên mua, bản còn lại lưu trữ vào bộ chứng từ BH. Kế toán mang bộ chứng từ (PXK, HĐ GTGT, HĐKT, BBGJN,. ..) xin sự phê duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty. Dù thực hiện theo phương thức BH nào thì sau khi bên mua kiểm nhận đủ hàng, bên mua ký xác nhận tại BBGN, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Kế toán phản ánh GVHB và DT BH, sau đó nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán FAST (biểu 2.4). Phần mềm sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 511 (biểu 2.6), sổ cái TK 511 (biểu 2.7) và sổ Nhật ký chung (biểu 2.36).
Ví dụ minh họa 1: Ngày 18/11/2018, Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Cao Thăng nhập 62.385kg Ngô hạt từ Công ty Cổ phần CBot Việt Nam về bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho cho Công ty Cổ phần Hưng Gia Nam với giá 5.400 đồng/ kg, giá vốn lô hàng là 4.850 đồng/ kg. Hưng Gia Nam đã thanh toán đủ tiền hàng trong thời hạn quy định tại HĐKT đã ký kết (biểu 2.1).
Căn cứ vào HĐKT, kế toán lập PXK (biểu 2.2); HĐ GTGT tương ứng (biểu 2.3) và BBGN (biểu 2.5).
Kế toán ghi nhận DT BH, GVHB lô hàng: - Kế toán ghi nhận DT BH:
Nợ TK 131: 336.879.000
Có TK 5111: 5.400 x 62.385 = 336.879.000 - Kế toán ghi nhận GVHB lô hàng:
Nợ TK 6321: 4.850 x 62.385 = 302.567.250 Có TK 1561: 302.567.250
- Hưng Gia Nam chuyển tiền hàng, kế toán ghi nhận: Nợ TK 112: 336.879.000
Có TK 131: 336.879.000
Số liệu từ đây sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động vào các sổ sách kế toán liên quan (sổ chi tiết TK 5111, sổ cái TK 511, sổ chi tiết TK 6321, sổ cái TK 632, sổ Nhật ký chung).