DT BH của công ty bị giảm là do một lượng hàng xuất bán ra bị trả lại. Vì DN KD nguyên liệu, thức ăn chăn nuôi nên trong quá trình vận chuyển gặp thời tiết thất thường, không thuận lợi sẽ dễ làm cho một phần hàng hóa bị hư hỏng, kém chất lượng. Do đó, không thể tránh khỏi việc hàng hóa đã bán đi bị KH đem trả lại.
2.2.3.1. Chứng từ, tài khoản sử dụng ghi nhận các khoản giảm trừ Doanh thu
a. Chứng từ sử dụng: HĐKT (biểu 2.8); PXK (biểu 2.9); HĐ GTGT (biểu 2.10); BBGN (biểu 2.11); Biên bản đề nghị trả lại hàng (biểu 2.12); PNK (biểu 2.13).
b. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi và hạch toán Hàng bán bị trả lại, kế toán mở TK 5212. Vì công ty KD nhiều mặt hàng nên kế toán thực hiện mở chi tiết TK Hàng bán bị trả lại theo từng mặt hàng như sau:
TK 52121 - Ngô hạt bị trả lại
TK 52122 - Khô đậu tương bị trả lại TK 52123 - Lúa mỳ bị trả lại
TK 52124 - DDGS (Bã ngô) bị trả lại TK 52125 - Khô dầu cọ bị trả lại TK 52126 - Khô dầu cải bị trả lại
2.2.3.2. Quy trình ghi nhận các khoản giảm trừ Doanh thu
Khi hàng bán ra bị trả lại, bên mua lập Biên bản trả hàng với lý do trả lại hàng, kèm thêm bản copy HĐ GTGT của lô hàng đó, sau khi công ty đồng ý nhận lại số hàng đem trả, kế toán lập PNK số hàng trả lại và hạch toán vào TK 5212 -
toán tập hợp các chứng từ phát sinh để nhập dữ liệu vào phần mềm FAST, dữ liệu sẽ tự động vào Sổ cái TK 5212 (biểu 2.14), Nhật ký chung (biểu 2.36).
Ví dụ minh họa 2: Ngày 24/11/2018, Công ty Cổ phần Thức ăn chăn nuôi Vina mua 845.600 kg Ngô hạt với giá 5.250 đồng/ kg, giá vốn xuất kho là 4.814,8 đồng/ kg. Sau khi kiểm nhận đủ số hàng, Vina yêu cầu trả lại 5.600 kg ngô hạt do không đạt quy cách chất lượng như điều 1 của HĐKT đã ký kết (biểu 2.8). Cao Thăng đã nhận giấy đề nghị trả lại hàng (biểu 2.11) và đồng ý trả lại tiền cho KH, nhập hàng về kho.
Căn cứ vào HĐKT (biểu 2.8), kế toán lập PXK (biểu 2.9), HĐ GTGT (biểu 2.10), BBGN (biểu 2.11). Kế toán ghi nhận DT BH và GVHB lô hàng:
- Kế toán ghi nhận DT BH: Nợ TK 112: 336.879.000
Có TK 5111: 5.250 x 62.385 = 336.879.000 - Kế toán ghi nhận GVHB lô hàng:
Nợ TK 6321: 4.850 x 62.385 = 302.567.250 Có TK 1561: 302.567.250
Do điều kiện thời tiết không thuận lợi, một phần hàng đã giao đi bị hư hỏng. Theo điều 2 của HĐKT quy định, Vina có thể từ chối nhận số hàng đấy. Vina đề nghị trả lại số hàng hư hỏng (biểu 2.12), thủ kho nhận lại hàng và lập PNK (biểu 2.13).
Kế toán ghi nhận khoản giảm trừ DT và ghi tăng hàng hóa nhập lại kho: - Kế toán ghi nhận giảm trừ DT BH vào TK 52121 như sau:
Nợ TK 52121: 5.250 x 5.600 = 29.400.000 Có TK 331: 29.400.000
- Đồng thời, kế toán ghi nhận số hàng hóa nhập lại vào kho, ghi tăng HTK và giảm GVHB:
Nợ TK 1561: 4.814,8 x 5.600 = 26.962.880 Có TK 6321: 26.962.880
Ngày nhập Số lượng (kg) Giá nhập (đồng/kg) Thành tiền Tồn đầu kỳ 5.939.250 4.825,4 28.659.256.950 1/11/2018 635.050 4.800 3.048.240.000 8/11/2018 746.780 4.770 3.562.140.600 16/11/2018 495.800 4.850 2.404.630.000 20/11/2018 543.600 4.850 2.636.460.000 22/11/2018 875.620 4.750 4.159.195.000 Tổng cộng 9.236.100 44.469.922.550
Từ những chứng từ phát sinh, kế toán nhập vào phần mềm máy tính, từ đó dữ liệu của nghiệp vụ tự động chuyển vào sổ cái TK 5212 (biểu 2.14) và sổ Nhật ký chung (biểu 2.36).