Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Tổng Giám Đốc K_____________________________ Phó Tổng Giám Đốc Phòng Kinh doanh Phòng Oversea Kế toánPhòng Phòng Chăm sóc khách hàng Phòng Hiện trường
Tổng Giám đốc là người đứng đầu trong công ty, có trách nhiệm tổ chức thực
hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; ký kết các loại hợp đồng kinh tế, kinh doanh, hợp
đồng lao động và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
Phó Tổng Giám đốc là người tham mưu cho Tổng Giám đốc kế hoạch kinh
doanh của công ty; kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; đưa ra phương án sử dụng vốn, luân chuyển tiền tệ, ký các văn bản liên quan đến vấn đề tài chính, hóa đơn, thanh toán ngân hàng, ...; tuyển dụng lao động, quyết định tiền lương, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Ban Giám đốc.
Phòng Kinh doanh có trách nhiệm lập kế hoạch tìm kiếm và liên hệ để thiết
lập các mối quan hệ với khách hàng tiềm năng trong nước; báo giá cho khách hàng, đàm phán và thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ logistics của công ty; duy trì, phát triển quan hệ với đối tác trong nước cùng mạng lưới khách hàng của công ty.
Phòng Oversea có nhiệm vụ lập kế hoạch tìm kiếm và liên hệ để thiết lập các
mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và các đại lý nước ngoài; báo giá cho khách hàng, đàm phán và thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ logistics của công ty. Bên cạnh đó duy trì, phát triển quan hệ với đối tác trong và ngoài nước cùng mạng lưới khách hàng của công ty.
Phòng Ke toán thực hiện các công việc như ghi chép, tính toán, phản ánh số
hiện có; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty; cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban lãnh đạo công ty.
Phòng Chăm sóc khách hàng sẽ nhận thông tin lô hàng từ khách hàng/các bộ
hóa với khách hàng; hoàn trả chứng từ cho khách hàng đúng theo thời gian cam kết; ghi nhận thông tin phát sinh, theo dõi đến khi xử lý xong.
Phòng Hiện trường có chức năng thông báo công khai các thông tin về thủ
tục hải quan tại cảng biển, cảng hàng không; liên hệ và kết hợp với các phòng ban khác có nghĩa vụ liên quan để nhận và trao đổi, lưu giữ chứng từ và chuyển hàng hóa kịp thời cho công ty vận chuyển để xuất nhập hàng; trực tiếp theo dõi tình hình và kiểm tra hàng hóa có trên cảng cần thông quan.