ty Cổ phần Logistics U&I - Miền Bắc
về bộ máy kế toán
Công ty tiến hành tuyển dụng kế toán viên dựa theo khối lượng công việc ở từng phần hành kế toán, bổ sung và cắt giảm nhân lực nếu thấy thật sự cần thiết. Ưu tiên tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Kế toán trưởng nên có kế hoạch phân công công việc cụ thể, đảm bảo sự công bằng giữa các kế toán viên. Đối với những nhân viên mới chưa được tiếp cận với đặc điểm kinh doanh đặc trưng của công ty thì nên áp dụng phương pháp 1 kèm 1, nhân
£>ơn v : ịCông ty Co phân Logistics u&l- Mi n B cề ắ
Địa chi: Phòng 1451M, tòa nhà Hapro, IIB Cát Linh, phướng Quoc T ứGiám, qu n ậ Đ ng Đa, ố thành ph ốHà M i, Vi t Namộ ệ
viên kế toán cũ trước khi muốn nghỉ việc sẽ phải hướng dẫn cụ thể và bàn giao lại toàn bộ công việc cho nhân viên mới.
về việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ
Kế toán tại Văn phòng Đại diện Hải Phòng trước khi gửi chứng từ lên Hà Nội sẽ phải kiểm tra số lượng của từng bộ chứng từ, đóng gói kĩ chứng từ tránh nhàu nát, mất chứng từ trong quá trình vận chuyển. Các bộ chứng từ sẽ được buộc lại với nhau theo số lô hàng và được gửi đi 3 lần vào các ngày 10, 20, 30 hay 31 mỗi tháng để tiện cho việc theo dõi, nhập chứng từ và kiểm tra chứng từ. Mỗi chứng từ ngoài chứng từ giấy sẽ có thêm một bản scan để kế toán viên có thể kịp thời in lại nếu vẫn có sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ tại Hải Phòng.
về việc hạch toán và kiểm tra nghiệp vụ
Kế toán thuế sẽ không đợi kế toán viên nhập xong toàn bộ chứng từ rồi mới kiểm tra mà thay vào đó sẽ kiểm tra theo số lượng chứng từ nhập xong. Ví dụ Kế toán nội bộ sau khi nhập được hết các chứng từ từ ngày mùng 1 đến ngày mùng 10 sẽ chuyển giao lại bộ chứng từ đó cho kế toán thuế để kiểm tra luôn, tránh khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối tháng.
về tài khoản sử dụng
Kế toán trưởng sẽ quy định các tài khoản kế toán công ty sử dụng và quy định việc sử dụng tài khoản nào cho các nghiệp vụ nào áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Nếu trong trường hợp, kế toán viên lập thêm một tiểu khoản cấp 5 nhưng tiểu khoản này đã có từ trước thì phải thông báo với Kế toán trưởng để gộp hai tài khoản lại trên phần mềm, tránh việc sử dụng quá nhiều tài khoản gây nhầm lẫn. Ngoài ra, giải pháp ngăn chặn trong trường hợp này là kế toán cài đặt chức năng chặn tài khoản trùng lặp trên phần mềm kế toán, tức là kế toán đang lập một tài khoản mới nào đó mà tài khoản này đã có thì hệ thống phần mềm sẽ báo là đã tồn tại và không thể tạo lập. Kế toán viên trước khi lập tài khoản mới cũng nên kiểm tra lại số hiệu tài khoản hoặc diễn giải tài khoản để xem tài khoản đó đã được lập hay chưa.
về sổ sách và báo cáo kế toán
Công ty yêu cầu kế toán viên phải lập các báo cáo quản trị hàng tháng kể cả khi không sử dụng. Các báo cáo này sẽ được lưu trữ, phục vụ mục đích ra quyết định của nhà quản trị khi cần thiết và là căn cứ chính xác nếu sai phạm xảy ra trong nội bộ kế toán.
[2.
Cãc khoăn giâm tr doanh thuữ ________________________________________ 3. Doanh thu thuân vê bán háng và cung cáp d ch Xị rP (10= 01- 02)
.2
10
4. Giã vón h ng ả bán 11
5.
Lcri nhu n g p vê bán hãng v cung cáp d ch v ậ ộ ả ị ụ(20=10 - 1 1) 20
16. Doanh thu ho t đ ng tài chinhạ ộ ______________________________________ 21 I
1 7. Chi phi tài chinh_______________________________________________________ [ - Tfong đõ: Chi phi lài vay_______________________________________________
S.
Chi phi bán háng_______________________________________________________ 9. Chi phi quân lý doanh nghi pệ
22 23 25
26
10 L i ọnhu n thuán t ho t đ ng kinh doanhậ ữ ạ ộ 30
{30 = 20 - (21 - 22) - (25 + 26)}
11. Thu nh p khácậ 31
12. Chi phi khác___________________________________________________________ 32 I
13. L i nhu n khác ợ ậ (40 = 31 -32) ______________________________________ 40 I
14.Tông l i nhu n ké toán tnr c thuê (50 ọ ậ ơ = 30 - 40)________________ 15.Chi phi thuê TNDN hi n hànhệ
16.Chi phi thuê TNDN hoàn l iạ
50 51 52
---ỉ--- 17. L i nhu n ợ ậ sau thuê thu nháp doanh nghi p ệ (60=50 — 51 -
52) 60
18. Lài CC bin trên cô phiêu (*) 70 19. Lài suy ỉtãm trên cô phiêu (*)
về phần mềm kế toán
Để tránh tình trạng kế toán thuế đã lập tờ khai thuế tháng mà kế toán viên vẫn hạch toán nghiệp vụ vào tháng đó thì kế toán thuế nên quy định một mốc thời gian cụ thể để chốt sổ kế toán. Ví dụ Kế toán thuế sẽ chốt sổ vào ngày 10/3 để lên tờ khai thuế cho tháng 2, các kế toán viên trước ngày 10/3 vẫn sẽ được phép hạch toán vào tháng 2, nhưng từ ngày 10 tháng 3 trở đi, kế toán viên sẽ phải hạch toán toàn bộ chứng từ chưa nhập sang tháng 3 vì kế toán thuế đã chốt số liệu tháng 2 để lên báo cáo thuế và lập tờ khai thuế.
Công ty cần thay đổi phần mềm kế toán phù hợp với loại hình công ty và có chức năng chăm sóc khách hàng nhanh chóng. Phần mềm được mua luôn kèm theo file hướng dẫn chi tiết để kế toán dễ dàng sử dụng.
3.4. Điều kiện để thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán dịch vụnhập khẩu tại Công ty Cổ phần Logistics U&I - Miền Bắc