phần Logistics U&I - Miền Bắc
Về bộ máy kế toán
Mặc dù số lượng chứng từ mỗi tháng là vô cùng lớn nhưng công ty không có kế toán tổng hợp để xem xét toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế và kiểm soát số liệu của Công ty. Kế toán thuế là người kiểm tra chứng từ liên quan đến thuế ở khâu cuối cùng. Tuy nhiên, vào thời điểm cuối tháng, cuối năm, kế toán thuế phải lập tờ khai thuế, giải trình thuế và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán phục vụ mục đích kiểm
toán nên khối lượng công việc của một kế toán thuế là rất lớn. Trong khi công ty có ba kế toán công nợ, khối lượng công việc của mỗi kế toán công nợ không lớn. Điều này dẫn đến sự thiếu công bằng trong phân công công việc.
Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán cũ xin nghỉ việc, công ty phải tuyển mới hoàn toàn nhiều kế toán viên ở các mảng khác nhau. Công việc kế toán sẽ dễ dẫn đến sai sót do kế toán viên thiếu kinh nghiệm và non trẻ.
về việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ
Một số lượng lớn chứng từ được luân chuyển từ Văn phòng Đại diện Hải Phòng lên Văn phòng Đại diện Hà Nội để lưu trữ và xử lý cho nên trong quá trình luân chuyển khó tránh khỏi sai sót, bị mất chứng từ. Trong quá trình kế toán ở Văn phòng Đại diện Hà Nội kiểm tra chứng từ, nếu phát hiện trong một bộ chứng từ bị thiếu hay bị nhàu nát một vài chứng từ thì lúc này kế toán ở Văn phòng Đại diện Hải Phòng lại phải gửi chứng từ một lần nữa từ Hải Phòng lên Hà Nội. Điều này gây mất thời gian và chậm tiến độ công việc.
về tài khoản sử dụng
Việc áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014/TT-BTC thỉnh thoảng vẫn xảy ra sai sót khi kế toán hạch toán khoản tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản 144 thay vì tài khoản 244 như theo thông tư 200 đã sửa đổi. Đôi khi kế toán viên lập thêm các tiểu khoản cấp 5 nhưng tiểu khoản này đã có từ trước.
Bên cạnh đó, theo thông tư 200/2014/TT-BTC, “nghĩa vụ đối với NSNN trong giao dịch ủy thác xuất - nhập khẩu:
+ Trong giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu (hoặc các giao dịch tương tự), nghĩa vụ đối với NSNN được xác định là của bên giao ủy thác
+ Bên nhận ủy thác được xác định là bên cung cấp dịch vụ cho bên giao ủy thác trong việc chuẩn bị hồ sơ, kê khai, thanh quyết toán với NSNN (người nộp thuế hộ cho bên giao ủy thác).
+ TK 333 chỉ sử dụng tại bên giao ủy thác, không sử dụng tại bên nhận ủy thác. Bên nhận ủy thác với vai trò trung gian chỉ phản ánh số thuế phải nộp vào NSNN là khoản chi hộ, trả hộ trên TK 3388 và phản ánh quyền được nhận lại số tiền đã chi hộ, trả hộ cho bên giao ủy thác trên TK 138.”
Nhưng kế toán của công ty lại thực hiện hai bút toán: - Bút toán phản ánh phần thuế phải nộp hộ:
Nợ TK 1388 Có TK 3333 Có TK 33312
- Bút toán phản ánh chi trả hộ thuế bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 3333
Nợ TK 33312 Có TK 11211
Điều này không đúng với quy định của Bộ tài chính về việc sử dụng tài khoản để hạch toán. Kế toán cần sửa lại như sau:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (phải thu lại số tiền đã nộp hộ)
Nợ TK 3388 - Phải trả khác (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác) Có các TK 111, 112.
về sổ sách và báo cáo kế toán
Hàng tháng, Công ty Cổ phần Logistics U&I - Miền Bắc tiến hành lập các loại báo cáo theo như quy định của Bộ Tài chính mà không tiến hành lập các báo cáo sử dụng nội bộ như báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị chỉ được lập khi có yêu cầu của Ban Giám đốc công ty. Nếu Giám đốc muốn kiểm tra hiệu quả của hoạt động nhập khẩu thì sẽ tương đối khó vì các chỉ tiêu này đã được nhập chung vào với hoạt động khác của công ty. Báo cáo quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời, cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác để
nhà quản trị xác định được tình hình hoạt động của công ty, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp trong tương lai.
về việc hạch toán và kiểm tra nghiệp vụ
Công ty tiến hành nhập liệu theo thời gian thực với các nghiệp vụ phát sinh. Hàng ngày, mỗi khi có chứng từ chuyển đến, kế toán sẽ thực hiện nhập liệu ngay vào phần mềm. Điều này giúp cho việc hạch toán được kịp thời tuy nhiên việc kiểm tra công tác nhập liệu có chính xác hay không sẽ mất rất nhiều thời gian do kế toán phải đối chiếu lại từng hóa đơn chứng từ với số liệu trên phần mềm. Đặc biệt là khi có sai sót xảy ra với chi phí liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, do nghiệp vụ này số lượng hóa đơn liên quan là tương đối nhiều nhưng giá trị của mỗi hóa đơn lại không lớn.
về phần mềm kế toán
Công ty Cổ phần Logistics U&I - Miền Bắc đang sử dụng phần mềm Logistic FMS để hạch toán và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa. Đây là phần mềm Logistic duy nhất tại Việt Nam có tích hợp phân hệ Kế toán hỗ trợ báo cáo tài chính, báo cáo thuế, doanh thu, lãi lỗ... Tuy nhiên phần mềm này không có chức năng khóa sổ kế toán, sau khi kế toán thuế chốt sổ kế toán để lập tờ khai thuế, kế toán nội bộ vẫn có thể nhập chứng từ vào kỳ khai thuế đó, dẫn đến số liệu trên tờ khai thuế bị sai lệch. Khi phát hiện sai lệch, kế toán thuế sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ chứng từ để phát hiện sai sót và kịp thời sửa chữa trước khi nộp tờ khai cho cơ quan thuế. Với số lượng lớn chứng từ, việc kết xuất dữ liệu từ phần mềm mất khá nhiều thời gian và trong quá trình nhập liệu cũng hay xảy ra tình trạng phần mềm bị đứng, bị thoát khỏi phần mềm khi chưa ghi sổ nghiệp vụ.
Phần mềm kế toán Vacoms cũng liên tục xảy ra nhiều lỗi trong quá trình tổng hợp số liệu làm số liệu kế toán, khi đối chiếu thường xuyên bị sai sót sẽ dẫn đến chậm tiến độ công việc và kế toán mất nhiều công sức để tìm ra lỗi sai đó.
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DỊCH VỤ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I - MIỀN BẮC