7. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân
2.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân được Sở Ke hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 0108127682 vào ngày 10/01/2018.
- Tên Công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ANH QUÂN
- Tên giao dịch: ANH QUAN FURNITURE AND TRADING COMPANY LIMITED
- Địa chỉ: Xóm 7, thôn Kim Hoàng, xã Vân Canh, huyện Hoài Đức, Thành phố Hà Nội
- Điện thoại: 0984283671 - 0989236671
- Email: hoaphathanoi.net@gmail.com
- Website: http://anhquanpro.vn
- Tài khoản ngân hàng: 26810000242380 - BIDV chi nhánh Thái Hà
- Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Một Thành Viên
- Mã số thuế: 0108127682
- Ngành nghề kinh doanh chính: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
- Người đại diện pháp luật: Lê Tiến Thắng
Ban đầu, công ty chuyên phân phối các sản phẩm nội thất của Tập đoàn Hòa Phát như bàn ghế văn phòng Hòa Phát, bàn làm việc Hòa Phát, tủ hồ sơ, bàn quầy lễ tân, giá sách, két sắt Hòa Phát...
Sau đó, công ty tiếp tục mở rộng là đối tác phân phối chính hãng của các thương hiệu nội thất nổi tiếng Việt Nam là Xuân Hòa, Nội thất 190 - Bộ Quốc Phòng.
Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân chuyên cung cấp nội thất giá hợp lý, đảm bảo uy tín chất lượng đối với tất cả khách hàng trên toàn quốc với
39
những đặc điểm: cơ sở vật chất sang trọng, sản phẩm tinh xảo, phục vụ chuyên nghiệp, bảo hành tận nơi.
Sứ mệnh của công ty là đem lại sự hài lòng nhất cho mọi khách hàng. Khách hàng sẽ được phục vụ dịch vụ nhiệt tình nhất và được cung cấp những thông tin hữu ích nhất để bảo quản, giữ gìn sản phẩm nội thất cùng những thông tin để có thể chọn được sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
* Ngành nghề kinh doanh: - Đồ nội thất - Bàn ghế văn phòng - Két sắt, két bạc - Tủ nhựa, tủ sắt văn phòng * Sản phẩm dịch vụ:
- Bàn học sinh có giá sách, bộ bàn ghế học sinh
- Bàn ăn chân gấp; bàn ăn gỗ công nghiệp, gỗ tự nhiên; bàn ăn mặt kính
- Bàn văn phòng
- Giá treo quần áo, kệ để lò vi sóng, kệ để máy giặt, tủ đụng quần áo, giường ngủ gỗ công nghiệp, tủ giày
- Tủ hồ sơ gỗ, tủ sắt văn phòng
- Ghế gấp, ghế giám đốc, ghế phòng chờ, ghế xoay, ghế nằm thư giãn
- Kệ các loại (sách, tivi, trang trí treo tường)
- Két sắt an toàn, két sắt chống cháy các loại, két sắt điện tử
- Tủ quần áo 2, 3 cánh màu gỗ, màu vàng
- Tủ sắt chống cháy- chống trộm, tủ sắt hồ sơ khóa thường, khóa bảomật
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TNHH
thương mại và dịch vụ Anh Quân
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
40
GIÁM ĐỐC
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý hoạt động của Công ty (Nguồn: “PhòngKế toán - Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân”)
* Giám đốc: Là người đứng đầu, lãnh đạo cũng như điều hành các hoạt động của công ty, vẽ ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty mình. Xem xét thực hiện công tác kế toán tài chính theo kế hoạch mà công ty đặt ra. Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc đúng thời gian quy định.
* Phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc, được giám đốc phân công và ủy quyền để phụ trách một số công việc, chịu trách nhiệm trước giám đốc
về việc
thực hiện công việc được phân công, dùng quyền hạn của giám đốc để giải quyết
công việc khi có sự ủy quyền của giám đốc.
* Phòng kinh doanh: Phòng giữ vai trò quan trọng, tác động trực tiếp tới kết quả kinh doanh của công ty. Phòng này thực hiện công tác bán hàng, chuyển hàng,
ký kết hợp đồng với khách hàng, tìm kiến thị trường mới, nắm bắt nhu cầu, tổ chức
kinh doanh, marketing, tham mưu về việc mở rộng hay thu hẹp mặt hàng kinh doanh sao cho có lợi nhất.
41
toán - tài chính có chức năng vô cùng quan trọng của công ty trong quá trình kinh doanh. Có trách nhiệm hạch toán các khoản thu nhập, chi phí, tình hình biến động vốn, tài sản của công ty, theo dõi các khoản thu chi tài chính để phản ánh vào các tài khoản liên quan. Thực hiện theo yêu cầu của ban giám đốc về các báo cáo kế toán, báo cáo thuế... phục vụ công tác quản lý và nghĩa vụ với nhà nước.
* Bộ phận vận chuyển: vận chuyển và giao hàng đúng hẹn cho khách theo sự sắp xếp của phòng kinh doanh, theo hóa đơn; nhận tiền và ký vào các phiếu giao
nhận và thanh toán với khách hàng, đồng thời giao hóa đơn GTGT liên 2 cho khách
hàng. Bộ phận vận chuyển cũng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong lúc vận chuyển; trả tiền, biên bản giao nhận và các phiếu đầy đủ chữ ký cho phòng kinh
doanh.
* Bộ phận kho: Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi và ghi nhận lượng hàng háo nhập, xuất, tồn ở kho theo tuần, theo yêu cầu của bộ phận sử dụng, bảo quản hàng
tránh bị hư hỏng, mất phẩm chất. Phối hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm
kê kho và chốt số liệu. Kiểm tra số lượng, tên hàng hóa theo lệnh xuất kho,
kiểm tra
chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho. Lập và ký xác nhận vào phiếu xuất, nhập
kho. Bộ phận kho cũng cần đảm bảo vệ sinh kho, sắp xếp kho ngăn nắp, khoa học.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và nộithất thất
42
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
(Nguồn: “PhòngKế toán - Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân”) Nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán:
- Tổ chức thu thập, ghi chép, phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong công ty
- Tổng hợp và phân loại các chỉ tiêu kinh tế, nhằm cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo kịp thời ra quyết định điều hành công ty
- Phản ánh chi phí bỏ ra và kết quả kinh doanh thu được
- Phản ánh và ngăn chặn các bảng hiện tham ô, lãng phí vốn và tài sản của công ty
- Tính đúng, tính đủ, hoàn thành nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước.
Nhiệm vụ cụ thể:
* Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): Chịu sự lãnh đạo của Phó Giám đốc và chỉ đạo các thành viên khác trong phòng.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân loại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Tổ chức thực hiện nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách Nhà nước, nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền phải trả phải thu...
+ Báo cáo kịp thời, chính xác với Phó Giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên toàn bộ hoạt động liên quan đến công tác kế toán của đơn vị.
43
* Ke toán viên
+ Theo dõi giá vốn, doanh thu của hàng hóa bán ra. Cuối tháng, lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn kho hàng hóa và đối chiếu với thủ kho.
+ Lập phiếu xuất, nhập kho
+ Lập các báo cáo kế toán tổng hợp
+ Nhận hồ sơ quyết toán để xác định kết quả sản phẩm tiêu thụ + Sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định + Theo dõi tình hình công nợ của công ty
* Thủ kho
+ Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hóa. Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ và chính xác các biến động về nhập, xuất hàng hóa.
+ Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định: theo dõi tăng giảm tài sản cố định trong kỳ, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định trong kỳ.
* Thủ quỹ
+ Tính tổng tiền lương và các khoản mang tính chất tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ. + Hàng tháng, lập “Bảng chấm công” và “Bảng thanh toán tiền lương” để doanh nghiệp tiến hành trả lương.
+ Giao dịch với ngân hàng: giấy báo Nợ, giấy báo C'ó...
+ Tiến hành thu, chi tài chính của công ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt
+ Hàng ngày, cân đối các khoản thu, chi + Cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt
Các phần hành kế toán của công ty có quan hệ mật thiết với nhau, kế toán các phần hành đều phải báo cáo kết quả hoạt động của mình cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra và đánh giá lại để đảm bảo tính hợp lý và trung thực của thông tin cung cấp.
44
Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC về việc ban hành Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa, theo đó:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền sử dụng ghi chép kế toán là: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp xác định trị giá hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi có bằng chứng xác thực về việc bán hàng và được hoàn thành tại ngày kết thúc
niên độ
kế toán.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: đơn vị áp dụng mức thuế suất hiện hành c. Hình thức kế toán của doanh nghiệp
Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân sử dụng hình thức kế toán bằng phần mềm kế toán Misa 2017. Phần mềm kết hợp được đầy đủ các hình thức kế toán theo quy định (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết tài khoản...). Cuối kỳ, kế toán tiến hành in các loại sổ sách theo quy định của hình thức ghi sổ Nhật ký chung (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết tài khoản.).
45
Bảng 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính tại công ty
Trình tự ghi sổ:
* Công việc hàng ngày:
- Mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán sẽ xác định
tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy tính theo các bảng bảng
được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Theo thiết lập của phần mềm kế toán, các thông tin sẽ được tự động nhập lên sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
* Công việc cuối tháng, cuối năm:
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán làm các bước khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi
46
được nhập trong kỳ. Sau khi đã in ra giấy, kế toán hoàn toàn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính.
- Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Bảng 2.2: Giao diện phần mềm kế toán Misa 2017
(Nguồn: “PhòngKế toán - Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân”)
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Công ty
TNHH thương mại và nội thất Anh Quân
2.2.1. Đặc điểm về tiêu thụ sản phẩm, phương thức bán hàng và phương thức thức
thanh toán
a, Đặc điểm về tiêu thụ sản phẩm
Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân có thị trường tiêu thụ toàn quốc và áp dụng chính sách vận chuyển với các khu vực trong và ngoài nội thành - Trong nội thành Hà Nội: Công ty căn cứ vào giá đơn hàng, số lượng sản
phẩm, khách hàng sẽ luôn được miễn phí vận chuyển khu vực nội thành với phạm vi nhỏ hơn 8 km. Với cự li lớn hơn 8 km khách hàng sẽ chịu toàn bộ chi phí vận chuyển.
47
- Ngoài nội thành Hà Nội: Công ty sẽ thuê xe, khách hàng chịu mọi chi phí vận chuyển hoặc nếu khách hàng quen nhà xe khách, vận tài thì công ty sẽ vận chuyển miễn phí giao cho nhà xe giúp khách hàng và khách hàng chịu toàn bộ chi phí vận chuyển do nhà xe yêu cầu.
b, Phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng chủ yếu tại Công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân là phương thức bán lẻ.
c, Phương thức thanh toán
Hai hình thức thanh toán phổ biến hiện nay tại công ty đó là:
* Thanh toán tiền mặt:
+ Khách hàng có thể thanh toán cho người giao hàng.
+ Công ty sẽ thu tiền ngay khi giao hàng mà không cần đặt cọc trong trường hợp địa điểm giao hàng là địa điểm thanh toán nằm trong nội thành Hà Nội với trị giá đơn hàng dước 20 triệu (đã có thuế).
* Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng, internet banking
Khách hàng có thể nộp tiền, chuyển khoản vào số tài khoản 26810000242380 - BIDV chi nhánh Thái Hà của công ty.
Mọi hình thức thanh toán đều được thông qua thỏa thuận hai bên một cách rõ ràng.
Đặc biệt, đối với các mặt hàng không có tồn kho: Khách hàng đặt cọc tối thiểu 30% giá trị đơn hàng theo hướng dẫn của nhân viên bán hàng, thời gian và hình thức thanh toán dựa trên sự thỏa thuận, nhất trí giữa hai bên.
2.2.2. Ke toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a. Doanh thu bán hàng
Doanh thu của công ty hiện tại chủ yếu là doanh thu buôn bán hàng hóa mua về đã nhập kho. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là giá bán chưa thuế GTGT.
48
- Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng, hợp đồng kinh tế và các chứng từ liên quan khác.
- Tài khoản sử dụng:
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 131, TK 3331, TK 111, 112...
* Chu trình bán hàng tại công ty TNHH thương mại và nội thất Anh Quân diễn ra như sau:
49
*Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khách hàng có thể gọi điện thoại hoặc truy cập website của công ty để đặt hàng. Sau khi tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, gửi bảng báo giá và chốt đơn hàng với khách hàng, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho gửi cho bộ phận kho và lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu nội bộ. Bộ phận kho xuất hàng cho bộ phận vận chuyển. Nếu khách hàng nhận hàng tại kho thì bộ phận kho giao hàng trực tiếp cho khách, nếu khách nhận hàng tại địa điểm của khách hàng thì bộ phận kho tiến hành xuất kho cho bộ phận vận chuyển, bộ phận vận chuyển nhận hàng và tiến hành giao hàng tới địa điểm của khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt và giá trị đơn hàng dước 20 triệu đồng thì khách hàng có thể thanh toán trực tiếp cho nhận viên giao hàng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản hoặc không thanh toán ngay, kế toán bán hàng có nhiệm vụ theo dõi công nợ, cập nhật tình hình công nợ cuối tháng cho kế toán tổng hợp.