năm, FPT IS tham gia tổng thầu của hầu hết các dự án tích hợp công nghệ lớn nhất
tại Việt Nam
FPT IS có mạng lưới khắp 63 tỉnh/thành tự tin xây dựng các giải pháp công nghệ chất lượng, toàn diện khắp toàn quốc, đảm bảo chất lượng cao. Bên cạnh đó FPT IS cũng cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì trọn đời cho các hệ thống thông tin đã triển khai cho doanh nghiệp.
2.2.2. Các quy trình trong hoạt động triển khai tích hợp HTTT hiện tạitrong trong
doanh nghiệp
Hiện nay tại FPT quy trình khai tích hợp HTTT được xây dựng chi tiết nhằm
tối ưu hóa các nguồn lực tham gia, tiết kiệm chi phí, thời gian. Áp dụng chuẩn quản lý dự án chuyên nghiệp (PMI) để đảm bảo việc triển khai giải pháp tích hợp HTTT một cách thành công.
Giai đoạn triển khai tích hợp HTTT được chia thành 6 giai đoạn như sau: Bước 1: Project contract: Hợp đồng.
Khóa luận tốt nghiệp
Bước 4:Realization - Xây dựng và Kiểm thử hệ thống: xây dựng hệ thống và kiểm tra giải pháp được hiện thực hóa trên hệ thống.
Bước 5 : Final Preparation - Chuẩn bị vận hành chính thức: tích hợp dữ liệu phía khác hàng, hoàn thiện các bước kĩ thuật cuối cùng.
Bước 6: Go Live and Support - Bàn giao: hỗ trợ bàn giao và quyết toán theo hợp đồng.
2.2.2.1. Giai đoạn hợp đồng
Mục tiêu của giai đoạn này là thực hiện đàm phám với phía doanh nghiệp và thực hiện kí kết hợp đồng.
Các công việc thực hiện trong giai đoạn này như việc ban giám đốc FIS Bank
làm việc với khách hàng đàm phán và 2 bên cùng đi tới kí kết hợp đồng triển khai tích hợp HTTT với FIS là đơn vị cung cấp, khách hàng là đơn vị tiếp nhận, sử dụng
HTTT mới. Ve hợp đồng, doanh nghiệp cần phải làm rõ các điều khoản và ràng buộc được nêu trong đó, ví dụ như nếu việc triển khai không thành công hoặc không có kết quả như mong đợi thì doanh nghiệp thực hiện triển khai có được thu hồi lại tiền không, hoặc là nếu việc triển khai dự án bị kéo dài thời gian so với kế hoạch ban đầu thì bên nào sẽ phải chi trả phần chi phí cho phần dự án bị kéo dài đó, ....
Tài liệu liên quan đến giai đoạn này là hợp đồng và phụ lục của dự án kèm theo.
2.2.2.2. Giai đoạn Chuẩn bị dự án
Mục tiêu của giai đoạn này là triển khai ổn định tổ chức với các nguồn lực cán bộ, nhân viên đã được phân công, chuẩn bị các nguồn lực: thời gian, cơ sở hạ tầng... có kế hoạch sơ bộ triển khai tích hợp HTTT mới đáp ứng được các mục tiêu phía khách hàng đưa ra.
Các công việc thực hiện:
* Khởi động dự án
Khóa luận tốt nghiệp
dự án, kích cỡ của dự án, và những yếu tố ràng buộc khác. Phía nhà cung cấp hệ thống và khách hang cùng xây dựng kế hoạch sơ bộ ban đầu với sự thống nhất trước khi bước vào giai đoạn xây dựng và thống nhất kế hoạch chi tiết gồm những yếu tố như thời gian, ngân sách được bàn luận tỉ mỉ và chi tiết hơn. Tài liệu liên quan đến giai đoạn này bao gồm:
- Tài liệu khởi động dự án.
- Điều lệ dự án: bao gồm phạm vi triển khai, tổ chức dự án, vai trò trách nhiệm của từng bộ phận tham gia.
- Tài liệu giới thiệu tổng quan về hệ thống.
Tại đây những điều khoản về hợp đồng cũng như các công việc liên quan đến hoạt động tư vấn cũng được tiến hành. Đối với việc nhận bàn giao từ các khâu trước về các giải pháp đã tư vấn và nhận triển khai thì đơn vị triển khai cần phải hiểu rõ về giải pháp đã trình bày cùng với những vấn đề liên quan đến phía đối tác như lĩnh vực kinh doanh, khách hàng, nhóm sản phẩm, thị trường tiêu thụ... và cần nắm rõ được các yêu cầu do đối tác đặt ra.
Giới thiệu tổng quan về hệ thống thông tin sắp được triển khai cũng là một bước rất quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị dự án, bởi vì doanh nghiệp được lựa chọn để triển khai dự án, cụ thể ở đây là FPT IS, cần phải trình bày và giới thiệu một cách rõ ràng và cụ thể về giải pháp hệ thống mới sẽ mang lại trong việc nâng cao hiệu suất công việc cũng như đạt được những yêu cầu đề ra ban đầu khi doanh nghiệp đó quyết định lựa chọn triển khai tích hợp HTTT mới, hạ tầng công nghệ, phần cứng, phần mềm và các yêu cầu khác khi triển khai dự án.
Một trong những vấn đề mà đơn vị triển khai thường gặp phải đó là khách hàng của mình hiểu sai về việc tích hợp HTTT. Vi lĩnh vực triển khai tích hợp HTTT còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam nên các doanh nghiệp hiện nay thường chưa có cái nhìn chính xác về hệ thống này, do đó đơn vị triển khai cần phải làm sáng tỏ vấn đề và giúp khách hàng của mình hiểu rõ HTTT mới là một giải pháp quản trị đã được xây dựng và tích hợp các quy trình, các phân hệ với
STT
Vị trí Chức năng-Nhiệm vụ Thời gian
tham gia dự án 1 Giám đốc dự án - Quyết định thành lập đội dự án xác định rõ
trách nhiệm, nguồn lực tham gia. - Tiến hành đóng dự án
30%
2
Quản trị dự án
- Thực hiện liên lạc giữa hai đội dự án.
- Hỗ trợ giám đốc dự án ổn định tổ trực và
triển khai thực hiện.
- Xem xét/ phê duyệt các kế hoạch, công việc
trong dự án.
100%
4 triển khaiCán bộ - Thực hiện nhiệm vụ cụ thể do lead quy định, như phối hợp cùng đối tác tư vấn triển khai
100% Khóa luận tốt nghiệp
nhau, khai thác và sử dụng đúng theo chuẩn. Ngoài ra, mọi vấn đề về HTTT mới sắp được triển khai sẽ được làm sáng tỏ và mọi thắc mắc cũng như các yêu cầu khác về hệ thống sẽ được đơn vị triển khai giải đáp rõ trước khi bắt tay vào quá trình triển khai.
* Thành lập đội dự án, xác định rõ vai trò và trách nhiệm khi tham gia dự án
Đội triển khai dự án đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quá trình triển khai bởi vì đội ngũ triển khai phải là những người có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm đến từ đơn vị triển khai nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích từ giải pháp đã đầu tư. Bước này trong giai đoạn chuẩn bị dự án sẽ xác định danh sách đội dự án, vai trò và trách nhiệm của thành viên dự án, bao gồm các nhân viên của cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp thực hiện triển khai, những người này sẽ chính thức trở thành đội ngũ triển khai chính cho dự án. Đội triển khai dự án cần trao đổi với bộ phận kinh doanh và presale để hiểu rõ hơn về khách hàng cũng như để chuẩn bị cho những công việc khác. Một dự án có thể thành lập nhiều đội triển khai dự án tùy vào quy mô dự án và chiến lược triển khai.
khảo sát nghiệp vụ, xây dựng quy trình nghiệp vụ.
- Là người trực tiếp phụ trách các phân hệ đã
được phân công.
Các nội dung cần khảo sát bao gồm các quy trình nghiệp vụ hiện tại trong các phân hệ tại doanh nghiệp cần triển khai tích hợp HTTT, những ưu điểm và
nhược điểm còn tồn tại cần cải tiến để nâng cao chất lượng làm việc. Đội ngũ triển khai dự án cần trao đổi với phía khách hàng về cách thức khảo sát cũng như hỗ trợ khách hàng trong quá trình khảo sát như lên lịch hướng dẫn khách hàng trả lời và yêu cầu khách hàng chuẩn bị những chứng từ, biểu mẫu, báo cáo có liên quan đến những quy trình nghiệp vụ được đề cập đến trong bảng hỏi. Sau khi đội triển khai đã có được và tập hợp đủ nội dung khảo sát, đội triển khai và khách hàng sẽ tổ chức một cuộc trao đổi để làm rõ nội dung, ghi nhận và chỉnh sửa nội dung khảo sát, trong một số trường hợp đội triển khai cần phải yêu cầu phía khách hàng bổ sung thêm các quy trình, chứng từ và bộ hồ sơ để có cái nhìn tường minh hơn và hiểu kỹ hơn về quy trình nghiệp vụ hiện tại của khách hàng. Sau khi hoàn thành việc khảo sát, đội triển khai dự án sẽ lập ra một Báo cáo khảo sát bao gồm các nội dung về kết quả khảo sát như yêu cầu chính của các stackholder, yêu cầu và mong muốn về hệ thống mới đối với từng phân hệ và người dung, danh sách các quy trình hiện tại và danh sách các quy trình cần xây dựng mới, ...
2.2.2.1.Giai đoạn Phân tích thiết kế
Phân tích thiết kế là giai đoạn cụ thể hóa các bài toàn đã được đặt ra ở bước khảo sát trước đó, xây dựng hệ thống thông tin mới cho tương lai với các văn bản, báo cáo cho việc phân tích và thiết kế hệ thống. Các bước thực hiện phân tích thiết kế:
Bước 1: Phân tích mô hình hoạt động hệ thống
Từ các mô hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, biên bản khảo sát yêu cầu và mong muốn, báo cáo và chứng từ liên quan đến các quy trình kinh
Đỗ Ngọc Đăng - Lớp K20HTTTA 29
Khóa luận tốt nghiệp
Bảng 2. Vị trí công việc được quy định trong đội triển khai dự án
Trong giai đoạn này, các tài liệu như tài liệu cấu trúc tổ chức (cấu trúc công ty), Tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai các phân hệ (Các quy trình áp dụng
khi tích hợp HTTT vận hành chính thức) và danh sách báo cáo và biểu mẫu thống nhất được hoàn thiện và trình bày trước Giám đốc dự án, quản trị dự án và các
Khóa luận tốt nghiệp
doanh và phạm vi theo hợp đồng thu được từ giai đoạn khảo sát chuẩn bị dự án, đội triển khai sẽ thực hiện phân tích từng quy trình nghiệp vụ trong các phân hệ và so sánh với quy trình chuẩn của đối tác/công ty FIS để tìm ra những điểm hợp lý và chưa hợp lý còn tồn đọng trên quy trình hiện tại của khách hàng, từ đó chỉ ra những quy trình cần phải thiết kế lại hoặc cải tiến cho phù hợp với hoạt động tại doanh nghiệp.
Bước 2: Đề xuất giải pháp và mô hình triển khai
Từ quy trình chuẩn, đơn vị triển khai tiến hành đề xuất mô hình hoạt động phù hợp cho những quy trình còn chưa hợp lý trong các phân hệ khác nhau. Bản mô tả này sau khi đã được những người có thẩm quyền như Quản trị dự án duyệt và chấp thuận sẽ trở thành bản Tài liệu cấu trúc tổng thể hệ thống chính thức, được sử dụng cho những giai đoạn phân tích nghiệp phụ chi tiết sau này.
Bước 3: Phân tích quy trình nghiệp vụ, xác định giải pháp tích hợp hệ thống đáp ứng yêu cầu.
Từ Tài liệu cấu trúc tổng thể hệ thống, đội triển khai dự án sẽ tiến hành những
công việc:
* Xác định giải pháp tích hợp HTTT đáp ứng các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ và yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp khách hàng đã được nêu trong bảng khảo sát.
* Xác định sự khác biệt “gap” giữa quy trình hiện tại trong doanh nghiệp khách hàng và giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai cần triển khai, làm rõ những vấn đề bất hợp lý còn tồn tại, từ đó xây dựng bộ giải pháp quy trình nghiệp vụ cho hệ thống tương lai và kê hoạch quản lý sự thay đổi.
* Đưa ra các tài liệu, báo cáo cần thiết phục vụ cho việc xây dựng HTTT mới.
* Thực hiện các cuộc họp để thống nhất các giải pháp được triển khai tích hợp cho hệ thống thông tin mới đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
* Xây dựng biểu mẫu để thu thập dữ liệu danh mục (Master data).
Đỗ Ngọc Đăng - Lớp K20HTTTA 31
cán bộ triển khai, sau khi được phê duyệt sẽ trở thành bản tài liệu chính thức được sử dụng cho giai đoạn Xây dựng hệ thống
2.2.2.2.Giai đoạn xây dựng và kiểm thử hệ thống
Mục tiêu hướng đến trong giai đoạn Xây dựng và Kiểm thử hệ thống là sự chuẩn bị cho hệ thống vận hành chính thức (go-live), kèm theo đó là đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức về mặt quy trình, nhân sự, quản lý sự thay thay đổi và thực hiện những công việc chuẩn bị cho việc sử dụng hệ thống của người dùng cuối. Các công việc chính cần thực hiện:
* Xây dựng và Kiểm thử hệ thống
- Xây dựng hệ thống: Hệ thống mới được xây dựng trên nền tảng Tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai (Business Blueprint) được tạo ra trong giai đoạn trước đó. Bản mẫu cho phép việc kiểm tra mô hình nghiệp vụ trong tương lai trong môi trường như thật. Giai đoạn cấu hình hệ thống sẽ góp phần tiết lộ điểm mạnh cũng như điểm yếu trong quy trình nghiệp vụ của công ty. Giai đoạn này gồm: lập trình hệ thống, kiểm tra những chức năng, phân hệ, sự kết hợp những phân hệ với nhau, tổng thể cả hệ thống thông tin. Nếu các phân hệ trong hệ thống mới được chuẩn hóa thì khách hàng có thể càng tối đa hóa những lợi ích đặt ra khi triển khai tích hợp HTTT cho doanh nghiệp của mình nhiều hơn nữa. Tuy nhiên trong một số trường hợp các doanh nghiệp lại muốn những quy trình trong hệ thống mới vẫn hoạt động theo cách thức cũ, có thể do nhiều nguyên nhân như nhân viên đã quen với quy trình hoạt động đó hoặc do doanh nghiệp e ngại trước sự thay đổi, khi đó đội ngũ triển khai dự án chính là những người giải thích những điểm không phù hợp trong quy trình của khách hàng với giải pháp HTTT mới, và tại đâu những thiếu sót về tính năng
Khóa luận tốt nghiệp
có thể xảy ra, từ đó tư vấn cho khách hàng lựa chọn đúng đắn nhất cho việc thay đổi.
- Kiểm thử hệ thống: Sau khi hệ thống mới đã được hoàn thành, đội triển khai dự án sẽ bắt tay vào công việc tiếp theo đó là kiểm thử hệ thống. Có 2 phương pháp kiểm thử được thực hiện đó là Kiểm thử riêng từng phân hệ và Kiểm thử tích hợp liên phân hệ nhằm kiểm tra tối đa những sai sót còn tồn đọng trên hệ thống và hoàn thiện trước khi bàn giao và vận hành hệ thống mới cho khách hàng. Kiểm thử được tiến hành trên hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp. Các test cases phải được thiết kế cụ thể để tìm thấy các điểm yếu, thiếu sót của hệ thống và những lỗi đó cần được sử trước khi chính thức đem vào sử dụng (go-live).
Name ¾1 gd-bank ⅛ GD-BLACIiLIST ŋi- gd-branch ŋi- gd-Channel ⅛∣gd_channel_marcode ⅛ GDCITY ⅛⅛ GD-CRE DIT-RANK ⅛⅛ GD-CURRENCY ⅛⅛ GD-CUSTOM ER ⅛ GD-CUSTOM ER-CARD @ GD-CUSTOMER-CLASSIFICATION ⅛⅛ GD-CUSTOM ER-GROUP ⅛=∣GD-CUSTOMER-RELATIONSHIP ⅛ GD-CUSTOMER-REPRESENTATION
Hình 11. Dữ liệu khác hàng cung cấp để test liên phân hệ
* Chuyển đổi dữ liệu
Master data của tất cả các phân hệ trong doanh nghiệp khách hàng, bao gồm dữ liệu về nhân sự, sản xuất, đối tác, nhà cung cấp, ... được thu thập và chuẩn bị
Khóa luận tốt nghiệp
và thực hiện chuyển đổi vào hệ thống. Bởi vì sau quá trình tích hợp HTTT dữ liệu là một hệ thống có cơ sở dữ liệu dùng chung cho tất cả các phân hệ nên sau khi việc chuyển đổi được hoàn tất, tất cả các dữ liệu được chuẩn hóa theo dữ liệu dùng chung (Master data) của hệ thống để đảm bảo sự nhất quán khi dữ liệu này được sử dụng cho toàn bộ hệ thống.