❖Giới thiệu DN.
Tên công ty: Cty TNHH thương mại và kỹ thuật Bách Khoa
Tên giao dịch: BACH KHOA TRADING AND TECHNOLOGY COMPANY LIMITED
Địa chỉ: Phòng 710 nhà CT2, khu đô thị Bắc Linh Đàm, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
Người đại diện theo pháp luật: Kiều Thị Yen Vân Mã số thuế: 0103906928
Giấy phép kinh doanh: 0103906928 cấp ngày 27/05/2009
❖Quá trình hình thành và phát triển
Cty TNHH thương mại và kỹ thuật Bách Khoa là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực
viễn thông tin học, được thành lập ngày 27/05/2009. Cường độ hoạt động mạnh trong 10 năm qua, Cty nhanh chóng gây dựng cho mình uy tín, bề dày kinh nghiệm, tạo chỗ đứng vững chắc trong lòng khách hàng, kể cả cá nhân, DN khó tính.
Trung tâm kỹ thuật của Cty bố trí rộng khắp 28 tỉnh thành miền Bắc và miền Trung. Riêng địa bàn Thủ đô Hà Nội, Cty có 4 trung tâm lớn hoạt động mạnh, đảm bảo phục vụ triển khai, bảo trì nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm tối đa thời gian, giảm thiểu lãng phí không cần thiết cho tất cả đối tượng khách hàng.
+ Trung tâm 1: Số 79, lô TT2, X5, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm. Hà Nội. + Trung tâm 2: Số 47, lô 5, khu Đền Lừ 2, quận Hoàng Mai, Hà Nội.
+ Trung tâm 3: Số LK 21, khu liền kề 6A, làng Việt Kiều Châu Âu, Mỗ Lao, Hà Đông, Hà Nội.
+ Trung tâm hỗ trợ DN: Số 51, ngõ 155 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội.
___⅛___ ι~π _____X_____ ___⅛___ ___⅛___ ____i___
Cty TNHH thương mại và kỹ thuật Bách Khoa - đối tác độc quyền duy nhất hoạt
động chuyên nghiệp lĩnh vực kỹ thuật viễn thông của FPT Telecom khu vực miền Bắc và miền Trung trong việc:
+ Triển khai, bảo trì, chuyển địa điểm mạng lưới internet tốc độ cao.
+ Lắp đặt dịch vụ truyền hình PayTV với nhiều kênh truyền hình HD, kho phim HD, các tính năng giải trí khác hấp dẫn, chất lượng hình ảnh và âm thanh tuyệt hảo.
+ Nâng cấp chuyển đổi công nghệ cáp quang mới, hiện đại (FTTH new) từ hạ tầng công nghệ cáp đồng (ADSL) đã lạc hậu của FPT.
❖ Chức năng kinh doanh
+ Nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, chuyển giao công nghệ tin học và ứng dụng công nghệ, xuất nhập khẩu thiết bị, sản phẩm công nghệ tin học và các công nghệ khác
+ Xuất nhập khẩu ủy thác...
+ Nhập khẩu và kinh doanh các thiết bị viễn thông ....
+ Nghiên cứu và phát triển sản xuất kinh doanh, tư vấn đầu tư chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực môi trường
❖Mục tiêu hoạt động
Trong lĩnh vực hoạt động tin học, Cty luôn hướng tới các sản phẩm tin học có chất lượng cao như máy tính văn phòng, máy tính các nhân PC, máy tính xách tay, máy thiết bị mạng, thiết bị kết nối, lưu điện thông minh và các thiết bị bảo vệ mạng khác. tất cả nhằm thiết lập hệ thống mạng lưới bán hàng và hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất.
Một mục tiêu khách không kém phần quan trọng của Cty là thiết lập các hệ thống
phân phối mạng viễn thông, điện tử, tư vấn chuyển giao công nghệ máy tính từ mạng cục bộ đến diện rộng có quy mô lớn của các đơn vị, DN trong nước cũng như quốc tế. Cty còn hoạt động mạnh trong lĩnh vực cung cấp, và hướng dẫn sử dụng bảo hành, bảo trì thiết bị chống sét, thiết bị báo cháy, báo trộm, máy phát điện, ổn áp, máy điều hòa không khí.
❖Đội ngũ nhân sự
Lãnh đạo, quản lý Cty được đào tạo bài bản trong nước và nước ngoài chuyên môn ngành công nghệ thông tin, kinh tế, kỹ thuật viễn thông, là những người vạch ta kế
hoạch, đưa giải pháp vượt trộn, sẵn sang đi tiên phong trong thời đại kinh tế Việt Nam cạnh tranh quyết liệt.
Nhân viên văn phòng, nhân viên kỹ thuật của Cty năng động, nghiệp vụ cao, thân
thiện, phẩm chất đạo đức tốt, dày dạ kinh nghiệm triển khai, bảo trì, nâng cấp chuyển đổi hạ tầng. Khu vực triển khai thi công địa hình, địa vật phức tạp thì Cty đều có giải pháp, phương án hợp lý, lên kế hoạch thi công. Hầu hết đội ngũ nhân viên của Cty được
chọn lọc kỹ lưỡng từ các trường đại học uy tín về công nghệ thông tin, bưu chính viễn thông.
An toàn lao động, tác phong nhân viên, chất lượng kỹ thuật dịch vụ được Cty đưa
lên hàng đầu. Việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ thực tế là nghĩa vụ thường xuyên của đội ngũ thanh tra của Công ty.
Các khóa đạo tạo kỹ năng mềm, nghiệp vụ chuyên môn toàn Cty được phòng nhân sự tổ chức định kỳ, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng cho đội ngũ nhân
sự.
1.1.1. Tổ chức công tác quản lý của DN. Giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng Phòng kế hoạch Phòng kếtoán Phòng kỹ thuật Phòng nhân sự
❖ Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Để đáp ứng yêu cầu SXKD đặc thù của công ty, để thuận tiện cho việc hạch toán
thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất được sắp xếp theo từng phòng ban:
Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có chức năng giám đốc mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cty với nhiệm vụ quản lý, điều hành chung và chịu trách nhiệm
trước pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc kỹ thuật: Là người phụ trách về các vấn đề kỹ thuật của công ty Phó giám đốc kinh doanh: Là người phụ trách về các vấn đề hoạt động kinh doanh
của công ty.
Phòng kinh doanh: Nghiên cứu và đưa ra những kết luận chung về thị trường. Thực hiện tìm kiếm khách hàng và giới thiệu sản phẩm.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: Tiếp cận khách hàng và xác định các yêu cầu
sơ bộ của khách hàng gửi tới. Để từ đó nhân viên tư vấn và hỗ trợ đưa ra các phương án
giải quyết sơ bộ. Hỗ trợ tư vấn khách hàng về cài đặt và sử dụng phần mềm qua điện thoại, fax, email, hoặc tại trụ sở của Cty khi khách hàng có yêu cầu.
Phòng kế hoạch: Nghiên cứu yêu cầu của khách hàng, từ đó xác định phương án giải pháp. Xây dựng phần mềm theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn chất lượng
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cty dưới hình thái tiền tệ. Ghi chép, phản ánh và đánh giá tình hình
sản xuất kinh doanh của công ty. Trực tiếp giải quyết giao dịch với ngân hàng và với các đơn vị có liên quan, lập kế hoạch chi tiêu tài chính hàng năm, hàng quý, tháng đảm bảo hoạt động tài chính phục vụ cho Cty tham gia xây dựng các định mức kinh doanh trong kỹ thuật, tổ chức kiểm tra thực hiện các dự án, các công trình để tiết kiệm chi phí. Phòng kỹ thuật: Trực tiếp lập kế hoạch sửa chữa chỉ đạo mọi hoạt động kỹ thuật, công tác sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật của toàn công ty.
Phòng nhân sự: Có trách nhiệm nghiên cứu soạn thảo các văn bản, nội quy, quy chế nhân sự trong toàn công ty, trực tiếp làm thủ tục tiếp nhận lao động, điều hành lao động cân đối nhu cầu lao động, phục vụ yêu cầu SXKD và quản lý của công ty, theo dõi
2.1.2. Tổ chức công tác kế toán tại Cty TNHH thương mại và kỹ thuật BáchKhoa Khoa
2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Cty TNHH thương mại và kỹ thuật Bách Khoa
+ Ke toán trưởng: Quản lý chung phòng kế toán, là người kiểm tra theo dõi việc trực tiếp mọi công việc kế toán tại Công ty.
+ Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình công nợ phải thu phải trả, lên kế hoạch tài chính về tài chính công nợ phải thu phải trả. Đôn đốc khách hàng về các khoản nợ, thu nợ để từ đó có kế hoạch thanh toán nợ với nhà cung cấp. Trình giám đốc kế hoạch thu nợ, trả nợ sao cho luân chuyển vốn là tốt nhất.
+ Kế toán kho: Căn cứ vào Quy định xuất, quy định nhập của DN. Kế toán lập chứng từ xuất - nhập, nhập - xuất hàng căn cứ vào chứng tư ghi sổ theo dõi và quản lý luồng hàng qua kho lên báo cáo nhập xuất tồn HH.
+ Kế toán tiền lương: Căn cứ vào quy định của DN kế toán soạn thảo hợp đồng lao động, quản lý hợp đồng lao động, xây dựng quy chế, cách tính và thanh toán lương, quản lý và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
+ Kế toán công nợ: Căn cứ hoá đơn bán hàng và chứng từ bán hàng, kế toán tổng
hợp lên công nợ phải thu, phải trả, lập kế hoạch thu nợ, giãn nợ và kỹ năng đòi nợ, giãn nợ.
+ Kế toán quỹ tiền mặt (thủ quỹ): Lập phiếu thu - chi và thực hiện thu chi và sổ theo dõi và quản lý luồng tiền qua quỹ và quản lý tiền.
2.1.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
a. Chính sách kế toán và nguyên tắc kế toán mà Cty áp dụng:
- Cty hiện đang áp dụng luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán Việt Nam, và Chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
- Cty hạch toán HTK sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: Giá trị thực tế
- Phương pháp tính giá HTK: BQGQ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Cty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường
thẳng để trừ dần nguyên giá TSCĐ cho thời gian hữu dụng hữu ích.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: Áp dụng theo quy định chung hiện hành.
- Phương pháp tính lương: Theo luật lao động.
- Báo cáo tài chính của Cty được lập trên các quy định hiện hành của luật kế toán Việt Nam.
2.1.2.3. Quy trình kế toán của công ty
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Cty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Bách khoa
2.2.1. Phương thức bán hàng của công ty.
- Phương thức bán buôn là hình thức chủ yếu là cũng là một phần trong chiến lược kinh doanh của công ty, doanh thu của hình thức này hiếm 100% tổng doanh thu bán hàng của công ty.
- Khách hàng của Cty là các nhà phân phối trong nội thành Hà Nội, các tỉnh thành
phía bắc, các đại lý. Cty vận chuyển hàng tới địa điểm theo thoả thuận trong hợp đồng hoặc là bên mua đến kho của Cty để nhận hàng.
- Khách hàng sẽ đặt hàng trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại hoặc email. Đặc
biệt những đơn hàng được đặt qua điện thoại hoặc email phải có sự xét duyệt của phó giám đốc kinh doanh mới được lập hoá đơn và giao hàng để tránh tình trạng không chắc
chắn về yêu cầu mua hàng.
2.2.2. Phương thức thanh toán của công ty
Cty hiện đang áp dụng song song hai hình thức thanh toán đó là thanh toán trực tiếp bằng tiền và thanh toán bằng chuyển khoản, nhưng hình thức thanh toán chủ yếu mà Cty sử dụng là thanh toán bằng chuyển khoản do số lượng tiền thanh toán lớn (≥ 25 triệu VND)
Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền: người mua thanh toán tiền trực tiếp cho Cty tại phòng kế toán. Khi mua hàng, khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán sau. Cty áp dụng hính sách hanh toán trả chậm 30 ngày đối với các nhà phân phối và 20 ngày đối với các đại lý.
Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Phương thức này tiết kiệm thời gian và chi phí thu hồi nợ đối với phương thức bán buôn, khi mà khối lượng đơn hàng lớn, giá trị lớn. Đây là hình thức thanh toán chủ yếu mà Cty hiện đang sử dụng.
2.2.3. Quy trình bán hàng thu tiền cua Cty TNHH Thương mại và Kỹ thuật BáchKhoa Khoa
Căn cứ vào hợp đồng cung cấp hàng hoá, hợp đồng kinh tế đã ký kết, phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng hách hàng gửi đến, phòng kinh doanh
thẩm định và xử lý đơn hàng và khả năng Cty có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, sau đó sẽ trình giám đốc duyệt. Neu đồng ý bán, phòng kinh doanh
lập lệnh bán hàng gửi kế toán bán hàng. Lệnh này được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng để khách hàng ký và kế toán bán hàng giữ làm chứng từ thu nợ khi khách hàng trả tiền sau, liên 3 chuyển
xuống bộ phận kho để làm căn cứ xuất hàng. Khi có thông báo xuất hàng của thủ
ko, kế toán bán hàng sẽ lập hoá đơn GTGT theo số lượng hàng tương ứng gồm 3
liên, sẽ do kế toán trưởng xét duyệt và đóng dấu (liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao
cho khách hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ).
2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng tại Cty TNHH Thương mại và Kỹ ThuậtBách Khoa Bách Khoa
- Cty có doanh thu hoàn toàn là doanh thu bán hàng trong nước. Với các mặt hàng được bán chủ yếu là thiết bị điện tử như: Sợi dây quang, CPU, đầu mối, ...
- Dựa vào hợp đồng đã được ký kết với khách hàng, Giám đốc gửi yêu cầu cho bộ phận kho để lập PXK. Sau đó, hoá đơn GTGT được xuất ra bởi kế toán công nợ. Việc liên lạc và giao hàng cho khách hàng được thực hiện bởi bộ phận phòng kinh doanh.
- Phòng bán hàng sẽ nhận đặt hàng từ khách hàng, ghi nhận số lượng được yêu cầu để lập phiếu xuất hàng nhằm đảm bảo rằng yêu cầu đặt hàng từ khách hàng là chính xác.
- Cty lập hoá đơn GTGT, trên đó xác nhận các thông tin: số lượng và chất lượng hàng, đơn giá, thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán. Kế toán dựa vào các thông tin trên hoá đơn GTGT để phản ánh doanh thu và ghi vào các loại sổ (NKC, SCT, SC).
- Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ là người tiến hành ký duyệt và đóng dấu trên 3 liên của Hóa đơn GTGT.
- Nếu khách hàng lựa chọn thanh toán ngay thì hoá đơn được đưa đến thủ quỹ để thực hiện thủ tục thu tiền. Thủ quỹ sẽ tiến hành ký tên, đóng dấu xác nhận đã thanh toán. Liên 1 sẽ đượ lưu, liên 2 chuyển cho bộ phận kế toán và khách hàng giữ liên 3.
- Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản, sau khi hàng được
❖ Tài khoản sử dụng tại Công ty
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
❖ Chứng từ, sổ sách sử dụng
PXK, Hóa đơn GTGT (gồm 03 liên), Phiếu thu, phiếu chi, Giấy Báo Nợ, Giấy báo có, Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng
❖ Sổ sách sử dụng: SCT TK511, Sổ NKC, Sổ cái TK511.
❖ Trình tự hạch toán
Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sẽ tiến hành nhập liệu vào trang tính NKC trên excel, phản ánh doanh thu bán hàng như sau:
Nợ TK 131/111/112: tổng giá thanh toán
Có TK 511: giá thanh toán chưa bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp
Giá vốn hàng bán:
Nợ TK632: trị giá vốn hàng bán xuất kho