❖ Chuẩn bị đội ngũ kiểm toán
Đội ngũ nhân sự là một tài sản lớn của công ty, nhân tố quyết định hiệu quả và chất lượng hoạt động kiểm toán cũng như uy tín của AEA. Tuy nhiên vào mùa bận của kiểm, thường xuất hiện tình trạng thiếu nhân lực. Các KTV không đủ để phân bố cho các cuộc kiểm toán mà công ty ký kết hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, giám đốc của công ty cũng phải tham gia dẫn đoàn vì tình trạng thiếu nhân lực.
Nhân lực bị hạn hẹp gây ảnh hưởng không hề nhỏ đến chất lượng kiểm toán của
công ty. Đến mùa bận, tức là thời gian mà hầu như khách hàng đều tìm đến để có thể hoàn chỉnh BCTC của công ty mình trước ngày lên sàn chứng khoán cố định. Vì vậy,
trong giai đoạn đó, ban lãnh đạo AEA sẽ cố hết sức ký được hợp đồng nhiều nhất có thể phù hợp với khả năng của công ty. Tình trạng thiếu hụt nhân lực xảy ra. KTV sẽ bị
áp lực thời gian và công việc đè nặng. Một KTV sẽ phải đảm đương, thực hiện nhiều phần hành. Vì công việc với khối lượng lớn nhưng thời gian thì hạn hẹp, KTV không
thể thực hiện hết các quy trình thu thập bằng chứng kiểm toán, có một số bước sẽ bị bỏ
qua để tập trung những phần quan trọng hơn. Bên cạnh đó, áp lực công việc lớn khiến
cho nhiều KTV trở nên mệt mỏi làm giảm sút hiệu quả làm việc. Chất lượng kiểm toán
sẽ bị giảm sút. Đặc biệt là TSCĐ, khoản mục không chỉ chiếm tỷ trọng cao mà còn phức tạp, đa dạng. Do thời gian bị giới hạn, KTV có thể bỏ qua quá trình kiểm kê TSCĐ và chấp nhận luôn biên bản kiểm kê của khách hàng. Vì vậy, các bằng chứng kiểm toán không được thu thập đầy đủ cũng như các sai sót, sai phạm rất dễ bị bỏ qua.
Có thể thấy việc chuẩn bị tốt đội ngũ kiểm toán hết sức quan trọng, liên quan mật thiết
tới chất lượng và uy tín của AEA.
Thông thường, khi nghe đến vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực, hầu như mọi người sẽ nghĩ đến biện pháp tuyển thêm đội ngũ nhân sự mới. Tuy nhiên, đó không phải là giải pháp tối ưu nhất. Vì trong giai đoạn bận rộn, muốn tuyển thì cần phải tuyển thêm số lượng nhân viên lớn. Công ty sẽ chỉ bận rộn trong một khoảng thời gian nhất định. Mùa bận qua đi, số lượng nhân viên hiện có sẽ phù hợp với nhu cầu của công ty. Việc tuyển thêm nhân lực sẽ gây ra tình trạng dư thừa nguồn lực khi mùa bận rộn qua đi. Điều đó, vô hình làm tăng chi phí của công ty lên và có thể làm cho doanh thu giảm sút đi nhiều hơn so với lợi ích mà nó mang lại. Vì vậy, bất kể một giải pháp nào được đặt ra cần chú ý đến điều kiện, tiêu chí phù hợp với thực tế của doanh nghiệp cũng như mang tính khả thi, có thể áp dụng được. Nếu chi phí bỏ ra lại lớn hơn nhiều so với lợi ích đạt được thì giải pháp đó không mang tính khả thi. Bên cạnh đó, muốn hoàn thiện một quá trình đều phải đáp ứng, tuân thủ những quy định hiện hành.
Một trong những giải pháp tối ưu nhất hiện nay đó chính là sử dụng đội ngũ sinh viên chưa tốt nghiệp ở ngoài công ty. Đây đều là những người được thuê ngoài, có thể là muốn được đi kiểm toán để lấy thêm được nhiều kinh nghiệm thực tế hoặc
có mối quan hệ quen biết với trưởng nhóm kiểm toán nên được gọi theo. Vì vậy, nguồn nhân lực này công ty không cần phải trả lương cũng như phụ cấp giúp cho AEA tiết kiệm được một lượng lớn chi phí, tránh lãng phí chi phí. Có thêm được nguồn lực này sẽ giúp cho đội ngũ nhân viên của công ty được san sẻ bớt khối lượng công việc, áp lực được giảm đi giúp tăng chất lượng của cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, đội ngũ sinh viên được công ty sử dụng không nên chọn ồ ạt, phải có những tiêu chuẩn nhất định. Đạo đức nghề nghiệp đều quan trọng đối với bất kỳ nào nhưng với kiểm toán nó được đặt lên hàng đầu vì những kết quả kiểm toán được công bố đều có sự ảnh hưởng đến các đối tượng sử dụng thông tin. Vì vậy, tuy chỉ là những người được thuê ngoài trong giai đoạn bận rộn nhưng việc trang bị kiến thức chuyên môn KTV hết sức quan trọng. Những sinh viên này cần có một nền tảng tốt, sẵn có, kiến thức chuyên môn về công việc kiểm toán. Trước khi mùa bận rộn bắt đầu, công ty nên liên hệ trước với những sinh viên đó để tổ chức qua các buổi đào tạo cơ bản. Giúp cho các bạn có thể hiểu rõ được công việc sắp tới mình phải làm là gì. Các buổi đào tạo sẽ nói về các phần hành, phần mềm kiểm toán công ty sử dụng, giải thích thật rõ cho mọi người quy trình vận hành của các phần hành đó, bộ hồ sơ chứng từ cần thiết khi thu thập bằng chứng kiểm toan,... Khi nhập đoàn đi kiểm toán, các bạn sẽ được giao cho những phần hành dễ nhất như tiền và tương đương tiền, TSCĐ. Sau một thời gian đã quen với công việc, độ khó các phần hành sẽ được tăng lên.