1.4.4.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
1.4.4.2. Các loại sổ
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
1.4.4.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày những vấn đề cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại các DNTM. Những cơ sở lý luận trên sẽ là nền tảng để phân tích thực trạng công tác bán hàng tại công ty, từ đó đánh giá ưu, nhược điểm còn tồn tại được trình bày tại chương 2 của khóa luận.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KHÁNH HUYỀN 2.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH TM Khánh Huyền
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại Khánh Huyền
- Địa chỉ trụ sở: Phố Viềng, Phố Mới, Phường Đồng Nguyên, Thị xã Từ Sơn, Tỉnh Bắc Ninh
- Mã số thuế: 2300426272 - Điện thoại: 02223831750
- Giám đốc Công ty: Nguyễn Văn Quí - Vốn điều lệ: 9.000.000.000 VNĐ
Công ty được thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Việt Nam, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo quy định của luật, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước.
Công ty TNHH Thương mại Khánh Huyền được thành lập vào ngày 28/04/2009 theo giấy phép kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh dưới hình thức công ty TNHH với số vốn điều lệ là 9.000.000.000 (chín tỷ đồng), hoạt động trong lĩnh vực bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng. Trải qua 12 năm hoạt động kinh doanh, công ty đã và đang tạo được vị thế và uy tín trên thị trường, được nhiều khách hàng biết đến. Công ty đạt được thành quả như ngày hôm nay không thể không nhắc đến vị trí địa lí vô cùng thuận lợi của công ty. Nằm tại khu vực trung tâm của thị xã Từ Sơn hướng đi về thị trấn Yên Viên, Hà Nội. Thị xã Từ Sơn được coi là một trong những vùng kinh tế phát triển của tỉnh Bắc Ninh. Cơ sở hạ tầng, giao thông vô cùng thuận lợi và có nhiều tuyến lưu chuyển, tạo điều kiện trong quá trình vận chuyển hàng hóa cũng như quá trình tiến
tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có của công ty để có thể mở rộng thị trường, nâng cao vị thế và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất của công ty
2.1.2.1. Chức năng của công ty
Công ty TNHH Thương mại Khánh Huyền đăng kí ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
2.1.2.1. Nhiệm vụ chính của công ty
- Đáp ứng nhu cầu về vật liệu cho các công trình xây dựng
- Kinh doanh các lĩnh vực theo đúng ngành nghề trong giấy phép kinh doanh - Tuân thủ các chính sách về nộp thuế vào ngân sách nhà nước
2.1.2.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại do vậy đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh là tổ chức lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công việc kinh doanh chủ yếu của công ty là mua vào - bán ra.
Các mặt hàng chủ yếu của công ty:
- Sắt thép: thép Hòa Phát, thép Thái Nguyên, thép Úc - Xi măng: xi măng Hoàng Thạch, Long Sơn
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy cơ cấu quản lý của công ty TNHH Thương mại Khánh Huyền được bố trí đơn giản, gọn nhẹ với các bộ phận chức năng hoạt động tách biệt. Trong đó, người chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động của công ty là Giám đốc, dưới Giám đốc là các phòng ban. Các phòng ban có mối liên hệ mật thiết với nhau, mỗi phòng ban phải thực hiện một chức năng, nhiệm vụ của riêng phòng ban đó nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo công việc chung là tham mưu cho ban giám đốc.
Hiện nay, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau:
Sơ đồ 2.1. Bộ máy quản lý của công ty TNHH TMKhánh Huyền
Giám đốc: là người có quyền và nghĩa vụ cao nhất trong công ty, có nhiệm
vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm toàn bộ về công việc của công ty trước Nhà nước và Pháp luật. Bảo đảm việc làm và đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch kinh
doanh tháng, quý, năm cho Công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trường để nắm bắt nhu cầu thị trường, đề xuất biện pháp điều hành chỉ đạo kinh doanh.
Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu cho
Giám đốc về công tác Tài chính - Kế toán của công ty, quản lý theo dõi tình hình tài sản , tình hình sử dụng vốn, công nợ, các khoản thu - chi, tình hình nhập - xuất- tồn hàng hóa của công ty. Có trách nhiệm thu thập, xử lí, cung cấp các thông tin tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng, thực hiện việc ghi chép đối chiếu hàng ngày; lập và quyết toán thuế hàng năm; tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, số sách kế toán theo quy định.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1. Bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tất cả các nhân viên trong phòng kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng. Mỗi một nhân viên sẽ phụ trách về một công việc nhất định.
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại công ty TNHH TM Khánh Huyền
* Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám Đốc, có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty
- Tổng hợp các chi phí, phân bổ, theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, sửa chữa TSCĐ.
- Định kì, lập các báo cáo và có trách nhiệm nộp đầy đủ, đúng hạn theo quy định của BTC.
- Có trách nhiệm theo dõi số liệu và tình hình sử dụng các quỹ, phản ánh tình hình tiêu thụ, ghi chép số sách, bảo quản và lưu trữ dữ liệu theo đúng quy định.
* Kế toán bán hàng (kiêm kế toán công nợ):
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng
- Lập HĐ GTGT, hóa đon bán hàng để xuất cho khách.
- Theo dõi về tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, các khoản thuế...
- Tổng hợp, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng, xử lí khi có chênh lệch.
* Thủ kho:
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi tiến hành Nhập, xuất kho hàng hóa.
- Phối hợp với kế toán công nợ để đối chiếu số phát sinh hàng ngày.
- Lập chứng từ nhập xuất, lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, kiểm soát nhập xuất tồn kho.
* Thủ quỹ:
- Tính tiền lương cho nhân viên, thực hiện giao dịch với ngân hàng...
- Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của công ty. Thực hiện thu chi bằng tiền mặt khi có sự phê duyệt đúng thẩm quyền. Kiểm tra quỹ và đảm bảo lượng
tồn quỹ
đúng với số dư trên sổ.
2.1.4.2. TỔ chức công tác kế toán tại công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty TNHH TM Khánh Huyền áp dụng chuẩn
mực kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 có hiệu lực từ ngày
1/1/2017 của BTC.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ), các nghiệp vụ có phát sinh
ngoại tệ sẽ được quy đổi theo tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng công bố tại thời điểm
phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
- Phương pháp kế toán sử dụng:
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu ra áp dụng với mức thuế suất 10%.
+ Thuế TNDN: Công ty áp dụng mức thuế suất 20%
+ Phương pháp kế toán HTK: Công ty hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia
+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu
hao theo đường thẳng hướng dẫn tại Thông tư 45/2013/TT-BTC của BTC.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo
đúng quy định tại Thông tư 133.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung trên phần mềm Excel. Phần mềm Excel
có tích hợp đầy đủ các sổ như : NKC, sổ chi tiết, sổ cái...Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán dựa theo các chứng từ để nhập liệu vào Excel, từ đó số liệu sẽ tự nhảy sang các sổ có liên quan. Cuối kì, kế toán sẽ tiến hành phân bổ, kết chuyển để lên BCTC.
Ghi chủ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỹ
Quan hệ đối chiểu, kiềm tra
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán của công ty TNHH TM Khánh Huyền 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
doanh tại
công ty TNHH TM Khánh Huyền
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng
2.2.1.1: Phương thức bán hàng
Công ty TNHH TM Khánh Huyền đang bán hàng theo hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Trong đó, doanh thu của hoạt động bán buôn chiếm phần lớn doanh thu bán hàng của công ty.
+ Bán buôn: Công ty áp dụng bán buôn qua kho với phương thức nhận hàng tại kho của công ty hoặc nhận hàng tại địa điểm đã thỏa thuận với khách hàng. Khách hàng là các công ty xây dựng, thường mua với số lượng lớn, mức độ mua hàng thường xuyên.
+ Bán lẻ: Công ty áp dụng bán lẻ thu tiền trực tiếp với các khách mua lẻ. Khách hàng chủ yếu là các các cá nhân, hộ gia đình, thường mua với số lượng nhỏ.
2.2.1.2. Phương thức thanh toán
Công ty thực hiện các hình thức thanh toán khá đa dạng để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng trong quá trình mua bán hàng hóa. Hiện nay, công ty đang áp dụng 2 hình thức thanh toán chủ yếu là: thanh toán trả tiền ngay và thanh toán trả chậm.
- Hình thức trả tiền ngay: Thường áp dụng với khách hàng mua lẻ. Các đơn hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu, khách có thể lựa chọn giữa thanh toán bằng tiền
mặt hoặc chuyển khoản; còn nếu trị giá lớn hơn 20 triệu thì công ty yêu cầu khách
thanh toán bằng chuyển khoản. Tuy nhiên, công ty vẫn khuyễn khích khách thanh
toán bằng chuyển khoản với cả đơn hàng trị giá dưới 20 triệu.
- Hình thức trả chậm: Thường áp dụng cho các khách hàng mua buôn, mua hàng lâu năm tại công ty, có năng lực tài chính tốt. Khách mua hàng có thể thanh
toán tiền hàng sau căn cứ vào hợp đồng. Theo phương thức này, công ty có
thể thu
hút thêm khách hàng mới đồng thời đẩy mạnh doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Tuy
nhiên,cũng tiềm ẩn rủi ro về nguy cơ về thiếu hụt vốn tạm thời hoặc không
thanh toán. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng chưa gồm thuế GTGT.
b. Chứng từ, tài khoản sử dụng
❖ Chứng từ sử dụng:
- Hóa đon GTGT, đon đặt hàng; hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho .... - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, GBC của Ngân hàng....
❖ Tài khoản sử dụng:
- TK 511- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
Công ty có mở tài khoản cấp 2: TK 5111: “Doanh thu bán hàng hóa”, không mở TK chi tiết cho từng mặt hàng.
- Các TK khác: TK 3331, 1111,1121,131...
c. Khái quát quy trình bán hàng thu tiền của Công ty
Khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa sẽ gửi phiếu yêu cầu mua hàng đến công ty. Phòng kinh doanh căn cứ vào PYCMH của khách, tiến hành xét duyệt PYCMH và kiểm tra số lượng HTK sau đó lập Lệnh bán hàng 3 liên: liên 1 giữ lại lưu, liên 2 giao thủ kho, liên 3 giao kế toán.
Thủ kho khi nhận được LBH sẽ lập phiếu xuất kho 3 liên: liên 1: lưu, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 giao kế toán.
Sau khi nhận được lệnh bán hàng và PXK , kế toán lập hóa đon GTGT 3 liên: liên 1 giữ lại lưu, liên 2 gửi khách hàng, liên 3 giao thủ quỹ. Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay thì kế toán sẽ ghi sổ và theo dõi công nợ của khách; nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán lập phiếu thu 3 liên và gửi cả 3 liên cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận HĐ GTGT liên 3 và phiếu thu do kế toán chuyển đến, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền. Sau khi xét duyệt xong phiếu thu, thủ quỹ chuyển liên 1 cho
kế toán, liên 2 cho khách hàng và liên 3 lưu tại bộ phận. Ke toán sẽ căn cứ vào phiếu thu để ghi sổ.
Sơ đồ 2.4: Quy trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH TM Khánh Huyền
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng
e. Ví dụ minh họa
Ngày 18/12/2020, công ty bán hàng cho công ty Đại Hùng theo HĐ GTGT số 0000036, với tổng số tiền thanh toán là 172.886.010 đồng. Theo thỏa thuận, khách hàng sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản của công ty trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Ngày, thảng ghi sổ Chửng tứ Diễn giãi STT dòng TKdoi ủng Sổ phát sinh SH Ngày, thảng Nợ Co A B C B F (ĩ) (ĩ) ... 5/12/2020
0000023 5/12/2020 Xuat bán háng hóa cho công ty nhà Bắc Ninh Ĩ3Ĩ 5111 3331 157.284.820 142.986.200 14.298.620
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH TMKhánh Huyền)
Hình 2.1: Hóa đơn GTGT số 0000036
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Hình 2.1) kế toán tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Bảng 2.1), sổ chi tiết TK 5111 (Bảng 2.2). Định kì, kế toán căn cứ vào sổ NKC và SCT TK 5111 để tiền hành ghi số cái TK 5111 (Bảng 2.3).
CÔNG TY TNHH TM KHANH HUYỀN
Phố viềng, Phố Mói, PDong Nguyên, TX Từ Sơn, tĩnh Bac Ninh
SÔ NHẬT KÝ CHUNG
19/12/2020 0000037 19/12/2020 Xuất bán cho công ty Hùng Cường 131 95.023.654 5111 86.385.140 3331 8.638.514 ... .. .
Ngày thảng ghi SO Chửng tữ Diengiai TK đũi ứng So phát sinh So dư SH Ngay3 tháng Nợ Có Nợ Co à B C ' D E -T 2 3 4 Số tồn đầu ki Phát sinh ừong ki 5/12/2020 0000023 5 12'2020 Xuatbanhanghoa cho công ty nhã BacNmh 131 142.986.200 142.986.200 18/12/202 0 0000036 18/12/2020 Xuat bán háng cho cóng ty Đại Hùng 131 157.169.100 635.476.374 19/12/2020 0000037 19/122020 Xuat bán cho còng ty Hùng Cường 131 86.385.140 721.861.514 ... .... .... .... .... .... .... ... .... Cộng sô phát sinh 2.571.267.181
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH TMKhanh Huyền)
Bảng 2.1: Trích Nhật ký chung tháng 12/2020
CÔNG TY TNHH TM KHANH HlYTN
Phố Viềng, Phổ MỚI, P.Đồng Nguyên, TX Từ Sơn, tinh Bac Nmh