Sơ đồ 2.1. Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần CEKS tư vấn đầu tư xây dựng thương mại
* Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận :
- Hội đồng quản trị : là cơ quan quản lý cao nhất của công ty có quyền quyết định
tất cả các vấn đề liên quan đến lợi ích mục tiêu và phương hướng của toàn bộ công ty
- Tổng giám đốc kiêm giám đốc: chịu sự theo dõi của hội đồng quản trị, thực hiện giám sát, điều hành và xây dựng chiến lược tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của công ty.
- Phòng hành chính nhân sự : Quản lý các nhân sự trong các phòng ban, tuyển dụng
và đào tạo nhân sự, quản lý toàn bộ các con dấu của công ty, đóng dấu các công văn giấy tờ, làm bảng chấm công cho nhân viên , tổ chức các sự kiện trong công ty và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của nhà quản trị
- Phòng tài chính kế toán : Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày,
kiểm soát các khoản thu chi, theo dõi công nợ của khách hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng, làm bảng tính lương, lập các báo cáo thuế và các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản trị, lưu trữ chứng từ sổ sách của công ty
- Phòng pháp chế : Kiểm soát hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về hợp đồng,
văn bản, xử lý rủi ro, cố vấn pháp lý cho công ty.
- Phòng thị trường: Tìm kiếm các địa điểm , khách hàng để thuê văn phòng, mở
rộng
thị trường cho công ty
- Phòng kinh doanh : Tư vấn cho khách hàng và chốt hợp đồng cho các khách, lập
báo cáo kinh doanh theo từng khu vực
- Phòng chăm sóc khách hàng : Giải đáp các thắc mắc và giải quyết các vấn đề phát
sinh của khách hàng trong quá trình thuê văn phòng và dịch vụ, là cầu nối giữa khách
hàng với các bộ phận khác trong công ty
- Phòng Marketing : gây dựng hình ảnh, thương hiệu cho công ty, tìm kiếm data
khách
hàng để cung cấp cho phòng kinh doanh 2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Tổ chức bộ máy kế toán của DN được xây dựng theo phương thức tập trung. Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty...), còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Bộ máy kế toán của công ty được lập một cách hợp lý, cơ cấu rõ ràng, mỗi người đều có những nhiệm vụ cụ thể của mình, gồm có 4 người và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng công ty.
Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Nhiệm vụ và chức năng của các thành viên:
* Kế toán trưởng
- Là người trực tiếp chỉ đạo phân công và giám sát công việc của các nhân viên phòng kế toán
- Theo dõi biến động tài khoản ngân hàng - Kiểm soát và duyệt các lệnh thu chi
- Theo dõi và quản lý các công cụ dụng cụ và tài sản của công ty
- Lập các báo tài chính và báo cáo quản trị theo yêu cầu của nhà quản trị
* Kế toán thuế
- Hàng ngày thu thập xử lý lưu trữ và sắp xếp các hóa đơn chứng từ kế toán - Hàng tháng tính lương và các khoản trích theo lương
- Hàng quý phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bảng kê thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào và bán ra, phải làm các báo cáo nộp thuế, tờ khai thuê GTGT, và các tờ khai khác nộp thuế
- Làm tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân
► Phần mềm kế toán 1C
- Hỗ trợ kế toán trưởng làm báo cáo tài chính
* Ke toán bán hàng
- Hàng ngày cập nhật các nghiệp vụ phát sinh lên phần mềm - Quản lý công nợ của khách hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng - Lám các báo cáo quản trị theo yêu cầu của cấp trên
* Thủ quỹ
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý bảo quản, lưu trữ tiền mặt và các tài sản có giá trị như
vàng bạc ...
- Có trách nhiệm với các gao dịch thu chi bằng tiền mặt
- Lập các lệnh chuyển khoản tiền qua internet banking, quản lý các ủy nhiệm chi và các Sec ngân hàng
- Lập các báo cáo nhập xuất quỹ hàng ngày - Tập hợp, đóng và lưu trữ chứng từ.
- Hỗ trợ các thành viên khác trong bộ phận
2.1.5 Các chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm theo đúng
năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam.
- Hình thức ghi sổ và tổ chức hệ thống sổ sách tại công ty: Công ty sử dung hình thức
ghi sổ kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung và được thực hiện trên phần mềm 1C:Finance & Accounting. Công ty xuất hóa đơn cho khách hàng trên phần mềm xuất
hóa đơn của VNPT
- Phương thức kê khai và nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
36
- Tỷ giá hối đoái sử dụng : Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngân hàng thường xuyên giao dịch (Ngân hàng Á Châu - ACB ).
2.1.6 Hình thức và trình tự ghi sổ
- Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán máy, áp dụng phần mềm kế toán 1C phù hợp
với yêu cầu quản lý của công ty. Phần mềm kết hợp được đầy đủ các hình thức kế toán theo quy định
Chứng từ kế toán Sổ kế toán
- Sổ chi tiết Bảng tổng
hợp chứng từ cùng loại
- Sổ tổng hợp
Máy vi tính
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
• Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi hàng quý, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Biểu 2.1 : Giao diện phần mềm kế toán 1C
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để nhập dữ liệu vào phần mềm theo các giao diện nhập dữ liệu đã được
thiết kế sẵn trên các phân hệ của phần mềm.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các dữ liệu kế toán sau khi được cập nhật sẽ
được phần mềm tự động cập nhật đến sổ kế toán, các báo cáo có liên quan.
- Cuối quý hoặc khi nào cần thiết kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu các sổ
với nhau và thực hiện các bước cần thiết để khóa sổ từ đó lập BCTC theo yêu cầu của
Giám Đốc.
- Cuối quý, cuối năm: Kế toán tổng hợp và tiến hành khóa sổ, in và đóng thành quyển
các sổ kế toán và báo cáo tài chính. Kế toán sẽ lưu giữ và bảo quản theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
2.1.7 Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán
* Phương thức tiêu thụ
- Phương thức bán hàng tại công ty là phương thức bán lẻ
* Phương thức thanh toán
Công ty CEKS đang sử dụng 2 phương thức thanh toán, đó là:
- Thanh toán bằng tiền mặt: áp dụng với những khách hàng chọn hình thức trả tiền mặt và thường có giá trị dưới 20 triệu.
- Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: áp dụng với những khách hàng chọn hình
thức trả tiền bằng chuyển khoản. Công ty đang sử dụng ngân hàng giao dịch là Á Châu bank - ACB.
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, THU NHẬP KHÁC VÀ CÁCKHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CEKS KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CEKS TƯ
VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI
2.2.1 Ke toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh nghiệp áp dụng kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh
thu mà doanh nghiệp ghi nhận là toàn bộ số tiền thu được từ dịch vụ cung cấp chưa có thuế GTGT
2.2.1.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng
- Do đặc điểm kinh doanh đặc thù nên doanh thu của doanh nghiệp thu được chủ yếu
từ cung cấp các dịch vụ cho thuê văn phòng. Ngoài ra doanh thu còn được tạo ra bởi các dịch vụ khác đi kèm như dịch vụ điện, nước, tư vấn pháp lý...
- Bởi sản phẩm kinh doanh là dịch vụ cho thuê văn phòng nên khách hàng thường thanh toán số tiền thuê văn phòng theo kỳ có thể là kỳ 1 tháng , 3 tháng , 6 tháng ... tùy vào từng hợp đồng. Do đó để ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty kế toán sử dụng tài khoản :
+ TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện - Chứng từ sử dụng :
+ Hợp đồng kinh tế và phụ lục hợp đồng cung cấp dịch vụ + Chứng từ thanh toán
+ Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT0/001 + Các chứng từ phát sinh có liên quan
2.2.1.2 Quá trình xử lý và ghi nhận nghiệp vụ
- Khi phòng kinh doanh ký xong hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng, phòng kinh doanh sẽ gửi một bản hợp đồng cho phòng kế toán và yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Kế toán bán hàng sẽ dựa trên bản hợp đồng để kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán đủ tiền như hợp đồng chưa nhằm theo dõi công nợ khách hàng đồng thời kế toán
bán hàng sẽ xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng trên phần mềm VNPT, sau đó khi
Đơn vị: CỐNG TY CỒ PHÀN CEKS TƯ VAN DAU TƯ XẢY DỰNG THƯ Máu số 01- TT Bộ phận:
Tầng 4 Tòa nhà Vimeco. Lõ E9 Đuùng Phạm Hùng. Phường (≡a"hânh meo.T“na.^^.200/2®'YTT-BTC
Trung HPa^Qu⅛nI càuI Giấy, thành pho Hà NỘI ... ngây 22/12/2014 cùa Bộ Tài chinh)
PHIẾU THU s⅛:00000000189Nợ: 1111...
Ngây 25 tháng 10 năm 2020 Có: 1311...
Họ và tên người nộp tiền: CỐNG TY TNHH MỌT THÀNH VIẾN S
ART VlET NAM
Đĩa Chí: Nam
khách hàng đã thanh toán đủ hóa đơn sẽ được kế toán chuyển đến mail của khách hàng mà phòng kinh doanh cung cấp
- Dựa trên hóa đơn đã xuất cho khách hàng và bộ chứng từ dầu vào ( hợp đồng, chứng từ thanh toán ... ) kế toán bán hàng sẽ tập hợp kiểm tra, soát xét và tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Sau khi cập nhật các số liệu sẽ tự động chuyển vào các sổ liên quan
2.2.1.3 Ví dụ nghiệp vụ thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1 : Ngày 20/10/2020 cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng cho Công ty
TNHH một thành viên S-ART thuê văn phòng dịch vụ 12 tháng từ ngày 20/10/2020 đến ngày 19/10/2021 với giá 11.520.000 VNĐ/12 tháng chưa bao gồm thuế GTGT. Khách hàng chưa thanh toán, thuế GTGT 10%. Ngày 25/10/2020 khách hàng thanh toán đủ số tiền bằng tiền nặt.
- Ngày 20/10/2020 sau khi nhận được hợp đồng của phòng kinh doanh kế toán kiểm
tra thấy khách hàng chưa thanh toán. Kế toán xuất hóa đơn số 0000867 cho khách hàng trên phần mềm VNPT, dựa vào hóa đơn đã xuất để lập một hóa đơn bán hàng vào phần mềm, ghi nhận phần doanh thu chưa thực hiện và nợ phải thu của khách hàng theo bút toán
Nợ TK 1311 : 12.672.000 VNĐ Có TK 3387 : 11.520.000 VNĐ Có TK 3331 : 1.152.000 VNĐ
- Đồng thời kế toán lập một phiếu kế toán trên phần mềm phân bổ doanh thu tháng 10 theo bút toán :
Nợ TK 3387 : 960.000 VNĐ Có TK 5113 : 960.000 VNĐ
Ngày 25/10/2020 dựa vào phiếu thu số 00000000189 kế toán lập một phiếu thu tiền vào vào phần mềm và lưu giữ phiếu thu theo bút toán
Nợ TK 1111 : 12.672.000 VNĐ Có TK 1311 : 12.672.000 VNĐ
40
Lý do: Tiẻn thuê văn phòng dịch vụ từ 20/10/2020 - 19/10/2021
Số tièn 12672.000 ... Bâng
chữ: Mười hal triệu sáu trâm háy mươi hal nghìn đồng Kèm
theo:
Ngày 25 tháng 10 nãm 2020
Người nộp tiên Người lập phiêu Thú quỹ
(Kỷ. hữ Un. đóng điu) (Kỷ. ho tin) (Kỷ. ho Itn) (Kỷ. ho ttn) (Kỳ. họ Iin)
CÔNG TY TNHH MỌT THÀNH VIỀN S-ART
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giài Nhật ký chung TK đối ứng Sổ phát Sinh So Ngáy Trang số STT dòng Nợ Có Ã B C D D E F 1 2 Số dư đầu kỳ: _______X_______________X________ 722.218.647 Số phát Sinh trong tháng: 10.2020 20 10.2020
0000867 20 10.2020 Tiền thuê văn
phòng dịch vụ từ 20/10/2020 - 19/10/2021 ...1... ...1311... 11 520.000 20.10.202 0
00000000796 20.10.2020 doanh thu tiền
thuê ván phòng tháng 10/2020 cùa công ty S-ART 2 5113 _________ 960.000 Ngày, tháng ghi sỗ
Chứng từ Diéngiài TKdoi úng So phát Sinh So dư
SÔ Ngày Nợ Có Nợ Có
A E ~p~ ĩ 1 2 3 ~5~
So dưdẩu kỳ: ....X... ...X.... ...X.... 2.361.402.629
20.10.2Ũ2
0 OŨOOŨOOD79B 20.10.2020
Doanh thu Iien thuê văn phòng tháng 10 cùa công ⅛ S 3387 960 000 2.362.362 .629 So phát Sinh trong kỳ ỉ. .000 960 X X Sodircuoi kỳ: X X X 2.362.362.629
Biểu 2.3 : Phiếu thu tiền số 00000000198 Công ty S-ART
41
SOCHIT1ÉTTÀI KHOẢN
20.10.2020-20.10.2020
Tài khoài: 3387 Doanh Hiu Chira thực hiên
Biểu 2.4: Trích sổ chi tiết TK - 3387 ngày 20/10/2020
số CÁI (NHẬT KỶ CHUNG) 20.10.2020-20.10.2020 Phâi trâ. phải nộp khác Tài khoản: 338 Phải trả. phâi nộp khác
Biểu 2.5: Trích sổ cái TK - 338 ngày 20/10/2020
SOCHIĨ1ÉTTÀI KHOẢN
20.10.2020 - 20.10.2020
Ngày, Viang ghi sỗ Chứng từ Diễn giải Nhật kỷ chung TK đối ứng Sổ phát Sinh số Ngày Trang số STT dòng Nợ Cố Ã B C D D E F 1 2 số dư đẩu kỳ: ________X________________X________ 2.361 402.629 So phát sinh trong tháng: 10.2020 2010.2020
00000000796 20.10.2020 doanh thu tiền thuê văn phòng tháng 10/2020 của công ty S-ART 1 3387 960.0 00 -Tổng số trong tháng: 00 960.0 . Qn riιr CIini thánn- 9 ^⅜R? R9Q
Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết TK - 5113 ngày 20/10/2020
42 Đơn vị: CÒNG TY cỏ PHÀN CEKS Tư VÁN ĐÀU Tư XẢY DỰNG
THƯƠNG MẠI
Địa chì: Tầng 4 Tòa nhá VimecotLô E9 Đường Phạm Hùng, Phường Trung Hòa. Quận cầu Giấy, thành phố Há Nội
Mầu so S03b-DN
(Ban hành theo Thòng tưSQ 200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Tài khoản: 511 Doanh thu bán hàng vá cung cáp dịch vụ
sổ CÁI (NHẬT KỶ CHUNG)
20.10.2020-20.10 2020 Doanh thu bán háng vá cung cáp dịch vụ
Ngày Số GD Diễn giải Ghi I1Ợ Glii có sô'dư
11-11-20 7300 BCN 09 +200 THANH INHHUNGTHANGTOAN 11.20 GCTIEN THUE 1113404-111120 08:22:51NHA KHANH HOI + 6...∙9720°0 ... ...205-<t87-396 NH CONG NGHIEP HAN QUOC-CN HA NOI-TC:00836015.
11-11-20 7301 (O)OFFICE RENTAL (NOV 2Ũ-0CT 21) DVCiCONG TYTNHH 165.600.000 370.687.396 ILWOOTEC VINA
Biểu 2.7: Trích sổ cái TK - 511 ngày 20/10/2020
Nghiệp vụ 2 : Ngày 01/11/2020 ký hợp đồng với Công ty TNHH ILWOOTEC VINA
cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng cố định 12 tháng từ ngày 01/11/2020 đến ngày 30/10/2021 với giá 165.600.000 VNĐ /12 tháng đã bao gồm VAT 10%. Ngày 11/11/2020 khách hàng chuyển khoản đủ số tiền 165.600.000 VNĐ vào tài khoản ngân hàng
- Ngày 11/11/2020 dựa trên bảng sao kê tài khoản ngân hàng như hình 2.8 thấy Công
ty TNHH ILWOOTEC VINA chuyển tiền kế toán cập nhật một phiếu thu vào tài khoản ngân hàng vào phần mềm như hình 2.9 theo bút toán
Nợ TK 11211 : 165.600.000 VNĐ Có TK 1311: 165.600.000 VNĐ
- Do sơ xuất của kế toán nên đến ngày 01/12/2020 kế toán mới xuất hóa đơn số
0000895 ( hình 2.10) cho Công ty TNHH ILWOOTEC VINA . Dựa vào hóa đơn đã
xuất kế toán lập một hóa đơn bán hàng trong phần mềm để ghi nhận doanh thu chưa thực hiện và lập một phiếu kế toán vào phần mềm để phân bổ doanh thu